10 tricks til projektledelse, der øger din produktivitet

At få mest muligt ud af de værktøjer, jeg bruger, sparer mig masser af tid på lang sigt – i stedet for gentagne gange at tjekke de samme værktøjer og notifikationer bruger jeg integrationer og finjusterede indstillinger, som hjælper mig med at bruge værktøjerne præcis på de måder, jeg har brug for.

Sådan gør du:

Opsæt integrationer mellem alle dine værktøjer, hvor det er muligt. Jeg bruger ofte Slack, Trello og Dropbox. Slack er den primære app, jeg bruger, og de andre værktøjer har Slack-apps, som kobles direkte til mine konti, så jeg nemt og hurtigt kan få adgang. Hvis dit team er stærkt afhængigt af Slack til kommunikation, kan brug af projektstyringssoftware, der integrerer med Slack strømline opdateringer, opgavetildelinger og diskussioner – så alt holdes samlet uden konstant skift mellem apps.

Dropbox-integrationen giver mig mulighed for at dele og uploade filer fra min Dropbox-konto direkte til Slack. Slack henter automatisk billeder, der deles via et Dropbox-link, når en billedfil deles, så jeg slipper for at uploade en fil, og mit team sparer et klik ved indlæsning af linket.

Paperbot-appen (tak til The Digital Project Manager Community for at introducere mig til den) sender mig en daglig eller ugentlig oversigt over links, der er delt i teamkanaler, hvilket er nyttigt, når jeg har for travlt til at gennemgå kanalerne for opdaterede filer og projektlinks, som jeg skal gennemgå.

Google Kalender har ret omfattende indstillinger for notifikationer, hvilket betyder, at hvis jeg planlægger et stort møde en måned i forvejen, kan jeg få den til at sende mit team en e-mail 3 dage før for at minde dem om at forberede sig, uden at jeg selv behøver at huske det.

2. Brug en RACI-matrix i alle projekter

En RACI-matrix er et værktøj, der beskriver ansvar, roller og ejerskab i et projekt for at undgå forvirring om projektets opgaver og afstemme forventninger fra begyndelsen. Disse diagrammer kan bruges på næsten ethvert tidspunkt i et projekt som en nem reference og for at skabe klarhed uden ekstra arbejde.

Sådan gør du:

En RACI-matrix kan være så detaljeret eller enkel, som du ønsker, men det vigtigste er at få den til at fungere for dig og dit projekt.

Opret en hurtig regnearksskabelon, som du kan genbruge fremover. Jeg er glad for at bruge RACI-diagrammer til alle mulige projektbehov: fra de overordnede projektansvar til kortlægning af arbejdsgangen for indholdsadministration samt behov og ansvar i forbindelse med lanceringer. Afhængigt af projektets kompleksitet kan det være en hjælp at opdele RACI-beslutninger i flere diagrammer. Du kan også vælge et RASCI-diagram, som tilføjer én ekstra rolle – support.

Jeg bruger dette detaljeringsniveau til mig selv og til at gennemgå det med en projektkunde i begyndelsen af et projekt. Det er tilstrækkeligt til at afstemme forventningerne til ansvar og sikre, at alle er enige, og det kræver kun lidt tid at opdatere og dele – det er næsten altid det samme i hvert projekt.

På komplekse projekter opretter jeg mere arbejdsgangsdrevne RACI-diagrammer efter behov. Det kan for eksempel omfatte detaljerede trin for en bestemt fase, hele teamet og alle involverede interessenter (i stedet for kun de ansvarlige) samt beredskabsplaner for, hvordan hver type ansvar skal kommunikeres eller håndteres.

Oplev fordelene ved DPM-medlemskab

Er du interesseret i at vide mere om DPM-medlemskab? Lad os sende dig et udvalg af de fordele, der interesserer dig mest.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Tjek ind med dit team og dine kolleger dagligt

Okay, måske virker denne indlysende – men hør lige efter. At hilse på nogen eller have en uformel samtale med personen hjælper dig med at lære vedkommende lidt bedre at kende.

Du opbygger tillid, skaber et positivt miljø og etablerer helt naturligt en kanal, hvor du kan tale med teammedlemmer om små og store ting, der foregår i deres liv.

De vil føle sig trygge ved at åbne op over for dig om mindre problemer, før tingene udvikler sig til store hindringer senere hen. Det hjælper også dit team med oftere og mere uformelt at bede om hjælp eller sige til, når de har bedre løsninger på projekter.

Sådan gør du:

Jeg tager som regel initiativ til samtaler sidst på ugen på Slack – at spørge til planer for den kommende weekend er en nem måde at starte en samtale på. Jeg forsøger at tale med de enkelte teammedlemmer cirka en gang om ugen, når jeg arbejder på et projekt sammen med dem.

Jeg gør en indsats for at sige godmorgen og spørge, hvordan de har det, og sørger for ikke at følge op med et arbejdsrelateret behov eller spørgsmål under samtalen. I sidste ende er mit mål at opbygge en oprigtig kommunikationsvane, så vi begge nemt kan række ud til hinanden, når der er behov for det.

4. Sig “nej” på en høflig, men bestemt måde

At sige nej er noget af det sværeste og mest styrkende, vi kan gøre som projektledere.

Uanset om det handler om at omlægge en dårligt timet ændring af projektomfanget, beskytte vores teams mod unødvendig stress eller sikre, at vi ikke selv bliver overbelastede, skal vi lære at sige nej på arbejdet (når det er passende) professionelt og med selvtillid.

Sådan gør du:

Det sværeste for mig er at vide, hvornår jeg skal sige nej til noget. Her er min korte liste over de typer forespørgsler, som jeg har indset, at jeg bør sige nej til:

• Når det, jeg bliver bedt om at gøre, kun er muligt ved at bryde et ufravigeligt løfte eller en væsentlig prioritet, eller vil påvirke andres ufleksible prioriteter.
• Når det, jeg bliver bedt om, vil bringe projektets tilstand i fare.
• Når det, jeg bliver bedt om, vil tvinge mit team til at arbejde på en måde, der ikke er produktiv eller optimal.

I hver af disse situationer sørger jeg for at forklare mine grunde til at sige nej i stedet for at give et hårdt svar.

Da en kunde for eksempel bad om at få tilføjet en eventfunktion til sit websted to uger før lanceringen, forklarede jeg, at der var konsekvenser, som skulle overvejes (billetsalg, brugersporing, betaling). De forstod, at det ikke var en ideel brug af tiden så tæt på lanceringen, så i stedet linkede vi til en tredjeparts eventside.

Tip: Det bliver endnu tydeligere, hvornår man skal sige nej under et projekt, hvis man fastsætter mål for projektet og teamet.

5. Betragt projekter som læringsmuligheder

Selvom hvert af dine projekter måske følger mønstre, du har set i tidligere projekter, skal du betragte hvert nyt projekt som en unik læringsmulighed.

Grib mulighederne for at lære en ny færdighed, udvide din forståelse af et bestemt emne, tage fat på en vanskelig udfordring eller variere din kommunikationsstil. Det kan være forskellen på et projekt, der blot når sine mål – eller overgår dem.

Sådan gør du:

Jeg har tilegnet mig masser af viden gennem vellykkede projekter og tidligere fejl. Den nemmeste måde at skabe de bedste forudsætninger for læring på er at gennemføre en projektrefleksion.

Projektrefleksioner har hjulpet mig med at forstå, hvad jeg skal gøre bedre som PM, hvad mit team har svært ved (og er gode til!), hvilke processer der fungerer eller ikke fungerer, og givet mig indsigt i mange ting, som jeg ellers måske ikke ville have indset.

Stil følgende spørgsmål om projektrefleksion til alle i projektteamet:

• Hvad satte vi os for at opnå?
• Hvad skete der faktisk på dette projekt?
• Hvorfor skete det?
• Hvad vil vi gøre næste gang?

Tag de svar, som jeres team kommer frem til, og anvend dem på jeres næste projekt – I kan endda skabe procesændringer ud fra retrospektiver, hvis det er nødvendigt.

6. Få styr på dine notifikationer

Jeg hader at se notifikationsmærker eller ulæste beskeder nogen steder, så jeg bruger alle de tilgængelige notifikationsindstillinger og er konsekvent med at slå unødvendige notifikationer fra eller skjule dem.

Jeg ved, at de bare vil trække mig ind, og at jeg ikke vil kunne vente længe nok med at samle mine opgaver, når jeg tjekker beskeder – så i stedet er jeg meget konsekvent med at indstille notifikationerne, så de arbejder for mig.

Sådan gør du:

Slack giver mange muligheder for at tilpasse notifikationer: Jeg bruger ikke dock-notifikationer til noget socialt, jeg slår notifikationer fra i kanaler, som jeg overvåger, men ikke aktivt sender private beskeder i, og jeg indstiller nøgleord for projektrelaterede konti, så jeg ikke behøver at indhente det forsømte i chats, hvis jeg ikke har tid.

De fleste projektstyringsværktøjer er ikke helt så detaljerede som Slack, men mange har e-mailoversigter og projektrapporter, som du kan konfigurere for hvert projekt for at skabe mere ro omkring dine notifikationer.

Jeg gennemgår og opdaterer også mine notifikationsindstillinger hvert par måneder, hvis jeg bemærker, at jeg har brug for noget andet eller stadig gennemgår mere information, end jeg har brug for.

7. Del så meget viden som muligt

Giv kontekst til kommunikation og projektbeslutninger, når du kan. Forklar, hvorfor tingene bevæger sig i en bestemt retning, hvorfor du har brug for at vide det, du beder dit team om, og forklar dybtliggende teknisk information på en måde, som de kan forstå uden at føle sig overvældede.

Brug på samme måde spørgsmål som en læringsmulighed for dig selv – bed dine kunder og dit team om kontekst, spørg efter mere klarhed, hvis du ikke forstår et begreb, og lær mere, når du kan.

Sådan gør du:

Hvert par måneder spørger jeg den tekniske leder på mine projekter, om jeg kan afsætte en time eller to til at tale mere om et begreb, jeg ikke forstår. Jeg har gjort det med alle mulige ting: DNS-problemer, serverkonfigurationer og komplekse integrationer.

Det hjælper mig med bedre at planlægge, hvilke oplysninger jeg skal indsamle fra mine kunder, giver mig en mere præcis fornemmelse af, hvornår der er brug for en ekspert, og jeg kan hurtigere få øje på tekniske advarselstegn .

Jeg har inviteret designledere med til faste ugentlige kundemøder for bedre at forklare visionen eller beslutningerne i et projekt og for at give noget kontekstuel viden til en projektfase, der måske er særligt uklar.

8. Sig oftere: “Det ved jeg ikke”

Det er stærkt at kunne sige “Det ved jeg ikke” til en kunde eller et teammedlem. Det giver dig mulighed for at stoppe op og indsamle flere oplysninger efter behov samt få input eller kontekst, hvor du mangler den pågældende information.

Det er det sværeste, jeg har lært gennem årene – det kan være nemt at føle, at vi som projektledere skal have svarene, men det er netop derfor, vi arbejder sammen med vores team (eksperterne), så de kan gøre det, de er gode til.

Sådan gør du:

Jeg vil gerne undgå at lyde, som om jeg ikke ved, hvad jeg laver, ved at bruge denne formulering på det forkerte tidspunkt, men det er nemt at få den til at fungere i forbindelse med et møde eller et opkald. Især under et vanskeligt projektopkald har jeg fundet det nyttigt at nuancere mit udsagn “Det ved jeg ikke” med nogle få hjælpsomme formuleringer.

Nogle eksempler: “Udviklingslederen vil kunne give et langt mere præcist svar, end jeg kan – lad mig bede vedkommende følge op.” Eller: “Jeg er ikke den bedste person til at svare på det, men jeg kontakter designchefen og får vedkommende til at forklare det.”

Hvis du ikke nødvendigvis ønsker at indrømme, at du ikke ved det, kan du altid formulere det mere enkelt: “Den tekniske leder kan svare på det. Jeg sætter vedkommende ind i tråden.”

9. Brug e-mailfiltre og automatiseringer

Automatisering af organiseringen af en gentagende indbakke, som er et almindeligt anvendelsesområde for software til arkivering af e-mails, sparer mig masser af tid på at sortere og behandle e-mails, når jeg har ekstra travlt eller ikke er på kontoret. Det gør det muligt for mig at gå direkte til de vigtige ting, når jeg vender tilbage for at læse og besvare e-mails. Skabelonbaserede, gemte eller ”standardiserede” e-mailsvar giver dig et udgangspunkt for bestemte typer e-mails, som du måske sender regelmæssigt.

Sådan gør du:

Jeg har et sæt skabelonbaserede e-mails via Gmails funktion ”Standardsvar”, så jeg ikke behøver at omskrive det samme hver gang. Hvis din e-mailklient ikke tilbyder en lignende funktion, fungerer et tekstdokument eller en notesblokfil lige så godt. Sørg for, at du følger professionel e-mail-etikette i dine standardsvar.

Jeg bruger også e-mailfiltre i det mest detaljerede omfang, det er muligt. Outlook og Gmail giver dig mulighed for på forhånd at definere regler for indgående meddelelser. Jeg bruger dem til automatisk at markere flere typer e-mails, så jeg nemt kan læse eller finde dem senere.

Kundemails mærkes med projektnavnet og flyttes til min prioriterede indbakke i Gmail, notifikationer markeres som læst og flyttes til en ikke-prioriteret indbakke (til senere gennemgang), og interne e-mails mærkes som interne og markeres som læst (til senere gennemgang), hvis jeg står som CC.

10. Kend tallene

Indsamling af data om et projekt giver dig en god idé om, hvor projektet står, og hvilke problemer der kan opstå i den nærmeste fremtid. Det giver dig mulighed for at sætte dig ind i tingene og holde dig orienteret samt forstå konsekvenserne af beslutninger på konto- eller projektniveau.

Hvis du forstår tallene, mens projektet er i gang, får du bedre kontekst for det overordnede projekt, og du kan drøfte med din kunde eller dit kontoteam, om noget skal justeres, i stedet for at vente til slutningen eller et kritisk tidspunkt i projektet.

Sådan gør du:

Projekttypen (f.eks. projekter baseret på tid og materialer, enkeltstående projekter og projekter baseret på løbende aftaler) bestemmer som regel, hvilke rapporter jeg ønsker, men idéen er den samme for hvert projekt. Dette holder jeg typisk øje med:

• Tidsrapporter
• Teamets leverancehastighed
• Antal afsluttede, igangværende og resterende opgaver
• Ferie og ressourcetildeling frem til lanceringsdatoen
• Forbrugt eller resterende budget indtil videre

Hvis jeg holder øje med disse punkter hver uge (eller endda flere gange om ugen), kan jeg straks se tendenser, der ligger uden for projektets normale udvikling indtil videre, hvilket som regel indikerer et problem. Det hjælper mig også med at se, om der tidligere mangler oplysninger, eller om nogle oplysninger er forkerte, så jeg undgår store overraskelser, som måske ville blive opdaget, hvis jeg kun kontrollerede hver anden eller tredje uge.

Indsamling af tids- og budgetrapporter er den bedste måde at se problemer med projektplanlægningen, som skal forstås og kommunikeres til kunden. Ved at se på projektets færdiggørelsesgrad og teamets leverancehastighed kan jeg se, om der er interne procesmæssige hindringer, der skal håndteres – f.eks. at en funktion er mere kompleks end forventet, eller at der ikke er tilstrækkelige ressourcer til rådighed (hvilket kan påvirke produktiviteten hos mennesker og ressourcer negativt).

Værktøjer til projektplanlægning kan gøre denne proces betydeligt nemmere ved at samle alle projektdata ét sted, automatisere genereringen af tids- og budgetrapporter og levere dashboards i realtid til overvågning af teamets leverancehastighed, ressourcetilgængelighed og projektets generelle tilstand.

Ved at indsamle disse data og forstå, hvordan projektet ser ud, får jeg en fornemmelse af projektets overordnede tilstand og kan gennemgå problemer, før de når et punkt, hvor der ikke er nogen vej tilbage.

Hvis du vil have flere tips, kan du abonnere på disse nyhedsbreve om produktivitet og få dem direkte i din indbakke.

Hvad er det næste?

Få flere diskussioner om tips, tricks og smarte løsninger inden for projektledelse ved at tilmelde dig DPM-medlemskab. Du får adgang til samtalen i Slack med hundredvis af andre digitale projektledere samt hundredvis af skabeloner, eksempler og illustrationer til vigtig projektdokumentation.