Hvorfor bruge software til ressourcestyring? 6 fordele & grunde
Software til ressourcestyring er nyttig til at optimere allokeringen og udnyttelsen af ressourcer i en organisation. Ved effektivt at spore og administrere aktiver, uanset om der er tale om menneskelige, finansielle eller materielle aktiver eller aktiver relateret til tid, sikrer denne type software, at projekter gennemføres effektivt og inden for budgettet. Det kan hjælpe med visualisering af ressourceplanlægning, prognoser for fremtidige ressourcebehov og identifikation af potentielle flaskehalse, så det sikres, at alle projektelementer har de nødvendige ressourcer. Det fører igen til forbedret produktivitet, reducerede omkostninger og større samlet projektsucces.
6 grunde til at bruge software til ressourcestyring
Her er seks måder, hvorpå software til ressourcestyring forbedrer dine muligheder for at styre ressourcer.
- Viser aktuelle ressourceallokeringer
- Fastslår den reelle ressourcekapacitet
- Følger ressourceudnyttelsen
- Forudsiger fremtidig tilgængelighed af ressourcer
- Reducerer unødvendig nedetid
- Forbedrer beslutninger om ansættelser
1. Viser aktuelle ressourceallokeringer
Før du kan afsætte ressourcer til en ny kunde eller et nyt projekt, skal du vurdere, om du har ressourcer til rådighed. Software til ressourcestyring viser, hvilke ressourcer du har, og deres arbejdskapacitet (hvor meget arbejde der i øjeblikket ligger på deres bord, og om de kan påtage sig mere).
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det var en god samtalestarter med projektlederne at visualisere disse data. Denne ressource er for eksempel planlagt til 16 timer om dagen i næste uge. Det er vi nødt til at gøre noget ved.
Du kan bruge disse oplysninger til at afgøre flere ting:
- Om du har brug for at ansætte eller uddanne nye medarbejdere for at imødekomme den stigende efterspørgsel
- Hvilken leveringstid du er i stand til at love dine kunder
- Om din virksomhed har kapacitet til at påtage sig projektet
Med disse oplysninger kan projektledere give ledelsen et mere præcist estimat af, om de kan imødekomme kravene. Du vil for eksempel kunne fortælle ledelsen, at vigtige teammedlemmer i øjeblikket er optaget andetsteds, og hvornår de bliver tilgængelige, så du kan undgå at love en leverance, du ikke kan levere.
2. Fastslår den reelle ressourcekapacitet
Ressourcekapacitet er det antal personer, du har til rådighed, og det antal timer, de bidrager med. Software til kapacitetsplanlægning foretager denne beregning for dig.
Hvis et projekt for eksempel kræver 200 mandetimer at gennemføre, og du skal levere det på en måned, skal du først fastslå, hvor mange timer hver af dine medarbejdere har til rådighed til deres arbejde hver uge, før du kender størrelsen på det team, du skal samle.
En fuldtidsansat arbejder måske 40 timer om ugen, men du bør også tage højde for, hvor meget tid vedkommende skal bruge på virksomhedsmøder og andre arbejdsrelaterede aktiviteter.
I eksemplet ovenfor kan et team på seks personer gennemføre leverancen inden for en måned, hvis du fastslår, at én medarbejder kan afsætte 35 timer til opgaven hver uge.
Forståelse af kapacitetsplanlægning for teams kan også hjælpe projektledere med at planlægge, hvordan de påtager sig flere projekter på én gang.
3. Følger ressourceudnyttelsen
Ressourceudnyttelse handler om at sikre, at du bruger alle på dit team uden at overbelaste dem. Software gør det muligt for din ressourceansvarlige at afgøre, om de teammedlemmer, der er placeret på hvert projekt, kunne bruges mere effektivt på andre af virksomhedens mål.
Analysér ressourceudnyttelsesgrader for også at se, hvor effektiv hver af dine medarbejdere er, så du ved, hvilke teammedlemmer der bidrager med den største værdi.
4. Forudsiger fremtidig ressource-tilgængelighed
Software til ressourcestyring forbedrer din ressourceallokering og ressourceplanlægning ved at hjælpe dig med at afgøre, om dine tilgængelige ressourcer matcher din forventede efterspørgsel i fremtiden.
Denne ressourceprognosticering hjælper dig med at sikre, at ressourcerne altid udnyttes korrekt. Hvis du for eksempel bemærker, at du vil have masser af ledige ressourcer om tre måneder, kan du begynde at planlægge fremtidige projekter, så medarbejderne ikke står uden arbejde, når de afslutter deres nuværende projekter.
Eller hvis et af dine teams arbejder på et let projekt og forventes at blive ledigt tidligere end antaget, kan du i stedet planlægge at flytte flere teammedlemmer over på et højt prioriteret projekt. Hvis du har flere ressourcer til rådighed, end du har projekter at gennemføre, kan du fokusere på at skaffe nye kunder, så du kan udnytte dine ressourcer.
5. Reducerer unødvendig nedetid
Nedetid kan være en væsentlig årsag til, at du ikke opnår det ønskede investeringsafkast. Hver time, hvor dit projektteam ikke arbejder på opgaven, er spildte penge.
Selvom for stort pres på dine medarbejdere kan have negative konsekvenser som udbrændthed, lav arbejdsglæde og medarbejderudskiftning, kan det optimale balancepunkt spare din virksomhed for mange penge.
6. Forbedrer ansættelsesbeslutninger
Ved at vide, hvordan dine ressourcer i øjeblikket er fordelt, kan dit rekrutteringsteam bruge dine nuværende projektledelsesmål til at finde de rigtige personer til dine projekter.
Hvis du har problemer med ressourcerne, fordi du mangler teammedlemmer med en bestemt færdighed, kan du beslutte, om det er mere effektivt at oplære en eksisterende medarbejder til at udfylde en relevant rolle eller ansætte en ny person til at dække behovet.
Hvis din software til ressourceplanlægning viser, at du ikke vil have den nødvendige ressourcekapacitet til at nå dine kommende mål, kan du bruge disse oplysninger til at øge din onboardingindsats og ansætte en person til at udfylde rollen.
Hvad er software til ressourcestyring?
Software til ressourcestyring er en type software, der gør det muligt for projektledere at planlægge, allokere og holde styr på, hvor og hvor meget projektteamets medlemmer bruges. Cloudbaseret software til ressourcestyring anvender lignende principper på computerkraft, lagerplads, netværk og andre cloudressourcer.
Projektledere kan fastsætte prioriteter for projekter og matche teammedlemmernes kompetencer med opgaver og leverancer. Disse funktioner illustrerer også hvorfor ressourcestyring er vigtigt: Du kan overvåge teammedlemmernes nedetid og udnyttelse samt holde styr på, hvem der har for meget at lave (og hvem der ikke har nok).
Læs mere om hvad software til ressourcestyring bruges til her. Hvis du er på udkig efter et værktøj, kan du se vores liste over den bedste gratis software til ressourcestyring på markedet eller udforske demoer af software til ressourcestyring for at se, hvordan forskellige platforme fungerer i praksis.
