En begyndervejledning til software til automatisering af arbejdsgange
Vi har alle oplevet frustrationen ved manuelt at skulle indtaste oplysninger fra et Excel-regneark eller udføre en anden manuel opgave. Mens du sidder der og er frustreret over den tidskrævende aktivitet, spekulerer du måske på, om der findes en bedre måde. I denne artikel vil jeg fortælle dig, hvad software til automatisering af arbejdsgange er, og hvordan du kan bruge det til at eliminere frustration.
Ifølge en nylig rapport fra Zapier er 65 % af vidensarbejdere mindre stressede, fordi de har automatiseret manuelle opgaver. Fra stressen ved at skulle udføre manuelle opgaver til stressen ved at begå fejl, hvilket ofte sker, kan en platform til automatisering af arbejdsgange hjælpe med at eliminere ineffektivitet.
Derfor vil jeg gennemgå automatisering af arbejdsgange, hvad automatisering kan gøre for dine projekter, samt nogle værktøjer, der kan hjælpe dig med at komme i gang på vejen mod større arbejdsglæde. Hvis du har erfaring med arbejdsgange, vil du måske springe til det spørgsmål, du gerne vil have besvaret. Ellers lad os starte med at definere, hvad en arbejdsgang er.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvad er en arbejdsgang?
En arbejdsgang er en række trin, der beskriver, hvordan mennesker får arbejdet udført fra start til slut. Når disse trin følges i præcis denne rækkefølge, opnås det samme resultat hver gang. Derfor er det almindeligt at repræsentere arbejdsgange visuelt ved hjælp af arbejdsgangsdiagrammer, som kan oprettes manuelt eller ved hjælp af software til arbejdsgangsdiagrammer. Dette diagram kan hjælpe dig med at identificere og følge hvert trin eller hver opgave i projektet, efterhånden som det bevæger sig mod de ønskede resultater.
Eksempler på arbejdsgange er:
- Sådan opretter du indhold til sociale medier
- Introduktion af nye medarbejdere
- Godkendelse af en rejseanmodning
- Arbejdsgange for dokumentgodkendelse
Hvad med automatisering af arbejdsgange?
Nu hvor du har et arbejdsgangsdiagram, der tydeligt viser de forskellige involverede trin, er det tid til næste niveau. Automatisering af arbejdsgange kræver, at du opretter regler for disse trin. Reglerne bestemmer, hvordan menneskelige opgaver, dokumenter eller data skal sendes videre i arbejdsgangen.
Automatisering af arbejdsgange inden for projektledelse kan bruges til at automatisere arbejdsgange og processer såsom oprettelse af opgavelister, tildeling af opgaver til teammedlemmer, sporing af fremskridt og udsendelse af påmindelser. Derudover kan automatisering af arbejdsgange også bruges til at oprette rapporter og følge projektomkostninger.
Reglerne i automatisering af arbejdsgange er for det meste hvis-så-udsagn, der dækker de alternative veje, oplysningerne kan tage. Når reglerne er fastlagt, er vi klar til at indtaste disse oplysninger i software til procesautomatisering.
Eksempler på automatisering af arbejdsgange omfatter
- Håndtering af aktiviteter relateret til opgavestyring, f.eks. tildeling af arbejdselementer til den person, der er ansvarlig for det næste trin.
- Notifikationer, som du modtager i Slack, men som kommer fra et CRM-system, et ERP-system eller et andet værktøj.
- Datasynkronisering, der finder sted efter modtagelse af en formularindsendelse, f.eks. oprettelse af en post i et CMS.
Hvad er software til automatisering af arbejdsgange?
Software til automatisering af arbejdsgange er en digital løsning med lidt eller ingen kodning, der gør det muligt at automatisere opgaver og udføre dem uden behov for menneskelig indgriben. Software til intelligent procesautomatisering omfatter normalt:
- Et værktøj til opbygning med træk-og-slip-funktionalitet, der hjælper dig med at strømline automatiseringen af forretningsprocesser
- Et notifikationssystem, hvor du kan konfigurere visning af oplysninger i applikationen eller e-mailadvarsler
- En liste over udløsere, som du kan bruge til at understøtte beslutningstagning.
- Revisionsspor, hvor du kan gennemgå de trin, der blev taget i hver arbejdsgang
Der findes også specialiserede værktøjer til AI-software til workflowautomatisering, som kombinerer ovenstående funktioner med brug af kunstig intelligens i workflows.
Hvad er fordelene ved software til workflowautomatisering?
Fordelene ved et workflowautomatiseringssystem omfatter:
- Spar tid. Værktøjer til digital procesautomatisering sparer tid, fordi de effektiviserer manuelle processer med gentagne opgaver, såsom dataindtastning fra regneark. Tænk derefter på de regler, der skaber et forudsigeligt flow. Til sidst udfører de opgaverne for dig, så du får frigivet den tid, du ellers ville have brugt på dem.
- Øg produktiviteten. De regler, du angiver, får oplysningerne til at flyde problemfrit gennem forskellige trin. Du kan også bruge AI i workflowautomatisering til at angive disse regler. Det reducerer eksempelvis den tid, det tager for nogen at gribe ind for at videresende kommunikation eller foretage opfølgninger manuelt.
Det er meget værdifuldt, både tidsmæssigt og mentalt, at kunne automatisere ting som datoer for opfølgning og notifikationer. Du behøver ikke tænke på det igen.
Tænk på en godkendelsesproces, der involverer flere interessenter. Hvis systemet håndterer overdragelsen af aktivet til gennemgang, kan du fokusere på andre og vigtigere ting.
- Minimer fejl. Og med fejl mener vi menneskelige fejl. Manuel dataindtastning er kendt for at føre til fejl, og antallet stiger, efterhånden som arbejdsbyrden øges.
- Spar penge. Når automatisering frigør en person, sparer det dig penge, især hvis du betaler medarbejdere pr. time.
- Fjern flaskehalse. Menneskelige ressourcer (altså mennesker) kan blive en stopklods i ethvert workflow, hvis de ikke arbejder hurtigt nok eller aldrig ser ud til at få oplysningerne i tide. Tænk bare på Brad, som har haft din seneste e-mail liggende i en uge. Automatiseringssoftware ville sende Brad en påmindelse hver dag, indtil han fuldfører sin opgave og sender den videre til næste trin.
Hvis denne artikel har fået dig til at tænke over, hvordan du kan automatisere dine workflows mere effektivt, kan du få fordel af at tage nogle kurser i forretningsprocesautomatisering for at uddybe din forståelse og finde nye måder at effektivisere dine operationer på.
Hvilke eksempler på workflowautomatiseringsværktøjer bør jeg vælge?
Forskellige workflowværktøjer egner sig til forskellige anvendelsesområder. Du kan måske endda få brug for noget som værktøjer til workfloworkestrering, hvis du forsøger at automatisere komplekse workflows, der går på tværs af flere teams. Her er dog en liste over mulige løsninger, som du kan undersøge, mens du leder efter en automatiseringsløsning, der kan begynde at dirigere oplysninger i henhold til din workflowproces.
Hvis du vil have flere oplysninger om disse cloudbaserede værktøjer, priser på workflowsoftware, vigtige funktioner i workflowsoftware, og hvordan de kan hjælpe dig med at oprette forretningsregler, automatisere en forretningsproces og oprette forbindelse til andre værktøjer via API-integrationer, kan du se listen over den bedste workflowautomatiseringssoftware.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Læs mere: Overvejer du, hvordan du bedre kan implementere workfloworkestrering i din virksomhed? Se vores guide til workfloworkestrering.
Workflowautomatisering er kommet for at blive
Jeg betragter arbejdsgangsstyring som en del af en virksomheds digitale transformation. At tage automatisering til sig er at tage effektivisering af arbejdsgange til sig og finde den fine balance mellem, hvad robotter og mennesker bør håndtere. Apropos det vil jeg fortælle dig om robotbaseret procesautomatisering en anden gang, men det er virkelig smart. Denne funktion er typisk inkluderet i software til automatisering af virksomhedsprocesser, og den håndterer oprettelsen af robotter, der efterligner menneskers interaktioner med software og systemer.
