De 4 vigtigste målinger af ressourceudnyttelse & sådan måler du dem
I dagligdagens travlhed med projektaktiviteter er det let at fare vild i detaljerne og glemme at tage det store billede i betragtning. Målinger af ressourceudnyttelse kan være et vigtigt værktøj til styring af projektressourcer og overvågning af projektets og porteføljens sundhed.
Hvad er ressourcestyring?
Styring af projektressourcer er en vigtig del af projektlederens ansvarsområder. Det indebærer at samle og styre projektteamets medlemmer samt at planlægge de ressourcer og forsyninger, der er nødvendige for at udføre projektarbejdet. For at styre projektressourcer effektivt skal du tage højde for ressourcetilgængelighed, ressourceallokering og ressourcestyring. Tænk på disse nøglebegreber på følgende måde:
- Ressourcetilgængelighed: den mængde tid, personer i teorien har til at bidrage til et projekt
- Ressourceallokering: hvor meget tid personer i virkeligheden bruger på projektarbejde
- Ressourcestyring: optimering af de allokerede ressourcer under et projekt.
Vigtige målinger af ressourceudnyttelse
Projektledere analyserer målinger af ressourceudnyttelse som en del af ressourceanalysen for at forstå, hvilke ressourcer der anvendes, hvordan de anvendes, og om deres anvendelse er hensigtsmæssig. Målet er at identificere ineffektiv anvendelse af ressourcer og derefter udvikle en strategi til at forbedre ressourceudnyttelsen.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Men hvilke resultatmålinger er vigtigst at følge? Nedenfor finder du en liste over vigtige målinger af ressourceudnyttelse, som kan være et godt udgangspunkt. De er nyttige til at afgøre, om ressourcerne anvendes optimalt.
Husk, at denne liste ikke er udtømmende. Du vil måske opdage, at andre målinger eller strategier er mere nyttige for dine projekter, teams og din virksomhed.
1. Ressourceudnyttelse
Dette er en opdeling og analyse af et teammedlems tilgængelige timer, og hvor meget tid vedkommende bruger på hvert projekt. Det er også kendt som faktureringsgraden.
Den nemmeste måde at bestemme din udnyttelsesgrad på er at bruge følgende formel:
Arbejdstimer / Tilgængelige timer = Udnyttelsesgrad
Udnyttelsesgraden er baseret på et teammedlems tid brugt på et projekt sammenlignet med den tid, vedkommende har fået tildelt til det. Du kan se det som fakturerbare timer sammenlignet med tilgængelige timer. Her er et eksempel:
36 arbejdstimer / 40 tilgængelige timer = 90 procent teammedlemsudnyttelse
2. Optrapningshastighed
Optrapningshastighed måler den tid, det tager for et teammedlem at nå den ønskede udnyttelsesgrad. Hvis optrapningshastigheden er for langsom, kan teammedlemmet have brug for yderligere oplæring eller støtte. Det kan også være et tegn på, at du bør forbedre din introduktionsproces for fremtidige nyansatte.
3. Afvigelse i arbejdsindsats
Afvigelse i arbejdsindsats måler forventede timer og udførte timer. Den kan beregnes pr. ressource, projekt eller afdeling. Denne måling er nyttig til at afgøre, hvor mange timer der er nødvendige for et projekt. De tendenser, der kommer frem i disse data, kan hjælpe ledere med projektplanlægning.
4. Omkostningsafvigelse
Omkostningsafvigelse giver indsigt i budgettet. Projektledere beregner omkostningsafvigelsen ved at sammenligne de faktiske udgifter med de estimerede omkostninger. Denne måling viser, om projekterne holder sig inden for budgettet, og hvordan de kan påvirke indtjeningen.
SMART-mål og målinger af ressourceudnyttelse
Når projektledere følger målinger af ressourceudnyttelse, er det vigtigt at opstille og nå mål, der er knyttet til disse målinger.
Opstilling af mål og referenceværdier vil være med til at sikre, at ressourcerne anvendes effektivt, og at budget og tid anvendes i overensstemmelse hermed. Hvert mål bør være specifikt, målbart, opnåeligt, realistisk og tidsbegrænset – deraf SMART-akronymet.
Specifik
Teammedlemmer kan ikke nå et mål, medmindre det er klart defineret. Hvem er involveret, hvad forsøger de at opnå, hvornår skal de nå det, hvilke hindringer og/eller krav vil forhindre fremskridt, og hvorfor skal de nå dette mål?
Målbart
Hvad er målet for succes? Der findes ikke én enkelt definition, der besvarer dette spørgsmål, og det varierer fra projekt til projekt. Overvej målet, og hvordan succes ser ud. Data såsom omsætning, automatiserede rapporter, undersøgelser og arbejdsresultater er nyttige indikatorer for succes.
Opnåeligt
Hvor vigtigt er målet, og hvordan kan det nås? Har teamet de nødvendige værktøjer og evner til at nå det? Hvis ikke, hvad kan der gøres for at støtte teamet?
Relevant
Hvordan passer projektet og målene sammen med resten af virksomhedens mål? Begge dele bør være klart afstemt med virksomheden.
Tidsafgrænset
Hvad er deadline for målet? Hvordan vil fremskridtene se ud ved halvvejsmærket?
Eksempel på et SMART-mål
Et eksempel kan hjælpe med at skelne et SMART-mål fra, øh, et mindre smart mål.
Eksempel: Sarah vil udgive 18 stykker kreativt indhold på sin personlige hjemmeside inden udgangen af 3. kvartal 2022 for at øge det månedlige læsertal på hjemmesiden med 10 %.
For at nå dette mål vil hun afsætte 4 timer om ugen til at skabe indhold, først på morgenen om lørdagen og søndagen, for at reducere risikoen for distraktioner.
Dette mål er vigtigt, fordi det understøtter hendes ønske om at bruge mere tid på kreative aktiviteter for at forbedre sit følelsesmæssige velbefindende.
Dette mål er SMART, fordi det kan kvantificeres og har en fastsat deadline. Målet indeholder også kontekst om dets relative betydning og overensstemmelse med bredere målsætninger.
Hvis dette eksempel stemmer overens med dit arbejde, bør du dykke ned i kreativ ressourcestyring og ressourcestyring i bureauer, to vigtige strategier til at optimere, hvordan kreative teams og bureauer fordeler deres talenter og tid.
Betydningen af målinger af ressourceudnyttelse
Målinger af ressourceudnyttelse er vigtige indikatorer for et projekts sundhed og hjælper også med at sikre korrekt projektfinansiering og -støtte. Forestil dig følgende scenarier:
- Overvåg projektets sundhed. Projektopgaverne skrider frem efter planen, men du fornemmer, at den indsats, der kræves for at holde trit med projektets tidsplan, er alt for stor. Målinger af ressourceudnyttelse hjælper dig med at kvantificere påvirkningen af projektets bundlinje og korrigere kursen, før dette problem med ressourcefordelingen kommer ud af kontrol. Det kan indebære at justere tidsplanen, identificere operationelle effektiviseringer og/eller erstatte ressourcer med billigere alternativer.
- Optimer ressourcefordelingen på tværs af din projektportefølje. Analyse af ressourcedata hjælper med at afgøre, om ledere kan omfordele overskydende ressourcer til andre projekter, der måske har brug for ekstra hjælp. Som projektleder kender du sandsynligvis dit teams kompetencer og karriereambitioner og kan hjælpe med at anbefale passende opgaver, der øger medarbejdernes motivation og dermed produktiviteten og projektporteføljens sundhed.
- Forbedr projektudvælgelsen. Resultatmålinger er også nyttige til at afgøre, om et projekt bør nedlægges. Omvendt kan korrekt anvendelse af målinger af ressourceudnyttelse også retfærdiggøre, at projekter ikke ender på den såkaldte huggeblok.
Sådan følger du målinger af ressourceudnyttelse
For små projekter eller afdelinger kan en projektleder holde styr på målinger af ressourceudnyttelse ved hjælp af et enkelt Excel-regneark (forestil dig en liste over teammedlemmer med antal arbejdstimer pr. dag).
Da det kan være tidskrævende at opdatere målinger af ressourceudnyttelse, vil jeg anbefale at etablere en rimelig frekvens.
I mine dage som konsulent plejede jeg at hente økonomiske rapporter hver måned for at forstå, hvor mange timer teammedlemmerne brugte på projektet, sammenlignet med de estimater, der blev udarbejdet ved projektets start (software til ressourcestyring kan hjælpe med dette!)
Hen mod slutningen af et projekt eller mens jeg ventede på finansiering ville jeg øge frekvensen til hver anden uge, ugentligt eller endda dagligt, så jeg kunne holde interessenterne orienteret om den økonomiske prognose og, vigtigst af alt, undgå budgetoverskridelser.
Software til ressourcestyring
Software til ressourcestyring er et uvurderligt værktøj, som projektledere kan bruge til at samle ressourcedata og analysere disse data for at opnå optimal ressourceudnyttelse.
I nogle tilfælde kan et regneark fungere (som dette til sporing af ressourceallokering), men til mere komplekse projekter, der kræver flere ressourcer, vil du sandsynligvis have brug for dedikeret software til ressourcestyring.
Funktioner i software til ressourcestyring
Når du vælger den rette software til ressourcestyring til din organisation, skal du sørge for at vurdere, om softwaren indeholder disse vigtige funktioner til ressourcestyring:
- Visualisering af ressourcekapacitet og ressourceallokering på tværs af teammedlemmer
- Ressourceplanlægning
- Integration med timeseddelsoftware
- Automatiseret ressourceallokering baseret på parametre, som du angiver
- Advarsler, når der sker uventede ændringer i resultatmålinger
- Mulighed for at angive forskellige tilladelser på tværs af brugergrupper.
Hvilken software til ressourcestyring er bedst?
Det er svært at afgøre, hvilken software til ressourcestyring der er bedst – det afhænger af mange faktorer såsom projektmål, størrelsen på din organisation og din virksomheds karakter.
Læs mere om, hvordan du vælger software til ressourcestyring baseret på dine specifikke behov, og se vores liste over de bedste muligheder, der findes på markedet lige nu.
Eller lær hvordan du vælger den rette ressourcesoftware til dine behov her.
Andre typer software
Du kan kombinere software til ressourcestyring med andre typer software for at gøre det nemmere at spore og udføre en række forskellige opgaver. Eksempler omfatter software til projektplanlægning, software til ressourcestyring i marketing, software til ressourcesporing og projektstyringssoftware.
Selvom nogle måske ser software som den eneste løsning til sporing af ressourcer, er det også rigtigt, at regneark og databaser kan løse disse opgaver.
Forskellen handler om omkostninger og tid. Du kan måske selv løse denne udfordring, men uden at bruge software til ressourcestyring vil det uundgåeligt lægge beslag på dine tilgængelige timer.
Håndtering af enorme datamængder
Målepunkter for ressourceudnyttelse kræver konstant opmærksomhed, men den indsigt, de giver, beskytter teammedlemmer, ressourcer og projekter mod spild.
Disse målepunkter hjælper også med at styre projekter fra start til afslutning og videre. Målepunkter er nødvendige i dagens hurtigt foranderlige, teknologidrevne landskab.
Hvis du har brug for mere hjælp til målepunkter for ressourceudnyttelse, bedste praksis for projektressourcestyring eller andre emner inden for digital projektstyring, kan du abonnere på nyhedsbrevet fra The Digital Project Manager.
