İş Akışı Otomasyon Yazılımı için Yeni Başlayanlar Rehberi
Hepimiz bir Excel elektronik tablosundaki bilgileri veya başka herhangi bir manuel görevi elle girmek zorunda kalmanın sıkıntısını yaşamışızdır. Zaman kaybettiren bu etkinlik karşısında hayal kırıklığıyla otururken, daha iyi bir yol olup olmadığını merak edersiniz. Bu makalede, iş akışı otomasyonu yazılımının ne olduğunu ve hayal kırıklığını ortadan kaldırmak için nasıl kullanabileceğinizi anlatacağım.
Zapier tarafından yayımlanan yakın tarihli bir rapora göre, bilgi çalışanlarının %65'i manuel görevleri otomatikleştirdikleri için daha az stres yaşıyor. Manuel görevleri yerine getirme stresinden, sıklıkla yaşanan hatalar yapma stresine kadar, bir iş akışı otomasyon platformu verimsizliklerin ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilir.
Bu nedenle iş akışı otomasyonunu, otomasyonun projeleriniz için neler yapabileceğini ve mutluluğa giden yolda başlamanıza yardımcı olabilecek bazı araçları ele almak istiyorum. İş akışları konusunda deneyimliyseniz, yanıtını aradığınız soruya geçmek isteyebilirsiniz. Değilseniz, iş akışının ne olduğunu tanımlayarak başlayalım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
İş akışı nedir?
İş akışı, insanların bir işi başlangıçtan sona nasıl tamamladığını açıklayan bir dizi adımdır. Bu adımların tam olarak aynı sırayla izlenmesi, her seferinde aynı sonucu üretir. Bu nedenle, iş akışlarını manuel olarak veya iş akışı diyagramı yazılımı kullanarak oluşturulabilen iş akışı diyagramlarıyla görsel olarak temsil etmek yaygın bir uygulamadır. Bu diyagram, proje istenen sonuçlara doğru ilerlerken her adımı veya görevi belirlemenize ve izlemenize yardımcı olabilir.
İş akışlarına örnekler:
- Sosyal medya materyallerinin nasıl oluşturulacağı
- Yeni çalışanların işe alıştırılması
- Seyahat talebi yetkilendirmesi
- Belge onay iş akışları
Peki iş akışı otomasyonu nedir?
Farklı adımları açıkça ortaya koyan bir iş akışı diyagramınız olduğuna göre, şimdi bir sonraki seviyeye geçme zamanı. İş akışı otomasyonu, bu adımlar etrafında kurallar oluşturmanızı gerektirir. Bu kurallar, insan görevlerinin, belgelerin veya verilerin akış içinde nasıl yönlendirileceğini belirler.
Proje yönetiminde iş akışı otomasyonu; görev listeleri oluşturmak, görevleri ekip üyelerine atamak, ilerlemeyi izlemek ve hatırlatıcılar göndermek gibi iş akışlarını ve süreçleri otomatikleştirmek için kullanılabilir. Ayrıca iş akışı otomasyonu, raporlar oluşturmak ve proje maliyetlerini izlemek için de kullanılabilir.
İş akışı otomasyonundaki kurallar çoğunlukla, bilgilerin izleyebileceği alternatif yolları kapsayan eğer-ise ifadeleridir. Kurallar belirlendikten sonra bu bilgileri süreç otomasyonu yazılımına girmeye hazır oluruz.
İş akışı otomasyonuna örnekler:
- Bir sonraki adımdan sorumlu kişiye iş öğeleri atamak gibi görev yönetimiyle ilgili etkinlikleri yürütmek.
- Slack'te aldığınız, ancak bir CRM'den, ERP'den veya başka bir araçtan gelen bildirim mesajları.
- Bir form gönderimi alındıktan sonra gerçekleşen veri senkronizasyonu; örneğin bir CMS'de kayıt oluşturmak.
İş akışı otomasyonu yazılımı nedir?
İş akışı otomasyonu yazılımı, görevleri otomatikleştirmenize ve insan müdahalesine ihtiyaç duymadan tamamlamanıza olanak tanıyan dijital, düşük kodlu veya kodsuz bir çözümdür. Akıllı süreç otomasyonu yazılımı genellikle şunları içerir:
- İş süreci otomasyonunu kolaylaştırmanıza yardımcı olan sürükle ve bırak işlevine sahip bir oluşturucu
- Uygulama içi bilgi görüntülerini veya e-posta uyarılarını yapılandırabileceğiniz bir bildirim sistemi
- Karar almayı tetiklemek için kullanabileceğiniz tetikleyicilerin listesi
- Her akışta gerçekleştirilen adımları inceleyebileceğiniz denetim izleri
Yukarıdaki özellikleri yapay zekâ iş akışı otomasyon yazılımı araçları ile iş akışlarında yapay zekâ kullanımı ile birleştiren özel araçlar da vardır.
İş Akışı Otomasyon Yazılımının Faydaları Nelerdir?
İş akışı otomasyon sisteminin faydaları şunlardır:
- Zamandan tasarruf edin. Dijital süreç otomasyonu araçları, elektronik tablolardan veri girişi gibi tekrarlayan görevlerle manuel süreçleri kolaylaştırdığı için zamandan tasarruf sağlar. Ardından, öngörülebilir bir akış oluşturacak kuralları düşünün. Son olarak görevleri sizin için gerçekleştirerek bunları yapmaya harcayacağınız zamanı size kazandırır.
- Verimliliği artırın. Belirlediğiniz kurallar, bilgilerin farklı adımlar arasında sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu kuralları belirlemek için iş akışı otomasyonunda yapay zekâdan da yararlanabilirsiniz. Örneğin bu, bir kişinin iletişimi iletmek veya takip işlemlerini manuel olarak gerçekleştirmek için müdahale etmesi gereken süreyi azaltır.
Takip tarihleri ve bildirimler gibi şeyleri otomatikleştirebilmek çok fazla zaman ve zihinsel enerji kazandırır.Bunu tekrar düşünmeniz gerekmez.
Birden fazla paydaşın dahil olduğu bir onay sürecini düşünün. Sistem, incelenmek üzere varlık teslimini yönetiyorsa siz de diğer, daha önemli işlere odaklanabilirsiniz.
- Hataları en aza indirin. Hatalardan kastımız insan hatalarıdır. Manuel veri girişinin hatalara yol açtığı bilinir ve iş yükü arttıkça hata sayısı da artar.
- Para tasarrufu sağlayın. Otomasyon sayesinde bir kişinin iş yükünü azaltmak, özellikle kaynaklara saatlik ödeme yapıyorsanız, size para kazandırır.
- Darboğazları ortadan kaldırın. İnsan kaynakları (yani insanlar), yeterince hızlı hareket etmediklerinde veya bilgilere zamanında ulaşamıyor gibi göründüklerinde herhangi bir iş akışında tıkanma noktası haline gelebilir. Geçen hafta boyunca son e-postanız üzerinde bekleyen Brad'i düşünün. Otomasyon yazılımı, görevini tamamlayıp bir sonraki adıma gönderene kadar Brad'e her gün bildirim gönderir.
Bu makale, iş akışlarınızı daha etkili bir şekilde nasıl otomatikleştirebileceğinizi düşünmenizi sağladıysa, anlayışınızı derinleştirmek ve operasyonlarınızı kolaylaştırmanın yeni yollarını keşfetmek için birkaç iş süreci otomasyonu kursundan yararlanabilirsiniz.
Seçmem gereken iş akışı otomasyon araçlarına hangi örnekler verilebilir?
Farklı kullanım alanları için farklı iş akışı araçları uygundur. Birden fazla ekibe yayılan karmaşık iş akışlarını otomatikleştirmeye çalışıyorsanız iş akışı orkestrasyon araçları gibi bir çözüme bile ihtiyaç duyabilirsiniz. Ancak burada, iş akışı sürecinize göre bilgileri yönlendirmeye başlayabilecek bir otomasyon çözümü ararken değerlendirebileceğiniz bazı seçeneklerin bir listesini bulabilirsiniz.
Bu bulut tabanlı araçlar, iş akışı yazılımı fiyatlandırması, temel iş akışı yazılımı özellikleri ve bunların iş kuralları oluşturmanıza, bir iş sürecini otomatikleştirmenize ve API entegrasyonları aracılığıyla diğer araçlarla bağlantı kurmanıza nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız en iyi iş akışı otomasyon yazılımları listesine göz atın.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Daha fazlasını okuyun: Şirketinizde iş akışı orkestrasyonunu nasıl daha iyi uygulayabileceğinizi mi merak ediyorsunuz? İş akışı orkestrasyonu rehberimize göz atın.
İş Akışı Otomasyonu Kalıcı Olacak
İş akışı yönetimini bir şirketin dijital dönüşümünün bir parçası olarak değerlendiriyorum. Otomasyonu benimsemek, iş akışı verimliliğini benimsemek ve robotların ve insanların neyi ele alması gerektiği arasındaki o ince çizgide yürümektir. Söz açılmışken, size robotik süreç otomasyonundan başka bir zaman bahsedeceğim; ama gerçekten harika. Bu özellik genellikle kurumsal süreç otomasyonu yazılımına dahildir ve yazılım ve sistemlerle insan etkileşimlerini taklit eden robotların oluşturulmasını sağlar.
