Proje Planlaması Nedir? Açıklanan Temel Adımlar & Teknikler

• Proje kapsamı nedir?
• İşi gerçekleştirmek için hangi beceriler gerekiyor? 
• İşi kim yapacak? 
• Planınızı takip etmek için hangi proje yönetimi yazılımını kullanacaksınız?

Proje Planında Neler Yer Almalı?

Proje planınızda mutlaka şunlar yer almalıdır:

• Tüm görevler, teslimatlar ve proje faaliyetleri
• Görevlerin ve faaliyetlerin tarihleri ile süreleri (buna önemli son tarihler de dahildir)
• İlerlemenizi ölçmenize yardımcı olan proje kilometre taşları ve önemli kontrol noktaları
• Her görevin tamamlanmasından sorumlu rol veya belirli kişi
• Proje görevleri arasındaki bağımlılıklar (örneğin, Görev B'ye başlamadan önce Görev A'yı tamamlamanız gerekiyorsa, Görev A'nın bitiş tarihi Görev B'nin başlangıç tarihinden önce olmalıdır)

Proje Planı Oluşturma Adımları

Proje planlama sürecinin temel adımları şunlardır:

1. İş Dağılım Yapısını Oluşturun

Projeyi temel teslimatlara, aşamalara ve sonuçlara ayırarak başlayın. Gerekli olan her faaliyeti listeleyin. Bunun, zaman çizelgeleri konuşulmaya başlanmadan önce proje ekiplerinin başarının gerçekte nasıl göründüğü konusunda ortak bir anlayış geliştirmesini sağladığını gördüm.

Ardından her teslimatı, ekibinizin gerçekçi bir şekilde yönetebileceği ve takip edebileceği daha küçük iş parçalarına ayırın. Açık bir iş dağılım yapısı (WBS), projelerin birbiriyle bağlantısız görevlerden oluşan uzun bir listeye dönüşmesini önler.

Seçebileceğiniz iki WBS türü vardır:

• Aşama Tabanlı WBS: Proje çalışmalarını teslimatlar veya ekipler yerine proje aşamalarına göre düzenler. Bu yaklaşım, doğrusal bir iş akışını izleyen projeler için en uygunudur; ekiplerin ilerlemeyi kronolojik olarak takip etmesine yardımcı olur ve kilometre taşı raporlamasını kolaylaştırır.
• Teslimat Tabanlı WBS: Çalışmaları, projenin üretmesi gereken çıktılar etrafında düzenler. Paydaşların yürütme sırasından çok sonuçlara önem verdiği durumlarda bu yaklaşımı tercih ederim. Ayrıca günlük çalışmaları hedefler ve beklentilerle ilişkilendirmeye yardımcı olur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. İş Paketlerini ve Faaliyetleri Tanımlayın

WBS'niz tamamlandıktan sonra her bölümü tamamlamak için gereken iş paketlerini ve ayrı ayrı proje faaliyetlerini tanımlayın. Sahipliği, beklenen çıktıları ve ölçülebilir tamamlanma kriterleri açık olan görevlere odaklanın.

Gereksiz idari iş yükü oluşturmadan doğru tahmin yapmaya yetecek kadar ayrıntılı faaliyetler belirlemeyi tercih ederim. Bu, planlamayı çok daha gerçekçi hâle getirir ve öncelikler değiştikçe sürdürülmesini kolaylaştırır.

3. Bağımlılıkları Belirleyin

Öncelikle başka bir işin tamamlanmasına bağlı olan görevleri belirleyin. Ekibinizin iş başlamadan önce engelleri, devir teslim gecikmelerini ve planlama çakışmalarını tespit edebilmesi için bu görev bağımlılıklarını erkenden haritalandırın. Örneğin bir yazılım geliştirme projesinde, geliştirmeden önce tasarımlara; kullanıcı testinden önce de özelliklerin kesinleştirilmesine ihtiyaç duyarsınız.

Deneyimlerime göre belirsiz bağımlılıklar, kötü proje tahminlerinden daha fazla kaçırılan son teslim tarihine yol açar. Bu adım, ekiplerin sürekli durum toplantıları yapmadan departmanlar arasında koordinasyon sağlamasına da yardımcı olur.

Bilmeniz gereken dört bağımlılık türü vardır:

• Bitişten Başlangıca: B Görevi, A Görevi tamamlanana kadar başlayamaz.
• Bitişten Bitişe: B Görevi herhangi bir zamanda başlayabilir, ancak A Görevi tamamlanana kadar bitemez.
• Başlangıçtan Başlangıca: B Görevi, A Görevi başlamadan başlayamaz.
• Başlangıçtan Bitişe: B Görevi, A Görevi başlayana kadar bitemez.

4. Kaynakları Tahsis Edin

Ardından, her faaliyet için gereken kişileri, araçları ve bütçeyi atayın. Kaynak planlaması; kullanılabilirliği, beceri setlerini, çakışan öncelikleri ve planlanan izinleri dikkate almalıdır. Ekiplerin kaynakların mevcut olmadığı hâlde mevcut olduğunu varsayması nedeniyle planların bozulduğunu gördüm. İş yüklerini dengelemek, ivmeyi korumanıza ve tükenmişliği önlemenize yardımcı olur.

5. Zaman Çizelgesini Belirleyin

Görevler ve kaynaklar hazır olduğunda, gerçekçi iş gücü ve süre tahminlerini kullanarak proje zaman çizelgesini oluşturun. Beklenmedik gecikmeler için kilometre taşları, teslim tarihleri, onaylar ve tampon süre ekleyin.

Programınız, ekipleri imkânsız teslim tarihlerine zorlamadan hesap verebilirliği desteklemelidir. Bence en iyi zaman çizelgeleri, planlar değiştiğinde ekiplerin uyum sağlamasına yine de imkân tanırken netlik oluşturur.

6. Kritik Yolu ve Kısıtları Belirleyin

Kritik yol, proje tamamlanma tarihini doğrudan etkileyen görev sırasını gösterir. Kritik yolu belirledikten sonra, program açısından en yüksek riski taşıyan çalışmalara odaklanabilirsiniz.

Ayrıca teslimatı etkileyebilecek sabit teslim tarihleri, bütçe sınırları veya kaynak eksiklikleri gibi kısıtları da belgelemelisiniz. Bu, küçük gecikmelerin hızla nasıl daha büyük sorunlara dönüşebileceğini daha net görmenizi sağlar.

Temel Proje Zamanlama Teknikleri

Proje zamanlaması için kullanabileceğiniz bazı temel teknikler şunlardır.

• Kritik Yol Yöntemi (CPM): Bu yöntem, son teslim tarihinizi etkileyen görev sırasını belirlemenize yardımcı olur. Kritik yol üzerindeki bir görevde yaşanan her gecikme, tüm projeyi geciktirir. CPM'yi, ekiplerin en yakından denetlenmesi gereken noktaları gösterdiği için, sıkışık zaman çizelgelerine sahip karmaşık projelerde kullanmayı seviyorum. Ayrıca birden fazla iş akışı dikkat için rekabet ettiğinde kaynaklara öncelik vermeye yardımcı olur.
• PERT Çizelgeleri: PERT çizelgeleri, bir ağ diyagramı kullanarak görevleri ve bağımlılıkları haritalandırır. Görev sürelerinin belirsiz veya başlangıçta tahmin edilmesinin zor olduğu durumlarda iyi çalışırlar. PERT çizelgelerinin, ekiplerin çalışmaların departmanlar arasında nasıl birbirine bağlandığını görselleştirmesine yardımcı olduğu için, çok sayıda değişken içeren büyük projelerde yararlı olduğunu düşünüyorum. Ayrıca yürütme başlamadan önce zamanlama risklerini belirlemeyi kolaylaştırırlar.
• Gantt Çizelgeleri: Gantt çizelgeleri, görevlerin, kilometre taşlarının ve teslim tarihlerinin görsel bir zaman çizelgesini sunar. Program takibini ve paydaş iletişimini kolaylaştırırlar. Gantt çizelgelerinin, ekiplerin ayrıntılı görev listelerini incelemek zorunda kalmadan proje ilerlemesine ilişkin ortak bir görünüm elde etmesi gerektiğinde en iyi şekilde çalıştığını gördüm. Ayrıca paydaşların gecikmeleri, çakışmaları ve yaklaşan teslim tarihlerini fark etmesine yardımcı olurlar.
• Dalga Dalga Planlama: Dalga dalga planlama, tüm projeyi baştan planlamak yerine zamanlamayı aşamalara böler. Ekipler yakın vadeli çalışmalar için ayrıntılı planlar oluştururken, daha fazla bilgi edinilene kadar gelecekteki aşamaları daha üst düzeyde bırakır. Gereksinimleri değişen veya öncelikleri gelişen projeler için bu yaklaşımı öneriyorum. Ekipleri değişebilecek zaman çizelgelerine kilitlemeden onlara yapı kazandırır.

Proje Metodolojileri Arasında Zamanlama Nasıl Farklılaşır?

İzlemeyi seçtiğiniz proje metodolojisine bağlı olarak proje zamanlaması için farklı yaklaşımlar uygulayabilirsiniz. Seçtiğiniz yöntem; proje türüne, karmaşıklığa, kurum kültürüne ve tercihe bağlıdır.

Şelale Metodolojisi 

Bir web sitesi açmayı içeren bir proje, öngörücü veya şelale metodolojisini izleyebilir. Web sitesi son derece karmaşık olsa bile bu tür projeler genellikle çok sayıda bilinmeyen içermez. Kritik yol zaman çizelgesinde hızlıca ortaya çıkar ve proje planlamasının çoğu, proje yaşam döngüsünün başında, önceden yapılır.

Şelale proje yönetimi, büyük ölçüde Gantt çizelgelerine ve kritik yol yöntemine (CPM) dayanır.

Çevik Metodoloji

Ancak çoğu yazılım projesi, çevik proje yönetimi metodolojisini izler. Çeviklik, esnekliğiyle bilinir. Ekipler, yinelemeler veya sprintler olarak bilinen kısa çalışma aralıklarında çalışır. Ekipler daha fazla kendi kendini yönlendirir ve süreçler veya iş akışları yerine insanlara öncelik verir.

Çevik ekiplerin kendi kendini yönlendirmesi, projelerin planlanmadığı anlamına gelmez. Ekiplerin hâlâ insanları yönetmesi ve teslimatlara göre ilerlemeyi takip etmesi gerekir. Kanban panoları, çevik bir ortamda çalışmayı planlamak ve yönetmek için önemli araçlardır.

Proje Planlama Araçları 

İşte en iyi proje planlama araçları listem:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Scoro — Best for professional service providers
2. 2. monday AI Workspace — Best for visual project tracking
3. 3. Productive — Best for real-time visibility into team capacity
4. 4. Screendragon — Best for automated resource scheduling
5. 5. Kantata — Best for people-centric scheduling
6. 6. Celoxis — Best for project scheduling with AI
7. 7. Zoho Projects — Best for integration options
8. 8. Resource Guru — Best for team members along with physical assets
9. 9. Wrike — Best for scaling organizations
10. 10. Dayshape — Best for AI-driven scheduling
11. 11. Microsoft Project — Best for Gantt charts
12. 12. Rocketlane — Best for onboarding project scheduling
13. 13. Nifty — Best for milestone tracking
14. 14. Forecast — Best for mid-sized agencies and consultancies
15. 15. Workzone — Best for granular project permissions

Proje Planlama Aracı Seçme

Bir proje planlama aracı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı noktalar şunlardır:

• Projenin Karmaşıklık Düzeyi: Karmaşık bir proje mi yoksa basit bir proje mi üzerinde çalıştığınızı göz önünde bulundurun. Bu, bir planlama aracında gerçekten ihtiyaç duyduğunuz ve duymadığınız özellikleri daraltmanıza yardımcı olur.
• Proje Yönetimi Metodolojisi: Metodolojinizle uyumlu bir proje planlama aracı seçin. Örneğin yaklaşımınız Kanban panolarına dayanıyorsa bu işlevi içeren bir araç seçtiğinizden emin olun.
• Sadelik: Karışıklığa yol açabileceği için birden fazla platform kullanmaktan kaçının. Darboğazları belirleme veya riskleri azaltma söz konusu olduğunda tüm ekibinizin aynı anlayışta olması gerekir.
• Kullanılabilirlik: Bir proje yönetimi aracında çok sayıda özellik bulunsa bile ekibinizdeki herkes onu kullanabiliyor ve kullanmak istiyorsa iyi çalışır. Seçiminize yardımcı olması için kuruluşunuzun tercih ettiği veya önceki projelerde kullandığı bir proje yönetimi aracı ya da platformu olup olmadığını araştırın.

Proje Planlama Araçlarının Temel Özellikleri

Proje planlama araçları şu temel özellikleri içermelidir:

• Olaylara ve kaynakların kullanılabilirliğine yanıt olarak tarihleri ve kaynak tahsisini kolayca ayarlama olanağı 
• Kritik yolu ve proje zaman çizelgenizin görsel bir temsilini kolayca oluşturma olanağı
• Planınızın bütçe üzerindeki etkisini yönetmek ve ekip üyelerinin zaman yönetimine yardımcı olmak için entegre zaman takibi
• Kolaylık sağlayan bir mobil uygulama
• Proje planı şablonlarından oluşan bir kütüphane veya kendi proje planlarınızı şablon olarak kaydetme ve yeniden kullanma olanağı

Sırada Ne Var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin; Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.