Gantt Şeması Ne İçin Kullanılır? En İyi 4 Kullanım Alanı

Görevler çubuklar olarak gösterilir ve her çubuk, durumunu belirtmek için renklerle kodlanır (ör. başlanmadı, devam ediyor veya tamamlandı). Gantt çizelgeleri genellikle her görevin ne zaman başlayıp biteceğini ve önemli görev bağımlılıklarını gösteren bir zaman çizelgesi de içerir.

Gantt çizelgeleri ayrıca her görev veya proje için zaman içinde hangi kaynaklara ihtiyaç duyduğunuzu gösterebilir ve görevlerin uygun personelle yürütülmesini ve zamanında tamamlanmasını sağlamanıza olanak tanıyan kaynak takvimleriyle iyi bir şekilde birlikte çalışır. 

Gantt Çizelgeleri İçin 4 Temel Kullanım Örneği

Gantt çizelgeleri kaynak planlama diyagramları oluşturmak, son tarihleri takip etmek ve ne yapılması gerektiğini ve bundan kimin sorumlu olduğunu görmek için kullanılır.

Proje yönetiminde Gantt çizelgelerinin dört temel kullanım örneği şunlardır:

1. Görevleri planlama: neyin ne zaman yapılması gerektiğini gösterir
2. Personeli planlama: kimin neyi ne zaman yapması gerektiğini gösterir
3. Fiziksel kaynakları planlama: hangi fiziksel öğelere veya alanlara ne zaman ihtiyaç duyulduğunu gösterir
4. Proje son tarihlerini takip etme: neyin ne zaman yapılacağını gösterir

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Görevleri Planlama

Gantt çizelgelerinin en yaygın kullanım alanı, doğası gereği birbirini izleyen görevleri planlamaktır. Hangi görevlerin yapılması gerektiğini ve her birinin ne kadar süreceğini, ayrıca genel zaman çizelgesini ve son tarihleri görselleştirmenize yardımcı olurlar.

Gantt çizelgeleri, ekip üyelerinin birbirleriyle iş birliği yaparken başvurabilmesi için tüm bu bilgileri tek bir yerde de tutar. Bunu kullandığınız proje yönetimi aracında tutmanız en iyisidir; çünkü tüm ekip üyelerinin erişmesi kolay olacaktır.

Kritik Yol Hakkında Not

Proje yönetiminde kritik yol, bir projenin tamamlanması için gerekli olan görevler dizisidir. Bu görevlerden herhangi biri gecikirse tüm projenin son tarihi etkilenir.

 

Çoğu Gantt çizelgesi aracı, bağımlılıklara göre projeniz için kritik yolu belirler.

Gantt Çizelgesiyle Görev Planlama Adımları

• Gantt çizelgesini geliştirmek için gerekli olan bilgileri toplayın. Buna, tahmini başlangıç ve bitiş tarihleriyle birlikte görevlerin listesi de dahildir.
• Benzer projelerle ilgili deneyime dayanan verileri veya tahminleri kullanarak her görevi tamamlamanın ne kadar süreceğini belirleyin. 
• Gantt çizelgenizi oluşturun. Hızlıca düzenleme yapmak için işe kâğıt üzerinde başlayabilir, ardından iş netleştiğinde bir araca geçebilirsiniz.
• Her göreve bir ekip üyesi atayın. Gantt çizelgeleri, projedeki tüm üyelerin belirli sorumluluklara sahip olması ve hangi işten sorumlu olduklarını ve bunun projedeki diğer görevleri nasıl etkilediğini açıkça görebilmesi durumunda en etkilidir.
• Gantt çizelgesini ekibinizle paylaşın ve onu proje çalışmanızın temel bir çıktısı hâline getirin. Böylece her görevin ve üyenin planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri tüm grup tarafından görülebilir. İlerlemeyi takip edebilmek ve gerekirse ayarlamalar yapabilmek için Gantt çizelgeleri haftalık olarak güncellenmelidir. 

Author's Tip

Yazılım kullanmayı planlamıyorsanız bu Gantt çizelgesi şablonuna mutlaka göz atın. Bir Gantt çizelgesi aracı kadar hızlı değildir, ancak yine de size biraz zaman kazandırır.

2. Personel Kaynaklarını Planlama

Gantt şemaları personel kaynaklarını planlamak için harikadır; proje boyunca kaynak tahsisini ve ekip üyelerinin programlarını takip etmenizi sağlar. Bir proje çakışan görevler içerdiğinde veya aynı kişinin ilgisini gerektiren birden fazla proje olduğunda özellikle faydalıdırlar.

Gantt şemaları kısa vadeli planlamaya, görev tahsisine ve uzun vadeli planlamaya yardımcı olmanın yanı sıra aynı anda çok fazla görev yürütüldüğünü belirlemenizi de sağlar. İşler programın gerisinde kalıyorsa bu, daha fazla yardıma ihtiyacınız olduğunun veya planlama ayarlamalarının gerektiğinin bir işaretidir.

Personel Kaynaklarını Planlama Adımları

1. Görevleri, sıralarını ve tüm bağımlılıklarını belirleyin. Kritik yolu ve pazarlık konusu edilemeyecek diğer gereksinimleri belirleyin.
2. Projeniz için hangi personel kaynaklarının en iyi şekilde çalışacağına karar verin; bunu beceri setlerine veya görev tahsislerine göre yapın. Ekip üyeleri yalnızca beceri setlerine uygun görevlerle görevlendirilmelidir. Kimin hangi konuda iyi olduğundan emin değilseniz sorun! Görevleri atarken iş birliğine dayalı bir yaklaşım en iyi sonucu verir. 
3. Personel kaynak kullanımı ayrıntılarını içeren Gantt şemasını oluşturun ve yayımlayın. Proje ekibinin bireysel üyelerine aşırı görev yüklenmesini en aza indirmek için bir kaynak takvimi kullanmayı düşünün. 
4. Şemanızı haftalık olarak güncelleyin. Kritik yolu, proje programını, başlangıç tarihini ve bitiş tarihini anladıklarından emin olmak için tüm ekip üyelerine erişim izni verin. Ekip, planda sorun görürse veya çalışmasını değiştirmesi gerekirse kiminle iletişime geçeceğini bilmelidir.

Birçok yazılım aracı, görevlerin doğrudan araç içinde kişilere veya ekiplere tahsis edilmesine olanak tanır. Örneğin TeamGantt, entegre bir Gantt şeması aracılığıyla kaynak yönetimini doğrudan araç içinde gerçekleştirmenizi sağlar. 

3. Fiziksel Kaynakları Planlama

Gantt şemaları kaynakları planlamak ve tahsis etmek için de harikadır; belirli bir fiziksel kaynaktan ne zaman çok fazla veya yeterli miktarda olmadığını belirlemenize yardımcı olabilirler.

Fiziksel kaynakları bir kaynak takviminde takip etmek de burada faydalıdır. Bu, toplantı odası çakışmalarından, yazılım lisanslarının aşırı kullanımından ve diğer proje çatışmalarından kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Genellikle fiziksel kaynaklar iki kategoriye ayrılır:

1. Ekipman (ör. bilgisayarlar, yazılımlar, sınırlı sayıdaki yazılım lisansları veya özel araçlar)
2. Tesisler (ör. binalar, toplantı odaları, otel odaları)

Fiziksel Kaynakları Planlama Adımları

1. Mevcut kaynakları belirleyin: ör. Otel odası sayısı
2. Kaynaklarla ilgili önemli ayrıntıları belirleyin: ör. Bir odada 1 yatak, 2 yatak veya 3 yatak
3. Kaynakların operasyonel durumunu belirleyin: ör. 3 numaralı odada elektrik çalışmıyor (rezervasyona açık olmamalı), 5 numaralı odanın halılarının temizlenmesi gerekiyor (bu hafta yapılacak)
4. Fiziksel kaynaklardaki mevcut rezervasyonların ayrıntılarını toplayın: ör. Yeni rezervasyonları sınırlayacak, daha önce yapılmış rezervasyonlar
5. İhtiyacınız olan kaynak rezervasyonlarını şemaya ekleyin. İhtiyacınız olan fiziksel kaynakları gerçekten ihtiyaç duyduğunuz zamanda temin edip edemeyeceğinizi kontrol edin. Zaten rezerve edilmişlerse ayarlamalar yapmaya hazır olun.

4. Proje Son Tarihlerini Takip Etme

Görevlerin teslim tarihlerini, kilometre taşlarını ve proje teslim tarihlerini işaretlemek için de Gantt şeması kullanabilirsiniz.

• Görev teslim tarihleri: bunlar, sizin ve ekibinizin karşılaması gereken bireysel görevlerin son tarihleridir.
• Kilometre taşları: bunlar, projenizin ilerlemesinin planlandığı şekilde devam ettiğini gösteren önemli işaretlerdir.
• Proje teslim tarihleri: bunlar, projenizin ne zaman tamamlanacağını gösteren tarihlerdir.

Kritik yolu belirlemeye yardımcı olabildikleri için Gantt şemaları, görevlerin sürelerini planlamak için mükemmel bir yoldur. Bu bilgiler, neye öncelik verilmesi gerektiğine karar verirken ve bağımlılıkları veya gecikmeye yol açabilecek diğer nedenleri haritalandırırken yararlı olabilir.

Author's Tip

Tüm proje teslim tarihleri, projenizin \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/project-plan-guide/\u0022\u003eplanlama aşamasında\u003c/a\u003e haritalandırılmalı ve üzerinde mutabık kalınmalıdır. Koşullar değiştikçe, gerçek sonuçlara göre beklentilerin değiştirilebilmesi için Gantt grafiği gerçek sonuçlara göre güncellenmelidir. Unutmayın, iletişim çok önemlidir!

Proje Teslim Tarihlerini Planlama Adımları

1. Paydaşlardan projenizin kapsamını ve temel gereksinimleri belirleyin. Projenin kapsamı konusunda paydaşların taahhüdünü alın. 
2. Büyük görevleri daha küçük faaliyetlere ayırın.
3. Proje faaliyetlerini planlayın ve bunları mantıksal bir sıraya koyarak görevler arasındaki temel bağımlılıkları not edin.
4. Her görev için başlangıç ve bitiş tarihlerini tahmin edin ve bağımlılıkları not edin (yazılım araçları bunun için harikadır).
5. Her görevi tamamlamak için gereken kaynakları tahmin edin. Kaynak planlaması ekip veya birey düzeyinde yapılabilir. Kaynakların görevlerini gerçekleştirmek için gerçekten uygun olduğundan emin olmak üzere bir kaynak takvimi kullanın. Gerektiğinde değişiklik yapın.
6. Her proje faaliyetini, görevi ve projenin tamamını tamamlamanın ne kadar süreceğini tahmin edin. Gerektiğinde güncelleyin ve tüm ekipleri ve paydaşları sürece dahil etmeye dikkat edin.
7. Tüm bilgileri Gantt grafiğinizde bir araya getirin ve geniş kitlelerle paylaşın. Proje ekibinin ve paydaşların neler olduğunu, ne zaman gerçekleşeceğini ve kimin tamamlayacağını görselleştirebilmesi için grafiği onlarla paylaşın. Herkesin neler olup bittiğini net bir şekilde görebilmesi için Gantt grafiğini güncel tutun. 

Sırada Ne Var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişmek ve yüzlerce dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın.