PM’nin Kısayolu: Gereksiz İşleri Gerçekten Ortadan Kaldıran Araçlar
Yapay Zekâ Destekli Toplantı Notları: Fathom ve Read AI gibi yapay zekâ araçları, not alma görevlerini otomatikleştirerek toplantılar sırasında odağın korunmasına yardımcı olur.
Verimli Planlama: WhenAvailable gibi etkinlik planlama araçları, rezervasyon sürecini kolaylaştırarak e-posta yazışmalarına harcanan zamanı en aza indirir.
Standart İşletim Prosedürü Oluşturma: Ekip üyeleri Loom'u kullanarak prosedürleri sözlü olarak belgeleyebilir; bu da standart işletim prosedürlerinin oluşturulmasını daha basit ve verimli hâle getirir.
Veri Kurtarma: Glean, gerekli bilgilere hızlı erişim sağlayarak proje başlangıcı için veri bulmayı kolaylaştırır.
Müşteri Bilgi Tabanı: Notebook LLM, müşteri bilgilerini merkezileştirerek önemli ayrıntılara daha hızlı erişilmesini ve arama süresinin kısalmasını sağlar.
Proje yöneticileri, idari işlerin yoğunluğuna yabancı değildir — not almak, toplantı planlama onaylarının peşinden koşmak, görev listelerini manuel olarak oluşturmak ve yalnızca bir tık uzakta olması gereken bilgileri bulmak için sistemleri didiklemekle geçen saatler. Bir projeyi yönetmenin asıl işi — strateji, iletişim, sorun çözme — çoğu zaman düşük değerli, yüksek hacimli görevlerden oluşan bir dağın altında kalır.
Ancak giderek daha fazla PM, bazı beklenmedik seçenekler de dahil olmak üzere doğru proje yönetimi araçlarının bu yükü önemli ölçüde azalttığını görüyor. İşte gerçekten kullandıkları araçlar.
Yapay Zekâ Destekli Toplantı Notları: Ayrıntıları Kaçırmadan Toplantıya Odaklanmak
Proje yöneticileri için en sürekli angarya kaynaklarından biri toplantının kendisidir — ya da daha doğrusu, toplantı sırasında ve sonrasında yapılması gereken her şey. Not almak, eylem maddelerini takip etmek ve gerçekten işe yarayan bir toplantı özeti hazırlamak ciddi zaman ve zihinsel efor gerektirir. Yapay zekâ destekli toplantı araçları bu denklemi anlamlı bir biçimde değiştirmeye başladı.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kısmi zamanlı Proje Yöneticisi ve Operasyon Danışmanı Megan Cotterman, tam da bu nedenle Fathom'u iş akışının düzenli bir parçası hâline getirdi. "En sevdiğim araçlardan biri Fathom," diyor. "Yapay zekâ destekli toplantı notu oluşturma açısından, bir toplantıda bulunabilmek ve hararetle not alma konusunda endişelenmemek; ardından da yapay zekâ özelliğini kullanarak sonrasında ona sorular sorabilmek, geçtiğimiz yıl benim için kesinlikle oyunun kurallarını değiştirdi." Bir sohbette tamamen mevcut kalabilmek — dikkati dinlemek ve yazmak arasında bölmek yerine — bir PM'in takvimindeki her toplantıda etkisi artan bir değişimdir.
Yapay zekâ destekli toplantı notu oluşturma konusunda en sevdiğim araçlardan biri Fathom.
RTS Labs'te Teknik Proje Yöneticisi olan Ryan Gilbreath, aynı nedenle Read AI'a güveniyor; ancak aynı anda yüksek hacimli işleri yönetmenin getirdiği ek baskıyla karşı karşıya. "Yapay zekâ destekli not tutucum Read AI," diyor, "gerçekten ikinci beynim hâline geldi. Sonraki adımları ve toplantıdaki önemli noktaları belgelememe yardımcı olan kişisel PM asistanım gibi." Gilbreath aynı anda dokuz ila on proje arasında değişen sayıda projeyi yürütüyor ve bu aracı, her şeye yetişmesine yardımcı olan unsur olarak tanımlıyor.
Karşılıklı E-posta Trafiği Olmadan Planlama Yapmak
Özellikle personel görevlendirme, sözleşme yapma veya geniş bir grup arasında koordinasyon söz konusu olduğunda planlama, basit görünen ancak fark ettirmeden muazzam miktarda zaman tüketen görevlerden biridir. Karşılıklı e-postalar, yanıtlanmayan mesajlar ve uygunluk çakışmaları: Bunların hepsi birikir. JUMP! Foundation'da Personel Görevlendirme Müdürü olan Alexandria O'Bannon, geleneksel PM teknoloji yığınının dışında, WhenAvailable adlı bir etkinlik planlama aracında çözüm buldu.
O'Bannon şöyle açıklıyor: "Kullanmaya başladığım yeni bir araç PM aracı değil, ama onu bir PM aracına dönüştürdüm. WhenAvailable temelde bir RSVP takvimi aracı – e-postalardaki karşılıklı yazışmaları azaltıyor. Rezervasyon yaptığım kişilere tek bir e-posta gönderiyorum, onlar da aracı kontrol ediyor; ardından herkes için uygun olan tarihlerin bir listesini alıyorum. Bu, iki günlük e-posta trafiğini ortadan kaldırıyor." Bu, angaryayı azaltmanın her zaman özellikle PM'ler için tasarlanmış bir çözüm gerektirmediğini hatırlatıyor — bazen basit ve doğru uygulanan bir araç işi daha iyi yapar.
Kullanmaya başladığım yeni bir araç proje yönetimi aracı değil, ama onu bir proje yönetimi aracına dönüştürdüm. Adı WhenAvailable.
Manuel Yazım Olmadan Standart İşletim Prosedürleri Oluşturmak
Standart işletim prosedürleri değerlidir; ancak bir ekibin bunları oluşturmasını sağlamak bambaşka bir konudur. Belgeleme süreci zahmetli gelir ve insanlardan işlerini yaparken süreçlerini yazılı hâle getirmelerini istemek, itirazla karşılaşmanın güvenilir bir yoludur. The COO Solution'ın Kurucusu ve CEO'su Derek Fredrickson, bu direnci tamamen aşmanın bir yolunu buldu.
"SOP'ler fikrini ekip üyelerine veya müşterilere sunduğumda, onlara yaptıkları işi yaparken bir yandan da belgelemelerini istiyormuşum gibi geliyor ve bu da zor görünüyor," diyor Fredrickson. "Bu yüzden, neden Loom gibi bir araç kullanıp yaptığınız işi nasıl yaptığınızı anlatmıyorsunuz, dedim. Ardından Loom'dan dökümü alabilirler. Bunu yapay zekâya verdiğinizde, SOP'nin tamamını sıfırdan yazmak yerine yapay zekâ bir SOP oluşturur." Sonuç, süreci daha başlamadan genellikle sekteye uğratan manuel çaba olmadan gerçekten oluşturulan bir dokümantasyondur.
Loom’u kullanın ve yaptığınız işi nasıl yaptığınızı anlatın. Ardından Loom’dan dökümü alabilirsiniz. Bunu yapay zekâya verdiğinizde bir SOP oluşturur.
Kurumsal Veri Yoğunluğunun Üstesinden Gelmek
Geniş kapsamlı teknoloji yığınları bulunan büyük kuruluşlarda çalışan proje yöneticileri için günün önemli bir bölümü yalnızca bilgi bulma işiyle geçebilir. Sistemler arasında tıklamak, sekmelerde gezinmek, kayıtları karşılaştırmak — bunların yarattığı sürtünme zamanla birikir. Palo Alto Networks'te Kıdemli Program Yöneticisi olan Yonelly Gutierrez, bu süreci hızlandırmak için Glean'ı kullanıyor.
Gutierrez şöyle açıklıyor: "Proje başlatma adımlarını yürütürken zaman kazanmak için Glean'ı kullanıyorum. Eskiden Salesforce'a manuel olarak tıklayıp ihtiyacımız olan bilgiyi bulmak için tüm bu ayrı sekmelerde gezinmemiz gerekiyordu. Glean kullanırken ise yalnızca bir komut verebilirsiniz ve yanıtı hemen orada alırsınız." Yalnızca proje başlatma sırasında arama için harcanan zamanı ortadan kaldırmak bile, bir projenin en kritik aşamalarından birinde düşük değerli işlerde anlamlı bir azalma sağlar.
Proje başlatma adımlarını yürütürken zaman kazanmak için Glean’ı kullanıyorum.
More Articles
- Vazgeçmeyeceğim Tek Proje Yönetimi Aracı
- 6 Proje Yönetimi Uzmanının Sıfırdan Başlamak Zorunda Kalsalardı Kullanacağı Teknoloji Yığını
- Yapay Zekâ Destekli Proje Yöneticisi ve Eğitimci, Projelerin İşleyişini Temelden Değiştiren Basit Bir Yapay Zekâ İş Akışını Paylaşıyor
- Proje Yöneticilerinin Kullanmayı Bırakmak Zorunda Kaldığı Proje Yönetimi Araçları
- Bir Asana Uygulama Ajansında Teslimat Başkanının Kullandığı Gerçek Dünya Yapay Zekâ İş Akışları
Daha Akıllı Bir Müşteri Bilgi Tabanı Oluşturmak
Müşterilerin aylar süren etkileşimler boyunca söylediklerini, kararlaştırdıklarını veya bildirdiklerini takip etmek her proje yöneticisi için zordur — belirli bir ayrıntıyı bulmak için eski notları ve raporları taramak ise her şeyi yavaşlatan görevlerin tam olarak ne türüdür. Baker Marketing Laboratory'de Proje Koordinatörü olan Jennifer Goebel, kurumsal bilgileri anında erişilebilir kılmak için Notebook LLM'i kullanıyor.
Goebel, "Notebook LLM'i kesinlikle çok kullandığım bir şey. Ekibim, müşterilerin aylık raporlarını ve müşteriyle ilgili tüm yeni bilgileri oraya koyuyor," diyor ve ekliyor: "Böylece biri bir blog yazıyorsa veya örneğin bir müşterinin geçen ayki toplantıda ne söylediğine başvurması gerekiyorsa, notları aramak zorunda kalmadan bunu bulabiliyor. Bu işi kesinlikle çok daha hızlı hale getirdi." Müşteri bilgilerini doğrudan sorgulanabilen bir araçta merkezileştiren ekibi, zaman alan bir arama sürecini neredeyse anında sonuç veren bir aramaya dönüştürdü.
Notebook LLM’i kesinlikle çok kullandığım bir şey. Ekibim, müşterilerin aylık raporlarını ve müşteriyle ilgili tüm yeni bilgileri oraya koyuyor.
Doğru Sorunu Çözmek
Tüm bu araçları birbirine bağlayan şey bir kategori veya fiyat aralığı değil — çözdükleri sorundur. Her biri, proje yöneticilerinin kapasitesini sessizce tüketen belirli türdeki düşük değerli, yüksek hacimli işleri hedefler: not alma, planlama, görev girişi, dokümantasyon, veri alma.
En büyük kazanımları elde eden proje yöneticileri mutlaka en gelişmiş platformları kullanan veya en karmaşık iş akışlarını otomatikleştiren kişiler değildir. Onlar, zamanlarının gerçekte nereye gittiğine dürüstçe bakıp bu yükü ortadan kaldıran araçları bulan kişilerdir. Bu değerlendirmeyi yapmak buna değer.
Bunun gibi daha fazla içgörü mü istiyorsunuz? Ücretsiz bir DPM hesabı oluşturun ve bunun gibi daha fazla uzmanın görüşlerini öğrenin.
