6 Proje Yönetimi Uzmanının Sıfırdan Başlamak Zorunda Kalsalardı Kullanacağı Teknoloji Yığını
Sadelik: Daha az sayıda entegre araç, verimli proje yönetimi için çok sayıda bağlantısız araçtan daha iyi sonuç verir.
Platform: Ekibinizin mevcut büyüme aşamasına ve gereksinimlerine uygun bir proje yönetimi platformu seçin.
İletişim: Slack, farklı sektörlerdeki proje yöneticileri arasında iletişim için tercih edilen seçenektir.
Belgelendirme: Google Workspace, esnekliği ve diğer araçlarla entegre olabilme özelliği sayesinde belgelendirmeye hâkimdir.
Bilgi: Ekipler büyüdükçe kurumsal hafızaya bağımlı kalmamak için bilgi yönetimi sistemlerine erkenden yatırım yapın.
Yedi deneyimli proje yöneticisine basit ama açıklayıcı bir soru sorduk: Baştan başlamak zorunda kalsaydınız, gerçekte hangi proje yönetimi araçlarını kullanırdınız? Üstesinden gelinmesi gereken eski sistemler, batık maliyetler veya "bunu her zaman böyle yaptık" yaklaşımı yok. Yalnızca boş bir sayfa ve ilk günden akıllıca bir yapı kurma fırsatı.
Gelen yanıtlar tek ve kesin bir cevap değildi — ancak tartışmasız biçimde daha faydalı bir şeydi. Farklı sektörler, ekip büyüklükleri ve çalışma tarzları arasında net kalıplar ortaya çıktı. Bazı araçların adı tekrar tekrar geçti. Bazı ilkeler sürekli yinelendi. İşe yaramayan şeylerle ilgili birkaç samimi itiraf da önerilerin kendisi kadar aydınlatıcıydı.
İşte söyledikleri.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Temel İlke: Her Şeyden Önce Sadelik ve Entegrasyon
Belirli araçlara geçmeden önce, neredeyse her uzmanın üzerinde durduğu felsefeyi anlamakta fayda var: Birlikte çalışan daha az araç, birlikte çalışmayan daha fazla araca her zaman üstün gelir.
Proje yönetiminin yanı sıra telekom ve BT alanlarında da çalışmış bir proje yöneticisi olan Kayla Keizer bunu açıkça ifade etti: "üretken olmanın en basit yolu, en basit iş akışına sahip olmaktır" ve "proje yönetimi sistemi mümkün olduğunca tek bir yerde olmalı. Bu, bilgi bulmayı çok daha kolaylaştırıyor" diye ekledi.
Üretken olmanın en basit yolu, en basit iş akışına sahip olmaktır. Proje yönetimi sistemi mümkün olduğunca hepsi bir arada olmalıdır.
Operasyon Direktörü Julia Rajic de aynı görüşü finansal entegrasyon açısından dile getirdi. İdeal kurulumu her şeyin birbirine bağlı olduğu bir yapı olurdu — "kaynak planlama, zaman çizelgeleri, bütçeler, sözleşmeler ve müşteriye yönelik teklifler"; çünkü açıkladığı gibi, "bir proje yöneticisi olarak bütçeleri Excel'de hazırlamak, sonra zaman çizelgelerimi başka bir yerde tutmak, proje zaman çizelgelerimi başka bir yerde bulundurmak ve kaynak planlamasını başka bir yerde yapmak zorunda kaldım. Bu en kötüsü, çünkü bu unsurlar özünde birbirine bağlı."
Bu proje yöneticilerinin çoğu için hayal, en güçlü araç yığını değil. En bağlantılı olanı.
Proje Yönetimi Platformu: Ana Merkeziniz
Her uzman, özel bir proje yönetimi platformuna ihtiyacınız olduğu konusunda hemfikirdi. Farklı düşündükleri konu ise hangisinin seçileceğiydi — ve bu farklılığın kişisel tercihlerden çok, ekibinizin veya ajansınızın büyüme açısından gerçekte hangi aşamada olduğuyla ilgili olduğu ortaya çıktı.
Bir proje yönetimi danışmanı olan Matthew Fox, daha pragmatik yaklaşımlardan birini sundu: "Birisi daha yeni başlıyorsa, her şeyi yürütmek için ClickUp gibi bir araç yeterlidir, çünkü karmaşık bir şeye ihtiyacınız yoktur. Yalnızca çalışması yeterli. Ölçeklendirmeye başladığınızda her şey dağılmaya başlar." Temel düzeyin ötesine geçmiş ancak son derece özelleştirilebilir bir sisteme henüz hazır olmayan ekipler için Asana uygulamasını güçlü bir orta yol olarak gösterdi — "temel proje yönetiminde çok iyi... Basecamp'ten daha karmaşık bir şeye ihtiyacınız varsa ancak son derece özelleştirilebilir bir şeye ihtiyacınız yoksa Asana harika bir orta yoldur ve gerçekten iyi özelliklere ve araçlara sahiptir."
Basecamp’ten daha karmaşık bir şeye ihtiyacınız varsa ancak son derece özelleştirilebilir bir şeye ihtiyacınız yoksa Asana harika bir orta yoldur ve gerçekten iyi özelliklere ve araçlara sahiptir.
Proje yönetimi danışmanı Melody MacKeand, kategoriyi daha geniş bir çerçevede ele alarak platformun kendisinden çok bir platforma sahip olmanın önemli olduğunu belirtti: "Birincil proje yönetimi platformunuz var — bu Teamwork, Asana, ClickUp, Monday, Airtable olabilir... Bizim yalnızca bir yapıya ihtiyacımız var." Sıfırdan bir yapı kuracak olsaydı kendi tercihi Teamwork olurdu.
Proje yönetimi ve operasyon danışmanı Megan Cotterman için müşterilerle çalışma deneyimi onu yine Asana'ya yöneltti ve bu aracı vazgeçilmez gördüğü üç araçtan biri olarak tanımladı: "Bir müşteri için deneyimim G-Drive, Asana ve Slack ile oldu. Bu üç tür sistemin kritik olduğunu düşünüyorum."
Özellikle geliştirme ekipleri için teknik proje yöneticisi Ryan Gilbreath farklı bir noktada duruyor. "Jira'nın hâlâ hayranıyım," dedi. "İhtiyacınız olduğu kadar ayrıntılı ve detaylı olabilirsiniz. Farklı araçları doğrudan Jira'ya, doğrudan o panoya ve ayrıca farklı iş akışları ile özelleştirilmiş iş akışlarına entegre edebilirsiniz." Sonuçta "duruma göre değişiyor" olduğunu kabul ederken GitHub Projects'i de sağlam bir alternatif olarak belirtti.
Jira’nın hâlâ hayranıyım. İhtiyacınız olduğu kadar ayrıntılı ve detaylı olabilirsiniz. Farklı araçları doğrudan Jira’ya ve özelleştirilmiş iş akışlarına da entegre edebilirsiniz.
İletişim: Neden Neredeyse Herkes Slack Dedi?
Neredeyse herkesin hemfikir olduğu tek bir alan varsa, o da buydu. Deneyimli proje yöneticilerinden oluşan bir odaya iletişim için ne kullanacaklarını sorun; neredeyse hepsi Slack diyecektir.
Kayla Keizer bunu ilk sıraya, hiç tereddüt etmeden koydu. Alexa Alfonso, etrafında oluşturacağı temel araç setinin bir parçası olarak şunları saydı: "Google Workspace, Slack, Miro... oluşturabileceğim şeylerin temelini bunlar oluşturuyor." Julia Rajic bunun favorisi olduğunu söyledi: "İletişim söz konusu olduğunda Slack'in büyük bir hayranıyım. Muhtemelen favorim bu." Megan Cotterman, "günlük iş birliği" için vazgeçilmez olduğunu belirtti. Melody MacKeand ise herhangi bir sağlam proje yöneticisi kurulumu için doldurulması gereken üç kategoriden biri olarak iletişimde Slack'i önereceğini kısaca söyledi.
Yedi uzmandan beşi, kendilerine yönlendirme yapılmadan aynı araçta buluştu. Belli bir noktadan sonra bu artık tesadüf olmaktan çıkar ve bir işarete dönüşür.
İletişim söz konusu olduğunda Slack’in büyük bir hayranıyım. Muhtemelen favorim bu.
Belgelendirme ve Dosya Yönetimi: Google Paketi Hâkim
İletişim kategorisi Slack'in kontrolündeyse, Google Workspace de belgelendirmenin kontrolünde ve bu konuda rekabet pek yakın değil.
Kayla Keizer'ın hayalindeki araç setinde "Google'a ait her şey — Google Dokümanlar, Gmail, her şey" yer alıyor. Kendini "tüm Google araçlarıyla arası iyi" olarak tanımlayan Julia Rajic, ideal kurulumunun bir parçası olarak özellikle Google E-Tablolar ve Gemini ile not alma özelliklerini vurguladı. Megan Cotterman, belgelendirmenin düzenli tutulması için G-Drive'ın kritik olduğunu belirtti: "Tüm belgelendirmenin bulunduğu G-Drive ve insanların bir şeyleri nerede bulacağını bilmeleri için tutarlı dosya adlandırma ve yapısı." Melody MacKeand'in elinde pek çok başka seçenek olmasına rağmen, belgelendirme için Google Dokümanlar'ı seçeceğini söyledi; çünkü "daha düzenli, kullanımı kolay, bazı açılardan biraz daha ucuz ve biraz daha kapsamlı bir şey yerine daha fazla esneklik sağlıyor."
Buradaki ortak nokta Google Workspace'in kusursuz olması değil; tanıdık, esnek olması ve diğer her şeyle iyi çalışması. Sıfırdan başlayan ekipler için bu birleşimin üstüne çıkmak zor.
[Google Dokümanlar] daha düzenli, kullanımı kolay, bazı açılardan biraz daha ucuz ve biraz daha kapsamlı bir şey yerine daha fazla esneklik sağlıyor.
Standart İşletim Prosedürleri ve Bilgi Yönetimi: İnsanların Unuttuğu Katman
Çoğu ekip projelerinin nerede yürütüleceğini ve ekiplerinin nasıl iletişim kuracağını düşünür. Daha azı kurumsal bilgilerin nerede tutulacağını düşünür; ta ki ihtiyaç duyup bulamayıncaya kadar.
Melody MacKeand'in açıkladığı gibi, "SOP'leri ve dokümantasyonu yönetmek için bir mekanizmaya" ihtiyacınız var ve bu mekanizma "Google Dokümanlar kadar basit" olabilir. Ancak şirketler büyüdükçe, daha özel çözümler anlam kazanmaya başlar. Ölçeklenmenin çeşitli aşamalarındaki ekiplerle çalışmış olan Megan Cotterman, Scribe'ı "şirketler büyüdükçe bu SOP'lerden bazılarını belgelemek için gerçekten harika bir seçenek" olarak belirtti ve çalışan sayısı arttıkça, kurumsal hafızaya güvenmeden bilginin tekrarlanabilir süreçlere dönüştürülmesini sağlayan bilgi tabanlı sistemlerin özellikle değerli hâle geldiğini ifade etti.
Bu, ilk aşamadaki ekiplerin çoğunun yeterince yatırım yapmadığı ve bu yatırım eksikliğinin maliyetinin beklenenden daha geç ortaya çıktığı kategoridir.
Değerlendirmeye Değer Özel Eklemeler
Temel teknoloji yığınının ötesinde, belirli kullanım alanları için gündeme gelen ve dikkate alınmaya değer birkaç araç daha var.
Görsel iş birliği ve beyin fırtınası için deneyimli proje yöneticisi Alexa Alfonso, temel kurulumunun bir parçası olarak Google Workspace ve Slack'in yanı sıra Miro'yu da dahil etti. Performans yönetimi ve ekip geri bildirimleri için Lattice'ten de bahsetti ve onu "geri bildirim sağlamak ve performans yönetimi gibi farklı şeyleri yönetmek için gerçekten kullanışlı" olarak tanımladı.
[Lattice] geri bildirim sağlamak ve performans yönetimi gibi farklı şeyleri yönetmek için gerçekten kullanışlı.
Geliştirme ekipleri için Ryan Gilbreath, yapay zekâ destekli kodlama araçlarının en baştan kullanılması gerektiğini güçlü bir şekilde savundu: "sıfırdan başlayabilseydim... içinde bir yapay zekâ asistanı bulunan, neredeyse bir kod düzenleyici gibi çalışan... Copilot, VS Code veya Cursor gibi bir teknoloji yığını önerirdim." Ona göre bu artık geliştirici odaklı ekipler için isteğe bağlı değil; temel bir beklenti.
Kişisel veya büyük ölçüde özelleştirilmiş bir sistem kuranlar için Megan Cotterman, Notion'ın kendi iş akışında yer edinmesinin nedenini şöyle açıkladı: "kendi kişisel teknoloji yığınım için Notion'ı kullanarak bir sistem kurdum; çünkü yalnızca kendi kişisel yönetim sistemim için her ihtiyaca uyan tek bir çözüm istiyordum." Hazır ve basit bir çözümden çok esneklik ve özelleştirme sizin için önemliyse bunu değerlendirmeye değer.
Kendi kişisel teknoloji yığınım için Notion’ı kullanarak bir sistem kurdum; çünkü yalnızca kendi proje yönetimi sistemim için her ihtiyaca uyan tek bir çözüm istiyordum.
İdeal Teknoloji Yığını: Gerçekte Nasıl Görünüyor?
Peki tüm bunlar neye dönüşüyor? İdeal kurulumlarını açıklamaları istendiğinde, yanıtlar şaşırtıcı ölçüde benzerdi.
Kayla Keizer kendi idealini net bir şekilde özetledi: "hayalim, tercihen Productive gibi bir proje yönetimi aracı, Slack, tüm Google araçları, Zoom ve sonra bitmesi olurdu. Hayatınız bundan ibaret." Julia Rajic de benzer bir noktaya geldi: "Google araçları paketi, Slack ve temel proje yönetimi işlerini yapan bir şey... muhtemelen benim kombinasyonum bu olurdu." Melody MacKeand ise gerçekten boş bir sayfayla başlama fırsatı verilse proje yönetimi platformu olarak Teamwork'ü, iletişim için Slack'i ve dokümantasyon için Google Dokümanlar'ı tercih edeceğini söyledi; "çünkü daha düzenli, kullanımı kolay, bazı açılardan daha ucuz ve daha fazla esneklik sağlıyor."
Üç farklı kişi, belirli araçlar açısından üç küçük farklılık; ancak temel mimari aynı. Bir proje yönetimi platformu. Bir iletişim katmanı. Bir dokümantasyon katmanı. Birbirine bağlı, basit ve önünüze engel çıkarmadan ölçeklenmek üzere tasarlanmış.
Sonuç
Herkes için mükemmel olan tek bir teknoloji yığını yok. Görüştüğümüz her uzman, ajansların ve ekiplerin birbirinden farklı olduğunu, kuruluşlar büyüdükçe ihtiyaçların değiştiğini ve en iyi aracın nihayetinde ekibinizin gerçekten kullanacağı araç olduğunu kabul etti.
Ancak buradaki örüntüleri görmezden gelmek zor. İletişim için Slack. Dokümantasyon için Google Workspace. Bulunduğunuz noktaya uygun bir proje yönetimi platformu — ister ClickUp, Asana, Jira, Teamwork ister başka bir araç olsun — ölçeklendikçe entegrasyona odaklanarak.
Matthew Fox meydan okumayı dürüstçe ifade etti: "Harika bir araç, hatta harika bir araç yığını bile bulamadım." Ancak konuştuğumuz uzmanlar çoğu kişiden daha fazla ilerleme kaydetti. Temel unsurlarla başlayın, başlangıçta aşırı mühendislik yapma dürtüsüne karşı koyun ve ileride sizi kaostan kurtaracak bağlantıları kurun. Bu, bunu zor yoldan çözmek zorunda kalan herkesin asıl çıkarımıdır.
