6 Adımda Başarılı Ekip İş Akışları Nasıl Oluşturulur

Ekip İş Akışı Örneği

Aşağıda pazarlama alanından bir iş akışı örneği yer alıyor. Ekipte bir dijital proje yöneticisi, pazarlama stratejistleri, içerik üreticileri, grafik tasarımcılar, geliştiriciler ve çevrim içi topluluk yöneticisi bulunuyor; bu kişiler bir pazarlama proje yönetimi platformu üzerinde bir araya geliyor.

Bir pazarlama kampanyası için kavramdan operasyonel yayına almaya kadar bir proje iş akışı şu şekilde görünebilir. 

1. Kampanya planlaması ve stratejisi: Pazarlama stratejistleri ve içerik ekibi kampanya hedeflerini (ör. daha fazla ürün satışı) belirler, hedef kitleyi tanımlar ve hangi dijital kanalların kullanılacağına karar verir. Temel mesajları, kaynak tahsisini, bütçeyi, stratejik hedefleri ve zaman çizelgelerini ortaya koyan bir kampanya stratejisi oluştururlar. 
2. İçerik oluşturma ve tasarım: İçerik ve tasarım ekibi, kampanyanın hedeflerine dayanarak yaratıcı varlıkları (ör. makaleler, videolar ve sosyal medya gönderileri) üretir. Proje yöneticisi, içeriğin yayımlanmaya hazır olduğunu, marka kurallarına uygun ve doğru biçimlendirilmiş olduğunu kontrol eder. 
3. Teknik uygulama: Ekibin teknik üyeleri açılış sayfalarını, yönetilebilir web varlıklarını ve analiz ve ölçüm araçlarını kurar. Ayrıca bunları şirketin CRM sistemleriyle entegre edebilir ve iş akışı otomasyonu dizilerini hazırlayabilirler.
4. Kampanyanın yürütülmesi: Ekip, kampanyayı dijital platformlarda başlatır ve yayına alma sürecini yakından izler; gerçek zamanlı verilere ve sonuçlara göre gerektiğinde düzenlemeler yapar.
5. İzleme ve analiz: Veri analistleri ve reklam uzmanları, önceden belirlenmiş ölçütleri kullanarak kampanyanın performansını takip eder. Bu süreç, çeşitli kanallardan veri toplamayı ve analiz etmeyi, sonuçları iletmek için raporlar oluşturmayı ve bir sonraki sefer için iyileştirmeleri takip etmeyi içerir.
6. İnceleme ve yineleme: Kampanyanın sonuçlarını paydaşlarla birlikte inceleyin ve nelerin iyi gittiğini, gelecekte nelerin iyileştirilebileceğini belirleyin. Ayrıca öğrendiklerinize dayanarak gelecekteki kampanyalar için düzenlemeler planlayın. 

Bu iş akışı, üst düzey bir proje planına benzer görünebilir; ancak aradaki fark, ekip iş akışının tekrar tekrar kullanılmak üzere tasarlanmış olmasıdır. Böylece ekibin başka bir dijital kampanya başlatması gerektiğinde, herkesin yolunda ilerlemesini sağlamak için bu ekip iş akışını yeniden kullanabilirler. 

Ekibin İş Akışını Yönetmek Neden Önemlidir?

Ekibinizin iş akışını yönetmenin önemli olmasının birkaç nedeni şunlardır: 

• Herkesi aynı noktada buluşturun: Ekibin iş akışını yönetmek, tüm ekip üyelerinin projenin hedeflerini, son teslim tarihlerini ve süreçlerini net bir şekilde anlamasına yardımcı olur. Herkesi aynı noktada buluşturarak ve ne yapılması gerektiğini netleştirerek karmaşayı azaltın ve ekibin çabalarını uyumlu hâle getirin.
• Sorumluluğu artırın: Herkes kendisinden ne beklendiğini bilir ve performansı bu beklentilere göre kolayca takip edebilirsiniz. Bu düzeydeki netlik, sorumluluk duygusu oluşturmaya yardımcı olur ve insanların görevlerinin sorumluluğunu üstlenmesini teşvik eder. 
• Boşa harcanan emeği azaltın: Etkili ekip iş akışı yönetimi, süreçleri yalınlaştırmanıza, gereksiz veya tekrarlanan görevleri ortadan kaldırmanıza ve kaynakların verimli şekilde tahsis edilmesini sağlamanıza yardımcı olur. Bu, projenin yürütülmesini hızlandırabilir ve boşa harcanan çabayı ve batık maliyetleri azaltabilir. 
• Uyum sağlama becerisini geliştirin: İyi tanımlanmış ve yönetilen bir iş akışı, çevik bir iş akışıdır. Ekiplerin süreç boyunca meydana gelen değişikliklere yanıt verebilmesi için esnektir. Proje kapsamındaki değişiklikler (örneğin kapsamın kontrolsüz biçimde genişlemesi), kaynaklardaki değişiklikler veya ekibin dengesini bozabilecek dış faktörler daha kolay yönetilebilir. 
• Sürekli gelişimi teşvik edin: Ekibin iş akışını, belirli bir zamandaki ekibin ve projenin ihtiyaçlarına uyacak şekilde güncelleyin. Bu, darboğazları veya verimsizlikleri ele almanıza ve süreç optimizasyonu fırsatlarını bulmanıza yardımcı olur; bu da zaman içinde olumlu performansın artmasını sağlayabilir. 

Ekip İş Akışı Nasıl Oluşturulur?

Bir iş akışı oluşturmak için yapılması gerekenleri ve kimlerin sürece dâhil olması gerektiğini belirleyin, tam olarak ne yapılması gerektiğini netleştirin ve ardından iş akışını test edip geliştirin ve uygulayın.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. İş Akışının Hedefini Belirleyin

İş akışıyla ulaşmayı hedeflediğiniz belirli amaçları tanımlayın. Bu, kampanyaları başlatmak için tekrarlanan bir süreç oluşturmak (yukarıdaki örnekte olduğu gibi), yazılım geliştirmek veya yeni ürünler oluşturmak olabilir. 

Net ve ölçülebilir hedefler, iş akışını ekibinizin ihtiyaçlarına göre uyarlamanıza, “okyanusu kaynatma” (yani aynı anda gereğinden fazla işi üstlenme) dürtüsünden kaçınmanıza ve iş akışınızın istenen sonuçlara ulaşıp ulaşmadığını belirlemenize yardımcı olur. 

2. Hangi Ekip Üyelerinin Sürece Dâhil Olması Gerektiğini Belirleyin

Hem sizin hem de ekibinizin her bölümden kimin sorumlu olduğunu net bir şekilde bilmesini sağlamak için iş akışının her bir bölümüyle ilgili rolleri ve sorumlulukları belirleyin—unutmayın, pazarlama kaynaklarını doğru şekilde tahsis etmek çok önemlidir!

İpucu

Yazılım araçları kaynakları tahsis etme, atama ve planlama sürecini çok daha kolay hâle getirir ve birçok araç tekrarlanan ve manuel görevleri azaltabilecek otomasyonlar sunar. Başlangıç noktası olarak inceleyebileceğiniz bir pazarlama kaynak yönetimi yazılımı listesi burada.

Herkesin adını, rolünü ve fotoğrafını gösteren bir belge oluşturarak bunu somut hâle getirin. İnsanlar kendilerini sürecin bir parçası gibi hissetmekten hoşlanır ve bu görsel temsil, insanları bir araya getirmeye ve ortak bir sahiplenme duygusu oluşturmaya yardımcı olabilir; özellikle uzaktan çalışırken. 

3. Süreçteki Görevleri ve Adımları Listeleyin

Sürece dâhil olacak kişileri bir araya getirin ve hedefe nasıl ulaşacağınızı planlayın. İş akışını ayrıntılı görevlere ve adımlara ayırın. Her biri uygulanabilir olmalı ve iş akışının hedeflerine ulaşmak için gerekli olmalıdır.

Tam olarak ne yapılması gerektiğini netleştirmek için görevleri taslak hazırlama, inceleme, düzenleme, geliştirme, onaylama, test etme veya yayımlama/dağıtıma alma gibi fiillerle tanımlayın. Süreçteki her görevi veya adımı kimin yürüteceğine ilişkin ayrıntıları ekleyin ve bunları belgeleyin. Planlama ve iş akışı oluşturmanın bu bölümünde bir RACI tablosu kullanmayı çok faydalı buluyorum. 

4. İş Akışının Şemasını Oluşturun

Şemalar ve akış çizelgeleri kullanarak iş akışını görsel olarak haritalandırın. En iyi ve en anlaşılır şekilde sunabildiğimden emin olmak için iş akışı haritalamasını her zaman önce kâğıt üzerinde yapmayı tercih ederim. 

Örneğin, büyük bir yazılım şirketi için müşteri destek süreçleri geliştirdiğim önceki bir görevimde, her müşteri hizmetleri ekibi sürecini gösteren görsel iş akışları oluşturdum. Her biri için fiiller ve eylem odaklı iş akışı adımı başlıklarının yanı sıra karar noktaları, istenen sonuçlar ve sorumlu tarafları kullandım.

5. İş Akışını Test Edin ve Ayarlayın

Tam uygulamadan önce, sorunları veya darboğazları belirlemek için iş akışını küçük ölçekte test edin. Herhangi bir katılımcıdan gelen geri bildirimlere göre ayarlamalar yapmaya hazır olun! 

Bu, sürecin riskini azaltmaya ve işler fazla karmaşıklaşmadan veya hacim yönetilemez hâle gelmeden önce sürecin ilk günlerinde tüm aksaklıkları belirleyip çözmenize yardımcı olur ve düzensiz bir çalışma ortamının oluşmasını önler. İşlerin nasıl gittiğini anlamak ve değişiklikleri anında yapmak için çekirdek ekiple haftada bir kontrol toplantısı gerçekleştirin.

Herhangi bir değişiklik yaptıktan sonra tüm çıktıları güncelleyin ve ekibi bilgilendirin. Büyük değişiklikler yaparsanız ekip iş akışının ikinci bir pilot uygulamasını veya testini gerçekleştirin.

6. İş Akışını Uygulayın ve Sürekli Geliştirmeye Devam Edin

Sürekli izleme ve yineleme, koşullar değiştikçe iş akışının güncel ve verimli kalmasını sağlamanıza yardımcı olur. Yaptığınız değişiklikleri belgelemeyi unutmayın ve benzer bir iş akışı oluşturmanız gerektiğinde bu iş akışını bir şablon olarak kullanıp kullanamayacağınızı değerlendirin.

İş Akışlarınızı Geliştirmeye Yönelik İpuçları

İş akışlarını etkili olacak şekilde geliştirmek, sürdürmek, yinelemek ve optimize etmek için bazı ipuçlarını burada bulabilirsiniz. 

1. Teknolojiyi Dikkatle Değerlendirin 

İş akışlarınızı en baştan bir yazılımda planlamamanızı ve tasarlamamanızı öneririm; çünkü bunalmak kolaydır ve iş akışı planlamasının gerçekten önemli unsurlarını gözden kaçırabilirsiniz. Bunun yerine kalem ve kâğıtla başlayın.

İş akışınızı araçları kullanabilecek kadar iyi anladığınızda seçici olun. Ekibin acil ihtiyaçlarına uyan ve kullanılan diğer sistemlerle birlikte iş akışlarınızla sorunsuz biçimde entegre olan araçları seçin. Her aracın özelliklerini iş akışı gereksinimlerinizle karşılaştırarak değerlendirin ve kullanıcı dostu olup olmadığını göz önünde bulundurun.

Proje yönetimi araçları veya proje planlama araçları, iş akışı haritalama araçları ve iş akışlarını ve iş süreçlerini yönetmeye yardımcı olacak iş birliği sistemlerinin bir karışımına ihtiyaç duyduğunuzu fark edebilirsiniz.  

2. Her Şeyi Belgeleyin

İnsanların neler olup bittiğini bilmesini istiyorsanız ne olması gerektiğini, neden olması gerektiğini ve bunu kimin yapması gerektiğini belgelemelisiniz. Kapsamlı iş akışı belgeleri şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlar; ayrıca yeni ekip üyelerinin işe alıştırılması veya proje geçmişinin incelenmesi için çok değerli olabilir. 

Uzman İpucu

Kontrol listeleri basit görünebilir, ancak iş akışları oluşturmak ve yönetmek için en iyi yardımcınız olabilirler. Hızlı bir evet/hayır göstergesiyle herkesin tam olarak neyin yapılıp neyin yapılmadığını anlamasına yardımcı olurlar.

Belgeleme yapmayı sevmiyorsanız veya belge geliştirme konusunda kendinizi rahat hissetmiyorsanız Grammarly veya ChatGPT gibi yazma araçlarını öneririm. ChatGPT'yi belgeleme amacıyla kullanmanın bir başka akıllıca yolu, neyi ve hangi formatta gerçekleştirmeye çalıştığınızı anlayan özel olarak eğitilmiş bir GPT oluşturmaktır veya böyle bir GPT kullanmaktır.

3. Müşteri Geri Bildirimlerini Entegre Edin

Müşterilerin iş hacmi, hizmet veya desteğin diğer unsurları hakkındaki geri bildirimleri, ekip iş akışınızda bir sorun olduğunun göstergesi olabilir. 

Müşterilerin geri bildirim sağlayabileceği fırsatlar oluşturun ve yineleme girdisi olarak müşteri geri bildirimlerini analiz edip bunlara yanıt verecek bir süreç uygulayın. Olumlu ve olumsuz geri bildirimlerin bir karışımını elde etmek için müşterilerden geri bildirim isteyin; belirli geri bildirimler almak için anketlerden ve odak gruplarından yararlanın. 

4. Esnekliğe ve Uyarlanabilirliğe Öncelik Verin

Doğası gereği esnek olan ve iş akışı ihtiyaçları, ekip dinamikleri veya dış ortamlar değiştikçe ayarlamalara olanak tanıyan ekip iş akışları tasarlayın. İş akışının uyarlanabilirliğini değerlendirmek ve gerektiğinde ayarlamalar yapmak için düzenli kontrol noktaları oluşturun.

İş akışının uygulanmasının ilk aşamalarında birçok değişiklik yapma eğilimindeyim; iş akışı istikrarlı hâle geldikten sonra ise üç aylık veya altı aylık incelemeler aracılığıyla uzun vadede gözlemlemeyi sürdürüyorum. Ayrıca belirli müşterilerden, paydaşlardan veya ekip üyelerinden gelen geri bildirimleri de derhâl inceliyorum. 

5. Yalnızca İnsanlara Değil, Rollere Odaklanın

Her kişinin kuruluş içinde üstlendiği role odaklanın; böylece biri ayrılırsa rolünün sorumlulukları konusunda hâlâ netlik sahibi olursunuz. Bu, yeni bir ekip üyesinin hızla işe uyum sağlamasını da kolaylaştırır. 

Uzman İpucu

İşten çıkarmalar, ekip iş akışlarını ve projeleri çoğu zaman beklenmedik şekillerde etkiler. İnsanlar bir kuruluştan ayrıldığında ve yerlerine yenileri alınmadığında, işlevler arası ekiplerde kalan kişiler onların bilgi, beceri, deneyim ve kapasitesinden yoksun kalır.

İşten çıkarma gibi beklenmedik bir değişiklikten sonra yeniden toparlanmak için bazı ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz: 

1. Kalan kişileri ve rolleri hızla yeniden değerlendirin ve boşlukları belirleyin. Çalışmaları mevcut ekip üyeleri arasında dağıtmak için yöneticiler ve liderlikle birlikte çalışın. 
2. Özellikle ekipler arası iş akışlarında, ekip içinde ve departmanlar arasında iletişimin sıklığını ve netliğini artırın. 
3. Kalan ekip üyelerine ve yeni roller veya sorumluluklar üstlenen ekip üyelerine ek eğitim ve destek sunun. Bu, geçiş sürecini kolaylaştırabilir ve çalışan motivasyonundaki önemli düşüşleri azaltabilir. 
4. İşlerin ilerlemeye devam etmesini sağlamak için sürecinizin ve aldığınız önlemlerin etkililiğini incelemeyi sürdürün. Geri bildirimlere açık olun ve ekibinizin değişen kapasitesine uyum sağlamak için iş akışınızı değiştirmeye hazırlıklı olun. 

Sırada Ne Var?

Hayran olduğunuz veya gerçekten iyi çalıştığını düşündüğünüz ekip iş akışları varsa bunları duymak isterim! Başarı ve başarısızlık hikâyelerini paylaşmak ve bizimle birlikte öğrenmek için DPM Topluluğu'na katılın.