Projelerde Kaynak Yönetiminden Kim Sorumludur?
Bir proje yöneticisi olarak, bir proje için gereken işe alım, personel yerleştirme veya diğer kaynakların yönetimi konularında yardımcı olmanız hiç istendi mi?
Bu, bazı ajanslarda veya proje yönetimi ofislerinde (PMO'larda) oldukça tipiktir; diğerlerinde ise kendinizi biraz sudan çıkmış balık gibi hissedebilirsiniz. Bazen proje yöneticisi olarak mevcut kaynaklar üzerinde kontrolünüz olmaz. Diğer zamanlarda ise biraz daha fazla etkiniz olabilir.
Öyleyse projelerinizde kaynak yönetiminde kimlerin rol oynayabileceğine ve bir PM olarak ihtiyacınız olanı elde etmek için etkinizi nasıl kullanabileceğinize bakalım.
Kaynak Yönetimi Nedir?
Kaynak yönetimi, size teslim etmekle yükümlü olduğunuz projeyi tamamlamak için doğru ekip üyelerine, tedariklere ve bütçeye sahip olmanızı sağlar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kitaplarda anlatılan kaynak yönetimi süreci, paranın genellikle kaç kişiye ve ne kadar ekipmana (veya hangi tür ekipmana) sahip olabileceğinizi belirlemesi nedeniyle çoğunlukla bütçeyle başlar.
İstenen ekip üyelerine, tedariklere ve hatta muhtemelen programa dayalı doğru tahminlere sahip olmak önemlidir. Aynı anda proje üzerinde çalışan daha fazla kişiyle daha hızlı çalışabileceğiniz mantıksal olarak açıktır. (Ayrıca bkz.: Proje Tahminlerinin Bilimi (& Sanatı) + En İyi 6 Teknik.)
Başlangıç toplantısından önce ve proje planlaması sırasında, proje ekibinde kimlerin yer alacağını ve hangi araçlara veya yazılım lisanslarına ihtiyaç duyabileceklerini belirlemeniz gerekir.
Proje sırasında kaynak yönetimi; herhangi bir program çakışması yaşanmamasını ve herkesin hangi işin ne zaman yapılacağını net olarak bilmesini sağlamak için ekip üyeleriyle veya diğer proje yöneticileriyle koordinasyon kurmak anlamına gelebilir. Belirli projelerin diğerlerinden öncelikli olup olmadığını ve bunun zaman çizelgelerinizi veya kaynaklarınızı nasıl etkileyebileceğini belirlemek de çok önemlidir. Kaynak planlama yazılımı bu süreç boyunca son derece yararlı olabilir.
Şirket içi kaynak yöneticisi olarak bir projede çalıştığınızda veya müşterilere faturalandırma yapmadığınız dahili bir projeyle görevlendirildiğinizde, bu durum bir ajans projesi için kaynak sağlama ve faturaların müşteri ücretleriyle ödenmesinden biraz farklı görünebilir.
Bu durumda kaynak yöneticisi, hatta proje yöneticisi, her kişinin ne yapacağını ve bunu nasıl yapacağını belirlemek ve ekibin projeyi gereken zaman aralığında tamamlamak için ihtiyaç duyduğu başka araçlar veya kaynaklar olup olmadığını öğrenmek üzere atanmış proje ekibini bir araya getirerek işe başlayabilir.
Proje Yönetimi ve Kaynak Yönetimi Nasıl İlişkilidir?
Proje yönetimi ve kaynak yönetimi, proje planlamasındaki rolleri bakımından yakından ilişkilidir. Bazı durumlarda proje planlaması ve kaynak yönetimi planlaması eş zamanlı olarak gerçekleşebilir.
Tamamlanmış bir kaynak tahsisi olması, proje yöneticisi olarak proje planlarınızı ve programlarınızı oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ayrıca proje sırasında ekip üyelerinin zamanı veya satın alabileceğiniz şeyler (yazılım lisansları, donanım vb.) üzerinde herhangi bir kısıtlama olup olmadığını da bilirsiniz.
Bazı proje yönetimi veya kaynak yönetimi yazılımları, bütçenizin (veya ekibinizin emeğinin) proje yaşam döngüsü boyunca nasıl tahsis edilmesi gerektiğini öngörmek için bütçe tükeniş grafikleri oluşturmanıza olanak tanıyabilir.
Bir Projede Kaynak Yönetiminden Kim Sorumludur?
Bu sorunun yanıtı esas olarak kuruluşunuza bağlıdır. Çalıştığınız kuruluşun büyüklüğüne ve türüne bağlı olarak aşağıdaki kişiler veya roller kaynak yönetiminden sorumlu olabilir:
- Proje yöneticisi, yani siz (hadi ama, bunun geleceğini biliyordunuz)
- Operasyon yöneticisi
- Kaynak yöneticisi
- Ajans sahibi
- Operasyonlardan sorumlu genel müdür veya başkan yardımcısı
- Bölüm veya birim yöneticisi
- PMO lideri
- Pazarlama kaynak yöneticisi
Bu sorunun yanıtı, projenin hangi aşamada olduğuna bağlı olarak da değişebilir. Örneğin, bir kaynak yöneticisi veya operasyon ekibinden biri, proje başlamadan önce proje ekibi üyelerini ve diğer kaynakları atamaktan sorumlu olabilir. Ancak işler değiştikçe proje başladıktan sonra proje yöneticisi, bölüm başkanı veya ekipteki başka bir lider bazı kaynak yönetimi sorumluluklarını üstlenebilir.
Kaynak Yöneticisi Nedir?
Yukarıda belirttiğimiz gibi, bazı kuruluşlarda özel bir kaynak yöneticisi bulunur. Peki bu ne anlama gelir ve bu kişi bütün gün ne yapar?
Kaynak yöneticisi, şirketin tüm kaynaklarını günlük olarak yönetmekten sorumludur. Bu; kişilerin kapasitesini ve uygunluğunu takip etmeyi, bilgisayarları ve diğer ekipmanları tahsis etmeyi ve şirket genelinde yazılım lisanslarını yönetmeyi gerektirebilir. Ayrıca proje yöneticilerini veya şirketin diğer liderlerini, mevcut kaynaklardaki açıklar ve kaynak eksiklikleri hakkında bilgilendirir.
Bu kişi, ekip üyelerinin uygunluğuna bağlı olarak yeni projelerin nasıl (ve ne zaman) başlayabileceği konusunda tavsiyelerde bulunur; bu da güvenilir bir danışman olarak şirket liderleriyle veya kuruluşun satış ekibiyle sık sık iletişim kurduğu anlamına gelir.
Kaynak Yöneticisi ve Proje Yöneticisi
Kaynak yöneticisinin yaptığı işlerin bazıları, proje yöneticisinin yaptıklarına oldukça benzer; ancak buradaki temel fark ölçekle ilgilidir. Kaynak yöneticisi, tüm kuruluş için genel sorumluluğu üstlenir. Buna karşılık proje yöneticisi, yalnızca projelerin bir alt kümesi üzerinde (veya boyuta ve kapsama bağlı olarak yalnızca bir proje üzerinde) çalışabilir.
Bunun istisnası, yalnızca bir proje yöneticisi bulunan küçük bir kuruluş olabilir. Ancak bir grup proje yöneticisine veya bir proje yönetim ofisine sahip büyük şirketler ya da ajanslar söz konusu olduğunda, kaynak yöneticisi tüm proje yöneticilerinin kaynaklarını ve bu kaynakların diğer girişimler veya yeni projeler için ne zaman uygun olup olmadığını değerlendirir.
Kaynak Yöneticisinin Temel Sorumlulukları
Kapasite planlaması
Bir kaynak yöneticisinin hayati sorumluluklarından biri kapasite planlamasını denetlemektir. Bu, gelecekte hangi kaynakların projelerde rezerve edildiğini bilmelerini sağlamak anlamına gelir.
Örneğin, bir geliştiricinin önümüzdeki sekiz hafta boyunca tam zamanlı olarak bir projede çalıştığını ve ardından proje tamamlanırken dört hafta daha yarı zamanlı çalışacağını görebilmelidirler.
Bu, yeni projede başlangıçta yalnızca yarı zamanlı çalışması gerekiyorsa geliştiricinin sekiz hafta içinde başka bir projede çalışmaya başlayabileceği anlamına gelir. Yalnızca tek bir örneğe bakıldığında bu oldukça basit görünse de kaynak yöneticisi çok daha büyük ekiplerin programlarını koordine ediyor olabilir; dolayısıyla bu iş zaman alabilir.
Kaynak yöneticisinin ayrıca proje yöneticilerine, şirket liderlerine ve proje kaynaklarını kullanan veya yöneten diğer önemli paydaşlara kapasite hakkında raporlama yapması gerekebilir. Bu raporlama düzenli olarak yapılabileceği gibi, yaklaşan projeler ve yeni fırsatlar değerlendirilirken gerçek zamanlı olarak da yapılabilir.
Kaynak tahsisi
Kapasiteyi ve kaynak kullanım oranlarını anlamanın yanı sıra kaynak yöneticisi, kaynak tahsisi için kullanılan yöntemleri de denetler. Bu, ekip üyelerini projelere atamak veya gerekli ekipmanları dağıtmak şeklinde olabilir.
Kaynak yöneticisi ayrıca ekipmanları veya sözleşmeleri yaşam döngüleri boyunca yönetebilir, eski ekipmanlar arızalanmadan önce yedek ekipman sipariş edilmesini denetleyebilir, sözleşmelerin sona erme tarihlerini yönetebilir ve gerekli lisansları iptal edebilir veya yenileyebilir.
Bu rolün bir yönü, iş yasalarına uyulduğundan emin olmak için insan kaynaklarındaki biriyle yakın çalışmayı da gerektirebilir. ABD'de ve dünyanın birçok bölgesinde çalışma saatlerinin sınırları, zorunlu molalar ve şirketlerin fazla mesai ücretini ne zaman ödemesi gerektiği hakkında yasalar vardır.
Kaynak yöneticisinin, ekip üyelerinin sınıflandırmalarına uygun şekilde planlandığından emin olması gerekir. Bu, özellikle yarı zamanlı veya sözleşmeli ekip üyeleri söz konusu olduğunda önemlidir.
Kaynak çatışmalarını yönetme
Kaynak yöneticisi, kaynak çatışmalarının yönetilmesine de yardımcı olabilir. Bunun iki temel nedeni vardır. İlk olarak, bu kişi çatışmayı proje yöneticisi veya ilgili kişi fark etmeden önce proaktif bir şekilde öngörebilir.
Bu, herhangi bir çatışmaya yönelik çözümler geliştirmek için proaktif olarak fikir üretebilecekleri anlamına gelir. İkinci olarak, kapasiteyi kuş bakışı görebildikleri için çatışmaları veya aşırı rezervasyonu azaltmak üzere mevcut diğer kaynakları ya da benzer beceri setlerine sahip kişileri belirleyebilirler.
Ekipman veya lisanslarla ilgili çatışmalar söz konusu olduğunda kaynak yöneticisi, herkesin ihtiyaç duyduğu kaynaklara doğru zamanda erişebilmesini sağlamak için kaynakları planlamaya yardımcı olabilir. Bu mümkün değilse kaynak yöneticisi, ek parçalar satın almak için ilave bütçe ayrılıp ayrılamayacağını belirleyebilir.
Kaynak yönetimi araçlarını ve raporlamayı güncelleme
Kaynak yöneticisinin bir diğer sorumluluğu, bir kaynak yönetimi aracını güncel tutarak kaynak kullanımına ilişkin içgörü sağlamaktır. Bu araç, kuruluştaki herkesin kaynakların rezerve edilmiş mi yoksa uygun mu olduğunu veya belirli bir zaman aralığında ek kaynaklara ihtiyaç duyulup duyulmadığını görmesini sağlar.
Kaynak yöneticisi, tahmini proje ihtiyaçlarının gerçeklerle ne ölçüde örtüştüğünü anlamak için kuruluşun zaman takip sistemindeki verileri de inceleyebilir. Bu, ekip üyelerinin aynı anda farklı projelerde çalıştığı kuruluşlarda özellikle yararlı olabilir.
Daha fazlasını okuyun: En iyi çalışan kaynak yönetimi araçları hakkındaki uzman derlememizle personel ve planlama süreçlerini kontrol altına alın.
Proje yöneticileri ve şirket liderleriyle iş birliği yapmak
Kaynak yöneticisi zamanının büyük bir bölümünü Excel tablolarında veya kaynak yönetimi yazılımında geçirebilir, ancak işin tamamı bundan ibaret değildir. Proje yöneticileri ve kuruluştaki diğer liderlerle yüksek düzeyde iş birliği yapabilmeleri gerekir.
Bu, kaynak tahsislerini değerlendirirken üstün iletişim becerilerine sahip olmaları ve karar alma süreçlerini açıklayabilmeleri gerektiği anlamına gelir. Ortaya çıkabilecek durumlarla ilgili önceki deneyimleri sayesinde güçlü bir bakış açıları olabilir; bu bakış açısını, kaynak yönetimi sürecinden daha uzak olan diğer kişilere açıklayabilmeleri gerekir.
Kuruluşta kaynak yöneticisine bağlı olan birçok rol vardır. Örneğin bir İK yöneticisi, yeni çalışanları işe alırken ve işe alım süreçleri için programlarını oluştururken kaynak yöneticisiyle iş birliği yapabilir.
More Articles
Kuruluşta verimliliği en üst düzeye çıkarmak
Etkili kaynak yönetimi, kuruluşta verimliliği artırmak için kullanılabilir.
Projelerin planlanmasını, hepsinin doğru kaynaklara sahip olacağı (ve öngörülen proje bütçesi dahilinde veya altında tamamlanacağı) şekilde sağlamak verimliliği artırmaya yardımcı olabilir. İş gücü genellikle proje çalışmalarındaki en büyük maliyetlerden biridir; bu nedenle artan iş gücü maliyetlerini önlemek için iyi kaynak yönetimi teknikleri kritik öneme sahiptir.
Kaynak yöneticisi, her kaynağın kullanımını en üst düzeye çıkaracak şekilde kaynakların planlanmasına yardımcı olabilir. Ancak en üst düzey kullanım konusunda dikkatli olmak gerekir: Her personeli %100 veya daha fazla kullanım oranıyla planlamak tükenmişliğe yol açabilir.
Mola vermek, öğrenme fırsatlarından yararlanmak ve hatta gerekli idari işleri yapmak için proje çalışmaları dışında zaman ayrılmasını sağlamak kritik öneme sahiptir.
Ek personel ihtiyaçlarını belirlemek
Kaynak yöneticisi şirket kaynaklarının kullanımını iyi bir şekilde takip edeceğinden, ek personel ihtiyacının ne zaman ortaya çıkacağını öngörme konusunda eşsiz bir konuma sahiptir. Bu konuda personel ajansı yazılımını da yararlı bulabilirsiniz.
Kuruluşun ne tür bir kişiyi işe alması gerektiği konusunda insan kaynakları yönetiminden sorumlu kişiyi bilgilendirebilirler. Bu, yeni bir tam zamanlı pozisyon için olabilir veya ihtiyaçlar geçiciyse, bir açığı kapatmak ya da belirli bir ihtiyacı karşılamak üzere sözleşmeli kaynaklar ya da serbest çalışanlar önerebilirler.
İyi Kaynak Yönetimi Becerileri Geliştirmek
Proje yöneticileri olarak kaynak yönetimi disiplininden çok şey öğrenebiliriz. Bu beceriler, kendi projelerimizde günlük işleri yönetirken veya meslektaşlarımıza ve kuruluşlarımıza başarılı olmak için sahip olduğumuz ve ihtiyaç duyduğumuz kaynakları değerlendirmelerinde yardımcı olurken işimize yarayabilir.
Kaynak yöneticileri, proje ekiplerinin nasıl oluşturulacağı ve bireylerin güçlü yönlerinden nasıl yararlanılacağı konusunda benzersiz içgörülere sahip olabilir. Hepimizin faydalanabileceği beceriler.
Kaynak yönetimi becerilerinizi geliştirmek istiyorsanız veya deneyimli bir kaynak yöneticisinin yardımı olmadan kaynakları yönetmekle görevlendirildiyseniz, öğrenmenize ve gelişmenize yardımcı olacak daha fazla makalemiz var. Başlangıç yapmanıza yardımcı olması için en iyi ücretsiz kaynak yönetimi yazılımları listemize göz atın.
Daha fazla ipucunu, püf noktasını ve en iyi uygulamayı doğrudan gelen kutunuzda görmek ister misiniz? Bültenimize buradan kaydolun!
