Proje Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir

Proje Yönetimi Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gereken 4 Şey

Proje araçlarını kullanma deneyimime dayanarak; entegrasyonlara, ölçeklenebilirliğe, role dayalı erişime ve proje verilerini anlaşılır hâle getiren raporlamaya odaklanıyorum:

1. Mevcut Araçlarınızla Entegrasyon

Entegrasyonlar, proje yönetimi yazılımını ekibinizin hâlihazırda kullandığı sohbet, takvim, kod deposu ve dosya depolama gibi araçlara bağlar.

Temel entegrasyonların iş akışınızın ihtiyaç duyduğu verileri senkronize edip etmediğini kontrol edin ve yinelenen kayıtlara veya manuel güncellemelere dikkat edin; “Bu iş akışının çalışması için hangi araçların bilgi alışverişi yapması gerekiyor?” diye sorun.

Uzaktan veya farklı konumlara dağılmış ekipler için ekip üyelerinin projeleri farklı konumlardan yönetebilmesini sağlamak amacıyla mobil erişimi ve gerçek zamanlı senkronizasyonu da test edin.

Örneğin, muhasebe için Xero kullanan inşaat şirketleri, Xero ile çalışan inşaat proje yönetimi yazılımlarını tercih etmelidir.

Bir tanıtım veya ücretsiz deneme sırasında sorunsuz veri akışını doğrulamak için bu entegrasyonları test edin. Manuel güncellemeleri ve hataları azaltmak, inşaat proje yönetimi yazılımının önemli bir faydasıdır.

2. Ekibiniz Büyüdükçe Ölçeklenebilirlik

Ölçeklenebilirlik, ekibiniz büyüdükçe yazılımın daha fazla kullanıcıyı, projeyi ve iş akışı karmaşıklığını yönetebilmesi anlamına gelir. Kullanım arttıkça esnek izinler, raporlama ve net fiyatlandırma sunan çözümleri tercih edin; henüz ihtiyacınız olmayan kapasite için ödeme yapmaktan kaçının. Şunu sorun: Hangi ekip büyüklüğü veya proje hacmi yükseltme gerektirir ve bunun maliyeti ne olur?

Planları değiştirmek veya özellik eklemek için alınabilecek ek ücretlerin yanı sıra sağlayıcının işe alıştırma, eğitim ve müşteri desteği seçeneklerini kontrol edin.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Role Dayalı Erişim ve İzinler

Role dayalı erişim, proje verilerini kimlerin görüntüleyebileceğini, düzenleyebileceğini, onaylayabileceğini veya yönetebileceğini kontrol etmenizi sağlar. Ekip sorumluluklarıyla uyumlu, ayrıntılı ve kolayca denetlenebilen izinler sunan çözümleri tercih edin ve geniş kapsamlı, paylaşılan erişime dayanan araçlardan kaçının. Hassas proje ayrıntılarına kimlerin erişmesi gerektiğini ve hangi işlemleri gerçekleştirebilmeleri gerektiğini sorun.

Ayrıca iş akışlarını, alanları ve şablonları özelleştirip özelleştiremeyeceğinizi ve atamalar, bildirimler ve durum güncellemeleri gibi rutin görevleri otomatikleştirip otomatikleştiremeyeceğinizi kontrol edin.

4. Raporlama ve Veri Görünürlüğü

Raporlama, proje faaliyetlerini ilerleme, iş yükü, riskler ve teslimat eğilimleri görünümlerine dönüştürür. Projeye, ekibe ve zaman aralığına göre filtreleyebileceğiniz raporları tercih edin ve metriklerin nasıl hesaplandığını gizleyen gösterge panellerinden kaçının.

Şunu sorun: Ekibiniz proje verilerinden hangi kararları almalı ve yazılım bu kararların arkasındaki bilgileri gösterebiliyor mu?

Proje Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir: 5 Adımlı Bir Çerçeve

İş akışınızı değerlendirmek, aracın uygunluğunu test etmek ve bilinçli bir seçim yapmak için şu beş adımı kullanın:

1. Adım: İhtiyaçlarınızı Belirleyin

Tek bir ürün sayfasını bile açmadan önce, aracı her gün kullanacak kişilerle konuşun. Deneyimlerime göre ekiplerin demoda harika görünen ancak bir ay sonra sessizce terk edilen yazılımları seçmesine yol açan şey, bu adımı atlamalarıdır.

İşlerin ekibiniz içinde gerçekte nasıl ilerlediğini, nasıl ilerlemesi gerektiğini değil, haritalandırarak başlayın. Bu ikisi nadiren aynıdır ve aralarındaki fark, gerçek gereksinimlerinizin bulunduğu yerdir.

Herhangi bir konuda karar vermeden önce şu paydaşlarla konuşun:

• Proje yöneticileri: Otomatik olması gereken neleri manuel olarak takip ediyorlar? İşler nerelerde gözden kaçıyor?

• Ekip liderleri ve bireysel katkı sağlayanlar: Mevcut iş akışlarındaki hangi adımlar onlara fazladan iş gibi geliyor? Her günün başında ne görmek isterler?

• Yöneticiler ve sponsorlar: Karar vermek için hangi proje verilerine ihtiyaç duyuyorlar ve bu verilere ne sıklıkta ihtiyaç duyuyorlar?

• BT veya operasyon ekipleri: Gerçekte neleri kullanabileceğinizi şekillendirecek hangi güvenlik, uyumluluk veya entegrasyon kısıtları var?

Bu görüşmeleri yaptıktan sonra gereksinimlerinizi şekillendirmek için şu soruları kullanın:

• Temel iş türü nedir: görev tabanlı teslimat, devam eden operasyonlar veya ikisinin bir karışımı mı?

• Kaç kişinin erişime ihtiyacı var ve farklı izin düzeylerine ihtiyaçları var mı?

• Yazılımın ilk günden itibaren hangi araçlara bağlanması gerekiyor?

• Seçeneklerinizi sınırlayan uyumluluk, veri yerleşimi veya güvenlik gereksinimleri var mı?

• Altı ay sonra "başarı" nasıl görünecek ve bunu nasıl ölçersiniz?

Bu adımın sonunda, olmazsa olmazların kısa bir listesini, ayrıca sahip olunması iyi olacak özelliklerin ayrı bir listesini ve aracın desteklemesi gereken iş akışlarının net bir görünümünü elde etmiş olmalısınız. Bu ayrım çoğu ekibin fark ettiğinden daha önemlidir; iki listeyi birleştirmek, kimsenin kullanmadığı özellikler için gereğinden fazla ödeme yapmanıza yol açar.

2. Adım: Proje Yönetimi Yazılımı Tedarikçilerini Araştırın

Neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinize göre, piyasadaki seçeneklere bakmanın zamanı geldi. Google'da "en iyi proje yönetimi yazılımı" aratıp ilk sonuca tıklama isteğine karşı koymanızı öneririm. Bu listeler, ekibinizin durumuna uygun aracı değil, en popüler araçları tercih etmenize yönlendirebilir.

Bunun yerine birden fazla kaynak kullanın ve her birine farklı yaklaşın. Bu aşamayı ben şöyle ele alıyorum:

• Meslektaş incelemeleri: Ekibinizle aynı büyüklüğe, sektöre ve kullanım senaryosuna sahip kişiler tarafından yazılmış incelemeleri okuyun. Role göre filtreleyin; tek başına çalışan bir serbest çalışanın değer verdiği şeyler, 50 kişilik bir mühendislik ekibinin ihtiyaçlarından farklıdır.

• Analist ve karşılaştırma siteleri: Piyasayı haritalandırmak ve tedarikçilerin kendilerini nasıl konumlandırdığını anlamak için bunları kullanın. Derinlikten çok kapsam açısından faydalıdırlar.

• Topluluk forumları ve Slack grupları: Bunlar, tedarikçilerin reklamını yapmayacağı gerçek sorunları ortaya çıkarır. Araç adını "sorun", "kısıtlama" veya "şuradan geçiş yaptım" gibi kelimelerle birlikte arayın.

• Tedarikçi belgeleri: Yalnızca pazarlama sitesine değil, doğrudan ürün belgelerine gidin. Belgeler bir aracın gerçekte ne yaptığını anlatır; pazarlama ise sizin onun ne yaptığını düşünmenizi istedikleri şeyi anlatır.

• Güncel sürüm notları veya değişiklik günlükleri: Bunları her zaman kontrol ederim. Düzenli olarak güncelleme yayınlayan bir tedarikçi, kullanıcı geri bildirimlerine yanıt veren bir tedarikçidir. Güncelliğini yitirmiş bir değişiklik günlüğü uyarı işaretidir.

Başvurduğunuz her kaynağın kalitesini ve amacını değerlendirmek için bu tabloyu kullanın:

Satıcıları araştırırken ekibinizin büyüklüğünü ve iş ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun. Örneğin, bazı proje yönetimi araçları yeni girişimler ve küçük işletmeler için çok uygundur; kendi projelerini yöneten tek başına çalışan girişimciler ise gelişmiş özellikler yerine uygun fiyatlandırmayı, kolay işe alıştırma sürecini ve basit görev yönetimini önceliklendirebilir.

Bu adımın sonunda, gereksinimlerinize makul ölçüde uyan satıcılardan oluşan bir listeniz olmalı; henüz bir kısa liste değil, yalnızca daha yakından incelenmeye değer adaylar. Ben beş ila sekiz seçenek belirlemeyi hedeflerdim. Daha fazlası, sonraki adımları hızla yönetilemez hâle getirir.

Dikkate Alınması Gereken En İyi Proje Yönetimi Yazılımları

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
6. 6. Celoxis — Best for built-in PPM with live BI-grade reporting
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Ziggu — Best for client portal integration
10. 10. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite

3. Adım: Proje Yönetimi Yazılımları İçin Kısa Liste Oluşturun

Bu noktada adaylardan oluşan bir listeniz ve neye ihtiyacınız olduğuna dair net bir fikriniz var. Bu adım, listeyi ciddi biçimde test etmeye değer üç veya dört araca indirmekle ilgilidir. Deneyimlerime göre çoğu ekip bu çalışmayı atlayıp doğrudan tanıtımlara geçiyor; bu da hiçbir zaman uygun olmayacak araçların satış sunumlarını izleyerek saatlerini harcamaları anlamına geliyor.

İlk listenizi işe yarar bir kısa listeye indirmek için şu ölçütleri kullanın:

• Zorunlu gereksinim kapsamı: Araç, pazarlık konusu olmayan listenizdeki her öğeyi destekliyor mu? Bir tanesi bile eksikse aracı çıkarın. Bunun etrafından dolaşabileceğinizi varsaymayın.

• Fiyatlandırma yapısının uygunluğu: Fiyatlandırma modeli ekibinizin yapısıyla uyumlu mu? Kullanıcı başına maliyet, 10 kişilik bir ekiple 60 kişilik bir kuruluş için farklı etkiler yaratır. Gerçek rakamları hesaplayın.

• Entegrasyon derinliği: Ekip üyelerinizin her gün kullandığı araçlara bağlanıyor mu, yoksa bunları yalnızca desteklenen araçlar olarak mı listeliyor? Yerel bir entegrasyon ile üçüncü taraf bir geçici çözüm arasında gerçek bir fark vardır.

• Dağıtım ve güvenlik uygunluğu: BT veya uyumluluk gereksinimlerinizi karşılıyor mu? Satıcının barındırma konumlarının ve dağıtım seçeneklerinin veri yerleşimi gereksinimlerinizi karşılayıp karşılamadığını kontrol edin.

• İnceleme göstergesi: Ekibinizin büyüklüğüne ve iş türünüze sahip kişiler gerçekte ne söylüyor? Bir veya iki kötü inceleme bir aracı elemek için yeterli değildir, ancak tutarlı bir eğilim yeterlidir.

Tanıtımları planlamadan önce kalan adaylarınızı karşılaştırmak için bu tabloyu kullanın:

Son kısa listenize indirdiğinizde satıcılarla iletişime geçmenizi öneririm. Mümkünse aynı hafta içinde onlarla iletişime geçin; araçlar zihninizde tazeyken ve yanıtları yan yana karşılaştırabiliyorken görüşmelerden daha fazla verim alırsınız.

Tanıtımları planlarken gereksinim listenizle gelin ve satıcılardan standart sunumlarını değil, gerçek iş akışlarınızı size göstermelerini isteyin. Bir aracın gerçekten uygun olup olmadığını veya yalnızca uygunmuş gibi görünüp görünmediğini anlamanın en hızlı yolu budur.

Her tanıtımdan sonra araçları aynı gereksinimler, maliyetler ve entegrasyon ihtiyaçlarıyla karşılaştırın. Mümkün olduğunda ekip üyelerinin ücretsiz deneme sürecinde gerçek bir iş akışını test etmesini sağlayın. Ödünleri belgeleyin ve iş gerekçesinde önerilecek tercih ettiğiniz aracı belirleyin.

Bu adımın sonunda önermek üzere tercih ettiğiniz bir araç, bu seçiminiz için net gerekçeler ve gerekirse kullanabileceğiniz bir yedek seçenek olmalıdır.

4. Adım: İş Gerekçesini Oluşturun

Bir iş gerekçesi, bütçe onayı almak için yerine getirilen bir formalite değildir. Deneyimlerime göre, doğru aracı seçip seçmediğinizi sınamanın ve herhangi biri bir sözleşmeye imza atmadan önce beklentileri belirlemenin en net yoludur.

Bu adımın sonunda, paydaşlarınızın beş dakika içinde okuyup kendilerinden yapmalarını istediğiniz ödünü anlayabileceği bir veya iki sayfalık belgeniz olmalıdır.

İncelemeye dayanıklı bir gerekçe oluşturmak için şu süreci izleyin:

• Hiçbir şey yapmamanın mevcut maliyetini nicelendirin: Ekiplerin bugün manuel geçici çözümler, durum güncellemeleri ve koordinasyon görevleri için ne kadar zaman harcadığını tahmin edin. Kabaca tahminler bile işe yarar; amaç, mevcut durumun ücretsiz olmadığını göstermektir.

• Beklenen yatırım getirisini ve sonuçları özetleyin: Öngördüğünüz kazanımları 1. Adımda belirlediğiniz belirli iş akışı sorunlarıyla ilişkilendirin. Paydaşlarınızın zaten önem verdiği sonuçlara odaklanın: daha hızlı teslimat döngüleri, daha az kaçırılan son tarih ve iş yüküne ilişkin daha net görünürlük. Bir özelliğe dayandıramayacağınız sonuçları vadetmeyin.

• Gerçekçi bir maliyet tahmini oluşturun: Lisanslama, işe alıştırma, entegrasyon çalışmaları ve kurulum ile eğitim için harcanan dahili zamanı dahil edin. Çoğu ekip, son iki kalemi göz ardı ederek uygulama maliyetlerini düşük tahmin eder. Yalnızca bugünkü çalışan sayısını değil, 12 ve 24 ay sonraki öngörülen ekip büyüklüğünüzü de hesaba katın.

• Bir uygulama takvimi oluşturun: Kullanıma sunma sürecini aşamalara ayırın. Aşamalı bir yaklaşımın onaylanması daha kolaydır ve bir şeyler yolunda gitmezse toparlanmak da daha kolay olur. Hangi ekiplerin önce sisteme dahil olacağını ve her aşama için "tamamlandı" durumunun ne anlama geldiğini gösterin.

• Riskleri ve bunlarla nasıl başa çıkacağınızı belirtin: Benimseme riski genellikle en büyük risktir. Bunu doğrudan ele alın: İnsanlar yeniden e-posta ve elektronik tablolara dönerse planınız nedir? Entegrasyon riskini, veri taşıma karmaşıklığını ve sözleşmeye bağlı kilitlenmeleri de belirtin.

Paydaşlara sunmadan önce iş gerekçenizi düzenlemek için bu tabloyu kullanın:

Son belgeyi kısa tutardım. Gerekçeyi ortaya koymak için iki sayfadan fazlasına ihtiyacınız varsa muhtemelen yeterince özlü hale getirmemişsinizdir. Amaç her ayrıntıyı kapsamak değil; ödünleşimi açık hale getirmek ve kararı kolaylaştırmaktır.

Araçlar arasındaki fiyatlandırma astronomik ölçüde değişiyor. Kaç kullanıcı lisansına ihtiyacınız olduğunu, konukların nasıl yönetildiğini ve hangi eklentilerin gerektiğini göz önünde bulundurmanız önemli; çünkü maliyet hızla kontrolden çıkabilir.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Harvey Eckstein

Proje Yönetimi ve Yazılım DanışmanıOpens new window

5. Adım: Proje Yönetimi Yazılımınızı Uygulayın ve Kullanıcılarınızı Sisteme Dahil Edin

Doğru aracı seçmek işin yalnızca yarısıdır. Deneyimlerime göre kullanıma sunma süreçlerinin çoğu, yazılım yanlış olduğu için değil, ekip onu gerçekten kullanmaya hazırlıklı olmadığı için uygulama aşamasında sessizce başarısız olur.

Bu adımın amacı "bir araç seçtik" noktasından "ekip bu araçta tutarlı biçimde çalışıyor" noktasına geçmektir. Bu değişim kendiliğinden gerçekleşmez. Alışkanlığa dönüşmeden önce sorunları yakalayan bilinçli iletişim, net sahiplik ve bir geri bildirim döngüsü gerekir.

Sistemi kullanıma sunmadan önce şu temel uygulama unsurlarını ele aldığınızdan emin olun:

• Erken duyurun ve nedenini açıklayın: Ekibinize neyin değiştiğini anlatın, değişikliğin ne zaman gerçekleşeceğini ve en önemlisi neden yerine koyduğunuz yöntemden daha iyi olduğunu açıklayın. İnsanlar değişikliğin ardındaki nedeni anladıklarında araçları daha hızlı benimser.

• Yayına alma sorumlusu atayın: Kurulum, yapılandırma ve sorun giderme süreçlerinden sorumlu olacak birinin bulunması gerekir. Bunun tam zamanlı bir görev olması şart değil, ancak herkesin sorumluluğu da olamaz; aksi hâlde bu, aslında hiç kimsenin işi olmaz.

• Yayına almayı ekip veya iş akışına göre aşamalandırın: Her şeyi aynı anda taşımaya çalışmayın. Bir ekiple veya iş akışıyla başlayın, düzgün çalışmasını sağlayın, ardından kapsamı genişletin. Böylece işler ters giderse etkilenme alanını sınırlamış olursunuz.

• Eğitimi gerçek işler etrafında oluşturun: Genel anlatımlar kalıcı olmaz. Ekibinize bir demo senaryosu göstermek yerine, araçta yönetecekleri gerçek projeleri ve görevleri anlatın. Eğitimin etkili olmasını sağlayan şey budur.

• Geri bildirim dönemi belirleyin: Lansmandan iki ila dört hafta sonrasına, geri bildirimleri aktif olarak toplayacağınız bir tarih belirleyin. Bunu bir anketle değil, kısa bir toplantıyla yapmanızı öneririm. İnsanların yazmayacağı şeyleri sohbet sırasında duyarsınız.

• “Tamamlandı”nın ne anlama geldiğini tanımlayın: Başarılı benimsemenin ne anlama geldiği konusunda yayına almadan önce anlaşın. Araçta kaydedilen görevlerin belirli bir yüzdesi mi? Durum güncellemelerinin hatırlatma olmadan yapılması mı? Ölçütü belirleyin ki hedefe ne zaman ulaştığınızı bilin.

Canlıya geçmeden önce vermeniz gereken temel kararları takip etmek için bu tabloyu kullanın:

Bu adımın sonunda ekibiniz yalnızca giriş yapıyor değil, aracı kullanıyor olmalı. Bu ikisi arasında gerçek bir fark vardır. Girişler ilk hafta artış gösterir. Aracın tutarlı ve hatırlatma olmadan kullanılması, yayına alma sürecinin gerçekten işe yaradığını gösterir.

Sırada Ne Var?

Ekibiniz için doğru proje yönetimi yazılımına karar verme konusunda biraz daha yardıma ihtiyacınız varsa, seçeneklerinizi nerede daraltabileceğinizi görmek için proje yönetimi yazılımı gereksinimleri listenize yeniden göz atmanız faydalı olabilir.

Potansiyel tedarikçilerden sundukları hizmetler hakkında daha fazla bilgi almak için bir proje yönetimi yazılımı RFP'si de oluşturabilirsiniz.

Gitmeden Önce…

Adımları hatırlamanıza yardımcı olacak kullanışlı bir görsel kontrol listesi ister misiniz? Yardımcı olabilirim! Görsel kontrol listemizi buradan indirin: