Kaynak Riski Nedir & Etkili Bir Şekilde Nasıl Yönetilir
Riski Bir Uzman Gibi Yönetin: Kaynak riski; genellikle bütçe kısıtları, yetenek eksiklikleri veya tedarik zinciri sorunları nedeniyle yeterli ya da doğru kaynakların bulunmamasından kaynaklanır. Proaktif yönetim ve yaratıcı çözümler, bu riski azaltmanın temel unsurlarıdır.
Sınırlı Bütçeler İçin Çözümler: Bütçe kısıtlarıyla karşılaştığınızda, projeyi bütçeyi aşmadan veya işlevsellikten ödün vermeden tamamlamak için proje takvimini uzatmayı, kapsamı daraltmayı ya da daha az karmaşık çıktılar sunmayı değerlendirin.
Aklıca Tahmin Yapın: Hatalı tahminler kaynak risklerine yol açabilir. Karmaşıklığı ve beklenmeyen durumları göz önünde bulundurarak tahminlerinizi iyileştirin ve projenin tamamlanması için yeterli zaman ve bütçe ayırın.
Bir proje yöneticisi olarak hangi kaynakların mevcut olduğu üzerinde her zaman kontrolünüz olmayabilir. Bu da bir projedeki kaynak riskini gerçek bir zorluk hâline getirir.
Kaynak riskini proaktif bir şekilde nasıl yöneteceğinizi ve kendinden emin şekilde nasıl tepki vereceğinizi öğrenin, kaynak yönetimi becerilerinizi geliştirin ve projenin başarılı olma olasılığını artırın.
Kaynak Riski Nedir?
Kaynak riski, proje işlerini tamamlamak için yeterli sayıda (veya doğru) kaynağa sahip olmamaktan kaynaklanan belirli bir proje riski türüdür.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kaynak riski; yeterli bütçeye, personele, belirli beceri setlerine veya proje işlerini gerçekleştirmek için doğru yazılıma ya da ekipmana sahip olmamaktan kaynaklanabilir. Nedenleri arasında değişen zaman çizelgeleri, temel yetkinliklerin eksikliği veya tedarik zinciri sorunları yer alır.
Kaynak Riski Örnekleri
Kaynak riskini yönetmeye daha iyi hazırlanmanıza ve zamanı geldiğinde kaynak tahsisini iyileştirmenize yardımcı olmak için, bazı gerçek yaşam örneklerine ve riski azaltmak amacıyla bunları nasıl yönetebileceğinize bakalım.
Kaynak Eksikliği
Sınırsız bütçeniz, zamanınız, yetenekli çalışanlarınız ve ekipmanınız yoksa çoğu proje kaynak sınırlamalarıyla karşılaşır. Yaygın kaynak eksiklikleri; bütçe kısıtlamalarından, yetenek açıklarından veya aşırı iş yükü ya da işe alım gecikmeleri nedeniyle yetersiz zamandan kaynaklanır.
Bütçeniz yetersizse yaratıcı olmanız gerekir. Projeyi fazla mesaiye yol açmadan tamamlamak için doğru kaynakları hazır hâle getirmek amacıyla zaman çizelgenizi uzatabilir veya işi yine de tamamlayan daha az karmaşık bir ürün ya da çıktı sunabilirsiniz (kapsamı daraltabilirsiniz).
Örneğin, bir web sitesi geliştirme projesi için sınırlı bir bütçeniz varsa, tamamen özel bir tasarım oluşturmak yerine bir şablonla başlayıp bunu özelleştirin. Bu yaklaşım, işlevsel bir ürünü daha düşük maliyetle teslim etmenize yardımcı olur.
Ayrıca, bir eksiklik olması durumunda başvurabileceğiniz acil durum planları hazırlayabilir veya belirli bir acil durum bütçesine sahip olabilirsiniz. Bazı ajanslar, ilk tahminleri aşabilecek olası ek maliyetleri karşılamak için %10-20 oranında acil durum bütçesi talep eder.
Beklenmedik Devamsızlıklar
Beklenmedik devamsızlıklar, ekip üyelerinin hastalık, yakının vefatı veya tükenmişlik nedeniyle son anda izin alması durumunda ortaya çıkar. Çoğu durumda bunları planlamak zordur.
Gecikmeleri önlemek için bunun gerçekleşeceğini varsayarak riski azaltın ve proje zaman çizelgelerinize esneklik payı ekleyin. Bir diğer seçenek de, bir ekip üyesi beklenmedik şekilde uzakta olduğunda ekip üyelerinin birbirlerinin görevlerini üstlenebilmesini sağlayan bir sistem (çalışan kaynak yönetimi yazılımı kullanarak) kurmaktır.
Hatalı Tahminler
Gereken kişi sayısını, zamanı veya bütçeyi olduğundan düşük tahmin ederseniz hatalı proje tahminleri kaynak risklerine yol açabilir. Örneğin, ekibinizin basit bir web sitesi ana sayfası tasarımını tamamlamasının genellikle 10 saat sürdüğünü biliyorsanız, daha karmaşık bir sayfa için birkaç saat eklemelisiniz.
Bütçe tahmini söz konusu olduğunda, müşterinizin veya diğer paydaşların projenizin gerçekte tutacağından daha düşük bir maliyete sahip olması gerektiği izlenimine kapılması da risk oluşturabilir.
Örneğin, bir danışmanlık şirketi için web sitesi oluşturmak üzere işe alındığınızı varsayalım. Proje için $100,000 bütçeleri var; ancak bütçe aşımından kaçınmak için en az $125,000 gerektiğini ve beklenen kârlılık sınırları içinde kalmak için projeyi $150,000 olarak fiyatlandırmak istediğinizi düşünüyorsunuz. Bu durumda, projeyi $100,000 karşılığında üstlenmeye veya daha küçük bir bütçeyle yapabileceğinizi tahmin etmeye karar verirseniz riskle karşılaşabilirsiniz.
Aşırı Tahsis
Aşırı tahsis, tek bir projeye gereğinden fazla kaynak ayrıldığında ortaya çıkar. Bu durum diğer işlerde proje gecikmelerine neden olabilir ve diğer kaynaklarınızın yeterince kullanılmamasına da yol açabilir.
Bunun için en iyi risk azaltma stratejilerinden biri düzenli kapasite planlamasıdır. Bu sayede projenizdeki bir kişinin başka işler için kapasitesinin olup olmadığını görebilir ve aynı anda ek projelerde çalışmasını sağlayabilirsiniz. Ancak burada dikkat edilmesi gereken bir nokta var: Bağlamlar arasında çok sık geçiş yapmak, genel proje yürütümünü tehlikeye atabilir ve tükenmişliğe yol açabilir.
Beceri Açıkları
Beceri boşlukları potansiyel bir risktir; ekip becerilerini değerlendirin ve proje sonuçlarını etkileyebilecek boşlukları işaretleyin.
Örneğin, bir kullanıcı deneyimi uzmanı olmadan yazılım geliştirme çalışmalarını yönetmek, uygulama kullanıma sunulduğunda idealin altında bir kullanıcı deneyimine yol açabilir.
Yeni bir proje başlatırken, neye ihtiyaç duyulduğunu bildiğinizden emin olmak için herhangi bir kaynak planlaması veya tahsisi yapmadan önce kaynak gereksinimlerini listeleyin ve tüm kaynaklar atandıktan sonra oluşan boşlukları işaretleyin.
Çakışmalar
Planlama çakışmaları erken fark edilmezse kaynak riski oluşturabilir. Proje kilometre taşlarını planlarken, bir proje ekibi üyesinin aynı hafta veya aynı gün içinde birden fazla kilometre taşından sorumlu olduğu zamanları not edin.
Örneğin, A Projesi'nin 2 hafta içinde bir müşteri sunumu varsa ve tasarımcınız sunumu hazırlamaya dahil olmuşsa ve aynı gün Müşteri B'nin web sitesi yeniden tasarımı için tamamlanması gereken çok sayıda revizyonu varsa, eldeki görevlere odaklanmak için yeterli zamanları olduğundan emin olmak amacıyla bu görevlerden birini öteleyip öteleyemeyeceğinizi değerlendirin.
Son tarihler değiştirilemiyorsa, düzenlemelere yardımcı olması veya projeyi başka şekillerde desteklemesi için başka bir tasarımcı görevlendirin. Bu yalnızca müşterinin ihtiyaçlarını karşılamakla kalmaz, aynı zamanda tasarımcının kariyeri için değerli yaratıcı yönlendirme becerileri geliştirmesine de yardımcı olur.
Bağımlılıklar
Bağımlılıkları yönetmek de kaynak riski yönetiminin kritik bir parçasıdır. Bağımlılıklarınızın nerede olduğunu (ve bunlarla ilişkili riskleri) anlamak için proje planlama sürecinizin bir parçası olarak bağımlılık haritalaması yapın.
Bağımlı bir görev uzayıp gidiyorsa, tüm projenin zaman çizelgesini tehlikeye atabilir. Örneğin, web sitesi alan adının satın alınmasının gecikmesi, sitenin kullanıma sunulması sırasında telaşa yol açabilir. Seçilen adın başka biri tarafından daha önce satın alınmış olması durumunda bu özellikle yıkıcı olabilir.
Bazı ek dış etkenlerin bulunduğu bir başka yaygın örnek de tasarım ve geliştirmedir. Müşteriniz veya paydaşınız geliştirme öncesinde nihai tasarımları onaylamak için çok uzun süre beklerse iki şeyden biri gerçekleşir.
Proje kullanıma sunulma tarihini kaçırabilir veya geliştirme sırasında hata riskini artıran sıkıştırılmış bir takvim gerektirebilir. Bu nedenle, tasarım geri bildirimi isterken müşterinizin veya paydaşınızın bu riski anladığından emin olun.
Kaynak Riskleri Nasıl Azaltılır?
Kaynak risklerini azaltmak için verebileceğim en iyi tavsiye, bunları proaktif bir şekilde belirlemektir. Bunu söylemek yapmaktan daha kolay olabilir; ancak ne kadar çok proje yönetirseniz, aynı riskleri tekrar tekrar görme olasılığınız o kadar artar. Bu, proaktif bir şekilde plan yapmanıza ve risklerin projenizi tehlikeye atmasını önlemenize yardımcı olabilir.
1. Olası Kaynak Eksikliklerini Belirleyin
Yeni projeleri veya girişimleri başlatırken, başlamadan önce olası kaynak eksikliklerini belirleyin. Olası proje planlarınızı taslak olarak oluşturmak, kaynak boşluklarının nerede bulunduğunu görmek ve ardından eksiklikleri ortaya çıkmadan önce gidermek için bir öngörü aracından yararlanın.
2. Kapasite ve İş Yükü Planlaması Yapın
Kapasite yönetimi ve iş yükü planlaması, kaynak risklerinin önüne geçmenize yardımcı olabilir. Bu, kırmızı ışıkta sağa dönmeden önce köşenin arkasına bakmaya benzer. Neler olduğunu görebilir ve hareketlerinizi tam zamanında ayarlayabilirsiniz.
Bir ajans veya proje odaklı bir ekipte çalışıyorsanız, kaynak kullanım düzeylerini düzenli olarak gözden geçirmek ve riskleri gerçek zamanlı olarak azaltmak için kimin kapasitesinin altında veya üzerinde çalıştığını görmek üzere periyodik toplantılar yapın.
Bu toplantıları düzenli olarak yapın (yani yalnızca yeni bir projenin başlangıcında değil). Bunun nedeni, proje takvimlerinin ve proje kapsamlarının birçok faktöre bağlı olarak değişebilmesi ve bunun darboğazlara ve değişen kaynak ihtiyaçlarına yol açabilmesidir.
3. Ekip Üyelerinin Bağlılığını Koruyun
Ekibinizin üyelerini proje yaşam döngüsü boyunca bağlı tutmak, kaynaklarla ilgili riskleri azaltmaya da yardımcı olabilir. Bağlı bir ekiple, plansız devamsızlık, kaynakların yeterince kullanılmaması veya tükenmişlik yaşama olasılığınız daha düşük olur. Kullanılabilir zamanı olan kaynaklar, projeye veya ilgili girişimlere katkıda bulunmanın ek yollarını arayabilir.
Ekibinizin bağlılığını korumakta zorlanıyorsanız ekip oluşturma etkinlikleri düzenleyin. Bu, oyun oynamak, işle ilgili olmayan bir konu hakkında konuşmak (küçük bir ekibiniz varsa) veya kahve molası vermek için otuz dakikalık bir zaman ayırmak kadar basit olabilir; bunların tümü yüz yüze veya sanal olarak gerçekleştirilebilir.
4. Halefiyet Planlaması Yapın
Çoğu kuruluşta halefiyet planlaması yeterince sık yapılmaz. Birinin proje sırasında ayrılması, özellikle de yerine koyulması zor becerilere sahipse, son derece aksatıcı olabilir.
Risk değerlendirmenizin bir parçası olarak proje kaynaklarınıza ve becerilerine bakarak, biri ayrıldığında ihtiyaç duyulacak becerileri geliştirebilmeleri için kurum içinde kimi geliştirebileceğinizi belirleyin. Ayrıca bir kaynak açığı tespit etmeniz durumunda sanal yedek kadronuzda kimlerin bulunabileceğine de bakmalısınız.
Kuruluşunuzun eğitim programları, ekip üyelerinizin beceri setlerini geliştirmelerine ve gelecekteki ilerlemelere hazırlanmalarına yardımcı olacak yolları dikkate almalıdır.
Bu tür beceri geliştirme çalışmaları herkese fayda sağlar; kuruluş, görevlerinden ayrılanların yerini dolduracak kaynaklara sahip olur ve birey, kariyerinde ilerlemek için daha fazla pazarlanabilir beceri kazanır.
5. Bağımlılıkları Azaltın
İş akışlarınızı ve bağımlılık haritanızı kullanarak, bağımlılıkların risk oluşturduğu tüm noktaları bulun. Ne aradığınızdan emin değilseniz, bir kişinin gecikmesinin tüm projeyi geciktirebileceği noktaları düşünün.
Örneğin, belirli bir tarihe kadar basılması ve gönderilmesi gereken bir fuar standı için içerik oluşturuyorsanız, içeriği oluşturan ve onaylayan kişinin kendi işlerini zamanında tamamlayabildiğinden emin olun. Sürece dahil olan tüm taraflara plana bağlı kalmanın önemini hatırlatın. Düzenli kalmaya yardımcı olmak için, insan kaynakları veya ekipmanla ilgili bağımlılıkları koordine etmek üzere bir kaynak planlama yazılımı kullanın.
Parçalar yazıcıya zamanında gönderilmezse, gönderim tarihine yetişecek şekilde tamamlanamaz ve sonuç olarak fuar alanında dağıtılamaz.
6. Kullanımı İzleyin
Daha önce kaynak kullanımından söz etmiş olsak da bunun bir kez yapılıp bırakılacak bir faaliyet olmadığını hatırlatmazsam eksik kalırdım. Kullanımı sık sık izlemek ve gerektiğinde ayarlamalar yapmak, personel düzeylerinin optimum seviyede tutulmasına yardımcı olabilir.
İnsanlar aşırı görevlendirilmişse veya yeterince kullanılmıyorsa nedeni belirleyin. Örneğin, geliştirici A geliştirici B'den daha hızlı çalışıyor ancak ikisinin de iş yükü aynıysa, geliştirici A boşta kalırken geliştirici B zorlanabilir ve fazla mesai yapabilir.
7. Acil Durum Planları Yapın
Kaynak riskini azaltma konusunda son olarak acil durum planlamasından söz edelim. En iyi hazırlanmış planlarla ilgili tüm kötü klişeleri biliyorsunuz; neden birkaç ek plan hazırlamayasınız? Böylece projenizi rayından çıkarabilecek bir riskle karşılaşırsanız, bunun gerçekleşmesini önlemek için birkaç fikriniz olur. Bu, proje sürecine dahil olan herkesin (sizin de dahil) stresini azaltmaya yardımcı olabilir!
Kaynak Risklerini Yönetmeye Yönelik Araçlar
Kaynak risklerinizi tek başınıza yönetmek zorunda değilsiniz! Risk azaltma stratejileri üzerinde ekibinizle birlikte çalışmanın yanı sıra, çeşitli kaynak planlama araçları bu görevi üstlenmenize yardımcı olabilir.
Kaynak planlama yazılımının temel faydası, görevlerin nerede çakışabileceğini gösteren bir bağımlılık haritası oluşturmak veya kaynaklarınızın zaman içinde nasıl kullanıldığını (ya da kullanılacağını) öngörmek için bu yazılımı kullanabilmenizdir.
Projeleriniz için doğru kaynak yönetimi aracını seçmeye gelince, öne çıkan en iyi seçeneklerden bazıları şunlardır:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Daha uzmanlaşmış bir sektördeyseniz, envanter kaynak yönetimi yazılımı veya müşteri kaynak yönetimi yazılımı ihtiyaçlarınıza daha uygun olabilir.
Daha Fazla Kaynak Yönetimi İçgörüsü İçin Katılın
Konu kaynak yönetimi ve risk yönetimi olduğunda daha fazla desteğe ihtiyacınız varsa, üyelik topluluğumuza katılın. Web seminerlerinden şablonlara ve diğer deneyimli proje yöneticileriyle günlük sohbetlere kadar, rolünüzde ve kariyerinizde gelişmeniz için ihtiyacınız olan her şeye sahibiz!
