2 sätt som tidrapportering förbättrar framtida projektplanering
När det gäller att hantera kundarbete har tidsregistrering blivit ett standardverktyg för budgethantering. Fördelarna sträcker sig långt bortom det, från att ge insikter i projektets tidsplan och risker inom resurshanteringen till bättre projektplanering.
Att införa tidsregistrering inom en organisation kan kännas överväldigande och väcka många olika känslor hos personalen, men när vi tar ett steg tillbaka och förstår varför det är nödvändigt samt vilka fördelar det ger både på kort och lång sikt, kan vi se värdet i förhållande till den ansträngning och energi som krävs.
Vi ska titta närmare på varför det är värt att registrera tid och hur bättre registrering kan ge mer meningsfulla insikter för framtida projektplanering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Varför registrera tid?
Tidsregistrering kan stödja hur du hanterar dina pågående projekt och medarbetare. När du arbetar dig igenom ett projekt jämför du din prognos (projektuppskattning) med verkligheten (den registrerade tiden) för att se om du följer den ursprungliga prognostiserade utvecklingen.
Genom att registrera tid under hela projektets gång med hjälp av programvara för tidsregistrering får du data för att följa projektets framsteg och bedöma om du närmar dig dina mål och milstolpar eller om det finns risk för ett överskridande. Om ett överskridande inträffar påverkar det inte bara projektbudgeten och projektkostnaderna, utan även den aktuella tidsplanen eftersom det krävs mer arbetstid än planerat för att slutföra arbetet.
Detta kan också få en kedjeeffekt på andra projekt om en resurs delas och ett överskridande försenar arbetet i det andra projektet (och nästa projekt, och nästa …). Genom att se utvecklingen tidigt blir det möjligt att vidta riskreducerande åtgärder tidigare i processen, vilket potentiellt kan minska påverkan på den större projektportföljen.
Utöver dessa kortsiktiga fördelar kan tidsregistrering i projekt också ge värdefulla data för framtida projektplaner.
Så gynnar tidsregistrering framtida projektplanering
1. Det gör att verkliga projektdata kan ligga till grund för prognoser, exakta tidsuppskattningar och budgetplanering
Projekt avgränsas och uppskattas utifrån en mängd olika antaganden, och tidsregistrering gör det möjligt att testa och justera dessa projektantaganden för framtida arbete. Detta är ett tydligt exempel på hur tidsregistrering för riskhantering fungerar i praktiken, eftersom det ger dig insyn så att du kan ingripa innan överskridanden blir kritiska problem. Vi kanske tror att det tar x timmar att slutföra en leverans, men stämmer det verkligen?
Registrering ger oss verkliga, handlingsbara data om tidsåtgången för att säkerställa att projekt inte underskattas när vi skapar resurskalendrar, uppskattar kostnader och säkerställer att resursfördelningen är effektiv (dvs. att personer inte överbelastas).
2. Det ger mer exakta insikter i teamets tillgänglighet för framtida arbete
Vi överskattar ofta hur mycket projektarbete en resurs klarar av, eftersom vi underskattar mängden internt arbete och intern kommunikation. Ledningen kanske antar att nyttjandegraden (den andel av arbetstiden som ägnas åt projektarbete) skulle ligga nära 100 %. Detta tar inte hänsyn till sådant som ett veckovist teammöte, interna e-postmeddelanden om förmåner, intern kommunikation och liknande, och kan faktiskt påverka medarbetarnas produktivitet negativt.
Genom att registrera tid i en app för tidsregistrering (eller på något annat sätt) får vi mer exakta uppgifter om varje persons nyttjandegrad och kan därför göra bättre antaganden om den förväntade nyttjandegraden för framtida arbete.
Vanligtvis bör vi sikta på en nyttjandegrad på mellan 70 och 80 % för projektarbete. Detta kan variera mellan olika roller eller om någon även arbetar med interna projekt, men ett tak på 80 % är ett bra tillvägagångssätt när man prognostiserar resursbehov. Det ger också en viss buffert för oväntade risker, till exempel att en viktig projektmedlem plötsligt blir frånvarande.
Och det är här du kan förändra synsättet hos ditt team, särskilt om de anser att tidsregistrering är dåligt: Visa dem hur du använder tidsregistrering och hur det faktiskt gynnar dem. Genom att ta hänsyn till allt de gör kan du bidra till att de får en rimlig arbetsbelastning.
Så registrerar du tid i dina projekt
Tidsregistrering kan kännas överväldigande första gången det krävs. Hur detaljerad bör du vara när det gäller den exakta tidsåtgången? Hur detaljerad bör du vara när det gäller vad du registrerar tiden mot?
Allt du gör för ett projekt bör spåras. En bra fråga att ställa dig själv är: ”skulle detta behöva göras om det här projektet inte fanns?” Om inte, bör det spåras till projektet.
Detta går längre än att bara redovisa tiden som läggs på att utföra arbetet för att slutföra leveranser. Det omfattar även interna möten för att diskutera projektstrategi, intern kommunikation och granskning, kundmöten med mera.
Genom att inte redovisa dessa mer tvetydiga områden riskerar du att underskatta hur lång tid det tar att genomföra ett projekt, vilket inte bara utsätter det projektet för risk utan även potentiellt kan få en större kaskadeffekt på hela din arbetsportfölj.
När det gäller detaljnivån i spårningen kan en del bero på organisationens eller kundens behov av tidsrapportering.
En bra tumregel är att spåra på nivån för den individuella uppgiften eller arbetsinsatsen. Ibland kan detta vara hela leveransen, ibland kan det vara en omgång av en leverans. Det kan kännas omständligt att spåra ner till den nivån, men det ger dig också otroliga insikter i var teamets tid läggs – insikter som du senare kan använda för att genomföra en tidsrevision och anpassa dina processer därefter.
Om du till exempel spårar på leveransnivå och upptäcker att du konsekvent registrerar fler debiterbara timmar än vad som ursprungligen uppskattades, ger det dig inte tillräcklig insikt i varför. Genom att spåra en nivå längre ner kan du se att för många arbetstimmar läggs på den sista återkopplingsrundan, vilket kan bero på otydliga krav i början av arbetet eller på att kunden tar in för många intressenter sent i processen.
Precis som uppskattningar aldrig kommer att vara 100 % korrekta kommer den registrerade tiden inte heller att vara korrekt ner på minuten. Vanligtvis ser vi avrundad registrering i verktyg för tidsstämpling, exempelvis till närmaste 15 minuter, för att balansera tiden som läggs på registrering mot verkligheten hos ofullkomliga människor.
Någon kanske planerar att tillbringa eftermiddagen med att arbeta med en viss leverans, men en kollega skickar en fråga om ett annat projekt, så personen ägnar några minuter åt att besvara den. Sedan skickar en annan kund ett mejl med ett brådskande behov, så personen byter till det i en timme, och så vidare.
Det är därför daglig registrering (eller att lägga till uppgifter i tidrapporter eller kalkylblad i slutet av större arbetsblock) är så hjälpsamt. När vi når slutet av veckan är det nästan omöjligt att komma ihåg hur mycket tid som ägnades åt varje specifik uppgift, och noggrannheten i dina tidsloggar minskar kraftigt.
Vad händer härnäst?
Genom att ta steget till tidsregistrering och förstärka bästa praxis för tidsregistrering kommer fördelarna att sträcka sig långt bortom de aktuella projekten.
Från bättre budgetuppskattningar till mer realistisk kapacitetsplanering kommer det att finnas en kontinuerlig återkopplingsloop där data från pågående projekt informerar framtida projektplanering. Detta gör det möjligt för din personal att hantera sin arbetsbelastning mer realistiskt och skapa bättre förutsättningar för att projekten ska lyckas.
Ta en titt på vår lista över de bästa verktygen för projektplanering.
