Vad är planeringspoker och hur fungerar det: 5 enkla steg
Har du någon gång lämnat uppskattningar och känt att du tog en enorm risk när det gällde huruvida dina uppskattningar var korrekta eller inte? Att uppskatta behöver inte vara ett allt-eller-inget-spel.
Det finns agila tekniker för uppskattning och planering, som planeringspoker, som kan hjälpa projektteam att uppskatta den arbetsinsats som krävs för projektets aktiviteter och uppgifter mer exakt.
I den här artikeln tittar jag på vad planeringspoker är och hur du kan använda det när du planerar dina projekt. Redo att börja? Som man säger i pokervärlden: låt oss ”blanda och dela ut korten!”
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är planeringspoker?
Planeringspoker är en spelbaserad uppskattningsteknik som team kan använda för att förutsäga hur stor arbetsinsats de behöver lägga på varje uppgift i projektet.
Uppskattningar används oftast inom agil projektledning eller av team som följer agila principer. De tar hänsyn till hela teamets synpunkter, med målet att göra dem mer exakta än med andra metoder.
Precis som i pokerspelet i verkligheten får deltagarna i en session för uppskattning med planeringspoker en kortlek. Korten är numrerade för att representera olika värden som används för att mäta den tid, arbetsinsats och komplexitetsnivå som krävs för att slutföra en uppgift.
När används planeringspoker?
Det finns några olika situationer där det är meningsfullt att ”ta med alla” i en omgång planeringspoker.
Innan en ny sprint börjar
Om ett team följer ett agilt ramverk för projektleverans, till exempel Scrum, bör planeringspoker vanligtvis genomföras precis före ett sprintplaneringsmöte.
Produktbackloggen kan underhållas med berättelser som uppskattats med hjälp av planeringspoker i programvara för agil projektledning eller agila verktyg som Jira, Trello och Smartsheet.
Under aktivitetsuppskattningar
Om ett team använder vattenfallsmetoden för projekt kan de genomföra en session med planeringspoker när de uppskattar sina aktiviteter.
I stället för att använda tekniker som analog uppskattning, uppskattning nedifrån och upp eller parametrisk uppskattning (eller förlita sig på historiska data) skulle ett projektteam använda planeringspoker för att uppskatta alla aktiviteter och uppgifter som ingår i projektets arbetsnedbrytningsstruktur (WBS).
Vilka bör delta i planeringspoker?
Hela teamet bör delta i en session med planeringspoker, inklusive:
- Teamet som utför det faktiska arbetet (till exempel Scrum-teamet)
- Produktägaren eller produktchefen
- Personer i utvecklingsteamet, till exempel testare och UX-designers
Det är vanligtvis projektledaren (eller Scrum mastern, om det är ett agilt team) som leder en session, men så måste det inte alltid vara. Vilken medlem som helst i projektteamet kan leda eller fungera som moderator under en uppskattningssession med planeringspoker.
Det viktiga är att alla medlemmar som uppskattar arbetet har en god förståelse för projektkraven och en övergripande förståelse för vad som krävs för att slutföra en uppgift eller aktivitet.
Hur fungerar planeringspoker?
Redo att komma igång? Nedan följer några steg som kan användas för att leda en session med planeringspoker.
1. Låt teamet granska uppgiften som ska uppskattas
Se till att alla har en tydlig förståelse för vilket arbete som behöver utföras och förstår omfattningen. Om det finns osäkerheter eller frågor kan uppgiften behöva förfinas ytterligare. Om uppgiften känns mycket stor kan du överväga att dela upp den i mindre uppgifter eller användarberättelser under ett förfiningsmöte.
2. Välj individuellt ett planeringspokerkort som representerar en uppskattning
Låt varje medlem i projektteamet välja ett kort från sin uppsättning planeringspokerkort som bäst representerar deras uppskattning av uppgiftens storlek när det gäller arbetsinsats, varaktighet och komplexitet. Detta ska göras individuellt av varje medlem utan att diskutera med de andra teammedlemmarna (detta förhindrar partiskhet och grupptänkande).
3. Be teammedlemmarna visa sina kort
Precis som i riktig poker, där spelarna tävlar om potten och visar sina kort, ska varje teammedlem vända upp sitt spelkort för att visa värdet på sin uppskattning.
4. Diskutera teamets uppskattningar
Det är här teamet kan diskutera varför de valde det nummer de gjorde. Varje person som gör en uppskattning bör uppmuntras att vara öppen och ärlig när hen delar sin uppskattning med teamet. Diskussionen kan avslöja missförstånd kring arbetets omfattning eller ge upphov till ytterligare frågor som behöver klargöras under uppskattningsprocessen.
5. Bestäm en uppskattning
Om det finns en betydande skillnad mellan den lägsta och högsta uppskattningen som spelades i en omgång, låt teammedlemmarna uppskatta uppgiften på nytt. Målet bör vara att teamet når en konsensusbaserad överenskommelse om uppskattningen. Uppskattningsprocessen kan behöva upprepas tills konsensus har nåtts och teammedlemmarna är överens om ett värde för uppskattningen.
Webbplatser som Scrum Poker erbjuder ett kostnadsfritt verktyg som kan konfigureras på några minuter och snabbt delas med ditt team. Annan projektledningsprogramvara, såsom Atlassians Jira, erbjuder också planeringspokerprogram som är tillgängliga för projektteam (priset kan baseras på en organisations prenumeration eller licens). Team kan också uppleva färre flaskhalsar genom att byta till Jira-integrerad projektledningsprogramvara.
Hitta tips och knep för att använda Jira mer effektivt här.
Vilka är fördelarna med planeringspoker?
Några av fördelarna med planeringspoker är:
- Främjar samarbete och kommunikation inom projektteamet: Om teamet kan diskutera sina uppskattningar i en miljö där de känner sig bekväma uppmuntrar detta kommunikation och samarbete inom teamet.
- Möjliggör mer exakta uppskattningar av uppgifters komplexitet, arbetsinsats och varaktighet: Eftersom ni inte bara uppskattar utifrån hur lång tid det tar för teamet att slutföra en uppgift, kan teamet också uppskatta hur komplex en uppgift är. På samma sätt ger det uppskattningar av inte bara hur lång tid en faktisk uppgift kommer att ta (uppgiftens varaktighet), utan även den arbetsinsats som krävs för att slutföra själva uppgiften. Om det exempelvis fanns en uppgift att gjuta betong till en ny trottoar skulle arbetsinsatsen kunna vara den tid det tar för någon att faktiskt gjuta betongen, medan varaktigheten även omfattar tiden för gjutningen och tiden det tar för betongen att stelna.
- Hjälper till att identifiera områden med osäkerhet och risker: Genom att be teamet lämna uppskattningar och sedan diskutera motiveringen bakom sina siffror kan ni upptäcka osäkerheter eller missförstånd kring arbetets omfattning eller kraven. Det kan också hjälpa till att upptäcka eventuella risker som kan bidra till uppgiftens komplexitet (och som kan kräva någon form av formell riskhantering).
- Möjliggör prioritering av uppgifter: Planeringspoker kan hjälpa teamet att prioritera uppgifter utifrån deras komplexitet. Detta kan hjälpa teamet att skapa bättre värde för kunden.
Nackdelar med planeringspoker
Det finns inte alltid en skattkista i slutet av varje regnbåge av uppskattningstekniker. Därför finns det några nackdelar med att använda planeringspoker. Dessa omfattar:
- Det kan vara tidskrävande: Jag ska inte ljuga – att genomföra en session med planeringspoker tar tid, och det kan bli tidskrävande om det finns många uppgifter att uppskatta. När det inte råder särskilt stor enighet bland teammedlemmarna kan detta leda till mycket detaljerade och djupgående diskussioner. Detta kan förvärras om uppgifter och användarberättelser inte är väl definierade inför en session med planeringspoker.
- Det kan vara en utmaning att nå enighet bland teammedlemmarna: Detta kan vara svårt eftersom alla bidrar med sitt eget unika perspektiv på sina uppskattningar, baserat på sina kunskaper, hur bekväma de känner sig med att slutföra uppgiften och sin yrkeserfarenhet. Å ena sidan vill man inte ha grupptänkande, men å andra sidan vill man inte heller nödvändigtvis ha en stor klyfta mellan teamets uppskattningar.
Med det sagt kan integrering av verktyg för projektplanering i arbetsflödet i viss mån minska dessa utmaningar genom att erbjuda verktyg för effektiviserad uppskattning, förbättrat samarbete och bättre definierade användarberättelser, vilket i slutändan gör processen mer effektiv och produktiv.
Varför använder planeringspoker Fibonaccisekvensen?
Vi nämnde tidigare den här termen, ”Fibonaccisekvensen”, och du kanske undrar: ”Vad är det?” och ”varför används den i planeringspoker?”
Fibonaccisekvensen används i planeringspoker eftersom den speglar en abstrakt storleksskala eller sekvens. Sekvensen är 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21, 34, 55, 89 och så vidare. Den populära Fibonaccisekvens som oftare används i planeringspoker och rekommenderas av Mike Cohn på Mountain Goat Software (som gjorde den populär inom agil programvaruutveckling) är 0, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 och 100.
Värdena i sekvensen ökar exponentiellt med 60 %. Det innebär att skillnaden mellan talen blir större när värdena ökar. Detta möjliggör mer exakta uppskattningar av komplexa uppgifter och bidrar till att tydliggöra områden där teamet känner osäkerhet.
Lär dig mer om planeringspoker och andra viktiga agila koncept genom att ta en agil certifiering.
Vad händer härnäst?
Vill du lära dig mer om planeringspoker och andra uppskattningstekniker? Bli DPM-medlem och delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare.
