De mest överkonfigurerade verktygen som team fortsätter att kämpa med
Flexibilitetsproblem: Även om flexibilitet i verktyg för projektledning är tilltalande kan den leda till överkomplicering och ineffektivitet.
Anpassningsfällan: Verktyg som Monday.com och Notion kan, trots sin popularitet, överväldiga användare med alltför många anpassningsalternativ.
Verktygen som kräver omfattande uppbyggnad: Komplexa plattformar som Workfront och ClickUp kräver en betydande inledande investering för att bli användbara.
Rigida arbetsflöden: Överdriven kontroll i verktyg som Jira eller Wrike kan få team att kringgå processerna, vilket minskar produktiviteten.
Mänskligt mönster: Det grundläggande problemet med verktygen är inte själva programvaran, utan teamens tendens att överkonfigurera dem och därmed komplicera arbetsflödena.
Verktyg för projektledning säljs ofta med löftet om flexibilitet – idén att en plattform som är tillräckligt kraftfull för att hantera vilket arbetsflöde som helst kommer att göra alla team effektivare. Men för många team får det löftet motsatt effekt. Ju mer ett verktyg kan göra, desto mer lockande blir det att låta det göra allt. Och någonstans bland de anpassade fälten, de nästlade underuppgifterna och de färgkodade instrumentpanelerna slutar verktyget att stödja arbetet och börjar i stället bli själva arbetet.
Problemet ligger inte i någon enskild plattform. Det är ett mönster som syns i flera kategorier: team som får för stor frihet bygger system som är för komplicerade att använda, och team som låses fast i rigida konfigurationer hittar sätt att helt kringgå dem. De verktyg som skapar mest friktion är inte alltid de sämsta verktygen – ofta är det de mest kraftfulla, använda utan begränsningar.
Anpassningsfällan
Vissa av de mest populära plattformarna för projektledning på marknaden är också de som oftast överkonstrueras. Monday.com och Notion är två verktyg som yrkesverksamma konsekvent lyfter fram – inte för att verktygen är dåligt utformade, utan för att deras flexibilitet uppmuntrar till överdrifter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Marissa Taffer, grundare och vd för M. Taffer Consulting, ser detta hända regelbundet med Monday.com. Hon påpekar att "ett verktyg som Monday eller något annat som är lite mer anpassningsbart är fantastiskt, men det blir överväldigande eftersom det finns så många saker man kan göra med det att man ger människor för stor frihet, och de börjar överkonstruera." Det är därför hon dras till verktyg med inbyggda skyddsräcken: Asana, säger hon, "känns som att det har precis lagom mycket begränsningar."
Man ger människor för stor frihet, och de börjar överkonstruera.
Notion får liknande kritik. Matthew Fox, erfaren projektledare och verksamhetsspecialist på Fox Consulting, beskriver det som ett verktyg som lockar entusiastiska användare, vilka sedan går vilse i installationsprocessen: "Många älskar Notion, men Notion är som en godisbutik där du kan göra allt du vill i Notion, men sedan lägger du så mycket tid på att konfigurera det att du inte faktiskt får arbetet gjort." Möjligheten att konfigurera blir själva produkten – och det egentliga projektarbetet hamnar i bakgrunden.
Verktygen som kräver omfattande uppbyggnad
En separat kategori av verktyg inbjuder inte bara till överkonstruktion – den kräver det. Plattformar som Workfront, ClickUp och HubSpots supporterbjudande är byggda för komplexitet, och organisationer som underskattar investeringen i konfigureringen får ofta system som tekniskt sett fungerar men i praktiken är oanvändbara.
Melody MacKeand, grundare av Melody MacKeand Consulting, pekar på både Workfront och ClickUp som verktyg som kräver ett omfattande förarbete. Enligt hennes erfarenhet kräver "verktyg som innebär väldigt mycket uppbyggnad, som Workfront, en mycket omfattande introduktion och uppbyggnad." ClickUp innebär liknande utmaningar – det "kräver ofta att en konsult kommer in och gör uppbyggnaden", och "det jag har sett organisationer göra fel med ClickUp är att de inte anlitade någon som kunde hjälpa dem att bygga upp det, utan byggde på ett mindre än idealiskt sätt."
Verktyg som innebär väldigt mycket uppbyggnad, som Workfront, kräver en mycket omfattande introduktion och uppbyggnad.
Verktyg i företagsklass kan förvärra problemet ytterligare. Yonelly Gutierrez, erfaren programledare på Palo Alto Networks, beskriver sin erfarenhet av Planview som en varnande berättelse om vad som händer när ett verktygs gränssnitt överträffar ett teams förmåga att använda det: "Det var fruktansvärt. Jag kunde inte förstå hur man skulle använda det verktyget. Och vår chef var tvungen att liksom sätta sig ner med alla i teamet och visa oss hur man använde det ... Hon gjorde själv uppdateringarna varje gång hon behövde driva ett projekt framåt, eftersom vi inte kunde lista ut hur man skulle använda det." När ett verktyg är så komplext att chefer börjar använda manuella nödlösningar bara för att hålla projekten igång har systemet misslyckats med sitt grundläggande syfte.
Fox har sett en liknande avvikelse med HubSpot i byråmiljöer. ”Det finns en byrå jag har arbetat med där de älskar HubSpot”, konstaterar han, men ”HubSpot har ett helpdesk-erbjudande som passar fruktansvärt dåligt för byråer. Det kräver väldigt mycket anpassning och väldigt mycket konfigurering.” Kärleken till en plattforms kärnprodukt omfattar inte automatiskt alla funktioner den erbjuder – och att tvinga fram en passform kostar ofta mer än det smakar.
När rigida arbetsflöden blir ett hinder
Överkonfigurering beror inte bara på för mycket frihet. Det kan också bero på för mycket kontroll. När administratörer låser verktyg med strikta arbetsflöden och överdrivna processkrav blir teamen inte mer produktiva – de hittar helt enkelt sätt att kringgå verktyget.
Jira är den plattform som oftast förknippas med det här problemet. Ryan Gilbreath, teknisk projektledare på RTS Labs, lägger skulden helt på konfigurationsvalen: ”Jag tycker verkligen att det handlar om hur Jira-administratören konfigurerar det och vilka arbetsflöden de har på plats. Om arbetsflödet är väldigt stelt och jag måste göra det här och det här för att få tillgång till vissa dokument eller team, och det saktar ner tempot och framdriften, kommer jag förmodligen att gå utanför Jira.” Verktyget är inte problemet – det är valen som görs i det.
Jag tycker verkligen att det handlar om hur Jira-administratören konfigurerar det och vilka arbetsflöden de har på plats.
Wrike visar upp en variant av samma problem, men med en annan konsekvens. Julia Rajic, operativ chef på Point Blank, beskriver hur en fullständig integrering av Wrike med mycket detaljerade mallar och rigida uppgiftsstrukturer gradvis urholkade hennes byrås förmåga att tänka och arbeta flexibelt: ”Jag gick från separata system och verktyg till att allt var helt, helt integrerat, där ... Det gick så långt att folk sa: ’Jag gör det inte förrän jag har en uppgift för det.’” Strukturen som skulle skapa ordning började i stället skapa ett beroende. Som Rajic uttrycker det: ”om det är för strukturerat och det finns för mycket detaljer och för stort beroende av ett verktyg, kan det hämma din förmåga att tänka utanför det.”
När kreativ frihet skrämmer
All överkonfigurering beror inte på ett överflöd av funktioner eller omfattande administratörskontroller. Ibland är det personen som leder sessionen som bygger för mycket. Friformsverktyg som Miro ger enorm kreativ makt till den som faciliterar – och den makten används inte alltid med måtta.
Alexa Alfonso, Senior kundansvarig på Caylent, har sett Miro gå åt båda hållen. ”Jag tycker att Miro kan vara det”, säger hon när hon får frågan om verktyget hör till kategorin överkonstruerade. ”Det beror helt på vem som leder tavlan och vad de vill göra med den ... Jag har sett en överdesignad, överkomplicerad Miro-tavla som folk helt enkelt blev skrämda av ... kanske överkonstruerade facilitatorn den, vilket på sätt och vis är både skönheten och nackdelen med ett sådant verktyg, eftersom du i princip kan göra det till vad du vill.” Ett verktyg som kan vara vad som helst är också ett verktyg som kan bli för mycket – och när deltagarna kommer till en tavla de inte kan navigera i försvinner samarbetet som verktyget var tänkt att möjliggöra.
Jag har sett en överdesignad, överkomplicerad Miro-tavla som folk helt enkelt blev skrämda av … kanske överkonstruerade facilitatorn den, vilket på sätt och vis är både skönheten och nackdelen med ett sådant verktyg
Det verkliga problemet är (vanligtvis) inte programvaran
Den röda tråden genom alla dessa exempel är inte ett fel i någon särskild plattform. Det handlar om ett konsekvent mänskligt mönster: när team får möjlighet att lägga till mer gör de nästan alltid det. Fler fält, fler automatiseringar, mer struktur, fler tavlor – tills verktyget som skulle minska friktionen har blivit den främsta källan till den.
Lösningen innebär sällan att byta plattform. Det handlar om att känna igen när konfigureringen går från användbar till överdriven och att ha disciplin nog att sluta bygga innan systemet börjar motarbeta de människor det skapades för att hjälpa.
Vill du ha fler insikter som dessa? Skapa ett kostnadsfritt DPM-konto för att höra från fler experter som dessa.
