De 11 största utmaningarna inom projektledning: Så övervinner du dem

Genom hela den här artikeln kommer du att se hänvisningar till en nyligen genomförd undersökning, som utfördes 2020 och frågade respondenterna vad deras största utmaning var vid den tidpunkten. Alla utmaningar som tas upp här ingick inte i den undersökningen.

1. Konflikter inom projektgruppen

Konflikter inom projektgruppen kan bero på, som vissa respondenter i vår undersökning påpekade, en giftig arbetsmiljö eller personligheter som krockar, samt bristande ansvarstagande inom projektgruppen, vilket också motverkar samarbete och lagarbete.

När grupper har problem med bristande kommunikation eller missförstånd och inte samarbetar på rätt nivå kan detta leda till projektmisslyckanden.

Enligt Harvard Business Review orsakas 39 % av konflikterna av kommunikationsskillnader och 22 % av otydliga förväntningar.

Effektiv kommunikation och tydliga förväntningar är två viktiga områden som projektledare ansvarar för, vilket innebär att de helt kan minska risken för att konflikter uppstår (samt använda strategier för konfliktlösning när konflikter ändå uppstår).

Så övervinner du det

• Skaffa specifik utbildning i projektledning och tekniker för konfliktlösning, vilket kan ge dig verktyg för att hantera konflikter och andra mindre idealiska situationer. 
• Upprätta en tydlig hierarki, SMARTA projektmål och projektmålsättningar samt ett system för ansvarstagande. Planera in regelbundna avstämningar med gruppmedlemmarna och håll dem ansvariga för deadlines och kvalitetsstandarder.
• Implementera beprövade strategier för att öka den psykologiska tryggheten. Det säkerställer att gruppmedlemmarna känner sig hörda och respekterade, vilket bidrar till att minska konflikter.

2. Begränsad tillgång till resurser

Projektledare har svårt att fördela resurser till sina projekt, särskilt när projekt pågår samtidigt och grupperna är uppdelade mellan konkurrerande prioriteringar.

Kommentar
avu/beachbabe74 från diskussionen
iprojektledning

Även om en del av detta kan lösas genom en ordentlig fas för projektplanering handlar det också om projektbudgeten. Projekt med mindre budget har ofta färre dedikerade resurser, även om de kan ha en arbetsomfattning som kräver fler resurser.

Så övervinner du det

• Bekanta dig med viktiga metoder för resurshantering, såsom resursutjämning och resursutplaning. Båda kan bidra till att balansera resursbelastningen mellan gruppmedlemmarna, men använd resursutplaning när du har en fast deadline som inte kan ändras. 
• Förbättra din förmåga att prognostisera resursbehov. Ju längre i förväg du vet vilka resurser du kommer att behöva, desto tidigare kan du boka dem, vilket säkerställer att du har alla du behöver. 
• Använd programvara för resurshantering. Det här är det enklaste sättet att ändra tilldelningar, övervaka gruppens kapacitet och arbetsbelastning samt uppskatta vilka resurser du faktiskt behöver.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

3. Brist på utbildning eller projektledningskompetens

Projektledare hamnar ofta i rollen utan någon formell utbildning (även om det vanligtvis kommer senare) eller de projektledningskunskaper, tekniska färdigheter eller mjuka färdigheter som skulle ge dem förutsättningar att lyckas.

Flera respondenter i vår undersökning nämnde bristande självförtroende som sin största utmaning, och tre svar nämnde särskilt att de var nya inom projektledning. En respondent uppgav att de ”hade svårt att utöka [sina] färdigheter från grundläggande hantering till att hantera småskaliga projekt.”

Så övervinner du det

• Öva på att vara flexibel, oavsett vilken typ eller omfattning det digitala projektet du hanterar har. Anpassa dig snabbt till olika situationer och lär dig av dina misstag. 
• Avsätt tid för personligt lärande och projektledarutbildning. Gå med i grupper och nätverka med dina kollegor. Vår Slack-community (en del av DPM-medlemskapet) är en utmärkt plats att delta i samtalet.
• Gå vår kurs Att bemästra digital projektledning, som nu finns tillgänglig genom DPM-medlemskapet. Kursen omfattar hela projektets livscykel samt viktiga metoder, som agil projektledning och vattenfallsmetoden, och taktiker för att leverera framgångsrika projekt.

4. Brist på tydliga processer

Många respondenter i vår undersökning uppgav att deras största projektledningsutmaning gällde processer, oavsett om det handlade om specifika projektprocesser eller företagsprocesser. Flera svar nämnde att deras organisation saknade arbetsflöden och att det föll på projektledarna att skapa och implementera dem.

Andra var frustrerade över att andra inte följde etablerade processer.

Kommentar
avu/wookiedaywalker från diskussionen
iprojektledning

Så övervinner du det

• Använd mallar när du skapar processdokument. Det sparar tid och minskar förvirringen, eftersom du helt enkelt kan redigera ett befintligt processdokument i stället för att skapa ett från grunden. Du kan skapa mallar från dina befintliga dokument, eller så finns det gott om kostnadsfria och betalda mallar som kan ge dig en utgångspunkt. 
• Gör en grundorsaksanalys. Innan du börjar arbeta med lösningar kan du överväga att använda grundorsaksanalys för att förstå varför processer hoppas över eller inte fungerar. Det kan avslöja brister i utbildningen, otydligt ägarskap eller verktyg som inte stöder arbetsflödet.
• Skapa en förändringsledningskommitté för att införa nya processer och förändringar i befintliga processer. Inkludera teammedlemmar från olika avdelningar så att alla får möjlighet att säga sitt och ställa sig bakom den nya processen.

5. Hålla sig inom projektomfattningen

Flera respondenter uppgav att omfattningen var deras största utmaning: särskilt att hålla sig inom projektets omfattning, undvika omfattningsglidning och hantera sista minuten-ändringar av omfattningen. Omfattningsglidning kommer oftast från kunder (”Jag hoppades bara…” ”En idé till…”) men kan också komma från teammedlemmar som verkligen vill imponera. 

Ett svar tog upp vattenfallseffekten som ändringar av omfattningen får och den efterföljande intressenthantering som uppstår när ändringar av omfattningen även kräver ändringar i projektets tidsplan eller budget.

Så övervinner du det

• Gå tillbaka till arbetsbeskrivningen och/eller projektets omfattningsbeskrivning. Om en kund ber om något som inte beskrivs i något av dessa dokument, hänvisa kunden tillbaka till dokumentet för att ta en titt. 
• Inför en process för ändringsbegäran. Om en kund till exempel vill ha en funktion som inte ingick i den ursprungliga omfattningen, fyller du i en ändringsbegäran som beskriver vilka konsekvenser det får för projektets budget, tidsplan och resurser att skapa funktionen. Kunden kanske granskar ändringsbegäran och beslutar att inte gå vidare, men om kunden gör det kan du sedan justera projektets tidsplan eller budget efter behov.

6. Bristande insyn i framstegen

Projektledare klagar ofta över att de inte känner till projektförseningar eller problem förrän det är för sent, samt att de saknar insyn i hur mycket arbete som har slutförts i förhållande till hur mycket budget och tid som har förbrukats. 

För att inte tala om att processen med att spåra upp denna information tar enormt mycket tid utan en ordentlig rapporteringslösning på plats: 

Kommentar
av från diskussionen
iprojektledning

Så övervinner du det

• Använd projektledningsprogramvara. Med den kan du skapa instrumentpaneler för att följa mätvärden som hur mycket av budgeten som har använts, vilken kapacitet varje resurs har och hur stor andel av en uppgift eller milstolpe som är slutförd. Du kan också se vilka andra projekt dina teammedlemmar arbetar med, så att du kan bedöma prioriteringar och justera vid behov. 
• Beräkna intjänat värde. Detta är ett mätvärde som tilldelar ett dollarvärde till projektets framsteg, så att du direkt kan jämföra hur mycket tid som har lagts ner med hur mycket av budgeten som har förbrukats. 
• Stäm regelbundet av med dina teammedlemmar. Ha regelbundna individuella möten för att få en fullständig bild av deras arbetsbelastning, eventuella hinder eller utmaningar de stöter på och hur du bättre kan stödja dem. 

7. Att leda personer som inte rapporterar direkt till dig

Projektledare är ofta inte de direkta cheferna för de teammedlemmar som arbetar med deras projekt.

De har inte nödvändigtvis befogenhet över deras arbetsschema, arbetstider, vilka processer de följer eller hur de arbetar. Detta kan leda till konflikter mellan projektledaren och teamet, mellan projektledare och andra chefer eller mellan olika teammedlemmar. 

Så övervinner du det

• Bygg en god relation med dina teammedlemmar, så att de känner att de kan vända sig till dig med frågor om sin arbetsbelastning. Om du lär känna någon som person blir det lättare att ha svåra samtal med personen. 
• Planera in regelbundna möten (varje vecka, varannan vecka osv.) för alla chefer (projektchefer och andra) för att diskutera prioriteringar och potentiella resurskonflikter samt säkerställa samsyn, så att teammedlemmarna inte får olika besked från olika personer, vilket kan orsaka frustration och förvirring. 
• Ställ öppna frågor till teammedlemmarna om deras arbetsbelastning eller önskemål och undvik ledande eller nedlåtande frågor.

8. Konkurrerande prioriteringar

Organisationer har många projekt på gång, och de resurser som projekten kräver kan vara knappa, som diskuterats ovan. Teammedlemmarna har ofta väldigt mycket att göra, vilket kan minska moralen och motivationen. För att inte tala om att projektledare ofta själva har en hög arbetsbelastning mellan flera projekt med olika prioriteringsnivåer.

Detta sammanfattar det ganska väl: 

Kommentar
av från diskussionen
iprojektledning

Så övervinner du det

• Implementera programvara för uppgiftshantering och appar för projekthantering eller verktyg. Dessa kan hjälpa dig att hålla koll på vad dina teammedlemmar arbetar med och vilka andra projekt och uppgifter som har tilldelats dem. 
• Skapa en prioriteringsmatris och kategorisera uppgifter efter hur viktiga eller brådskande de är, och ta bort allt som varken är viktigt eller brådskande. 
• Lär dig att delegera. Även om projektledare är ansvariga för att arbetet blir gjort behöver de inte nödvändigtvis vara de som utför det. Involvera teamet i att ta fram strategier för riskhantering eller beredskapsplaner.

9. Att ta fram korrekta uppskattningar

Att uppskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta och därmed hur stor del av budgeten den kommer att använda är alltid en utmaning för både projektledare och teammedlemmar.

Projektledare är inte de som utför arbetet, och teammedlemmar kan vara tveksamma till att ange en specifik tidsåtgång, särskilt om de inte har all information, vilket ibland är fallet.

Så övervinner du det

• Använd uppskattningstekniker som analog uppskattning, parametrisk uppskattning eller trepunktsuppskattning. Analog uppskattning använder data från tidigare projekt, medan parametrisk uppskattning hämtar specifika variabler från liknande projekt och tillämpar dem på parametrarna för det aktuella projektet. Trepunktsuppskattning beräknar genomsnittet av det bästa scenariot, det värsta scenariot och det mest sannolika scenariot.
• Använd vår mall för projektuppskattning (tillgänglig genom DPM-medlemskap). Använd vår mall och checklista för att säkerställa att du presenterar den mest korrekta möjliga uppskattningen för kunderna. 

10. Bristande kommunikation

När teammedlemmar inte kommunicerar med varandra eller projektets intressenter inte tillhandahåller rätt information eller godkännanden för att hålla projektet framåt, ökar risken för att projektet misslyckas.

Kommentar
avu/wookiedaywalker från diskussionen
iprojectmanagement

Så övervinner du det

• Skapa en tydlig kommunikationsplan. Den beskriver hur projektteamet, projektledaren och intressenterna ska utbyta information under projektets gång. Inkludera vilka kanaler ni ska använda och hur ofta ni ska kommunicera, samt hur ofta ni ska ha avstämningsmöten (oavsett om de sker personligen eller per telefon). 
• Genomför en ordentlig projektuppstart samt ett möte före uppstarten mellan dig och kunden. Detta bidrar till att skapa en god relation, så att ni kan kommunicera väl under resten av projektet, och fastställer förväntningarna på kommunikationens nivå och frekvens under projektets gång. 

11. Team som arbetar i silos

När teammedlemmar arbetar i sina egna små världar och återkopplingsloopar saknas, blir kvaliteten på arbetet lidande, arbete dupliceras och det är oklart vem som ansvarar för vad.

Detta orsakar i slutändan mycket frustration inom projektteamet och bland intressenterna, sänker moralen och motivationen och får teamet att tappa engagemanget i arbetet. 

Så övervinner du det

• Implementera en RACI-matris. Den tydliggör vem som är ansvarig, ytterst ansvarig, konsulterad och informerad för specifika projektuppgifter och leveranser. Fyll i matrisen strategiskt för att minska silos och säkerställa att teammedlemmarna i rollen som ”konsulterad” är rätt personer att ge återkoppling.
• Upprätta en återkopplingsloop. Detta innebär att inhämta återkoppling på själva arbetet, men projektledare bör alltid också be om återkoppling på processer, hinder och hur projektet som helhet fortskrider. Ju mer ni förbättrar processerna och hittar sätt att bryta ner silos, desto mer kommer moralen och kvaliteten på arbetet att förbättras.

Vad händer härnäst?

För hjälp med effektiv projektledning och att lösa dessa och andra vanliga utmaningar inom projektledning, registrera dig för vår medlemsgemenskap och delta i samtalet i Slack med hundratals andra digitala projektledare.