5 tips om tidsregistrering som hjälper dig att skapa bättre budgetar
"Arbetstid" verkar alltid vara något enkelt tills jag sätter mig ner för att fylla i min tidrapport. Tillbringade jag verkligen 45 minuter med att skriva det där mejlet, eller försvann jag in i mina tankar medan jag sjöng med till Taylor Swift? (Döm mig inte.)
Tidsregistrering kan kännas som ett besvär, men den är också utan tvekan användbar. Den kan hjälpa dig att förstå hur ett projektteam använder sin tid, ta reda på hur lång tid något kommer att ta att slutföra och till och med hjälpa dig att få betalt (hej, debiterbara timmar!). Inom projektledning är tid och pengar lika nära sammanflätade som Taylor Swift och fantastiska låttexter. (Sluta döma mig.)
Hur registrerar du arbetstid som läggs på ett projekt?
Det finns några olika sätt som jag registrerar den tid anställda lägger på projekt. Vilken metod jag använder beror på hur avtalet eller arbetsomfattningen är formulerad och vad vi behöver för att kunna debitera för arbetet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Ungefärlig uppskattning: Jag använder den här metoden för interna projekt eller när avtalet gäller ett fast pris. Jag vill förstå hur många timmar varje person har lagt på sina uppgifter och hur lång tid det tog för oss att slutföra projektet. Eftersom jag inte kommer att rapportera timmar använder jag ingen tidsregistrering och ber inte teamet att registrera sin tid.
- Tidsregistrering per person: Jag använder den här metoden när jag debiterar per timme. Teamet behöver registrera all tid de lägger på projektet i ett tidsregistreringsverktyg, så att jag kan ta fram rapporter vid behov för fakturering. Du kan använda programvara för tidsregistrering till detta, liksom resurshanteringsprogramvara som innehåller faktureringsfunktioner.
- Tidsregistrering per uppgift: I vissa fall, till exempel i ett agilt projekt där flera teammedlemmar arbetar med specifika funktioner inom olika områden, kan jag be teamet att registrera sin tid på en specifik funktion. Det kan hjälpa till att avgöra om budgetarna behöver justeras för framtida sprintar.
Vilken app är bra för att hålla koll på arbetstimmar?
Det finns många applikationer som kan användas för att registrera tid som läggs på projektarbete. Om du letar efter fristående programvara för tidsregistrering finns det flera alternativ som vi rekommenderar. Det är ofta bra att leta efter ett tidsregistreringssystem som kan synkroniseras med din kalender och automatiskt registrera tid åt dig.
Du kan också överväga att använda projektledningsverktyg med inbyggd tidsregistrering. Med dessa funktioner kan du jämföra projektets tidsuppskattningar med data i realtid. Att ha information om uppgifter och tidsregistrering på samma plats kan hjälpa till med rapportering, prognoser baserade på data i realtid och budgetering.
5 sätt att använda tidsregistrering för budgetering
1. Skapa jämförbara uppskattningar
Data från projekt och uppgifter kan hjälpa dig att skapa uppskattningar för framtida projekt. Om du till exempel vet att det i genomsnitt tar en designer 10 timmar att göra efterforskningar och skapa en stämningstavla och ett mönsterbibliotek i början av en omdesign av en webbplats, kan du uppskatta 8 timmar för en mindre webbplats och 12 timmar för en större och mer komplex webbplats när du utarbetar ditt första förslag för ett nytt uppdrag.
2. Fastställ hur resurser ska fördelas
Data från tidsregistrering kan hjälpa till med projektplaneringen (och med att skapa projektbudgeten) genom att hjälpa dig att avgöra hur du ska fördela dina resurser. Om du vet att du har en snävare tidsplan och en högre budget kan du vilja tilldela din mer seniora utvecklare.
Även om den här personen kan ha ett högre timpris än en mer junior resurs kommer hen att kunna utföra arbetet mer effektivt. Att genomföra den här typen av resurshantering är endast möjligt med bra data från tidsregistreringen.
3. Fastställ riktmärken
Tidsregistrering kan hjälpa dig att fastställa riktmärken för projektarbete, vilket kan leda till mer exakt budgetering. Att ha en tidsbudget för varje aktivitet hjälper dig att uppskatta hur mycket tid du behöver för att slutföra ett projekt mer korrekt.
Dessa riktmärken kan också kopplas till roller. Om du till exempel har juniora designers och mer seniora designers i ditt team kan du fastställa olika riktmärken för varje roll. Det kan vara rimligt att säga att de juniora designerna vanligtvis behöver tre dagar för att utforma en landningssida, medan en senior designer bör kunna göra det på en och en halv dag. Läs mer om hur bättre tidsregistrering förbättrar framtida projektplanering.
När du tar fram projektkalkylen får du inte glömma att lägga till lite marginal för sådant som kan uppstå i projektet, till exempel tid för revideringar och kundfeedback samt andra krav som kan upptäckas efter att projektet har startat! På så sätt påverkas lönsamheten inte om det nya projektet överskrider det du har använt som riktmärke.
4. Tidshantering för projekt
Även om tidigare resultat inte alltid är en bra indikator på framtida resultat kan de ge dig en ganska god uppfattning om vad du kan förvänta dig. Genom att hålla koll på tidsregistreringen får du bra data som hjälper dig att planera för framtiden. Om du vet att ditt team aldrig har kunnat slutföra en viss uppgift på mindre än tre dagar bör du se till att planera in minst tre dagar (helst fyra eller fem) när uppgiften dyker upp i ett nytt projekt.
När team arbetar med flera projekt är tidshantering avgörande. Det är som att spela Tetris. För att få allt arbete gjort i tid vill du se till att varje teammedlem har tillräckligt med tid för att slutföra sina uppgifter utan att behöva skynda eller ständigt arbeta övertid.
Det förstnämnda kan leda till slarvigt arbete, medan det sistnämnda sannolikt leder till allvarlig utbrändhet. Genom att använda tidigare data från tidsregistreringen för att hantera tiden i pågående projekt kan du bidra till att förhindra detta – detta är en viktig fördel med programvara för tidsregistrering.
5. Gör tidsregistreringen enkel för att få korrekta tidsregistreringar
När det gäller tidsregistrering vill ingen ta tid från arbetsdagen för att ”stämpla in och ut” varje gång de byter uppgift eller projekt. För att få så korrekta data som möjligt och låta dina teammedlemmar skapa sina tidrapporter i realtid kan du därför prova några automatiseringar.
Som vi redan har sett har vissa appar för tidrapportering integrationer med populära program för projektledning och programvara för projektbudgetar, eller så kan de integreras direkt i din webbläsare. Ju enklare du gör tidsregistreringen för ditt team, desto mer kommer de att följa rutinerna och desto mer korrekta data får du, särskilt om de har inställningen att tidsregistrering är dåligt.
Detta är viktigt eftersom människor behöver mer tid för att få arbetet gjort ju fler gånger per dag de byter app eller växlar mellan fönster.
En artikel i Harvard Business Review om detta ämne säger: ”Vi fann att kostnaden för ett byte i genomsnitt är lite över två sekunder och att den genomsnittliga användaren i datasetet växlade mellan olika appar och webbplatser nästan 1 200 gånger per dag. Det innebär att personer i dessa yrken ägnade knappt fyra timmar i veckan åt att återorientera sig efter att ha växlat till en ny applikation. Under loppet av ett år blir det fem arbetsveckor, eller 9 % av deras årliga arbetstid.”
Hitta fler bästa metoder för tidsregistrering här.
Vad händer härnäst?
Hur ser du till att teamen registrerar sin tid så att du kan budgetera och göra korrekta uppskattningar? Delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!
