Vad är ett projektdokument för projektinitiering & mall för att skapa ett
Ett projektdokument för projektinitiering (PID) hindrar projekt från att spåra ur när omfattningen ändras, intressenter inte är överens eller team tappar fokus på prioriteringarna. Jag har sett även välplanerade projekt falla samman utan tydlig dokumentation och rätt projekthanteringsprogramvara för att följa upp beslut, ansvar och leveranser.
I den här guiden får du lära dig hur du skapar ett PID som får team att samordna sig tidigt, minskar förvirring och ger dig en tillförlitlig struktur för att hantera omfattning, kommunikation, risker och godkännanden från projektstart till leverans.
Vad är ett projektdokument för projektinitiering?
Ett projektdokument för projektinitiering är ett viktigt projektdokument som definierar projektets omfattning, projektmilstolpar och kriterier för projektets framgång. Det anger också projektets sammanhang och fungerar som ett grundläggande projektdokument som är lika viktigt både som intern vägledning och för externa intressenter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En projektledare skapar vanligtvis ett PID under projektets initieringsfas i projektets livscykel för att fastställa ton, sammanhang, förväntningar och begränsningar för arbetet.
Varför är ett projektdokument för projektinitiering viktigt?
Ett projektdokument för projektinitiering är viktigt eftersom det hjälper teamet att få en lyckad projektstart utan att skapa alltför mycket extra arbete i början.
Utöver att få saker och ting att komma igång i början av projektet förblir PID ett levande dokument som teamet kan hänvisa till under hela projektets livscykel. Det fungerar som en säkerhetsåtgärd om bemanningen förändras eller nya teammedlemmar tillkommer, så att de snabbt kan komma in i arbetet.
Vad ska ingå i ett projektdokument för projektinitiering?
Ett projektdokument för projektinitiering bör innehålla följande:
- Grundläggande information om projektet (t.ex. kund och projektnamn)
- Projektdefinition
- Projektets bakgrund
- Kriterier för framgång
- Projektbudget
- Projekttidsplan
- Omfattning, inklusive vad som ingår och inte ingår
- Projektkrav
- Leveranser
- Projektstyrning
- Antaganden och begränsningar
- Projektfaser på hög nivå
- Intressenternas roller och ansvarsområden
- Risker, antaganden och beroenden
Ditt PID är ofta en kvalificerad gissning baserad på arbetsbeskrivningen eller uppskattningen som teamet tog fram. Det finns så många saker som fortfarande är osäkra. Den plan du sätter ihop kanske inte fungerar som den är tänkt.
Mall för projektdokument för projektinitiering
Här är en enkel mall för projektinitiering som du kan ladda ner och anpassa till dina projekt eller initiativ. Den innehåller alla avsnitt som nämndes ovan. Vi har också inkluderat ett ifyllt exempel (mer om det nedan), så att du kan se exakt vad som ska ingå i varje avsnitt.
Exempel och mall för projektinitieringsdokument
Här är ett exempel på hur ett färdigt projektinitieringsdokument kan se ut. Det här ifyllda exemplet finns tillsammans med mallen som nämndes ovan, för att göra det enklare för dig att använda detta format i dina egna projekt.
Så skapar du ett projektinitieringsdokument: 7 steg
Så här skapar du ett projektinitieringsdokument som innehåller den viktigaste projektinformationen för ditt team och dina intressenter.
1. Fastställ sammanhanget
Börja med att ge en bakgrund till några av projektets affärsdrivkrafter (fråga annars din kundansvarige).
- Varför genomför kunden det här projektet?
- Vilket problem ska lösas?
- Vad handlar projektet om?
- Finns det enbart tekniska drivkrafter, eller har projektets syfte sin grund i organisationsstrategin?
- Vilka är affärsmålen?
- Hur definierar och mäter kunden framgång? Vilka mätvärden använder de?
Beskriv den strategiska visionen, målen, projektmålen och helst även en övergripande uppdragsbeskrivning. Detta skapar samsyn i teamet kring projektets arbetssätt, så att de kan ha dessa mål i åtanke under hela genomförandet.
Det här sammanhanget hjälper också teamet när de definierar ytterligare arbete och möjliga projektförbättringar (t.ex. vore det inte bra om vi kunde göra …?)
2. Fastställ projektets ramar
Var transparent med projektbegränsningarna i PID:n, inklusive information som:
- Vilken är budgeten för projektet?
- Hur är budgeten uppdelad per projektfas eller leverans?
- Hur ser tidsplanen ut?
- Hur föreställer du dig samarbetet med kunden?
- Vilket är det första målet som teamet ska arbeta mot?
I slutändan vinner och förlorar teamet tillsammans. Det är högst osannolikt att leverera ett framgångsrikt projekt om varje projektmedlem gör på sitt eget sätt. Att skapa ett team av experter, snarare än en samling individer, bidrar mycket till att bygga kamratskap och uppmuntra till samarbete tidigt.
3. Definiera detaljerna
Definiera sedan projektets detaljer i en projektomfattningsbeskrivning för att ge teamet en förståelse för vad de behöver leverera för att projektet ska bli framgångsrikt.
Till exempel:
- Vad ingår och vad ingår inte?
- Finns det några inledande projektkrav som redan är definierade?
En avgörande del av detta avsnitt är de leveranser som krävs. Eftersom dessa vanligtvis definieras tidigt i avtalet behöver teamet förstå vilka förväntningar som finns på dessa leveranser. Detta omfattar potentiella antaganden och begränsningar, till exempel hur många revideringar som ska beaktas.
4. Definiera projektets struktur och resursplan
Det är viktigt att teamet har en tydlig bild av hur projektleveranserna ska genomföras. Det innebär att arbetet delas upp i mindre delar och att det identifieras vem som gör vad.
Här är ett exempel på en övergripande projektstruktur:
Gå igenom den preliminära planen och arbetsstrukturen med teamet, så att de kan bidra med synpunkter. Detta hjälper till att tydliggöra beroenden och engagera teamet i utvecklingen av projektplanen, så att de får en förståelse för projektets sammanhang och sitt ansvar för projektets resultat.
Projektstrukturer kan variera i detaljnivån som används för att kartlägga de olika aktiviteterna i varje fas. De kan också kopplas till specifika datum och anpassas efter resursplaneringen.
5. Definiera vem som är vem
En viktig del av projektinitieringsdokumentet är projektteamets struktur (både intern och extern.)
- Vilka arbetar i teamet?
- Vem kan godkänna saker innan de går vidare till en kund?
- Vilka hos kunden behöver rådfrågas innan det slutliga godkännandet?
Genom att upprätta dessa kommunikationskanaler kan ni undvika missförstånd längre fram. En RACI-matris är ett utmärkt verktyg för att dokumentera detta. Den visar vem som är eller behöver vara:
- Ansvarig: Vem utför arbetet?
- Ytterst ansvarig: Vem fattar besluten?
- Rådfrågad: Vem behöver tillfrågas innan arbetet fortsätter?
- Informerad: Vem behöver hållas uppdaterad?
Det bästa sättet att utveckla en RACI-matris är att lista projektleveranserna eller aktiviteterna och koppla dem till projektroller för både interna och externa teammedlemmar. Tilldela sedan RACI-statusen. Se till att endast en person är ytterst ansvarig för en projektleverans.
Att definiera teamroller och ansvarsområden är ett utmärkt sätt att tydliggöra förväntningarna på projektkommunikationen och projektstyrningen. Det minskar risken för att ni får höra: ”Jag trodde att det låg på ditt bord” eller ”Jag borde ha granskat det innan det skickades till kunden.”
Internt team
Det interna teamet kan omfatta projektledaren, kundansvarig, andra teammedlemmar och den högsta ledningen, om de behöver godkänna leveranser.
Externt team
De viktigaste frågorna vi behöver ställa till kunden är:
- Vem vet vad vi ska göra och varför?
- Vem ansvarar för att godkänna briefen?
- Vem är ytterst ansvarig för eller ansvarar för att godkänna projektleveranserna?
- Finns det en styrgrupp som vi behöver rådfråga?
- Vem kommer att bli upprörd om vi inte involverar dem?
RACI-diagrammet är ett utmärkt sätt att få grepp om hur saker fungerar på en byrå och snabbt sätta sig in i interna arbetsflöden. Komplettera RACI-diagrammet med en kommunikationsplan som beskriver hur ni ska samarbeta mellan olika teamroller.
6. Identifiera risker, antaganden, problem och beroenden
Inkludera en översikt över kända risker och begränsningar som en del av PID:en. Projekt kan vara komplexa av olika anledningar, och det är bra att tänka igenom dem, förutse projektrisker och problem samt utveckla strategier för att minska deras påverkan.
Några exempel är:
- Tidsplaner som är för korta eller för långa
- Budgetbegränsningar
- Tekniska osäkerheter
- Komplex intressentbild
- Enskilda felpunkter
7. Dela ditt projektinitieringsdokument
Se till att dela ditt projektinitieringsdokument med hela teamet. Be kunden godkänna det för att formalisera antaganden samt roller och ansvarsområden.
Det är också bra att hänvisa till det under hela projektets livscykel så att teamet inte tappar fokus. Dokumentet är användbart när nya projektintressenter blir involverade eller när leveransen eller arbetsflödet för dokumentgodkännande visar sig vara mer komplicerat än väntat.
För mer information kan du ta del av vår fördjupningskurs 😉:
Projektinitieringsdokument jämfört med projektplan
Projektinitieringsdokumentet beskriver ”vad” och ”varför” bakom ett projekt (det vill säga projektmålen och affärsnyttan), medan projektplanen bygger vidare på projektstadgan för att definiera hur du ska hantera projektet, inklusive riskhantering, projektschemat, kommunikation med mera.
Du tar fram projektledningsplanen efter att du redan har fått projektägarens stöd för att genomföra projektet (ett steg som sker under projektets initieringsfas).
PID:er jämfört med andra typer av projektinitieringsdokumentation
En affärsnytta innehåller en fullständig ekonomisk bedömning av projektet, inklusive en kostnads-nyttoanalys, marknadsbedömning och konkurrensanalys.
Även om du vanligtvis skulle inkludera en affärsmässig motivering för projektet som en del av projektinitieringsdokumentet, kan du också ta fram en fristående affärsnytta för projekt som är särskilt komplexa.
Ett projektinitieringsdokument skiljer sig också från agendan för projektets uppstartsmöte, som är betydligt mer taktisk. Utöver att sammanfatta viktiga punkter från PID:en om projektomfattning och affärsmål lyfter den också fram de diskussionspunkter som du vill gå igenom med intressenterna under projektets planeringsfas.
Vad händer härnäst?
Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemsgrupp och få tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.
