Så skapar du ett arbetsflöde: 7 enkla steg
Förebygg projektkaos: Konsekventa arbetsflöden hjälper till att undvika projektförseningar, fel och budgetöverskridanden. Det hjälper dig också som projektledare att se till att projekten når sina avsedda resultat utan oväntade fallgropar.
Steg för steg: Att skapa ett arbetsflöde är i sig ett arbetsflöde: du definierar ett mål, identifierar vilka som deltar, listar stegen, skapar ett arbetsflödesdiagram, testar och förbättrar det och implementerar det sedan.
Programvara löser problemet: Programvara för arbetsflödeshantering är det enklaste sättet att skapa och underhålla organiserade arbetsflöden, och den ger ett strukturerat tillvägagångssätt för att hantera komplexa projektprocesser.
Utan fastställda arbetsflöden som beskriver hur du och ditt team ska slutföra arbetet under projektets gång kan du förvänta dig förseningar, fel och kvalitetsproblem, att projektets omfattning växer samt budgetöverskridanden.
Dina team behöver konsekventa och repeterbara arbetsflöden (som vanligtvis skapas och hanteras i programvara för arbetsflödeshantering) för att leverera projektarbete som uppnår det avsedda resultatet. I den här artikeln går jag igenom hur du skapar ett arbetsflöde och ger några bästa praxis för att göra det rätt.
Vad är ett arbetsflöde?
Ett arbetsflöde är en repeterbar serie steg eller aktiviteter som behöver slutföras för att uppnå ett större resultat. När man till exempel skapar en ny webbplats omfattar arbetsflödet att utforma layouten, skriva koden, testa webbplatsen och publicera den.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Med hjälp av digitala arbetsflöden kan projektledare hålla projekten på rätt spår och se till att uppgifterna slutförs så effektivt som möjligt. Visuella arbetsflöden använder flödesscheman eller diagram som visar vilka processsteg varje arbetsobjekt går igenom för att betraktas som slutfört.
Arbetsflöden skiljer sig från affärsprocesser genom att de representerar de specifika, sekventiella uppgifterna inom de bredare processer som uppnår organisationens mål.
Så skapar du ett arbetsflöde
Här är några saker att tänka på när du utformar ett arbetsflöde.
1. Fastställ vad du behöver uppnå
När du planerar ditt arbetsflöde ska du vara mycket specifik med vad det behöver uppnå. Det är mycket lätt för teammedlemmar och intressenter att göra antaganden om vad som ingår eller inte ingår i arbetsflödet om du inte är mycket specifik och kristallklar.
Om du till exempel skapar ett arbetsflöde för att skriva blogginlägg ska du vara specifik och tydligt ange om arbetsflödet endast gäller att utarbeta innehållet eller om det även omfattar stödjande grafik samt uppladdning och delning av blogginlägget i sociala medier.
Du kan hantera alla dessa steg inom ett arbetsflöde, eller så kan du ha separata arbetsflöden för varje del – det viktigaste är att det är tydligt för teamet.
2. Identifiera vilka som behöver vara involverade
Identifiera alla personer som behöver vara involverade. Inkludera de personer som ska utföra arbetet samt granskare och godkännare.
Att definiera en godkännandeprocess är också en viktig del av att skapa arbetsflödet. Utan detta kommer du att få flaskhalsar eller andra problem som kan bryta din process.
Ett enkelt sätt att identifiera alla som behöver vara involverade är att skapa och fylla i ett RACI-diagram. Du kanske inte kan göra detta förrän du har listat alla processsteg (se steg tre nedan), men det är en bra idé att ha detta på plats innan du lanserar arbetsflödet.
3. Lista processstegen och uppgifterna
Lista processstegen och de uppgifter som behöver slutföras. Detta är en steg-för-steg-lista över allt som ska hända från början till slutet av arbetsflödet.
Vi använder vårt blogginläggsexempel igen. Om vårt arbetsflöde gäller publicering och marknadsföring av ett blogginlägg kan det se ut så här när man skriver ner arbetsflödets steg (och vilka marknadsföringsresurser som behöver vara involverade):
- Välj ett ämne för ditt blogginlägg
- Få godkännande från marknadschefen att gå vidare med ämnet
- Skriv en innehållsbrief och innehållsdisposition
- Ange kreativ riktning och storlek för de bilder eller illustrationer som behövs
- Tilldela en skribent till blogginlägget
- Tilldela en grafisk designer till blogginlägget
- Skribenten skapar det första utkastet till blogginlägget
- Den grafiska designern tillhandahåller de bilder som krävs
- En redaktör granskar utkastet till blogginlägget och bilderna
- Skribenten gör textredigeringar
- Den grafiska designern redigerar bilderna
- Redaktören godkänner texten och bilderna
- En marknadskoordinator laddar upp innehållet till webbplatsens CMS
- Redaktören granskar och godkänner inlägget på testwebbplatsen
- Marknadskoordinatorn publicerar inlägget
- Copywritern skapar en bildtext för sociala medier
- Redaktören granskar och godkänner bildtexten
- Marknadskoordinatorn publicerar bildtexten och länken till blogginlägget på LinkedIn och Facebook.
4. Skapa ett arbetsflödesdiagram
Det kan vara användbart att representera ditt arbetsflöde visuellt med hjälp av ett arbetsflödesdiagram. Du kan använda en tidslinje, ett Gantt-schema eller programvara för arbetsflödesdiagram (till exempel ProcessMaker eller ett av dess alternativ) för att visa varje steg, vem som ska utföra det och hur lång tid det kommer att ta.
Att kartlägga arbetsflöden visuellt är också ett bra sätt att effektivisera kommunikationen om vem som ska göra vad och när.
5. Testa och upprepa ditt arbetsflöde
Ditt arbetsflöde kan se bra ut på papper, men det kan misslyckas när du börjar använda det i praktiken. Att utveckla en iterativ arbetsflödesprocess är inte en aktivitet som görs en gång och sedan är klar. När du börjar använda den kan du upptäcka repetitiva uppgifter eller överlappningar, eller att du har hoppat över ett viktigt steg någonstans.
Testa det nya arbetsflödet och be teamet om feedback på vad som fungerar och vad som inte fungerar. Om processen bryter samman, tar för lång tid eller är förvirrande hjälper ett test dig att felsöka och göra justeringar för att förbättra den.
Även om det första genomförandet blir lyckat kan du alltid fortsätta att optimera ditt arbetsflöde när teammedlemmarna använder arbetsflödet och samarbetar.
6. Implementera ditt arbetsflöde med hela teamet
När du har testat ditt arbetsflöde och fått det att fungera smidigt kan du rulla ut det till hela teamet. Det kan innebära att fler intressenter involveras för att genomföra arbetsflödet mer effektivt eller att nya teammedlemmar introduceras i det arbetsflöde för projektledning som de ska använda.
Om du använder flera olika typer av arbetsflödeshantering, eller om arbetsflödet är en ny process, kan du överväga att använda ditt flödesschema eller en kort handledning för att hjälpa människor att komma ihåg vad som händer och i vilken ordning.
Tips för att skapa arbetsflöden
Här är några tips för att skapa arbetsflöden för ditt team:
1. Var tydlig med vad ditt arbetsflöde innehåller
Var mycket tydlig med vad arbetsflödet gör och inte innehåller.
Om du behöver ett annat exempel kan du tänka på e-postmarknadsföring. Du kan ha ett arbetsflöde för att skapa e-posttext, ett annat för att utforma e-postmeddelandets layout och ett tredje för att skicka e-postmeddelandet och övervaka analysdata. Alla dessa arbetsflöden kan behöva köras varje gång du skickar ett e-postmeddelande.
Glöm inte att ta hänsyn till de resurser du kommer att behöva – processen för hantering av marknadsföringsresurser kan vara knepig. Som tur är kan programvara för hantering av marknadsföringsresurser hjälpa till.
2. Tilldela specifika roller och ansvarsområden
Se till att varje roll eller uppgift utförs av en enda person. Det är okej att be någon granska arbetet eller bidra med idéer, men en person måste äga uppgiften. Om för många personer är involverade blir arbetet aldrig gjort eftersom teammedlemmarna antar att någon annan kommer att göra det.
Om din marknadsföringschef och din redaktionschef ansvarar för att sammanställa innehållskalendern och tilldela skribenter bör du dela upp uppgiften i två separata områden.
Marknadsföringschefen bör utveckla innehållskalendern, och redaktionschefen bör granska den och ge återkoppling innan skribenter tilldelas.
3. Skapa mallar för dina arbetsflöden
När du börjar samla på dig arbetsflöden som du använder regelbundet kan du spara tid genom att skapa mallar. I de flesta populära verktyg för projekthantering kan du bygga upp hela projekt med flera arbetsflöden.
Ju mer detaljer du lägger in i dina mallar, desto enklare blir det att konfigurera nya projekt och få människor att börja arbeta.
Vissa arbetsflöden behöver justeras för specifika projekt. Kanske förkortas en tidsplan eftersom en kund har betalat en expressavgift eller en intressent har prioriterat en specifik leverans – se till att mallen kan anpassas efter dessa förändringar utan att du behöver skapa ett nytt arbetsflöde varje gång.
4. Gör inte dina arbetsflöden alltför komplicerade
Ett arbetsflöde är bara bra så länge människor använder det! Om du skapar ett komplicerat arbetsflöde som ingen vet hur man använder, kommer du inte heller att veta när det har slutat fungera. För att förhindra detta kan du börja med att lära dig hur man skapar ett flödesschema.
Komplicerade arbetsflöden kan uppstå om du använder många integrationer och automatiseringar för att köra ditt arbetsflöde. Dessa funktioner kan hjälpa till att hantera ett komplext arbetsflöde och spara tid, men det viktigaste är att alla involverade kan förstå det. Därför bör du lära dig bästa praxis för att skapa flödesscheman.
5. Undvik för många steg
Arbetsflöden med för många steg är svåra att hantera. Överväg att skapa separata men relaterade arbetsflöden. Ett bra exempel på detta är introduktionen av en ny medarbetare. Detta är en ganska standardiserad affärsprocess eller ett arbetsflöde med många involverade personer och steg.
Du kan ha ett arbetsflöde för personalavdelningen som hanterar allt pappersarbete och ett annat för den interna IT-ansvariga som skapar användarkonton för alla dina system och verktyg, såsom Slack, e-post, ditt projekthanteringsverktyg och eventuell programvara för design, utveckling eller kreativt arbete.
Du skulle också behöva ett annat arbetsflöde för att träffa teamet och utbilda det i interna processer. Det kan innebära att skapa scheman för den första dagen och den första veckan.
Hitta fler exempel på arbetsflöden här.
6. Be om återkoppling
Testning och iteration gäller både nya och befintliga arbetsflöden. Stäm regelbundet av med dina team för att säkerställa att arbetsflödet fortfarande uppfyller deras behov. När processerna förändras bör du se över hur du har konfigurerat dina arbetsflöden och göra justeringar för att bättre stödja allas behov.
Följ med oss för fler insikter om arbetsflödeshantering
Om du vill få fler insikter om bästa praxis för arbetsflödeshantering kan du gå med i vår aktiva community för projektledare, där du kan diskutera arbetsflöden med andra projektledare som du själv.
