Så här delar du enkelt digitala tillgångar: 6 bästa metoderna från experter

Dessa tillgångar kan omfatta marknadsföringsmaterial och varumärkestillgångar som logotyper och produktbilder, digitala tillgångar för evenemang som videor och fotografier, utbildningsvideor för anställda, ljudfiler och viktiga dokument som avtal och policyhandböcker.

Med pappersdokument ägnar anställda mer tid åt att leta efter dokument än åt att faktiskt läsa dem. I genomsnitt resulterar en timme som ägnas åt att leta efter dokument endast i 20 minuters lästid (källa). Digitala tillgångar kan vara lika svårhanterliga, beroende på hur du organiserar dem. 

4 sätt att enkelt dela digitala tillgångar

Forskning visar att anställda ägnar en betydande del av sin tid, ofta upp till 20–30 % (källa), åt att leta efter dokument i stället för att utföra produktiva uppgifter.

Ett system för hantering av digitala tillgångar (DAM) kan avsevärt minska denna ineffektivitet. Implementering av en DAM-lösning kan effektivisera hämtningen och minska kostnaderna för fysisk lagring och felarkiverade dokument.

En av huvudorsakerna till att plattformar för hantering av digitala tillgångar har högst ROI av metoderna på den här listan är deras förmåga att omedelbart hämta dokument direkt från din stationära eller bärbara dator var du än befinner dig, vilket är till stor hjälp med tanke på hur vanligt distansarbete är. Men det kan vara svårt att välja rätt DAM-lösning för dina behov. Jag rekommenderar att du skapar en förfrågan om hantering av digitala tillgångar (RFP) för att effektivisera processen.

Nedan går jag igenom hur andra metoder för att dela digitala tillgångar står sig i jämförelse med DAM-system.

Sätt att dela	Fördelar	Nackdelar	Verktyg
DAM-programvara	- Centraliserad lagring av tillgångar - Förbättrade möjligheter till samarbete, särskilt i en miljö med distansarbete - Förbättrad säkerhet - Skalbart - Effektiva arbetsflöden - Molnbaserad lagring - API-integrationer	- Inledande kostnad - Metadatahantering - Användarinförande och utbildning - Motstånd mot förändring	Bynder, MediaValet, Brandfolder med flera.
Filöverföringsverktyg	- Kostnadseffektivt - Enkelt att dela filer - Det är sannolikt ett befintligt verktyg som kan användas för flera ändamål	- Begränsningar av filstorleken - Minskad kontroll över filer efter delning - Skalbarhet - Hantering av versionskontroll - Kräver internetåtkomst	Google Drive, MS OneDrive, WeTransfer, DropBox, Adobe med flera.
USB-minne	- Åtkomstkontroll; filer kan endast nås från minnet - Lätt att använda - Ingen prenumerationskostnad - Åtkomst offline - Ytterligare säkerhetskopieringsalternativ	- Fysisk delning krävs - Dataförlust om minnet försvinner - Begränsad lagring - Säkerhetsrisker (virus, skadlig kod) - Efterlevnadsproblem
E-post	- Bekvämt - Åtkomst offline - Mest kompatibelt	- Begränsningar av filstorleken - Säkerhetsrisker - Efterlevnadsproblem - Mardröm för versionskontroll - Ingen centraliserad lagring	Outlook, Gmail med flera.

6 tips för att dela digitala tillgångar

Hantering av digitala tillgångar är ett samarbetsarbete som kräver noggrann planering och uppföljning för att lyckas. Genom att följa dessa viktiga tips kan du effektivisera processerna och göra dem mer effektiva.

Det är viktigt att alla verksamhetsområden följer samma process och kriterier när de skapar digitala tillgångar och därefter sparar och delar dem.

1. Skapa en enkel taxonomi och ett tillgångsbibliotek. Lägg bara till några få nivåer i taxonomin, vilket bidrar till att minska användarnas frustration. Försök att hålla dig till högst tre nivåer.
2. Skapa tydliga regler för filnamn. Använd till exempel en kombination av projektnamn, tillgångs- eller filtyp och versionsnummer. Det gör digitalt innehåll lätt att identifiera och organisera.
3. Använd metadata och taggar för att underlätta sökning och organisering av digitala tillgångar.
4. Implementera versionshantering för att hålla reda på ändringar och säkerställa att alla arbetar med den senaste versionen av den digitala tillgången.
5. Skapa åtkomstkontroll. Ange behörigheter för att kontrollera vem som kan visa, redigera eller dela digitala filer. Använd vid behov skrivskyddad eller tidsbegränsad åtkomst. 
6. Utbildning och support. Ge vägledning eller utbildning om hur man får åtkomst till och använder de delade tillgångarna, särskilt om nya verktyg eller plattformar används.

När du implementerar tipsen ovan är det viktigt att dokumentera tydliga riktlinjer. Dessa riktlinjer fungerar som ett snabbt referensdokument för alla berörda och säkerställer att de förstår hur de effektivt kan använda programvara för hantering av digitala tillgångar (till exempel MediaValet; få prisuppgifter här) och den nya strukturen för att dela digitala tillgångar. Detta steg är viktigt för att upprätthålla ett strömlinjeformat och effektivt arbetsflöde.

Nu delar vi!

Att dela digitala tillgångar effektivt är avgörande för att upprätthålla en produktiv och samarbetsinriktad arbetsmiljö. Oavsett om du arbetar på distans eller på ett kontor kan användning av lämpliga verktyg för hantering av digitala tillgångar och följande av bästa praxis avsevärt förbättra effektiviteten, säkerheten och det övergripande arbetsflödet. 

Genom att implementera dessa processer och verktyg säkerställer du att dina digitala tillgångar är lättillgängliga, säkra och används effektivt av alla teammedlemmar, vilket leder till bättre samarbete och produktivitet.

Registrera dig för DPM-medlemskap för att lära dig mer om att dela digitala tillgångar, programvaran som används för att hantera dem och annan användbar information.