Vad är ett riskregister och hur skapar man ett? [Mall]

Innehållet i en risklogg varierar beroende på ett antal faktorer, till exempel kundens behov, projektets omfattning och komplexitet samt projekttypen.

Exempel på riskregister

Så här kan ett grundläggande riskregister se ut. Du kan göra dem så enkla eller komplexa som du vill, men se till att du dokumenterar all nödvändig information som du och dina intressenter behöver för att fatta välgrundade beslut.

Vad är syftet med ett riskregister?

Syftet med riskregistret är att fungera som en central plats för alla potentiella risker, deras konsekvenser och hur du planerar att hantera dem.

Det hjälper till att hantera intressenternas och teammedlemmarnas förväntningar kring att undvika eller begränsa risker och skapar en känsla av ansvar och brådska att hantera dem innan de utvecklas till katastrofala problem som blir svårare att åtgärda längre fram.

Obs!

Du kanske föredrar att använda en RAID-logg för att följa upp risker. Dessa brukar vara mer omfattande än riskregister och innehåller antaganden (eller åtgärder), problem och beroenden (eller beslut).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vad ska ingå i ett riskregister?

För varje risk som registreras i ditt register behöver du ta med:

• Riskens identifikationsnummer eller namn: Varje specifik risk bör ha ett nummer kopplat till sig som används konsekvent i verktyg och statusrapporter.
• Vad kan gå fel? Beskriv risken (t.ex. en resursrisk som problem med teamets resurskapacitet, vilket kan bromsa framstegen och orsaka förseningar).
• Vad kan vi göra åt det? Beskriv planen för riskbegränsning eller riskhantering för att undvika eller minska riskens konsekvenser (t.ex. skapa en detaljerad resursplan vecka för vecka som visar när specifika resurser behövs).
• Riskägare: Detta är personen som ansvarar för att rapportera om riskens konsekvenser och sannolikhet. Personen ansvarar för att lösa risken och informera dig om eventuella förändringar av risken.
• Riskens konsekvens och sannolikhet: Detta kallas även riskanalys och är din bedömning av hur sannolikt det är att riskhändelsen inträffar och vilken konsekvens den kommer att få för projektet.
• Riskprioritet: Utifrån dina bedömningar av riskens sannolikhet och konsekvens tilldelar du varje risk en prioritetsnivå och planerar hur den ska hanteras.
• Riskstatus: Statusar kan vara öppen & planering, öppen & övervakning, stängd och realiserad.
• Riskkategori: Detta är det projektområde som kommer att påverkas eller som problemet hör till.

När ska man använda ett riskregister?

Jag uppdaterar mitt riskregister under hela projektet eftersom riskerna förändras när tidsplanerna ändras, intressenterna lämnar synpunkter och nya beroenden uppstår.

• Projektplanering: Skapa registret innan arbetet börjar så att teamet kan identifiera risker, utse ansvariga och planera åtgärder tidigt.
• Projektstart: Gå igenom riskerna med berörda intressenter för att bekräfta prioriteringar, förväntningar på rapportering och riskreducerande åtgärder.
• Förändringar i omfattningen: Uppdatera registret när tidsplaner, budgetar, bemanning eller leveranser förändras och nya risker uppstår.
• Viktiga milstolpar: Gå igenom olösta risker före lanseringar, godkännanden eller viktiga överlämningar som kan påverka leveransen.
• Statusmöten: Gå regelbundet igenom aktiva risker så att teamet fortsätter att vara samordnat kring prioriteringar och nästa steg.
• Nya hinder: Lägg till risker när problem, förseningar eller beroenden uppstår under genomförandet och hotar framstegen.
• Projektavslut: Stäng risker när de inte längre påverkar projektet eller när problemet har lösts.

Så skapar du ett riskregister

Här är stegen för att skapa ett stabilt och effektivt riskregister för projektledning:

1. Identifiera risker

Brainstorma kring alla möjliga risker som kan uppstå i projektet. Här är några frågor att ställa som kan väcka idéer:

• Är kundteamet stort eller litet? 
• Hur många nivåer av beslutsfattare finns det? 
• Är en styrelse involverad och behöver kontinuerlig rapportering om projektet, eller har den en nära roll i beslutsprocessen?
• Påverkar projektet andra inom organisationen?
• Är kunden mycket detaljorienterad och vill känna till detaljerna, eller litar kunden på dig och dina projektmedlemmar?
• Är komplexitetsnivån hög eller låg? 
• Är flera affärsavdelningar involverade i projektet? 
• Är ett stort antal resurser involverade?
• Finns det höga krav på data och/eller säkerhet?

Du kanske inte har expertisen som krävs för att identifiera alla potentiella risker, så gör riskhantering till en teambaserad övning under projektplaneringen. Ha ett separat samtal med kundteamet och genomför samma övning.

2. Bedöm risker

Genomför en riskbedömning för att avgöra hur sannolikt det är att varje risk inträffar och vilken påverkan den kan ha på projektet. Det kan vara användbart att placera denna typ av kvalitativa riskanalys i en riskmatris för att visualisera relativa nivåer av potentiell påverkan och sannolikhet.

I det här skedet ska du också ange riskkategori (till exempel om det är ett hot mot projektets tidsplan, budget och så vidare) samt prioritetsnivå utifrån din matris för påverkan och sannolikhet (riskerna längst upp till höger har högst prioritet).

Tilldela även varje risk en status. Om du fortfarande befinner dig i projektets planeringsfas kommer alla risker att vara ”öppna” eller ”under planering”, men allt eftersom projektet fortskrider och risker inträffar (eller inte gör det) uppdaterar du statusen till bevakas, stängd eller inträffad (efter behov).

Bra tips

Beroende på hur många risker som finns i din logg kan du kategorisera dem efter den fas där sannolikheten är störst att de inträffar.

3. Skapa åtgärdsplaner för risker

Planera din åtgärd för varje risk. Vad gör du om den inträffar? Vilka steg kan du ta för att undvika den eller minska dess påverkan?

Det finns flera strategier för riskhantering som du kan använda, men riskåtgärder delas vanligtvis in i fyra huvudkategorier:

• Undvikande: Detta innebär att vidta konkreta åtgärder för att eliminera risken för att den inträffar.
• Överföring: Detta innebär att flytta ägarskapet och ansvaret för risken någon annanstans (till exempel genom att lägga ut datalagring och säkerhet på en extern leverantör).
• Riskreducering: Detta innebär att vidta åtgärder för att minska riskens negativa påverkan. Detta används när du inte kan undvika risken helt.
• Acceptans: Detta innebär att erkänna risken utan att införa en beredskapsplan, såvida inte risken inträffar.

När du överväger åtgärder för varje risk behöver du ta hänsyn till den potentiella påverkan som själva åtgärden kan få. Här är några möjliga följdeffekter att tänka på:

• Inneboende risk: Det här är de risker som du har identifierat i projektet.
• Kvarvarande risk: Risker som kvarstår även efter att en riskåtgärd eller kontroll har implementerats
• Sekundär risk: En ny risk som uppstår när man genomför en åtgärd för att hantera en annan risk

4. Utse ansvariga

Utse någon i ditt team eller i kundens team som ansvarar för varje risk. Det är den personen som ska genomföra och övervaka den planerade riskåtgärden samt följa riskens status under hela projektet.

Som projektledare ansvarar du för majoriteten av riskerna i projektet, men allt behöver inte vila på dina axlar. Du kan till exempel göra kunden ansvarig för reservplanen om de inte kan leverera webbplatsens innehåll när de har lovat det (vilket äventyrar projektets tidsplan).

5. Övervaka och justera

Håll ditt riskregister uppdaterat under hela projektet. Gå som minimum igenom det varje gång du slutför en milstolpe eller viktig leverans, eller varje gång en risk inträffar eller framgångsrikt undviks.

Förvara det på en lättillgänglig plats, särskilt en plats där hela teamet kan komma åt det och visa det vid behov.

Mall för riskregister 

Här är en mall för riskregister med varierande komplexitetsnivåer (du måste vara medlem för att få tillgång till mallen).

Här är mallens första komplexitetsnivå:

Använd den enkla mallen för riskregister när majoriteten av riskerna ligger inom projekt- och kundteamets kontroll och har liten påverkan på andra delar av verksamheten.

Den andra komplexitetsnivån är det förenklade riskregistret.

Använd den här när områden på låg till medelhög nivå i verksamheten kan påverkas och du, kunden och ditt team har större kontroll över handlingsplanen.

Så här ser mallens mest komplexa nivå av riskregister ut.

Använd den här när andra delar av verksamheten kan påverkas eller ansvarar för risken. Den omfattar en hög rapporteringsnivå för ekonomisk påverkan och allvarlighetsgrad. Sannolikheten för dessa risker kan ligga utanför din kontroll, men du måste ta hänsyn till dem och rapportera om dem.

Hitta fler mallar för projektledning här.

Bästa praxis för riskregister

Här följer några rekommenderade metoder för riskregister att följa under hela projektet.

• Placera riskregistret på en synlig plats där alla parter regelbundet kan se det, till exempel i projekthanteringsprogramvaran eller det verktyg för riskhantering som ni använder.

• Behandla risk på samma sätt som budget, tid och omfattning. Gå igenom den på statusmöten och i statusrapporter så att alla berörda känner till sitt ansvar. Detta minskar också risken för överraskningar som kan stoppa ett projekt eller skada en relation.
• För mindre projekt där ett komplext projektriskregister skulle vara onödigt omfattande kan du skapa en post i ditt projekthanteringsverktyg och lägga till risker som underposter för ett enkelt sätt att spåra dem. Du kan skriva kommentarer om lösningar eller förändrade nivåer av allvarlighetsgrad eller prioritet på ett tydligare sätt än i ett Excel-kalkylblad.

Vad händer härnäst?

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och rekommenderade metoder? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och mallprojekt samt möjlighet att komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.