Process för projektresursprioritering: 5 viktiga steg

Den här processen kallas också kapacitetsplanering, arbetsbelastningshantering eller resursoptimering. Målet är att säkerställa ett resultat av hög kvalitet genom att använda tillgängliga resurser på det mest effektiva och kostnadseffektiva sättet, baserat på prioritetsnivå.

När du har begränsade resurser hjälper kapacitetsplanering och prioritering dig att maximera produktiviteten och undvika utbrändhet. Genom att tilldela fler personer, mer pengar eller mer utrustning till brådskande projekt eller projekt med stora konsekvenser, och färre resurser till mindre kritiska aktiviteter, kan du se till att de omedelbara behoven slutförs först och använda tid, kompetens, utrustning och budget på bästa sätt.

Ditt företag kan ha någon i en roll inom resurshantering (dvs. en resursansvarig) som projektledarna samarbetar med för att lösa konflikter och prioritera. De är också till stor hjälp när det gäller att prognostisera resurser från början och skapa en övergripande bild av alla projekt för att bidra till att undvika resursbegränsningar.

Så prioriterar du resurser

Resursoptimering och prioritering hjälper ditt team att avgöra vilka projekt och initiativ som kräver mest uppmärksamhet och vem som ska arbeta med vad. Här är stegen du behöver ta för att genomföra processen:

1. Granska aktuell projektstatus: Samla in uppdateringar från teammedlemmarna om projektets framsteg och identifiera flaskhalsar i projektet eller uppgifter som orsakar förseningar.
2. Lista uppgifter och resurser: Skriv ner alla uppgifter för varje projekt, inklusive deadlines och beroenden. Skapa sedan en lista över tillgängliga resurser: teammedlemmar, verktyg, budget och tid.
3. Rangordna uppgifter efter brådska och påverkan: Fastställ vilka uppgifter som är mest brådskande utifrån deadlines och utvärdera varje uppgifts påverkan på projektets framgång.
4. Matcha resurser med uppgifter med hög prioritet: Identifiera den mest effektiva resursen för uppgifter med hög prioritet och omfördela resurser från uppgifter med lägre prioritet till mer kritiska uppgifter.
5. Använd visuell prioritering: Skapa ett diagram, en lista på en whiteboard eller ett kalkylblad för att organisera prioriteringarna och färgkoda sedan uppgifterna (t.ex. rött för hög prioritet, gult för medelhög och grönt för låg).
6. Kommunicera prioriteringarna till teamet: Håll ett möte för att förklara förändringar i prioriteringar och resursfördelning och samla in feedback för att säkerställa att inga viktiga uppgifter eller resurser förbises.
7. Övervaka och justera vid behov: Genomför regelbundna avstämningar för att manuellt följa upp framstegen och omfördela resurser om projektets behov förändras eller när uppgifter slutförs.

Exemplet nedan visar hur du manuellt kan omprioritera resurser för att fokusera på brådskande deadlines, se till att andra uppgifter fortfarande slutförs och undvika att äventyra projektets framgång.

Exempel

Din digitalbyrå hanterar två pågående projekt:

1. Lansering av e-handelsplattform: Plattformens slutliga innehåll behöver laddas upp och SEO-optimeringen slutföras.
2. Kampanj i sociala medier: En kampanj som marknadsför den nya plattformen har ett nära förestående lanseringsdatum, men bilderna och annonstexten behöver fortfarande slutföras.

 

Här är de steg du kan ta:

1. Lista uppgifterna:
   • E-handelsplattform: Slutför uppladdningen av innehållet och SEO-optimeringen.
   • Kampanj i sociala medier: Skapa bilder, skriv annonstext och schemalägg inlägg.
2. Rangordna uppgifterna efter prioritet:
   • Kampanjen i sociala medier är brådskande eftersom den är direkt kopplad till plattformens lanseringsdatum.
   • SEO-uppgifterna för plattformen är viktiga men kan slutföras efter kampanjlanseringen.
3. Omfördela resurserna:
   • Omfördela innehållsskribenten från uppgifterna för e-handelsplattformen så att annonstexten för kampanjen i sociala medier kan slutföras.
   • Tilldela den grafiska designern uteslutande arbete med bilder för sociala medier under de kommande två dagarna.
4. Skapa en enkel prioriteringsmatris:
   • Markera uppgifterna för kampanjen i sociala medier som högprioriterade i ett kalkylblad eller ett verktyg för uppgiftshantering.
   • Flytta SEO-uppgifterna till medelhög prioritet och hantera dem efter kampanjlanseringen.
5. Kommunicera med teamet:
   • Håll ett teammöte för att förklara den tillfälliga förändringen av fokus.
   • Se till att alla teammedlemmar godkänner de nya prioriteringarna och anpassa deras scheman därefter.
6. Övervaka framstegen:
   • Kontrollera dagligen att bilderna och annonstexten för kampanjen blir klara i tid.
   • När kampanjen är klar för lansering omfördelar du resurserna för att slutföra SEO-uppgifterna innan den publiceras (och omfördela dem tillbaka till andra relevanta pågående projekt om du har hämtat teammedlemmar från andra projekt). Mät dina framsteg och rapportera dem till kunden (detta görs bäst med SEO-rapporteringsprogramvara för kunder).

Verktyg för resursprioritering

Rätt projektledningsverktyg samt programvara för resurshantering och planering kan vara till stor hjälp vid resursprioritering. De skapar struktur och ger alla teammedlemmar och intressenter insyn i kapacitetsbegränsningar, konflikter kring projektprioriteringar och resursöverbelastning.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Verktyg för projektledning

Detta inkluderar verktyg som Jira, Asana, Trello och monday.com. 

Vad de gör: 

• Skapa vyer för resursprioriteringar på projekt- eller teammedlemsnivå
• Lägga till anpassade fält eller taggar för att hjälpa till att organisera uppgifter med högre prioritet
• Visa kritiska vägar för projekt för att hjälpa till att prioritera rätt projekt och uppgifter

Programvara för resursplanering

Detta inkluderar verktyg som Float, Wrike, Smartsheet och Resource Guru. 

Vad de gör:

• Fördela och omfördela alla typer av resurser effektivt, med funktioner som dra och släpp eller automatiska aviseringar när resurser är överbelastade.
• Anpassa kapacitet och arbetsflöden för olika typer av resurser på företagsnivå
• Hjälpa till att prognostisera pågående och kommande projekt så att det uppstår färre resurskonflikter
• Låta flera användare arbeta samtidigt, så att alla projekt- eller resursansvariga känner till när tidslinjer justeras
• Integreras med dina befintliga verktyg för projektledning för att hjälpa till med prioritering samt granskning och kombination av mätvärden och data för beslutsfattande
• Erbjuda mallar för resursplanering som kan spara tid genom att ge dig en utgångspunkt för din plan, som du sedan kan anpassa och arbeta vidare med

Bästa praxis för att prioritera resurser

Här är mina tips för resursprioritering.

Gå längre än personalresurser

Resurser betyder inte alltid bara människor. När du identifierar tillgängliga resurser bör du beskriva alla tillgängliga resurser, inklusive:

• Tid: Hur mycket tid krävs för enskilda aktiviteter, hela projektet och för att slutföra specifika uppgifter?
• Budget: Begränsas du av den finansiering som finns tillgänglig för specifika aktiviteter? Kan du ta ut mer för att involvera fler personer i den prioriterade aktiviteten?
• Personer: Har ditt team den kompetens som krävs? Kan du ta in personer från andra projekt för att tillgodose ett kritiskt behov i ett annat projekt?
• Verktyg: Kan ett verktyg hjälpa till att driva aktiviteterna framåt mer effektivt eller stödja teammedlemmar i att slutföra sina uppgifter?

Använd visuell prioritering

Skapa en prioriteringsmatris, ett diagram, en lista på en whiteboard eller ett kalkylblad för att organisera prioriteringar och färgkoda uppgifter (t.ex. rött för hög prioritet, gult för medelhög och grönt för låg). Verktyg för projektledning låter dig vanligtvis ange prioritet med hjälp av färgkodade taggar på varje uppgiftskort.

Kartlägg dina resurser

Lista alla tillgängliga resurser, inklusive teammedlemmar, programvara, verktyg och budgetar. Matcha sedan uppgifter med resurser genom att jämföra behov med tillgänglighet i samma kalkylblad. Utvärdera hur varje uppgift överensstämmer med strategiska mål och omedelbara behov, och prioritera uppgifter som ger hög avkastning på arbetsinsatsen.

Ta hänsyn till tidsbegränsningar

Använd en kalender eller projekttidslinje för att ange deadlines för varje uppgift och markera brådskande eller fasta deadlines med hjälp av ett färgkodningssystem. Baklängesplanering eller en bakåtriktad arbetstidsplan hoppas ofta över, men detta är en utmärkt klassisk teknik för projektledning. Arbeta från deadline till nutid och identifiera under tiden problem som resursöverlappning eller överbelastning av en enskild resurs.

Optimera kostnadseffektiviteten

Du vill inte börja flytta runt saker utan att ta kostnaden i beaktande. I många fall har din projektbudget byggts med risk och buffert i åtanke, så du har sannolikt gott om utrymme att manövrera inom när du omprioriterar. 

Å andra sidan kan du, om du har en begränsad budget, behöva få mer finansiering från kunden eller få godkännande från interna beslutsfattare för att överskrida budgeten utan att överföra de extra kostnaderna till kunden.

Beräkna kostnaderna för olika alternativ (t.ex. tid, verktyg och arbetskraft) för varje uppgift och välj sedan det mest effektiva alternativet som uppfyller kvalitetsstandarderna och den budget du arbetar med.

Vanliga utmaningar

Du kommer sannolikt att stöta på konflikter i projekt, överlappande deadlines och resursbrist. Du riskerar förseningar, budgetöverskridanden och att överbelasta teamet om du inte prioriterar dina resurser ordentligt.

1. Att överbelasta resurser

Arbete av låg kvalitet och missade deadlines på grund av utbrända och överbelastade resurser leder till låg teammoral och hög personalomsättning. Dessa ambitiösa förväntningar ställs ofta på resurser på grund av bristande prognostisering och insyn i resursfördelning. 

Tips för att undvika det:

• Använd projektledningsverktyg för att se kritiska linjer och prioriteringsnivåer för projekt eller program i en och samma vy.
• Fastställ tydliga kapacitetsgränser och realistiska förväntningar när du schemalägger resurser på kort och lång sikt.
• Buffert, buffert, buffert! Buffert i projektledning är en inte så hemlig hemlighet. Bygg alltid in den. Berätta aldrig för någon hur mycket buffert du har, så kan du oftare än inte komma ut på toppen.

2. Att inte omvärdera regelbundet

När du väl har kommit in i ett flöde och ett genomförandefokus i ditt projekt ska du komma ihåg att ta hänsyn till förändringar i projektomfattningen eller målen. Bedöm kontinuerligt vad som behöver prioriteras för teamet för att undvika felriktade prioriteringar, missade tidskritiska uppgifter och bortkastad arbetsinsats.

Tips för att undvika det:

• Planera in regelbundna avstämningar.
• Använd visuella hjälpmedel som teamet kan granska och använda för att hålla sig på rätt spår när prioriteringarna förändras.

3. Att ignorera teamets feedback

Teammedlemmarna är bäst lämpade att ge feedback. Genom att lyssna på feedback kan du och ditt företag identifiera mönster i vad som behöver förändras för att förbättra processen samt både teamets och kundens nöjdhet.

Tips för att undvika det:

• Främja öppen kommunikation och uppmuntra teammedlemmarna att dela med sig av problem och förslag kring arbetsbelastningen. Följ upp med teamet hur deras synpunkter påverkade resursjusteringarna, så att de känner sig hörda.
• Använd anonyma enkäter eller teammöten för att samla in ärlig feedback om uppgiftsfördelningen.
• Agera snabbt på feedback genom att omfördela uppgifter eller lägga till resurser inom kritiska områden.

Ta del av fler insikter om resurshantering

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och förebilder samt kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.