Projektplanering för distansteam: 5 överväganden

Den hjälper alla projektmedlemmar och intressenter att arbeta mot ett framgångsrikt slutförande av projektet genom att ge tydlig vägledning och tydliga förväntningar.

Rådgör med projektmedlemmar och viktiga intressenter (i varierande grad beroende på deras roll i projektet) om planen innan du påbörjar arbetet eller lägger in information i ditt projektplaneringsverktyg.

Genom att använda rätt projektplaneringstekniker är det mer sannolikt att du får stöd för planen och mindre sannolikt att du behöver göra betydande ändringar i projektplanen när projektet väl har kommit igång.

Så planerar du projekt på distans

När du arbetar med teammedlemmar på distans är det viktigaste du behöver diskutera hur arbetet ska utföras och hur ni ska kommunicera med varandra.

Detta är särskilt viktigt för team som är utspridda över olika tidszoner. Att schemalägga virtuella möten på tider som fungerar för alla (det vill säga under ”arbetstid”) bidrar till att upprätthålla balansen mellan arbete och fritid för alla i teamet, inklusive dig som projektledare.

Använd programvara för projektledning på distans, virtuella whiteboardtavlor, videokonferenser och andra verktyg för teamsamarbete för att minska känslan av avstånd mellan teammedlemmarna och underlätta sådant som parprogrammering eller användaracceptanstestning och QA. Se till att planera för dessa behov innan du startar projektet.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

5 aspekter att tänka på vid planering av projekt på distans

Ha dessa fem aspekter av distansbaserad projektledning i åtanke – de hjälper dig att öka sannolikheten för att slutföra projektet framgångsrikt med ett nöjt och sammansvetsat projektteam. Lägg till dem i din checklista för projektplanering så att du inte missar några viktiga steg.

1. Arbetstider för dina teammedlemmar som arbetar på olika platser

Beroende på hur ditt distansteam är organiserat kan du ha personer i tidszoner som skiljer sig åt med 1–12 timmar. När projektteamet börjar ta form bör du ta hänsyn till tidszonerna och hur du ska planera eventuella möten. 

Som konsult inom projektledning bor jag i Philadelphia men arbetar för närvarande med kunder i New York, Kalifornien, Kanada, Australien, Prag och Chicago. Det innebär att jag ibland behöver vara flexibel när det gäller mötes- och arbetstider för att anpassa mig till mina projektteam.

När jag arbetar med nya kunder eller nya teammedlemmar frågar jag alltid om önskade mötestider innan jag startar ett nytt projekt. Jag sparar denna information i ett dokument som jag skapar när jag planerar och startar nya uppdrag, och jag håller det uppdaterat under projektets eller uppdragets gång.

Oavsett önskemål ber jag alltid om tillåtelse innan jag schemalägger möten för teammedlemmar utanför deras ordinarie arbetstid. Detta är bra att diskutera när du planerar ett projekt, så att du vet hur flexibla personernas scheman är och när. 

Det gör det enklare att planera möten och avstämningar om projektet. Om det verkligen är omöjligt att samla alla till ett möte på grund av tidszonerna kan ni också kommunicera asynkront med hjälp av projektledningsverktyg.

2. Kommunikationsstilar och önskemål

Fråga hur personerna föredrar att kommunicera – vissa distansteam har många möten, medan andra föredrar att dela problem och uppdateringar på andra sätt.

Även om det är enkelt att gå och knacka på någons dörr eller dela en snabb uppdatering under dagen när alla arbetar tillsammans på samma plats, behöver distansteam lägga extra energi på att planera sin kommunikation. Detta gäller både interna team och byråteam som arbetar med externa kunder.

Även om allas kommunikationspreferenser bör beaktas kan kundens önskemål behöva prioriteras högre, eftersom det är kunden som betalar för arbetet. Om kunden till exempel använder Slack eller Microsoft Teams i stor utsträckning behöver du kommunicera med kunden i den kanalen för att säkerställa att kunden får det som behövs och att projektet fortsätter framåt i en bra takt.

Ta också reda på hur mycket asynkron kommunikation teamet klarar av. Slack betraktas ofta som ett verktyg för att få omedelbara svar från projektmedlemmar, men det är inte alltid möjligt. 

Prata under planeringsprocessen om att använda funktioner som att pausa aviseringar och använda statusuppdateringar för att visa tillgänglighet. Genom att skapa tydliga förväntningar kring användningen av dessa funktioner kan ni hjälpa teammedlemmarna att arbeta mer effektivt tillsammans och minimera störningar.

3. Verktyg och resurser som teamet behöver för att slutföra projektarbetet

Diskutera tidigt i planeringsprocessen användningen av programvara för projektledning, kommunikationsverktyg, videokonferenser, fildelning, virtuella whiteboards, produktivitetsappar och andra verktyg och resurser som ni kommer att använda.

Projektledning på distans kan kräva ytterligare verktyg för att ersätta sådant som vanligtvis finns på ett kontor, till exempel en whiteboard. Teammedlemmar kan också be om extra bildskärmar eller annan teknik för att kunna arbeta mer effektivt.

Ta reda på vilken budget ni har för detta eller hur ni begär sådana resurser innan ni startar ett projekt. Om ni till exempel vet att ni kan betala för ett Zoom-konto för teamet kan det hjälpa er att undvika att begränsa antalet mötesdeltagare eller begränsa mötena till 40 minuter (även om tidsbegränsningar inte alltid är något dåligt). 

För att fastställa vilken budget ni behöver för verktyg och resurser kan ni träffa teamet och ta fram en önskelista innan projektet startar. Därefter kan ni få fram uppskattningar genom att titta på programvarans prissidor och hitta den utrustning eller hårdvara som behövs. Läs mer om resurshantering för distansteam här.

En annan sak att tänka på när ni utvärderar verktyg är integrationer. Vissa verktyg fungerar tillsammans direkt, medan andra kräver anpassningar eller API-konfiguration. Beroende på teamets kompetenser och sammansättning kan det vara enklare att använda verktyg som har inbyggda integrationer.

4. Sätt att hantera feedback och prestation under projektet

En utmaning som vissa team upplever med distansarbete är att hantera prestationer och skapa möjligheter till utveckling.

Även om vissa anser att personlig närvaro är avgörande för att utveckla karriären, tror jag inte att det alltid stämmer. Det viktiga är att vara synlig, delta aktivt och veta hur man lyfter fram sina framgångar och utvecklingsmöjligheter.

Som projektledare med ansvar för projektteam på distans kan du prata med personalansvariga eller HR på din organisation om planen för att hantera prestationer i projektet och hantera eventuella prestationsproblem.

Även om det kan vara lättare för mindre prestationsproblem, som att teammedlemmar inte fyller i sin tidrapportering varje vecka eller uppdaterar projekthanteringsverktygen, att falla mellan stolarna, är din roll som projektledare att hålla koll på teamets prestationer.

Skapa en instrumentpanel eller rapport som uppmärksammar dig på projektproblem, som försenade uppgifter, beroenden som inte har överlämnats eller projektframsteg som hamnar under en viss gräns. Att hitta sätt att ge rättvis och koncis feedback i realtid samt uppmärksamma personer som presterar över förväntan kommer att vara till stor hjälp. 

Du kan också ha ett separat Google-dokument eller en anteckning någonstans, till exempel i en privat Google Drive-mapp, där du följer upp prestationsrelaterade problem och beröm för att säkerställa att människor får den feedback och uppskattning de förtjänar under hela projektets livscykel.

Author's Tip

Som en personlig kommentar känner jag starkt att svåra eller känslomässiga samtal, som coachning eller att reda ut en oenighet, i så stor utsträckning som möjligt bör hanteras ansikte mot ansikte.

 

Det gör att människor kan se varandras känslor och höra tonläget, ställa frågor och nå en lösning i realtid. Ofta kan mejlväxling fram och tillbaka och avsaknaden av ton göra den här typen av samtal svårare och problemen mer utmanande att lösa.

5. Teamgemenskap

Att ha ett sammansvetsat team som arbetar bra tillsammans är avgörande för samarbete på distans och projektets framgång. När du planerar ett nytt projekt och samlar distansteam bör du se till att skapa möjligheter för distansarbetare att lära känna varandra. Det är möjligt att teamet arbetar tillsammans för första gången, och det kan göra arbetet mindre utmanande och roligare.

Det behöver inte ske genom fåniga och föråldrade isbrytare. Försök att skicka ut en enkät innan projektplaneringen börjar, när du vet vilka som kommer att ingå i teamet, och berätta vad teammedlemmarna har gemensamt. Det kan till exempel vara roligt att veta att 75 % av teammedlemmarna är nattugglor eller att 58 % av teamet inte fungerar före två koppar morgonkaffe.

En annan sak du som projektledare kan vilja göra är att lägga in tid i planen för distansarbetet så att teamet får schemalagda möjligheter att träffas utan att prata jobb.

En av mina kunder avsätter en halvtimme de flesta veckor där teamen träffas för att spela ett spel över Zoom eller diskutera ett aktuellt ämne (som artificiell intelligens eller den nyaste storfilmen). Att ge människor tid att lära känna varandra och umgås utanför den fokuserade projekttiden är en bra strategi för projektteamledning.

Vanliga frågor om projektplanering för distansarbetande team

Vad är nyckeln till att säkerställa att ett projekt lyckas vid distansarbete?

Nyckeln till att säkerställa att ett projekt lyckas vid distansarbete är god och konsekvent kommunikation. Det behöver inte nödvändigtvis innebära virtuella möten eller videosamtal. Kommunikation kan ske asynkront genom att använda ett projektledningsverktyg eller samarbetsverktyg som Slack eller Microsoft Teams. Faktum är att de flesta projektledningsprogram som integreras med Microsoft Teams kan hjälpa er att hålla ännu bättre kontakt, eftersom de låter er arbeta med projekten på en flik på den plats där ni har era konversationer.

Vilka tips finns det för att leda team på distans?

Några tips eller bästa praxis för att leda team på distans är:

1. Fråga teammedlemmarna om deras arbetstider och kommunikationspreferenser.
2. Försök att hellre kommunicera för mycket än för lite för att säkerställa att alla har den information de behöver och att hinder löses snabbt.
3. Använd flera kommunikationskanaler för att säkerställa att allas preferenser tillgodoses och att kommunikationen kan ske asynkront.
4. Skapa möjligheter för teamen att knyta band och lära känna varandra. Även om detta kan ske mer naturligt när teamen befinner sig på samma plats (till exempel på samma kontor eller i samma stad), måste det göras mer medvetet när man leder ett distansteam.
5. Be om feedback och stäm av med teammedlemmarna för att säkerställa att de inte känner sig vilsna, exkluderade eller isolerade.

Vad händer härnäst?

Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.