Vad är projektets livscykel: De 5 faserna förklarade

PMI (Institutet för projektledning) har definierat dessa fem processgrupper inom projektledning, eller projektledningsfaser, som tillsammans bildar projektets livscykel.

1. Projektinitiering
2. Projektplanering
3. Projektgenomförande
4. Projektövervakning och styrning
5. Projektavslut

PMI tog det som egentligen är sunt förnuft och kallade det projektets livscykel. Detta är den de facto-standard som används för projektleveranser och som du hittar i PMI:s 370 sidor långa sjunde upplaga av kunskapsområdet för projektledning (PMBOK). (Det är värt att notera att livscykeln för projekt som följer agila metoder som Scrum kan se annorlunda ut.)

Det är en väldigt lång och, om jag ska vara ärlig, dödligt tråkig läsning, så här kommer en sammanfattad genomgång av varje projektledningssteg, med alla viktiga slutsatser.

Projektlivscykelns 5 faser

Nedan går jag igenom var och en av livscykelns faser och förklarar vad som händer i var och en av de 5 faserna inom projektledning.

1. Projektinitieringsfasen

Initieringen är den första fasen i projektets livscykel och innebär att du håller ett projektuppstartsmöte med ditt team och kunden samt får deras åtagande att starta projektet.

Du samlar all tillgänglig information för att definiera projektets omfattning, kostnad och resurser. Målet med initieringsfasen är att ta det (ibland) lösa projektunderlaget och förstå vad projektet behöver göra och uppnå för att bli framgångsrikt.

Det kräver vanligtvis att projektets intressenter identifieras och att man säkerställer att de alla har samma uppfattning om vad projektet är och om det specifika affärsfallet – problemet som projektet försöker lösa. 

Det är under denna projektinitieringsfas som du också avgör om det är genomförbart att leverera affärsfallet. Som projektledare behöver du genomföra tillräcklig förstudie av konceptet för att fastställa projektmålen och sedan föreslå en lösning för att uppnå dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Viktiga steg under projektinitieringen

• Skapa en projektstadga: Vilken är projektets vision, målsättning och mål?
• Identifiera omfattningen på hög nivå och leveranserna: Vilken produkt eller tjänst behöver tillhandahållas?
• Genomför en genomförbarhetsstudie: Vilket är det huvudsakliga problemet och vilka möjliga lösningar finns?
• Uppskatta kostnaden på hög nivå och skapa ett affärsfall: Vilka är lösningens kostnader och fördelar?
• Identifiera intressenter: Vilka personer påverkas av projektet, hur påverkas de och vilka behov har de?

För PRINCE2- eller PMI-metoder sammanfattas ovanstående vanligtvis i ett projektdokument för projektinitiering (PID), men på en byrå dokumenteras det vanligtvis i en inledande arbetsbeskrivning (SoW).

2. Projektplaneringsfasen

Efter att ha fått godkännande att gå vidare i initieringsfasen kan du börja planera projektet, vanligtvis med hjälp av ett Gantt-diagramverktyg eller ett mer allmänt projektplaneringsverktyg.

I planeringsfasen definierar du allt arbete som ska utföras och skapar den färdplan som du ska följa under resten av projektet. Du kommer att fastställa hur du ska genomföra projektet och besvara dessa frågor:

• Vad ska vi exakt göra?
• Hur ska vi göra det?
• När ska vi göra det?
• Hur vet vi när vi är klara?

Under detta projektledningssteg måste du bestämma hur du och ditt team ska uppnå projektets mål. Det är värt att utvärdera dessa mål utifrån tre kriterier: är de möjliga, engagerande och genomgripande?

• Möjliga: Sträva efter något som är genomförbart. Fråga dig själv: ryms den här lösningen inom budgeten? Har mitt team förmågan att göra detta? Har vi tillräckligt med tid? Om du sätter orealistiska mål bäddar du för misslyckande.
• Engagerande: Projekt är krävande, så du vill ha ett team som är känslomässigt engagerat i projektet. Fråga dig själv: kan ditt team känna engagemang för det här projektet? Är det något som kan föra dem samman så att de samarbetar och uppnår samma mål? Även om det är deras jobb att göra det du säger vill ingen investera i något som de inte tycker är meningsfullt.
• Genomgripande: Har detta potential att bli en banbrytande framgång? Är det en komplett lösning på problemet som du fick i uppdrag att lösa, eller är det bara en tillfällig lösning? Har det potential att förbättras, utvecklas och bli ett permanent arbetssätt?

Jag gillar att använda de här tre P:na som perspektiv på mål, men du kanske också känner till principen att sätta CLEAR-mål: samarbetsinriktade, begränsade, känslomässiga, uppskattningsbara och förfiningsbara.

Planeringsfasen resulterar i en projektplan som beskriver projektets aktiviteter, uppgifter, beroenden, tidsram och kostnader. Det är också klokt att ta fram en plan för resurser, kvalitet, risker, acceptanskriterier, kommunikation och upphandling.

Viktiga steg i projektplaneringen

• Skapa en projektledningsplan: Identifiera faserna, aktiviteterna, begränsningarna och projektschemat, och skapa en projekttidslinje med en arbetsnedbrytningsstruktur (WBS) och ett Gantt-schema.
• Skapa en ekonomisk plan: Skapa en projektbudget och kostnadsuppskattning samt en plan för att fördela budgeten mellan resurser och avdelningar
• Skapa en resursplan: Bygg ett bra team och rekrytera samt schemalägg de resurser som behövs för projektet i din programvara för resurshantering
• Skapa en kvalitetsplan: Fastställ dina kvalitetsmål och mätvärden
• Skapa en riskplan: Identifiera möjliga risker, antaganden, problem och beroenden, utse en ansvarig och utveckla en åtgärdsplan för hur du ska undvika eller övervinna dem
• Skapa en acceptansplan: Fastställ kriterier för vad som räknas som ‘slutfört’ och ‘levererat’
• Skapa en kommunikationsplan: Lista dina intressenter och planera kommunikationsfrekvensen i ditt projekts kommunikationsverktyg
• Skapa en upphandlingsplan: Hitta eventuella tredjepartsleverantörer som krävs och kom överens om villkoren

3. Projektets genomförandefas

Det här är den del av projektets livscykel där du äntligen får genomföra din fantastiska projektplan. Du tar ombord dina resurser, informerar dem, fastställer grundreglerna och presenterar dem för varandra. Därefter sätter alla igång med att utföra det arbete som identifierats i planen. Enkelt som en plätt (i teorin).

Som projektledare går du från att prata om ett projekt och skapa dokumentation till att få klartecken att gå vidare med genomförandefasen. Nu leder du teamet och styr det mot leverans. Du kommer att ägna din tid åt genomgångar, möten och granskningar och hålla projektet på rätt spår när det går igenom resten av projektcykeln.

Viktiga steg i projektets genomförande

• Teamledning: Formulera en vision för framgång och ge teamet möjlighet att förverkliga den
• Skapa uppgifter: Definiera tydligt vad som behöver göras och kriterierna för varje projektuppgift
• Genomgång av uppgifter: Säkerställ att teamet vet vad de behöver göra och när det ska vara gjort
• Kundhantering: Samarbeta med kunden för att säkerställa att leveranserna är godtagbara
• Kommunikation: Säkerställ att du informerar och uppdaterar rätt personer vid rätt tidpunkt genom rätt kanal

4. Projektets övervaknings- och styrningsfas

Det här steget i projektledningen innebär att rapportera om resultat, övervaka och styra projektet. (Vår färdplan för projektrapporter vägleder dig genom hela rapporteringsprocessen, som de flesta programvaruverktyg låter dig automatisera i viss utsträckning.)

Det innebär att säkerställa att projektet följer planen och, om det inte gör det, styra det genom att hitta lösningar för att få det tillbaka på rätt spår. Du kommer att övervaka och styra ett projekt på något sätt under alla faser av projektets livscykel.

Först innebär det att samla in data (vanligtvis från tidrapporter och rapporter i din projektledningsprogramvara) för att effektivt följa upp framstegen mot den ursprungliga planen.

För det andra tar du datan och jämför den med projektets övergripande framsteg, milstolpar och slutförande av uppgifter, budgetförbrukning och den tid som avsattes i den ursprungliga planen. Genom att jämföra utfallet med planen kan du fastställa om du uppnår målen för tidsplan, kostnad, kvalitet och framgångsmått eller nyckeltal (KPIs).

Och när du inser att saker och ting inte riktigt följer planen (det gör de sällan), behöver du ta reda på hur du ska ändra riktning så att du fortfarande kan leverera något som kunden är nöjd med och hålla dig inom begränsningarna för budget, tidsplan och kvalitet. 

proffstips

Enligt teorin om tre begränsningar innebär det vanligtvis att projektets omfattning måste minskas!

Viktiga steg för övervakning och styrning av projekt

• Kostnads- och tidshantering: Gå igenom tidrapporter och utgifter för att registrera, kontrollera och följa upp dem mot projektets budget, tidsplan och uppgifter
• Kvalitetshantering: Granska projektleveranser och säkerställ att de uppfyller de fastställda acceptanskriterierna
• Riskhantering: Övervaka, kontrollera, hantera och begränsa potentiella risker och problem
• Acceptanshantering: Genomför användaracceptanstester och skapa ett granskningssystem för att säkerställa att alla leveranser uppfyller kundens behov
• Förändringshantering: När projektet inte följer planen ska du hantera processen för godkända förändringar för att säkerställa att kunden är nöjd med nödvändiga ändringar

5. Projektets avslutningsfas

I projektets avslutningsfas i projektets livscykel är projektet i princip över och ditt arbete som projektledare närmar sig sitt slut. Men projektet är inte helt avslutat ännu. 

Under detta nedtrappnings- och avslutningssteg håller du ett granskningsmöte efter projektet, eller en efteranalys, för att diskutera projektets och teamets styrkor och svagheter, vad som gick fel eller inte fungerade så bra samt hur ni kan förbättra framtida projekt.

Detta kan vara ett av de mest givande stegen inom projektledning, eftersom det är ett utmärkt tillfälle att uppmärksamma och uppskatta värdefulla teammedlemmar och fira framgångar.

Viktiga steg för projektets avslutning

• Analys av projektets resultat: Detta är en utvärdering av hur väl projektet hanterades och om de ursprungliga uppskattningarna av kostnader och fördelar var korrekta. Fanns det oförutsedda risker? Vilka problem uppstod och hur väl hanterades de? Ändrades projektplanen, och i så fall hur?
• Teamanalys: Gjorde alla det de hade tilldelats att göra? Var de engagerade och motiverade? Arbetade de noggrant och tog de ansvar? Var kommunikationen inom projektteamet sund och konstruktiv?
• Projektavslutning: Slutför de uppgifter som krävs för att officiellt avsluta projektet. Detta omfattar att avsluta leverantörsavtal, underteckna kontrakt och lämna in all nödvändig projektdokumentation.
• Granskning efter implementering: Skriv ner en formell analys av framgångar och misslyckanden, de lärdomar som dragits och förslag för framtiden. I slutet av varje framgångsrikt projekt lär du dig att det alltid finns utrymme för förbättringar.

Varför är projektets livscykel viktig?

Även om projektledningscykeln kanske inte låter särskilt intressant är den viktig, eftersom det är den som vi som projektledare leder och underlättar.

Stegen i alla projekt är i allmänhet desamma: definiera projektets mål, skapa en projektplan för att uppnå målen och sedan få saker att hända för att genomföra det.

Olika projektledare eller byråer kan använda något olika termer för att beskriva projektets livscykelfaser, men i grunden är de i stort sett desamma.

Projektets livscykel ger projektledare steg att följa genom hela projektet. Den definierar var man ska börja och vart man ska gå härnäst i varje fas av projektet. Oavsett hur kaotiskt det blir har du en pålitlig struktur att återgå till och samla tankarna kring. 

När projektets livscykel blir komplex

Projektets livscykel inom projektledning är enkel, eller hur? Nej, självklart inte! Både enkla och komplexa projekt innehåller många variabler och gott om gråzoner.

Få råd och hjälp från hundratals andra digitala projektledare genom att bli medlem och delta i samtalet på Slack! Du får också tillgång till över 100 mallar, exempel och modeller för projektdokument, vilket sparar tid och ökar dina chanser att lyckas med projektet.