Kartläggning av arbetsflödesprocesser: Så gör du med exempel

Du skapar diagram som beskriver varje steg i en process samt relationerna och beroendena mellan dem, så att alla kan förstå hur arbetet utförs. Den här tekniken används ofta inom bland annat tillverkningsindustrin, sjukvården, finanssektorn och informationstekniken.

Varför använda kartläggning av arbetsflödesprocesser?

Kartläggning av arbetsflödesprocesser är viktigt eftersom det ger en tydlig visualisering av arbetsflödet som gör det enkelt att identifiera flaskhalsar och ineffektivitet i processen, effektivisera verksamheten och kontinuerligt förbättra hur du och ditt team arbetar.

Här är några andra fördelar med processkartläggning: 

• Ökar tydligheten för bättre beslutsfattande och problemlösning
• Bidrar till att minska kostnaderna
• Gör det enklare att förstå och kommunicera processen till teammedlemmar och intressenter
• Uppmuntrar team att regelbundet granska och optimera sina arbetsflöden

Typer av kartläggning av arbetsflödesprocesser

Det här är några av de viktigaste typerna av processkartläggningar som du kan använda för den här processen.

• Flödesscheman: Flödesscheman skapas med enkla former och pilar som representerar stegen i en grundläggande process och relationerna mellan dem. Det är enkelt att skapa och förstå ett grundläggande flödesschema, så det är en bra utgångspunkt för enkla arbetsflöden.
• Övergripande kartläggningar: Övergripande processkartläggningar används i de tidiga stadierna av processkartläggningen för att skapa en bred förståelse av arbetsflödet. De fokuserar på de viktigaste stegen och aktörerna, så att du kan se helheten och identifiera områden där processen kan förbättras.
• Detaljerade processkartläggningar: Detaljerade processkartläggningar ger en mer ingående bild av processen och omfattar indata, utdata och beslutspunkter. Det gör dem idealiska för komplexa processer och för att identifiera specifika förbättringsområden och möjliga lösningar.
• Simbanekartläggningar: Simbanediagram eller -kartläggningar delar upp processer i banor som representerar olika team eller avdelningar. Detta tydliggör roller och ansvarsområden och gör det enklare att identifiera överlämningar och potentiella flaskhalsar. Det är användbart för processer som involverar flera team eller avdelningar.
• Värdeflödeskartläggningar: Värdeflödeskartläggningar ger en detaljerad bild av en process och fokuserar på flödet av material och information. De är vanliga inom tillverkningsindustrin, försörjningskedjehantering och bilreparationer och hjälper till att identifiera och eliminera slöseri. Programvara för projektledning inom fordonsindustrin kan också vara användbar här.
• SIPOC-diagram: Ett SIPOC-diagram fokuserar på leverantörer, indata, processen, utdata och kunder. De är användbara för att förstå de viktigaste delarna av en process och identifiera förbättringsområden och används ofta i de tidiga stadierna av arbetsflödeskartläggning för att skapa en bred förståelse av arbetsflödet.

Symboler för kartläggning av arbetsflödesprocesser

Här är några av de vanligaste symbolerna för kartläggning av arbetsflödesprocesser som du kommer att använda:

• Avslutning: Den här symbolen representerar början eller slutet på en process. Den har vanligtvis en oval form. 
• Processteg: Detta representerar ett enskilt steg eller en uppgift som behöver slutföras i processen och är vanligtvis en rektangel.
• Flöde: Flödessymbolen representerar processens riktning. Den visas som en pil.
• Beslut: Beslutssymbolen representerar en punkt i processen där ett beslut behöver fattas. Den har vanligtvis formen av en diamant.
• Fördröjning: Den här symbolen visar en paus eller fördröjning i processen. Den representeras av en halvt oval form.
• Dokument: Dokumentsymbolen representerar ett dokument eller en informationsdel som används eller produceras i processen. Den visas som en rektangel med en vågig nederkant.
• Manuell inmatning: Den här symbolen visar ett steg som kräver mänsklig medverkan och representeras av en parallellogram.
• Delprocess: Den här symbolen representerar en mindre process inom det större arbetsflödet. Den illustreras vanligtvis med en rektangel med dubbla kanter.

Så kartlägger du arbetsprocesser

Här är stegen för att skapa och hantera företagets arbetsflöden på rätt sätt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

1. Identifiera processen som ska kartläggas

Innan du skapar ett arbetsflöde ska du identifiera kritiska processer, processer med förbättringspotential samt var gränserna mellan processerna går. Det gör det enklare att kartlägga och analysera dem.

Börja med att granska företagets mål och målsättningar. Ta hänsyn till processer som är anpassade efter organisationens mål och har en betydande inverkan på resultatet. Ta även hänsyn till befintliga processer som har problem eller är ineffektiva.

2. Utse en processägare

Utse en processägare som ansvarar för kartläggningen, ser till att implementeringen lyckas, är direkt involverad i det dagliga arbetet och har befogenhet att fatta beslut och driva förändringar.  

Den här personen tillhandahåller också nödvändiga resurser och stöd, fungerar som huvudsaklig kontaktperson för frågor eller funderingar och ser till att kartläggningen överensstämmer med de övergripande målen och målsättningarna.

3. Lista alla aktiviteter, indata och utdata

Lista alla aktiviteter, all indata och all utdata som hör samman med processen, bryt ner processen i enskilda delar och dokumentera varje steg i detalj. Du behöver också lista beroenden mellan stegen i processen och vilka krav som måste uppfyllas i varje steg innan processen kan gå vidare till nästa steg.

4. Ordna stegen i rätt ordning

Ordna stegen i rätt ordning. Arrangera aktiviteterna i en logisk sekvens som återspeglar processens faktiska flöde eller en naturlig ordning som skapar ett smidigt och logiskt flöde. I det här skedet kan du upptäcka ytterligare beroenden som du missade tidigare – skriv ner dem. 

5. Skapa ett flödesschema

Skapa ett flödesschema (vilket du kan göra med hjälp av en AI-generator för flödesscheman för att spara tid) så att du kan visualisera hela processen. Det gör det enklare att förstå och analysera processen samt underlättar kommunikationen och samarbetet med andra personer som deltar i processen. 

Se till att du väljer lämpliga flödesschemasymboler för att representera olika delar av processen och ordna symbolerna i rätt sekvens så att de återspeglar aktiviteternas och beslutspunkternas ordning.

För arbetsflöden med flera beslutsgrenar kan du överväga formatet beslutsflödesschema för att tydligt representera villkorslogik och efterföljande resultat.

6. Dokumentera arbetsflödet med hjälp av programvara

Dokumentera arbetsflödet med hjälp av programvara för arbetsflödeshantering eller verktyg för arbetsflödesdiagram. De flesta verktyg erbjuder mallar, intuitiva gränssnitt och alla symboler du behöver för att skapa detaljerade och professionella arbetsflödesdiagram. Jag rekommenderar också att du använder programvara eftersom det gör det enklare att uppdatera och ändra arbetsflödena när de förändras.

Börja med att mata in processinformationen i verktyget. En av fördelarna med programvara för arbetsflödeshantering är att du kan skapa en digital version av ditt flödesschema och inkludera alla aktiviteter, beslutspunkter, all indata och all utdata.

7. Dela processen

Identifiera de viktigaste intressenterna som behöver informeras om den kartlagda processen och välj den lämpligaste metoden för att dela processen. Det kan exempelvis vara presentationer, möten, workshoppar eller digitala plattformar som e-post eller samarbetsverktyg.

Lyft fram förändringar eller förbättringar som har genomförts och betona fördelarna med den nya processen. Du bör också uppmuntra till feedback och frågor så att intressenterna förstår processen fullt ut och känner sig engagerade i kartläggningsarbetet.

Exempel på kartläggning av arbetsflöden

Dessa exempel på kartläggning av affärsprocesser visar hur det hjälper dig och ditt företag att uppnå era mål.

Försäljningsprocess

Så här kan din arbetsflödeskarta se ut för en potentiell försäljningsprocess:

• Försäljningsteamet identifierar potentiella kunder genom olika kanaler.
  • Indata: Marknadsföringsmaterial, kontaktuppgifter och data från verktyg för leadgenerering.
  • Utdata: En lista över potentiella leads som är redo för nästa steg i försäljningsprocessen.
• Försäljningsteamet utvärderar leadsen för att fastställa deras potential och prioritera dem.
  •  Indata: Listan över leads och kvalificeringskriterierna. 
  • Utdata: En lista över kvalificerade leads som är redo för uppföljning.  
• Försäljningsteamet tar kontakt med kvalificerade leads och för dem genom försäljningspipelinen.
  • Indata: Listan över kvalificerade leads, försäljningsmaterial och offerter. 
  • Utdata: Undertecknade avtal och nya kunder. 

Inköpsprocess

Så här kan din arbetsflödeskarta se ut för en potentiell inköpsprocess:

• En avdelning identifierar ett behov av material. 
• Inköpsteamet granskar lagernivåer, produktionsscheman och försäljningsprognoser för att fastställa vilken mängd och typ av material som krävs.
  • Indata: Lagerdata, produktionsplaner och försäljningsprognoser. 
  • Utdata: En inköpsanmodan.
• Inköpsteamet utvärderar potentiella leverantörer utifrån kriterier som pris, kvalitet, leveranstid och tillförlitlighet.
  • Indata: Inköpsanmodan, leverantörsinformation och utvärderingskriterier. 
  • Utdata: En vald leverantör och en inköpsorder.  
• En beställning läggs.
• Materialet tas emot.

Verktyg för kartläggning av arbetsflöden

Här är några av de programvaruverktyg du kan använda när du kartlägger dina arbetsflöden:

• Programvara för arbetsflödesdiagram låter dig skapa visuella kartor över dina processer. Det gör det enklare att upptäcka ineffektivitet, tydliggöra ansvarsområden och hålla arbetet flytande.
• Programvara för arbetsflödeshantering hjälper dig att centralisera och automatisera dina arbetsflöden för att minska försenade uppgifter, missförstånd och ineffektivitet, och fokusera på det arbete som är viktigt.
• Verktyg för automatisering av arbetsflöden låter dig automatisera repetitiva och manuella uppgifter. Det gör det enklare att hantera dina projekt och minskar behovet av att lägga onödig tid och energi på repetitiva uppgifter och affärsprocesser.

Tips för kartläggning av arbetsflöden

Här är några ytterligare tips för kartläggning av arbetsflöden.

1. Involvera intressenter

Involvera intressenter från början för att säkerställa att du fångar upp alla relevanta perspektiv och får en fullständig förståelse av processen. Detta bidrar till att öka acceptansen, stödet för kartläggningen och chanserna att lyckas.

Om du till exempel kartlägger en process i leveranskedjan bör du involvera teammedlemmar från inköp, produktion och logistik. Anordna workshoppar eller brainstormingmöten för att underlätta öppen kommunikation och samarbete. Kom ihåg att fortsätta involvera dem under hela implementerings- och granskningsfasen samt att ge regelbundna uppdateringar.

2. Håll det enkelt

Fokusera på de viktigaste aktiviteterna, indata, utdata och beslutspunkterna som definierar processen. Använd ett tydligt och koncist språk för att beskriva varje del och undvik jargong eller tekniska projektledningstermer som kan förvirra intressenter.

Skapa ett flödesschema för projektledning, använd standardsymboler och undvik att överbelasta det med för mycket information. Se till att hålla flödesschemat rent och överskådligt – använd lämpliga avstånd och undvik överlappande linjer eller symboler. Detta gör det enklare för alla att förstå och hantera processen.  

3. Granska kontinuerligt och gör förbättringar

Granska regelbundet dina arbetsflöden för att hålla dem korrekta och relevanta. Processer kan förändras över tid på grund av exempelvis ny teknik, marknadsförhållanden eller organisatoriska förändringar.

Regelbundna granskningar hjälper dig att identifiera avvikelser eller förändringar som behöver hanteras. Se till att samla in feedback från teamet som en del av den regelbundna granskningsprocessen. 

4. Använd verkliga exempel

När du går igenom processen bör du använda ett verkligt exempel från ditt arbete. Det ger ett praktiskt sammanhang och hjälper intressenter att relatera till processen. Exempel kan också bidra till att tydliggöra effekten av förbättringar.

Om du till exempel kartlägger en kundserviceprocess kan du använda ett verkligt scenario där en kund kontaktar företaget med ett problem. Gå igenom processen steg för steg och visa hur problemet registreras, diagnostiseras och löses. 

Gå med för fler insikter om arbetsflödeshantering

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, exempel och referensmaterial samt kontakta hundratals andra digitala projektledare i Slack.