Hur många onlineverktyg behöver ett digitalt projekt?

1. Du arbetar på ett nyare företag, och er teknikstack är mycket begränsad, med endast det allra nödvändigaste – kanske använder ni till och med ett enda verktyg för allt. Ni använder sannolikt kostnadsfria projekthanteringsverktyg med premiumalternativ i huvudsak.
2. Din organisation har kommit längre på mognadsskalan, och ni föredrar att använda en mängd verktyg, ett för varje funktion – intern teamkommunikation, projektplanering, uppföljning av framsteg, rapportering, ett CRM-system och så vidare.

Men vilket tillvägagångssätt fungerar bäst? Mina resultat ger en utgångspunkt för att fundera över den här frågan.

Jag fann att:

• Det genomsnittliga antalet verktyg som används i ett digitalt projekt är 5,6.
• Den populäraste typen av verktyg var projekthanteringsprogramvara.
• Det enskilda verktyg som nämndes oftast var Google Workspace (tidigare känt som G Suite).

Om du är ny här kan det vara mer hjälpsamt att börja med varför du kan behöva använda projekthanteringsprogramvara från första början.

Detaljerna kring användningen av projekthanteringsverktyg

Som jag nämnde är det genomsnittliga antalet verktyg som används i ett digitalt projekt 5,6. Varje svar i min enkät innehöll vanligtvis ett verktyg för projektplanering eller projekttidsplanering, e-post, ett kommunikationsverktyg för intern kommunikation samt programvara för fil- och dokumenthantering.

Här är en sammanställning av de populäraste typerna av verktyg. Antalet omnämnanden visar hur många gånger ett verktyg inom den kategorin nämndes i ett svar.

Antalet gånger varje typ av programvara nämndes i svaren på min enkät.

Den övriga kategorin omfattade:

• Programvara för uppgiftshantering
• Programvara för felspårning
• CRM-programvara
• Programvara för service eller support

Projekthanteringsprogramvara var utan tvekan det som diskuterades mest. Vi har skrivit om vikten av och fördelarna med projekthanteringsprogramvara på andra ställen, men det räcker att säga att den är avgörande för effektiv och ändamålsenlig projekthantering i dag.

Det verktyg som nämndes oftast var Google Workspace, tidigare känt som G Suite. Detta visar att alla organisationer behöver organisera, lagra och skapa filer, samt att Google Workspace är en välkänd och pålitlig programvara som erbjuder dessa funktioner.

I jämförelse nämndes ett större utbud av specifik projekthanteringsprogramvara. 11 olika verktyg för projekthanteringsprogramvara nämndes i svaren, jämfört med 5 olika verktyg för organisering, lagring och skapande av filer.

Medan det föregående cirkeldiagrammet visade hur många gånger varje typ av programvara nämndes, oavsett vilket specifikt verktyg som nämndes, visar det här diagrammet hur många olika specifika verktyg som nämndes inom varje kategori, där flera verktyg nämndes mer än en gång. Antalet olika verktyg är en räkning av varje enskilt verktyg som nämndes i alla svar.

Antalet olika verktyg som nämndes i varje programvarukategori i svaren på min enkät.

Den övriga kategorin omfattade:

• Programvara för uppgiftshantering
• Programvara för felspårning
• CRM-programvara
• Programvara för service- eller supportärenden

Det är värt att notera att vissa svar nämnde flera programvaror inom samma kategori. En respondent uppgav till exempel att hen använde Basecamp och Airtable. Även om respondenten använde dem i olika syften är båda programvara för projektledning.

För att få ut så mycket som möjligt av din projektledningsprogramvara kan du prova dessa tips och knep för Airtable.

Metod

Jag samlade in data till den här artikeln genom att bädda in ett Typeform-formulär på vår webbplats med frågan ”Hur många verktyg använder du i genomsnitt i dina digitala projekt?”, fråga DPM-medlemmar och publicera frågan på sociala medier.

Vissa DPM-medlemmar besvarade frågan med både tidigare och nuvarande verktyg, vilket jag räknade som två separata svar. Vi fick in 12 svar.

Jag beräknade det genomsnittliga antalet verktyg och kategoriserade de verktyg som nämndes i svaren. Flera svar nämnde ett verktyg som ingår i Google Workspace. Jag räknade ett omnämnande av ett verktyg (till exempel Google Sheets) som ett omnämnande av Google Workspace.

Om svaret nämnde flera verktyg som ingår i Google Workspace räknade jag det som ett omnämnande av Google Workspace. Microsoft Office-verktyg räknades separat.

Vilket är det optimala antalet verktyg för ett projekt?

Forskningen som genomfördes för den här artikeln antyder en större fråga — vilket ÄR egentligen rätt antal verktyg att använda i ett digitalt projekt?

Precis som med allt inom digital projektledning beror det till viss del på just ditt projekt. Fundera på vilka typer av verktyg du behöver — ett kommunikationsverktyg, ett projektledningsverktyg, ett verktyg för ekonomihantering och andra typer av verktyg. Vad är absolut nödvändigt eller krävs för ditt projekt?

Gränsen för ditt projekt och team går där du har ett verktyg för varje typ av verktyg du behöver, utan att ha så många att du börjar lägga in samma data i flera verktyg.

Du kan läsa mer om användningsområdena för projektledningsprogramvara här.

Projektledningsprogramvara är ett brett ämne, och vi har behandlat det på några olika sätt. Jag vill tipsa om ytterligare ett par verktygsrelaterade resurser som är tillgängliga genom medlemskapet i The Digital Project Manager:

• Vårt podcastavsnitt med Gray Mackenzie från Zenpilot om hans filosofi kring att välja projektledningsverktyg.
• Vår frågestund med Andy McCormick, där han pratar om Jira med våra medlemmar.
• Ett samtal med Olivia Montgomery från Capterra om hur du får ut så mycket som möjligt av produktdemonstrationer.

Om du är intresserad av de andra samtal vi har i vår community eller av att bidra till framtida forskning kan du få tillgång genom medlemskapet i The Digital Project Manager.