Digitala arbetsflöden: komplett guide i 10 steg för idag

Det innebär att automatisera processer och uppgifter, använda rätt digitala verktyg och ha en strategisk plan för att digitalt omvandla delar av eller hela verksamheten. Du har skapat ett digitalt arbetsflöde när dessa steg har digitaliserats och integrerats.

Digitala arbetsflöden är ofta en del av digital transformation, som stimulerar och driver verksamhetstillväxt samt utnyttjar digital teknik för att förbättra verksamheten, kundservicen och intäktsgenereringen.

Att ”bli digital” ökar effektiviteten, produktiviteten och vinsterna samtidigt som räckvidden till nya kunder och marknader utökas. 

Fördelar med digitala arbetsflöden

En global undersökning från Harvard Business Review Analytic Services i juni 2023 visade att 94 % av de svarande framhöll betydelsen av digital arbetsflödesautomatisering för sin organisation. Ett digitalt arbetsflöde automatiserar företagets interna verksamhet och affärsprocesser som är nödvändiga för att bedriva verksamheten. 

Här är fördelarna med digital arbetsflödesautomatisering:

• Ökad medarbetarproduktivitet: Digitala arbetsflöden förbättrar produktiviteten genom att effektivisera arbetsflöden, eliminera tidskrävande pappersarbete och möjliggöra distansarbete, vilket i slutändan sparar tid och resurser.
• Minskade omkostnader: Digitala arbetsflöden minskar omkostnaderna avsevärt och underlättar distansarbete, vilket leder till konkreta ekonomiska fördelar. Ingen fysisk kontors- eller materialkostnad = kostnadsbesparingar.
• Ökad datasäkerhet: Digitala arbetsflöden erbjuder ett robust inbyggt skydd, säkerställer säkra data och gör det enklare att upptäcka misstänkt aktivitet, vilket ökar informationssäkerheten.
• Förbättrad kundupplevelse: Digitala arbetsflöden effektiviserar processer och minimerar fel, vilket förbättrar kundupplevelsen.
• Förbättrad datasynlighet: Digitala arbetsflöden förbättrar datasynligheten genom att automatisera rapporteringsprocesser, vilket minskar fel och sparar tid. Många plattformar för digitala arbetsflöden erbjuder också anpassningsbara instrumentpaneler som gör det möjligt för intressenter att snabbt bedöma nyckeltal och identifiera trender. Integrering med dataanalysverktyg gör det möjligt för användare att utvinna meningsfulla insikter, vilket underlättar välgrundade beslut.

Så skapar du en lösning för digitala arbetsflöden

1. Genomför en arbetsflödesanalys

Det första steget i en digital transformation i din organisation är att utvärdera de befintliga manuella systemen och hur de kan förbättras. Denna utvärdering, som ofta kallas en arbetsflödesrevision, utgör kärnan i den digitala transformationen. 

Börja med att ställa riktade frågor för att identifiera de arbetsflödessystem och affärsprocesser som ska automatiseras:

• Vilka är de kritiska uppgifterna inom arbetsflödesprocessen, och vilka är stödjande funktioner?
• Hur mycket tid behövs vanligtvis för att slutföra varje uppgift, och hanterar era team dem effektivt?
• Återkommer arbetsflödesprocessen, vilket kräver konsekvens mellan olika team och avdelningar?
• Finns det ofta flaskhalsar i projekt eller mänskliga fel inom processen som kräver extra arbete?
• Behöver processägare och testare ökad transparens och insyn i varandras arbete för att effektivisera samarbetet?

Här är några exempel på arbetsflöden för projektledning som kan dra nytta av digital automatisering av arbetsflöden:

• Godkännande av dokument
• Introduktion av nya medarbetare
• Introduktion av kunder
• Produkt- och projektlivscykler
• Semesteransökningar
• Ekonomisk uppföljning & rapportering (försäljning, intäkter, vinst)
• Marknadsföringskampanjer
• Innehåll för sociala medier 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

2. Kartlägg aktuella arbetsflöden

Enligt min erfarenhet är kartläggning av ett företags arbetsflöden ett avgörande steg i den digitala omvandlingen. Det hjälper till att identifiera luckor och områden med manuella arbetsflöden. 

Samarbeta nära med den medarbetare eller kund som använder affärsprocessen eller arbetsflödet oftast. De kan ge värdefulla insikter i de olika stegen och identifiera problemområden som beror på manuella arbetsflöden i processen eller komponenter som inte är samordnade.

Tips

Lägg ner arbetet! Innan du involverar alltför många intressenter är det viktigt att slutföra analysen på ett sätt som visar fördelarna med digital omvandling. Visa avkastningen på investeringen (ROI) genom ökad kundlojalitet, produktivitet och potentiella kostnadsbesparingar.

Detta hjälper dig att få stöd, eftersom digital omvandling kommer att kräva förändringar i företagskulturen och de involverade intressenterna behöver driva detta genom hela företaget.

3. Prioritera ändringar i arbetsflöden

Min prioriteringsregel är att en ändring av ett arbetsflöde bör genomföras om arbetsflödet påverkar företaget, medarbetarna eller kunderna negativt, eller orsakar betydande problem eller ineffektivitet. 

Så här prioriterar du:

1. Anpassa efter strategiska mål: Prioritera ändringar i arbetsflöden som överensstämmer med organisationens strategiska mål och långsiktiga vision.
2. Ta hänsyn till brådskande behov: Identifiera ändringar som behöver omedelbar uppmärksamhet för att förhindra ytterligare negativa konsekvenser.
3. Involvera intressenter: Deras synpunkter är värdefulla och avgörande för processens framgång. Ta reda på deras perspektiv och behov för att säkerställa samsyn och skapa en känsla av delaktighet i den digitala omvandlingen.
4. Granska regelbundet: Prioriteringsprocessen är inte statisk. Den är utformad för att vara flexibel, så att du kontinuerligt kan ompröva och justera den utifrån förändrade affärsbehov och intressenternas återkoppling. 

4. Fastställ tydliga KPI:er och mätvärden

Fastställ viktiga resultatmått eller KPI:er för att mäta effektiviteten hos den digitala arbetsflödeslösningen. Dessa kan omfatta slutförandetid, felfrekvens, kostnadsbesparingar och produktivitetsnivåer.

5. Välj ett digitalt arbetsflödesverktyg

Urvalsprocessen kan kännas överväldigande eftersom det finns många tillgängliga programvarulösningar för automatisering. Några populära verktyg för digital automatisering av arbetsflöden är Miro, MS Visio och Decisions.

Låt oss undersöka hur du väljer den lämpligaste programvaran för projektarbetsflöden för att underlätta skapandet av digitala arbetsflöden som är anpassade efter organisationens behov. 

1. Anpassa efter företagets behov och mål: 

• Identifiera organisationens specifika krav och mål för arbetsflödet.
• Fastställ vilka funktioner och egenskaper som är avgörande för att uppnå målen.
• Ta hänsyn till de unika aspekterna av dina arbetsflöden, såsom godkännandeprocesser, dokumenthantering och behov av samarbete. 

2. Säkerställ skalbarhet:

• Utvärdera programvarans skalbarhet så att den kan hantera organisationens tillväxt och föränderliga behov. Skalning bör inte försämra prestandan eller kräva betydande förändringar av systemet. 
• Ta hänsyn till faktorer som antalet användare, transaktionsvolym och arbetsflödenas komplexitet.

3. Bedöm graden av anpassningsbarhet och flexibilitet:

• Fastställ i vilken grad programvaran för processautomatisering (till exempel Camunda eller ett av dess alternativ) erbjuder anpassningsbarhet och flexibilitet för att motsvara dina unika behov av digital processautomatisering i arbetsflödet.
• Leta efter anpassningsbara mallar, alternativ för automatisering av arbetsflöden, AI-arbetsflöden och integrationsmöjligheter med andra system.

4. Bedöm säkerhet, tillförlitlighet och leverantörssupport:

• Prioritera programvarulösningar som erbjuder funktioner som kryptering, behörighetskontroller och certifieringar för efterlevnad.
• Utvärdera programvarans tillförlitlighet genom att undersöka dess drifttid, prestandahistorik och användarrecensioner.
• Ta hänsyn till den nivå av leverantörssupport som finns tillgänglig, inklusive teknisk hjälp, utbildningsresurser samt löpande uppdateringar och underhåll. Att överlåta eller dela utbildningsansvaret med leverantören minskar belastningen på den interna personalen.

5. Genomför en kostnads-nyttoanalys:

• Räkna med de initiala implementeringskostnaderna, abonnemangsavgifterna och ytterligare utgifter som anpassning och utbildning.
• Presentera ROI-analysen för intressenterna för att motivera budgetfördelningen för den valda programvarulösningen.

Tips

Välj ett verktyg tidigt. Om du genomför detta steg tidigare kan du kartlägga dina nuvarande arbetsflöden i det digitala verktyget och spara tid när du uppdaterar befintliga processer till ett digitalt arbetsflöde.

6. Kartlägg ditt uppdaterade arbetsflöde

Du har byggt de aktuella arbetsflödesdiagrammen, identifierat förbättringsområden, beräknat den potentiella ROI:n och valt en arbetsflödesapp för att skapa och uppdatera arbetsflöden. Vad nu? 

Börja lägga till stegen i ditt digitala arbetsflöde.  Se till att du lägger till följande i din arbetsflödesdesign:

• Processens steg från början till slut
• Indata och utdata
• Beslutspunkter
• Verktyg, resurser och leverantörer som är involverade i eller ansvarar för varje steg.

Tips

Minska repetitiva uppgifter. Använd digitala arbetsflöden som du redan har skapat som mallar för andra arbetsflöden och uppdatera dem bara med nya steg, resurser och annan relevant information.

7. Uppdatera automatiseringsregler eller integrationer 

Du behöver bara lägga till detta steg om du implementerar nya integrations- eller automatiseringsverktyg för att gå från manuella till digitala processer.

1. Integrera nya verktyg i befintliga verktyg.
2. Skapa automatiseringsregler för att ta bort manuellt arbete
3. Uppdatera och utbilda i standardrutiner

8. Testa digitala arbetsflöden

Genomför noggranna tester av det digitala arbetsflödet i verktyget för att säkerställa att det fungerar som avsett och uppnår de önskade resultaten.

• Testa dina programvaruverktyg och system, såsom projektledningsprogramvara och CRM-system, för att säkerställa att de stöder nya arbetsflöden. 
• Ta tid på det! Låt personer slutföra arbetsflödet och jämför resultatet med de ursprungliga mätvärdena för att säkerställa att förändringarna eller den nya processautomatiseringen har en positiv effekt.

9. Övervaka och iterera

Att kontinuerligt övervaka och iterera kring dina nya digitala arbetsflöden är avgörande för att säkerställa arbetsflödeseffektivitet och ändamålsenlighet.

• Bedöm resultatet utifrån fördefinierade mätvärden. Utvärdera om förbättringar är möjliga och följ utvecklingen av kostnadsbesparingar och produktivitetsökningar.
• Granska datainmatningen från övervakning och återkoppling för att upptäcka trender, mönster och ineffektivitet i arbetsflödet.
• Identifiera möjligheter till optimering av arbetsflödet, automatisering eller effektivisering för att förbättra effektiviteten och ändamålsenligheten.
• Inför iterativa förändringar av arbetsflödet eller uppdateringar och ta hänsyn till intressenternas återkoppling och insikter för att driva förbättringar.

10. Dokumentera och utbilda

Dokumentera det digitala arbetsflödets utformning, inklusive processdiagram, automatiseringsregler och användarriktlinjer, för framtida referens och utbildningsändamål.

Misstag att undvika när du skapar digitala arbetsflöden

De flesta organisationer håller fast vid manuella processer eftersom de behöver en transparent serie steg för digital implementering. Det viktigaste misstaget är att anta att digitalisering kräver en fullständig omarbetning från dag ett. Här är några misstag att undvika under din digitala omställning.

1. Att välja fel automatiseringsverktyg

Att välja en plattform som saknar funktioner för förändringsledning kan leda till huvudvärk. Processer utvecklas på grund av verksamhetens förutsättningar, kundernas behov och företagets tillväxt, vilket kräver ett verktyg som möjliggör flexibel hantering.

2. Att automatisera för mycket, för snabbt

Att prioritera förändringar i arbetsflödet är avgörande och ger handlingskraft. Det gör att du kan undvika att sprida resurserna för tunt, behålla fokus och undvika att belasta resurserna.

Att förstå och hantera dina arbetsflöden kan förebygga integrationsutmaningar med befintliga system och göra din digitala arbetsflödeshantering mer enhetlig och effektiv.

3. Att inte ta hänsyn till de berörda människorna

Automatisering bör alltid komplettera människors arbete i stället för att helt ersätta det. 

Genom att erkänna den mänskliga aspekten i digitala arbetsflöden förebygger du inte bara utbrändhet och motstånd bland medarbetarna, utan visar också att deras välbefinnande och engagemang är viktigt.

Låt dina teammedlemmar veta att deras medverkan i övergångsprocessen är avgörande för att lyckas hantera digitala arbetsflöden.

4. Att försumma utbildning

Att säkerställa att teamet får rätt utbildning är avgörande för att maximera nyttan med nya verktyg och öka användningen och entusiasmen.

Ta dig tid att utbilda medarbetarna i hur verktygen används effektivt och kommunicera deras fördelar. Var tålmodig och stöttande under inlärningsprocessen, eftersom det vanligtvis finns en inlärningskurva.

Tiden är nu!

För företag som ”sitter fast i gamla vanor” kan det verka skrämmande att påbörja ett storskaligt digitaliseringsprojekt. Men med en effektiv digitaliseringsstrategi kan automatisering av digitala arbetsflöden hanteras med lägre omkostnader än väntat. 

Investeringar i digitalisering och automatisering av arbetsflöden sparar pengar. De förbättrar flexibiliteten och beredskapen att hantera föränderliga marknadsförhållanden och andra utmaningar. Sammanfattningsvis överväger fördelarna med denna investering vida den initiala insatsen.

Vill du komma i kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity, få tillgång till över 100 mallar, prov och exempel och kom i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.