Automatisering av företagsarbetsflöden: Vad det är & bästa verktygen

Varför är automatisering av arbetsflöden för företag viktigt?

Automatisering av arbetsflöden för företag är viktigt eftersom det hjälper företagsorganisationer att hantera sådant som arbetskostnader, godkännanden och hur teammedlemmarna använder sin tid.

Med hjälp av automatiseringar kan en person kanske hantera det arbete som tidigare utfördes av två eller tre personer. Det kan också bidra till att minska felmarginalen vid manuella uppgifter, ta bort det tråkiga från repetitiva uppgifter och hjälpa organisationer att skala upp och hantera sina arbetsflöden genom att öka den effekt ett litet team kan ha.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Exempel på automatisering av arbetsflöden för företag

Här är några exempel på automatisering av arbetsflöden för företag i praktiken.

Skapa medarbetarnas scheman

Platschefer brukade lägga timmar på att sammanställa medarbetarnas scheman och bemanningsplaner för sina platser. Att utarbeta ett schema kunde kräva avancerade beslutsförmågor och komplex logik som tog hänsyn till verksamhetens behov, medarbetarnas tillgänglighet och arbetskraftsbudgetar. 

Nu kan organisationer mata in dessa uppgifter i ett automatiseringsverktyg och låta programvara för AI-automatisering av arbetsflöden eller en schemaläggningsapp utföra det manuella arbetet. Det frigör tid så att du kan fokusera mer på att leda verksamheten och coacha teamet. Du behöver fortfarande granska resultatet och göra justeringar, men det kommer att ta betydligt mindre tid än att bygga schemat från grunden.

Introducera nya kunder

När det gäller att introducera nya kunder är processen i allmänhet densamma varje gång:

• Kunden undertecknar ett avtal
• Kontoteamet informeras
• Den introduktionsansvariga skickar ett välkomstmeddelande och bokar ett uppstartsmöte
• Den introduktionsansvariga skapar och delar arbetsplanen
• Leveransteamet och kunden arbetar sig igenom introduktionsuppgifterna
• Teamet stämmer regelbundet av för att följa upp
• Introduktionen slutförs och kunden överlämnas till en kontoansvarig

Det finns många ställen i processen där flaskhalsar och ineffektivitet kan bromsa framstegen. Att boka ett uppstartsmöte kan till exempel kräva 3–4 e-postmeddelanden fram och tillbaka, och att skapa en ny arbetsplan i din plattform för projekthantering kan ta en eller två timmar.

Med automatisering kan hela processen sköta sig själv. Programvaran för avtalshantering kan automatiskt skicka ett välkomstmeddelande när avtalet har undertecknats. Schemaläggningsprogram kan hjälpa till att samordna tiderna för uppstartssamtalet. Arbetsplanen kan skapas från en mall för att minska risken att missa steg och andra problem som beror på mänskliga fel.

Hantera projektarbete och repetitiva uppgifter

För team som arbetar med standardiserade projekt eller repetitiva uppgifter kan automatisering av arbetsflöden hjälpa dig att få mer gjort, snabbare.

Några exempel på användningsområden är:

1. Konfigurera programvara för nya användare där arbetsflödet och stegen är desamma varje gång
2. Ekonomiteam som gör dagliga, veckovisa eller månatliga rapporter
3. Salesforce-administratörer som konfigurerar CRM-systemet för att skicka lämpliga uppföljningsuppgifter
4. Team för kundupplevelse som skickar uppföljningsmejl till användare med specifika intervall, till exempel vid milstolpar på 30, 60 och 90 dagar, versionsanteckningar och avtalsförnyelser
5. Bilverkstadsteam som behöver slutföra samma serie steg efter att ett arbete har utförts, till exempel meddela kunden att bilen är klar eller skicka en faktura (programvara för projektledning inom fordonsbranschen kan också hjälpa till med detta)

Automatisering av arbetsflöden på företagsnivå kan göra det smidigt och automatiskt att konfigurera och implementera dessa komplexa projektarbetsflöden, vilket sparar teammedlemmarnas tid och manuella arbete. Det kan krävas fokuserade insatser och en digital omvandling för att nå dit, men det är väl värt ansträngningen att automatisera arbetsflödena för att spara värdefull tid och budget samt förhindra att medarbetare lägger timmar på repetitiv datainmatning.

Fördelar med automatisering av arbetsflöden på företagsnivå

De främsta fördelarna med automatisering av arbetsflöden omfattar:

• Mer tid för annat kvalificerat arbete: Projektledare kan använda de 6 timmar i veckan som de inte längre lägger på manuella uppgifter, som att uppdatera projektledningsverktyg eller statusblad, till att i stället fokusera på att coacha teamet samt hantera kvalitet och risker.
• Minskad risk för fel: Skrivfel i marknadsföringsmejl kan bli ett minne blott – korrekturläs en gång och låt automatiseringen sköta arbetet åt dig. Du kan minska risken för att skicka ett mejl till 10,000 personer när det inte behöver skrivas om och anpassas varje gång det skickas. (Med det sagt skulle ett skrivfel spridas i samma omfattning, men när innehållet väl är fastställt minskar risken).
• Ökad skalbarhet: Genom att använda automatisering i verksamheten kan företaget nå en bredare målgrupp än vad som vore möjligt med manuella processer. Ska du informera 105,000 medarbetare eller 1.2M kunder om nya initiativ? Du kan göra det med ett knapptryck.
• Minskade kostnader: Om projektledarnas timtaxa är $35 i timmen och varje projektledare sparar 6 timmar i veckan genom att använda automatisering, sparar detta företaget $210 i veckan eller cirka $10,500 per år och projektledare i arbetskostnader! När du skalar upp detta till hela företaget blir kostnadsbesparingarna många gånger större än det du investerade i verktyg för automatisering av programvara. 

Utmaningar med automatisering av arbetsflöden på företagsnivå

Även om det finns tydliga fördelar med automatisering av arbetsflöden på företagsnivå finns det också vissa utmaningar. Dessa kan omfatta:

• Budgetbegränsningar: Att investera i automatiseringsverktyg kan vara dyrt. Även om kostnaden bara är $10 per licens kan det snabbt bli mycket om du behöver tusentals eller hundratusentals licenser. När du skalar upp detta till flera verktyg handlar det om ganska stora utgifter. Det finns också en utmaning i att säkerställa att varje medarbetares maskinvara är kompatibel med automatiseringsverktygen. Det kan innebära att bärbara datorer, surfplattor, mobiltelefoner eller annan utrustning måste uppgraderas så att automatiseringarna fungerar i hela organisationen.
• Utbildning och förändringshantering: När licenserna är på plats och arbetsflödena har byggts (inklusive eventuella anpassade arbetsflöden) behöver du utbilda teamet i hur de ska använda dem. Detta blir särskilt utmanande om du har tusentals eller hundratusentals personer på olika platser, särskilt om du har internationella team som arbetar på andra språk.
• Användning och återkopplingsloopar: Se till att automatiseringarna används och att det finns återkopplingsloopar. Vad händer om automatiseringen slutar fungera? Vad händer om den behöver justeras? Vad händer om medarbetare har idéer om förbättringar eller nya automatiseringar? Skapa en styrningsstruktur – om medarbetare får överge verktyget eller gå sin egen väg förlorar du fördelarna med automatisering av arbetsflöden på företagsnivå.

Verktyg för automatisering av arbetsflöden på företagsnivå

På marknaden finns många verktyg för arbetsflödeshantering och programvaror för arbetsflöden på företagsnivå – från marknadsföringsautomatisering till projektledning och till och med redovisning – som kan hjälpa företaget att automatisera arbetsflödena och spara tid och pengar. Här är de bästa alternativen som för närvarande finns tillgängliga:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst för AI-driven projektplanering
2. 2. Moxo — Bäst för säkert klientsamarbete
3. 3. ClickUp — Bäst för flexibla automatiseringar av arbetsflöden
4. 4. Screendragon — Bäst för AI-driven automatisering av arbetsflöden utan kod
5. 5. Creatio Studio — Bäst för anpassning av arbetsflöden på företagsnivå
6. 6. Celigo — Bäst för robusta funktioner för API-hantering
7. 7. altaFlow — Bäst för dokumentautomatisering i Salesforce
8. 8. Productive — Bäst för verksamhetsinsikter med fokus på byråer
9. 9. Wrike — Bäst för växande organisationer
10. 10. Qntrl — Bäst för tvärfunktionella processer

Så väljer du programvara för automatisering av arbetsflöden i företag

Här är fem enkla steg du kan ta för att komma igång med att välja rätt verktyg för automatisering av arbetsflöden i företag:

1. Identifiera dina behov: Fundera över vilka krav du har på ett programvaruverktyg. Prata med så många intressentgrupper som möjligt för att säkerställa att lösningen du till slut väljer tillgodoser så många behov som möjligt. Även om en lösning kanske inte är 100 % perfekt vill du inte hamna i en pinsam situation för att du glömde att ta hänsyn till behoven hos en viktig användargrupp.
2. Fastställ vilka funktioner du behöver: När du har fått klarhet i dina behov kopplar du ihop dem med programvarufunktioner. Du vill anpassa listan så att du inte betalar för funktioner som du inte kan eller kommer att använda, samtidigt som du inte saknar kritiska funktioner som krävs för att verktyget ska fungera utifrån dina behov.
3. Gör en kortlista över verktyg: Använd listan över nödvändiga funktioner för att skapa en kort lista över verktyg som passar. När du har en lista går du igenom varje verktyg mer ingående och jämför dem utifrån funktionalitet, användarvänlighet och introduktion, pris, avtalslängd samt andra variabler som hjälper dig att utse en favorit.
4. Bedöm säkerhet, kompatibilitet och skalbarhet: Eftersom du letar efter en företagslösning är säkerhet, kompatibilitet och skalbarhet betydligt viktigare än vad de skulle vara för en mindre organisation. Se till att verktyget du väljer är säkert, kompatibelt och kan skalas i takt med att dina behov utvecklas. Verktyget kommer sannolikt att användas av många olika typer av användare på olika system och i olika länder, vilket innebär ytterligare tekniska och juridiska överväganden för att säkerställa att verktyget följer gällande regler.
5. Planera implementeringen: Du kan inte bara berätta för alla i företaget om det nya arbetsflödet och förvänta dig att de följer det konsekvent. Du behöver en bra implementeringsplan för att effektivisera processen med att få medarbetarna igång med minsta möjliga störning för verksamheten. Det kan innebära en inledande demonstration, praktisk utbildning och stöd för att främja användningen. Håll koll på hur ofta automatiseringen används, felsök problem och uppmuntra teamet medan de anpassar sig till processautomatiseringen.

Bästa praxis för att implementera automatisering av arbetsflöden i företag

Här är några bästa praxis för att implementera automatisering av arbetsflöden i företaget.

• Testa i liten skala innan du skalar upp: Som jag nämnde kan automatisering av arbetsflöden i företag medföra betydande kostnader. Innan du investerar i stor skala bör du börja med ett pilotprojekt. Oavsett om du låter ett team testa eller några få team på olika håll i organisationen får du veta om automatiseringen fungerar innan du investerar. Även om detta inte är någon garanti ger det dig värdefulla data innan du lägger för mycket tid eller energi på automatiseringen.
• Ta hänsyn till din plan för förändringshantering: Du vet redan att det är ett recept på misslyckande att ge användarna ny programvara och nya arbetsflöden utan utbildning eller förändringshantering (ja, även om verktyget har dra-och-släpp-funktioner eller ett användarvänligt gränssnitt). God förändringshantering innebär att skapa medvetenhet. Ge information om vad som förändras och hur, samt ytterligare stöd längs vägen. Sätt upp några mätvärden att följa upp, till exempel dagliga inloggningar eller antalet slutförda arbetsflöden.
• Arbeta proaktivt med riskhantering: Varje gång du tar in dyr ny teknik finns det en risk. När du implementerar nya arbetsflöden bör du vara särskilt proaktiv när det gäller riskhantering. Det kan innebära att förstärka IT-supporten, säkerställa att det finns granskningsspår, konfigurera ytterligare aviseringar för att se till att verktyget för automatisering av arbetsflöden inte slutar fungera eller genomföra ytterligare validering av affärsregler. Ju bättre du ligger steget före potentiella problem, desto större är sannolikheten att du lyckas.

Vad händer härnäst?

Om verksamhetsprocesshantering och automatisering av arbetsflöden är din grej kan The Digital Project Managers aktiva community med erfarna projektledare vara rätt plats för dig. Nörda ner dig i processautomatisering, arbetsflödeshantering och relaterade ämnen tillsammans med oss!