Arbetsflödesdiagram: användningsområden, mallar & exempel
Förstå uppgiftsflödet: Arbetsflödesdiagram illustrerar ordningsföljden för uppgifter i en specifik process, så att du och ditt team enkelt kan se hur aktiviteterna fortskrider från början till slut.
Hitta flaskhalsar: Arbetsflödesdiagram kan hjälpa dig att identifiera potentiella flaskhalsar som kan störa slutförandet av specifika uppgifter eller hela projektet.
Verktyg som hjälper: Du kan använda mallar och programvaruverktyg för att påskynda och förenkla processen med att skapa arbetsflödesdiagram. Det finns många alternativ som du kan anpassa och redigera efter dina behov.
Arbetsflödesdiagram visar hur uppgifter flödar genom en process från början till slut och kan hjälpa dig att identifiera potentiella flaskhalsar i processen. Lär dig att skapa arbetsflödesdiagram och visualisera dina processer tydligt, så att du förstår vad som händer härnäst när du arbetar mot projektmålen.
Vad är ett arbetsflödesdiagram?
Ett arbetsflödesdiagram är en visuell representation av de steg som krävs för att slutföra ett projekt. Det kan hjälpa dig att identifiera och följa utvecklingen för varje steg eller uppgift i projektet medan det fortskrider mot önskade resultat. Så här kan ett typiskt arbetsflödesdiagram se ut:
Arbetsflödesdiagram kallas också processdiagram eller arbetsflödesscheman och är en av många typer av flödesscheman som visar vilka processteg varje arbetsobjekt går igenom för att betraktas som slutfört eller beskriver arbetsflödesprocessen på en mer övergripande nivå.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hitta fler exempel på arbetsflöden här.
Vad används arbetsflödesdiagram till?
Arbetsflödesdiagram används för att illustrera den följd av steg, faser eller aktiviteter som krävs för att slutföra ett projekt. De kan representera både vattenfallsbaserade och agila arbetsflöden.
De visar flödet och stegen i en process samt vilka olika personer eller avdelningar som ansvarar för varje steg. Du kan använda ditt diagram tillsammans med ett RACI-diagram för detta ändamål.
Om du har skapat flödesscheman för alla dina processer men försummat att ta fram en RACI-matris har du bara mycket detaljerade instruktioner om vad som ska göras och ingen information alls om vem som gör det. Du har faktiskt inte löst problemet. Du måste översätta flödesscheman till människors termer. RACI handlar om att uttrycka saker utifrån människorna.
Du kan använda arbetsflödesdiagram i initiativ för optimering av arbetsflöden som ett verktyg för att identifiera möjligheter till positiv förändring eller som ett verktyg för att utbilda medarbetare. Arbetsflödesdiagram kan användas vid introduktion och visa nya medarbetare en process steg för steg samt hur den ska genomföras.
Arbetsflödesdiagram kan också användas för en mängd olika branschspecifika processer, till exempel kreativa arbetsflöden, och inom olika branscher, däribland programvaruutveckling, hälso- och sjukvård samt e-handel.
Typer av arbetsflödesdiagram
Här är några typer av standardiserade arbetsflödesdiagram som du kan stöta på:
- American National Standards Institute (ANSI): ANSI-stilen var först på plats när det gäller standarder för arbetsflödesdiagram och är ett vanligt förekommande språk. Läs mer om ANSI
- Unified Modeling Language (UML): UML-aktivitetsdiagram används för att visa ordningen på stegen i en process och kontrollflödet. UML används ofta inom programvaruutveckling och systemdesign. Läs mer om UML
- Business Process Modeling Notation (BPMN): BPMN liknar UML och använder ett flödesschema för att skapa visuella arbetsflöden för den aktuella processen eller det aktuella projektet. BPMN är inte specifikt för programvaruutveckling utan fokuserar i stället mer på affärsprocesserna än på programvara eller tekniska system. Läs mer om BPMN och programvara för affärsprocessmodellering
- Supplier-Input-Process-Output-Customer (SIPOC): SIPOC-diagram gör det möjligt att följa hur leverantörer, material och resurser (t.ex. ditt projektteam) arbetar inom din affärsprocess.
Utöver dessa formella typer av arbetsflödesdiagram för projektledning finns det några andra närliggande diagram som du kan stöta på.
- Ett flödesschema visar stegen i en process och i vilken ordning de ska utföras. Det handlar dock inte bara om att sätta ihop former och pilar; det är viktigt att lära sig hur man skapar ett flödesschema. Pilar anger riktningen som processen flödar i, och det finns olika symboler beroende på vad du vill representera. Flödesscheman kan skapas och följas upp med hjälp av programvara för flödesscheman.
- Ett dataflödesdiagram visar hur data flödar genom ett system. Det innehåller de olika stegen i processen och typen av data som bearbetas i varje steg.
- Processkartan visar den fysiska utformningen av en process. Den innehåller de olika maskinerna eller avdelningarna som är involverade i processen samt flödet av material och produkter.
Fördelar med arbetsflödesdiagram
Fördelarna med att använda ett arbetsflödesdiagram i projektledning innebär bland annat att du kan:
- Bättre visualisera vägen till slutförande för varje uppgift i ett projekt och minimera flaskhalsar och ineffektivitet
- Enklare identifiera och åtgärda potentiella problem tidigt, särskilt när saker fastnar
- Bättre följa projektets framsteg, särskilt mellan större milstolpar
- Effektivare tilldela uppgifter till teammedlemmar, särskilt när resurserna är begränsade eller när ett team väntar på att ett annat ska slutföra sin del av en uppgift
Så skapar du ett arbetsflödesdiagram
För att skapa ett arbetsflödesdiagram behöver du gå igenom följande steg (som även gäller för att skapa arbetsflöden i allmänhet):
- Fastställ projektets etapper
- Identifiera de enskilda uppgifterna inom varje etapp
- Fastställ vilka indata och utdata som finns för varje uppgift
- Ta reda på vem som ansvarar för att slutföra varje uppgift och avgör om du behöver simbanor
- Identifiera beroendena mellan uppgifterna
- Uppskatta hur lång tid varje uppgift bör ta
- Fastställ processens potentiella hinder eller flaskhalsar med hjälp av arbetsflödesanalys
- Identifiera processens slutresultat
Förbli flexibel så att du kan lägga till eller ta bort uppgifter eller steg i takt med att projektet fortskrider. Leta efter möjligheter att effektivisera processer. Detta innebär vanligtvis att man eliminerar uppgifter eller processer som inte tillför något värde, automatiserar arbetsflöden eller andra repetitiva uppgifter samt utbildar medverkande i att arbeta noggrant och effektivt.
Läs mer om design och skapande av arbetsflöden här.
Vanliga symboler och former
Bland de olika typerna av arbetsflödesdiagram kommer du sannolikt att hitta några standardiserade symboler och former, bland annat:
- Start/slut: Början eller slutet på arbetsflödet, ofta representerat av en oval eller cirkel
- Flödeslinje: Detta är kopplingen som förflyttar sig mellan stegen, åtgärderna, processerna, besluten eller start-/slutpunkterna. Var uppmärksam på åt vilket håll flödeslinjerna pekar!
- Steg, åtgärd eller process: Varje objekt, steg, åtgärd eller process kan visas som en kvadrat eller rektangel.
- Beslut: Beslut anges vanligtvis med en diamant. Du kan också se pilar med ja/nej, godkänd/avslagen och så vidare för att visa vad som händer baserat på det beslut som fattas (tips: programvara för godkännandearbetsflöden kan vara användbar för processer som kräver godkännande från en viss person eller roll)
Symboler bör användas konsekvent eller följa den standard som krävs av organisationen eller teamet.
Alternativ för mallar för arbetsflödesdiagram
Här är några mallar för arbetsflödesdiagram som du kan ladda ner och anpassa efter dina egna behov.
- Miro-mallar: Idealiska för kartläggning av arbetsflöden i realtid och i samarbete med distansteam (läs mer om teamets arbetsflöden här).
- Microsoft-mallar (Excel och Visio): Dessa mallar passar bäst för personer som är bekanta med Microsofts verktyg, så att de kan integreras i befintliga arbetsflöden.
- SmartDraw: SmartDraw är perfekt för budgetmedvetna chefer som behöver en mängd intuitiva, kostnadsfria mallar för snabb kartläggning av arbetsflöden.
- Microsoft PowerPoint: PowerPoint är optimalt för att integrera arbetsflödesdiagram i presentationer samt för visuell kommunikation och rapportering.
- Lucidchart-mallar: Lucidchart erbjuder avancerade och flexibla mallar för komplex visualisering av arbetsflöden, exempelvis simbanediagram och dataflöden.
Verktyg för att skapa arbetsflödesdiagram
Det finns många verktyg på marknaden som är särskilt utformade för att hjälpa dig att skapa arbetsflödesdiagram. Testa några verktyg innan du fattar ett slutgiltigt beslut – de flesta verktyg innehåller mallar som du kan använda som utgångspunkt och anpassa efter hand.
Här är mina främsta rekommendationer för programvara för arbetsflödesdiagram:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Ta en titt på dessa resurser för att hitta fler alternativ för verktyg för arbetsflödesprogramvara:
- Kostnadsfri programvara för arbetsflöden om du arbetar i en mindre organisation med begränsad budget eller om du bara vill komma igång snabbt
- Programvara för arbetsflödeshantering för att hantera arbetsflöden när du väl har konfigurerat och startat dem
- Programvara för automatisering av arbetsflöden för att automatisera de manuella och repetitiva delarna av dina arbetsflöden
- Alternativ till Camunda om du för närvarande använder Camunda men upptäcker att det inte passar dina behov bäst
Vad händer härnäst?
Vill du ha fler tips för att förbättra dina arbetsflödesdiagram? Delta i samtalet på Slack tillsammans med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskapet!
