Så genomför du en analys av resursgap: 5 grundläggande steg

Det är också viktigt att ta hänsyn till teamets kompetenser när du genomför en analys av resursgap. Du kan till exempel behöva tio heltidsanställda teammedlemmar för att uppfylla kraven på avtalsenliga arbetstimmar nästa månad.

Vissa projekt kräver både designers och utvecklare, medan andra kan behöva mer utvecklingsresurser. Du behöver förstå hur många personer som krävs för att slutföra arbetet och vilka kompetenser de måste ha för att genomföra allt arbete du planerar.

Varför är en analys av resursgap viktig?

En analys av resursgap är viktig eftersom den kan hjälpa dig att identifiera eventuella gap i din resursfördelning, både på kort sikt (vilka resurser du behöver under den kommande veckan eller de två kommande veckorna) och på lång sikt (vilka resurser du kommer att behöva under nästa kvartal eller inom sex månader).

Här är några fler anledningar till att genomföra analyser av resursgap regelbundet som en del av dina löpande affärsprocesser:

• För att bekräfta att du har rätt resurser för att slutföra planerat arbete: Regelbundna analyser av resursgap kan hjälpa dig att förstå om du har rätt resurser för att slutföra det planerade (eller förväntade) arbetet. Om du till exempel har sex webbdesign- och utvecklingsprojekt planerade att starta under de kommande tre månaderna, har du då tillräckligt många designers, utvecklare och projektledare för att slutföra arbetet?
• För att anställa rätt personer vid rätt tidpunkt: Om du genomför en analys av resursgap för förväntat arbete (projekt som du förväntar dig att vinna eller påbörja i framtiden) kan du se vilka personer du kan behöva anställa och när de bör börja. Du kan också använda historiska data som jämförelseunderlag här, om det är lämpligt. Du får insikter i hur lång tid det exempelvis tar att anställa en designer på mellannivå jämfört med en senior designer. Du kan också ha nytta av programvara för bemanningsföretag här.
• För att budgetera för kommande utgifter för att skaffa ytterligare resurser: Genom att förstå resursgap och vilken budget du behöver för att täppa till dem kan du hantera detta innan budgeten är fastställd (och undvika att överraska ledningsgruppen).
• För att balansera arbetsbelastningen mellan teammedlemmarna: Även om det är normalt att teammedlemmar har variationer i projektarbetet, kan en analys av resursgap tillsammans med granskning av nyckeltal för prestation (KPI:er) och mått som nyttjandegrad per person hjälpa dig att fördela arbetet jämnare och undvika alltför stora variationer. Ingen tycker om att vara fullbokad i sex veckor eller mer för att sedan stå utan arbete i en månad.
• För att förutse vilka resurser som behövs för framtida arbete: Genom att göra en analys av resursgap för framtida arbete (arbete som du ännu inte har vunnit eller som ligger sex månader eller mer fram i tiden) kan du vara mer proaktiv när det gäller att täppa till gapen. Har du ett projekt planerat att starta under sommaren? Överväg att publicera information om eventuella roller eller avtalsbehov under våren, så att du har tid att välja den bästa personen för jobbet.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så gör du en analys av resursgap

Här är en steg-för-steg-guide för hur du genomför en analys av resursgap och förstår de data du har samlat in.

1. Bedöm teammedlemmarnas tillgänglighet

Börja med att bedöma dina teammedlemmars tillgänglighet. Det kan vara så enkelt som att skapa ett kalkylblad med varje teammedlems namn och hur många timmar personen är tillgänglig varje vecka. När du gör detta ska du komma ihåg att ta hänsyn till semester eller betald ledighet. 

Även om du kanske inte kan ta hänsyn till oväntad frånvaro, som sjukfrånvaro, sorgledighet eller en projekttidsplan som ändrades sent i processen, bör detta ge dig en ganska bra uppfattning om ditt nuvarande teams kapacitet och tillgänglighet för projektarbete. Detta kan hanteras enklare med hjälp av en programvara för resurshantering av medarbetare.

2. Tilldela preliminärt teammedlemmar

Nästa steg är att preliminärt tilldela teammedlemmar. Om du arbetar på en byrå med flera kunder och ett antal preliminära projekt i pipeline vid varje given tidpunkt kan det här steget bli komplicerat.

Börja med det arbete som för närvarande är kontrakterat och tilldela uppgifter till alla teammedlemmar. Du kan också tilldela potentiellt projektarbete (arbete som ni inte har vunnit eller som ännu inte har påbörjats) för att se om du behöver boka in fler projekt eller dra ner lite för att undvika att överbelasta teamet. Tänk på att du får ytterligare en möjlighet att göra detta senare.

3. Identifiera luckor

När det befintliga arbetet har tilldelats och dina nuvarande resurser är fullt fördelade ska du leta efter luckorna. Hur ser den aktuella resursutnyttjandegraden ut, och hur förhåller den sig till det önskade läget? Finns det teammedlemmar som är överbelastade och andra som inte utnyttjas tillräckligt?

När du förstår var luckorna finns kan du skapa en handlingsplan för att åtgärda dem (i nästa steg av den här processen).

4. Skapa en plan för att fylla luckorna

Det finns två huvudsakliga sätt att fylla eventuella luckor: balansera arbetsbelastningen mellan befintliga teammedlemmar eller lägga till fler resurser (genom att anställa nya teammedlemmar eller låna in dem från andra team). 

• Om du behöver göra en balansering av arbetsbelastningen mellan teammedlemmar kan du inleda samtalet med teamledare eller andra projektledare.
• Om du behöver åtgärda en lucka genom att anställa en ny teammedlem ska du ta upp frågan med personalavdelningen eller ledningen. Presentera den lucka du har identifierat och vilken typ av resurs du behöver för att fylla den. 

Om du till exempel identifierar en brist på utvecklare under det kommande året eller längre kan du behöva anställa en ny heltidsutvecklare. Men om din analys visar att resursbristen gäller en kortare period (t.ex. några veckor till några månader) kan du överväga att anlita en konsult (eller frilansare) för att tillfälligt fylla luckan.

5. Prognostisera resurser i förväg för framtida projekt

När det gäller att prognostisera resurser för framtida projekt ska du följa samma steg som vid en kortsiktig analys av resursluckor och se vad du har och vad du behöver. Ta detta med en nypa salt – mycket kan förändras innan projekten påbörjas.

Personer kan lämna organisationen, tidsplaner kan förändras och intressenter kan ha andra prioriteringar som gör att resurser behöver flyttas till andra områden (t.ex. arbete med en ny produkt eller tjänst).

Med det sagt bör du proaktivt identifiera luckor och planera för att åtgärda dem. Du kan använda det du lär dig när du analyserar framtida arbete för att informera om strategisk resursplanering och underlätta beslutsfattandet.

Verktyg för analys av resursluckor

Du kan enkelt använda Google Kalkylark eller Excel för att skapa en mall för analys av resursluckor eller en mall för resursplanering, men det finns gott om programvara för projektledning och programvara för resursplanering som du kan använda när du analyserar resursluckor.

Om du är orolig för att dina nuvarande processer inte är effektiva eller ändamålsenliga när det gäller att granska den aktuella situationen och säkerställa att du kan tillgodose kundernas behov, är en av de främsta fördelarna med verktyg för resursplanering att de är särskilt utformade för detta ändamål. Nedan hittar du några av våra favoritverktyg inom programvara för resurshantering.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
2. 2. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
3. 3. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
4. 4. monday AI Workspace — Bäst för enkel planering av arbetsbelastning
5. 5. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
6. 6. Kantata — Bäst för människocentrerad resursplanering
7. 7. Wrike — Bäst för skalbarhet
8. 8. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor
9. 9. Microsoft Project — Bäst för Microsoft-användare
10. 10. Rocketlane — Bäst för enhetligt samarbete med kunder

Utmaningar med analys av resursgap

För att ge dig ett försprång när du genomför din gap-analys har jag sammanställt de vanligaste utmaningarna du kan stöta på och hur du kan övervinna dem:

• Bristande organisation: Om ditt företag inte har centraliserad projekt- och resurshantering kan det vara svårt att påbörja processen med att analysera resursgap, än mindre slutföra den. Att helt enkelt sammanställa en lista över alla resurser i ett kalkylblad och se hur de är fördelade dagligen eller veckovis ger dig en bra utgångspunkt för att upptäcka eventuella gap och fatta välgrundade beslut om hur du ska fylla dem.
• Varierande prestationsnivåer: Alla kan inte prestera till 100 % (eller mer) hela tiden, så variationer i prestationsnivåer kan också skapa resursgap. Teammedlemmar som tar längre tid än beräknat eller är frånvarande från kontoret för att vila och återhämta sig kan ha stor inverkan. 
• Förändringar i affärsstrategin: Betydande förändringar av företagets strategiska mål kan påverka resursbehovet. Om ni till exempel går från att endast erbjuda tjänster inom webbdesign och webbutveckling till att även hantera webbunderhåll behöver ni ytterligare resurser med andra kompetenser än de som redan finns i teamet. Så även om ni ”på pappret” kanske kan bemanna alla era projekt kan verkligheten se annorlunda ut på grund av skillnaden i de kompetenser som behövs.
• Externa faktorer: En annan utmaning är externa faktorer som kan påverka resursbegränsningar. För nya projektledare kan det vara svårt att förstå vilka externa faktorer som kan påverka nuvarande prestation (och planerad prestation) och hur detta kan hänga samman med resursgap. En teammedlem kan till exempel behöva en längre sjukskrivning, en kund eller intressent kan be om en större förändring av arbetsomfattningen eller projektet, eller gammal eller icke-supportad teknik kan orsaka störningar. Sådant som ligger utanför din kontroll kan direkt påverka projektets resursfördelning eller orsaka avvikelser i resursplaneringsprocessen.

Följ med oss för fler bästa praxis inom resursplanering

Om du behöver en konkurrensfördel när det gäller resurshantering kan The Digital Project Manager-communityn vara precis det du söker. Våra mallar och sammanställningar av verktyg gör det enklare för dig att genomföra den analys av resursgap du behöver. Och om du kör fast? Våra hundratals aktiva och erfarna projektledare kan dela med sig av bästa praxis eller ytterligare resurser.