Resursplanering: betydelse & hur man gör det effektivt

Det hjälper till att balansera efterfrågan och kapacitet mellan projekt, så att du kan hålla snäva tidsramar och hantera intressenternas förväntningar.

Planeringsprocessen för resurshantering omfattar identifiering, fördelning och hantering av de resurser som krävs för att genomföra en specifik uppsättning uppgifter eller uppnå ett visst mål, vanligtvis med hjälp av programvara för resurshantering.

Det är en proaktiv aktivitet som tar hänsyn till vad som är planerat för projektet och säkerställer att alla typer av resurser, inklusive personer, material, verktyg och ekonomi, finns tillgängliga när projektet behöver dem. Även IT-tjänster kräver resursplanering.

Som projektledare är du en av flera roller som ansvarar för resurshantering och resursplanering. Det beror på att du har ingående kännedom om projektets krav och projektplanen.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Hur fungerar resursplanering?

Resursplanering är utformad för att säkerställa att varje projekt har det som krävs för att lyckas, samt för att förutse och minska framtida problem. Resursplanering är också grundläggande för att utveckla strategier för att hantera flera projekt, vilket hjälper till att undvika konflikter och säkerställa leverans i tid.

Det fungerar genom att kontinuerligt och i realtid inventera resursutnyttjandet och tillgängligheten, så att du inte drabbas av flaskhalsar i projektet eller underutnyttjade resurser. För molninfrastruktur ger programvara för molnresurshantering denna överblick över molnresurser.

Här är några centrala delar som du bör ta hänsyn till när du genomför resursplaneringsprocessen:

• Resurser: En lista över tillgängliga resurser för ett projekt utgör grunden för din plan. Att visualisera resursers tillgänglighet är till stor hjälp, eftersom listan vanligtvis sammanställs på portfölj- eller företagsnivå och resurser ofta delas mellan projekt.
• Kostnad: Du följer vanligtvis både resursens direkta kostnad för företaget och det debiterade pris som representerar kostnaden för kunden. För mänskliga resurser anger du timpriset så att det kan multipliceras utifrån den tid som lagts ned.
• Tillgänglighet: Om du vill undvika förseningar och resurskonflikter behöver du förstå varje resurs tillgänglighet. För fysiska resurser bör du ta hänsyn till begränsningar som leveranstid vid beställning.
• Ansvarsområden: När du har identifierat de nödvändiga resurserna ska du fördela ansvarsområden så att teammedlemmarna förstår vad som förväntas av dem.
• Beroenden: Detta är relationen mellan resurser. Det kommer att finnas tillfällen då vissa resurser inte är tillgängliga eller inte fungerar förrän specifika projektuppgifter har slutförts. Det är viktigt att planera för dessa situationer, eftersom beroenden lätt kan få hela projekt att spåra ur.

Så gör du en resursplanering: 6 steg

Det finns 6 steg i resursplaneringsprocessen:

1. Att inventera dina kommande projekt: Du kan helt enkelt välja att granska din organisations verktyg för projektportföljhantering eller samarbeta med andra projektledare för att ta reda på vad som väntar. Ta reda på om du bara behöver planera för ett projekt eller flera projekt som kommer att pågå samtidigt.
2. Att identifiera och prognostisera resursbehoven för varje projekt: Fastställ vilka typer och mängder av resurser som behövs för varje projekt genom att använda historiska projektdata.
3. Att fastställa tillgången till dessa resurser: Kontrollera den interna och externa tillgången till resurser för att se om kompetenser och tidsplaner stämmer överens på ett tillräckligt bra sätt.
4. Att avgöra var varje resurs används bäst: Tilldela resurser till de specifika uppgifter och projekt som de passar bäst för baserat på kompetens, erfarenhet, projektkrav och projektets livscykel. Skapa en reservplan; det är oklokt att bygga hela projektets tidsplan kring en enda handlingslinje ifall (eller, mer korrekt, när) något förändras.
5. Att fördela dina resurser för varje projekt: Skapa en plan för varje projekt med detaljer om de metoder för resurshantering du planerar att använda, hur varje resurs ska användas och beredskapsplaner. Ta hjälp av dokumentation över lärdomar, såsom tidigare projekttidsplaner, riskregister, budgetar och/eller retrospektiv, för att fördela ekonomiska resurser, tidsresurser och personalresurser på lämpligt sätt och undvika potentiella fallgropar.
6. Att följa upp dina projekt: Implementera lämpliga verktyg för projektledning, inklusive tidsplaner och resursanvändning, och justera planen vid behov för att hantera förändringar och utmaningar. Du kommer sannolikt att behöva omfördela resurser kontinuerligt i takt med att projektet fortskrider.

Det finns gott om mallar för resursplanering som du kan använda för att påskynda processen och spara tid och arbete.

Ha begränsningsteorin i åtanke

Begränsningsteorin är en ledningsmetodik som hjälper projektledare att identifiera potentiella flaskhalsar i sina arbetsprocesser. Om dessa flaskhalsar inte identifieras och avlägsnas kan externa krafter orsaka stora problem för teamets förmåga att leverera enligt projektets tidsplan.

 

Metodiken för begränsningsteorin omfattar fem steg:

1. Granska varje process i din resursplan för projektet. Vilken är den begränsande faktor som bromsar eller omintetgör framstegen?
2. Granska resursutnyttjandet i projektet för att identifiera vilka resurser du kan avsätta för att hantera begränsningen.
3. Säkerställ att alla aktiviteter i processen stöder begränsningen.
4. Om resursbegränsningen inte kan elimineras bör du överväga andra åtgärder som kan bidra till att minska begränsningen (t.ex. att investera ytterligare resurser).
5. Hantera nya begränsningar och fortsätt cykeln.

 

Det är också viktigt att överväga om andra team spelar en roll i ditt projekt. Kräver ditt team leveranser från externa team för att lyckas? Dessa begränsningar kan också påverka ditt projekt.

Vikten av resursplanering

När organisationer investerar tid i att planera i förväg förebygger de misslyckanden längs vägen. Resursplanering (med en gnutta aktiv resurshantering) är en av de viktigaste aspekterna av projektledning som kan bidra till att säkerställa att projektet lyckas.

Tror du inte på mig?

Enligt Project Management Institutes undersökning Pulse of the Profession ansåg 23 procent av de tillfrågade organisationerna att otillräcklig resursprognostisering var en av de främsta orsakerna till att ett projekt misslyckades.

Därför är det viktigt att förstå betydelsen av prognostisering inom projektledning.

Prognostisering och resursplanering är avgörande … det ger mig en bättre indikation på om vi behöver mer budget eller skära bort en funktion.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Ryan Gilbreath

Digital projektledare på MobeluxOpens new window

Här är några orsaker som visar varför resursplanering och resursprognostisering är nödvändiga delar av projektledning:

• Överblick över resurser och tidslinjer: Resursplanering kan öka projektets synlighet, eftersom den kan hjälpa dig att tydligt se hur logistiken för ett projekt passar ihop med andra projekt på företaget. Det kan eliminera problem som motstridiga deadlines eller missförstånd. Ett Gantt-schema visar till exempel det övergripande projektschemat och alla steg som bidrar till det, vilket hjälper till att identifiera områden där team kan vara överbelastade.
• Fördelning av resurser: Du kan använda resursplaneringsverktyg för att identifiera rätt medarbetare för ett visst projekt. Genom att ta dig tid att strategiskt planera bemanningen ser du till att du använder rätt resurser och utvecklar teammedlemmarnas specialiserade kompetenser.
• Tidsuppföljning: Du kan använda programvara för projektuppföljning för att hålla koll på hur mycket tid medarbetare lägger på ett projekt jämfört med de ursprungliga förväntningarna. Denna uppföljning hjälper till att identifiera produktivitetsproblem tidigt och förebygga konflikter kring resursplanering som kan uppstå om ett projekt försenas.
• Prognostisering av framtida resurser: Du kan prognostisera vilka resurser du kommer att behöva i framtiden baserat på data från aktuella projekt. Det är viktigt att beräkna resursefterfrågan och genomföra kapacitetsplanering för att säkerställa att du inte hindras av resursbrist. (Ta reda på hur kapacitetsplanering och resursplanering skiljer sig åt här.)
• Budgetanalys: Företag kan använda resursplanering för att utföra en detaljerad analys av projektbudgeten. Företagare kan fastställa kostnaderna för varje del av ett kommande projekt för att säkerställa att prissättningen sätts på rätt nivå för att uppnå lönsamhet.
• Flexibilitet: Resursplanering gör det möjligt för dig att ta fram en plan B (eller plan C) för situationer där en eller flera av dina resurser inte är tillgängliga eller där kapaciteten förändras (t.ex. om en teammedlem lämnar avdelningen eller företaget).

Vad du bör undvika vid resursplanering

Resurshantering är en viktig del av projektledning, men det finns också utmaningar med att hantera detta arbetsflöde. Ta hänsyn till följande riskfaktorer så att du kan undvika vanliga misstag:

• Att inte förstå dina behov: En resursplan är inte effektiv om den inte korrekt representerar alla dina förväntade behov och alla tillgängliga resurser. Ta med allt du känner till så att du inte stöter på överraskningar senare.
• Att inte följa upp resultaten: Jämför dina prognoser med resultaten. Motsvarade de uppskattade resurskostnaderna de faktiska kostnaderna? Tog ett projekt fler timmar än förväntat? Analysera dessa resultat för att identifiera förbättringsområden och skapa bättre projektplaner i framtiden.
• Att inte hålla teamen ansvariga för åtaganden: Håll teamet ansvarigt för deras deadlines (utan att vara orealistisk). Sätt tydliga förväntningar och följ upp missade åtaganden för att hjälpa teamet att hålla kursen.
• Att inte förutse rekryteringsbehov: Planera för rekryteringsbehov långt i förväg. Om bemanningen är för knapp kan medarbetarnas moral påverkas negativt. Om bemanningen är för omfattande betalar du för onödiga resurser. Genom att prognostisera dina framtida behov får du tid att utbilda nya medarbetare och ta hänsyn till personalomsättning.
• Att inte begränsa omfattningsglidning: Sätt tydliga förväntningar tillsammans med teamet och kunden kring vad som ingår och inte ingår i ett projekt. Programvara för kundresurshantering kan hjälpa till i denna process genom att ge insyn i tillgängliga resurser och projektomfattningar. Överväg dessutom att inkludera bufferttid och extra resurser för att hantera oväntade förändringar och säkerställa att tidsplanen håller.

Genom att regelbundet utveckla dina färdigheter inom resurshantering kan du förutse dessa utmaningar innan de uppstår.

Rekommenderade verktyg för resursplanering

Programvara för resurshantering eller verktyg för resursplanering gör resursplaneringen enkel.

Med dessa verktyg kan du hantera och lagra information som teammedlemmarnas scheman, kapacitet, ideala utnyttjandegrad och kompetenser, så att du har all relevant information för att skapa en korrekt resursplan. Du hittar också specifik programvara för kapacitetsplanering här.

Här är vår lista över de bästa programvaruverktygen för resurshantering:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Bästa AI-drivna resurshantering för företag inom professionella tjänster
2. 2. Productive — Bäst för resursplanering och kapacitetsprognoser
3. 3. Retain — Bäst för komplexa organisationer med flera avdelningar
4. 4. Scoro — Bäst för prognostisering av teamets resursutnyttjande
5. 5. Float.com — Bäst för resursplanering med ekonomisk överblick
6. 6. Saviom — Bäst för resursplanering och kapacitetshantering
7. 7. Runn — Bäst för kapacitetsplanering i realtid för team
8. 8. Kantata — Bäst för personcentrerad resursplanering
9. 9. Teamhood — Bäst för kapacitetsplanering till en låg kostnad per användare
10. 10. Resource Guru — Bäst för resursöverblick med värmekartor

Om du behöver ett kostnadseffektivt alternativ för att komma igång kan du ta en titt på vår lista över kostnadsfri programvara för resurshantering eller denna lista över programvara för resurshantering med öppen källkod.

Vad händer härnäst?

Vill du få kontakt med andra digitala projektledare för att dela resurser och bästa praxis? Gå med i vår medlemscommunity och få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt få kontakt med hundratals andra digitala projektledare i Slack.