Så gör du din projektledning socialt intelligent (med Kim Wasson från IvyBay Consulting LLC)

Läs transkriberingen:

Vi testar att transkribera våra poddar med hjälp av ett program. Ursäkta eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.

Ben Aston:

Lyssna på den här statistiken. Bara 30 procent av dina teknikprojekt kommer faktiskt att lyckas. Om vi vänder på det betyder det att 70 procent av dina projekt förmodligen kommer att misslyckas. Om du vill göra något åt det kan du öka sannolikheten för att lyckas. Och idag ska vi prata om varför teknisk expertis inte längre räcker.

Projektledare behöver mer än teknisk expertis och hårda färdigheter för att leda sina team, förhindra att projekten misslyckas och få dem att lyckas. Vi behöver mjuka färdigheter. Vi behöver starka mjuka färdigheter. Men vilka är dessa färdigheter, och hur omsätter vi dem i praktiken? Fortsätt lyssna på dagens podd om social intelligens.

Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är digital projektledare. Jag vill tacka dig för att du följer med på den första videopodd vi gör. Vårt mål är att hjälpa digitala projektledare att lyckas, bli mer självsäkra, utveckla sina färdigheter och skapa kontakter. Om du vill veta mer kan du gå till thedigitalprojectmanager.com, där du hittar information om den utbildning och de resurser vi erbjuder genom vårt medlemskap.

Idag har jag sällskap av Kim Wasson. Kim har arbetat i flera olika programvaruorganisationer, bland annat IBM och eBay, som du förmodligen har hört talas om. Nu är hon konsult på IvyBay, om du vill titta närmare på hennes arbete. Hon erbjuder konsulttjänster för projektledare och programledare och försöker hjälpa projektledare att lyckas. Hon försöker hjälpa dem att sluta misslyckas hela tiden.

Det är precis det vi ska prata om idag. Vi ska prata om projektmisslyckanden och om hennes bok, som jag har här hos mig. Den heter Den socialt intelligenta projektledaren: Mjuka färdigheter som förebygger svåra dagar. Och vi vill förebygga svåra dagar. Jag tror att det här blir ett bra samtal. Hej Kim, och tack så mycket för att du är med oss idag.

Kim Wasson:

Tack för att jag fick komma.

Ben Aston:

Jag är nyfiken på att förstå lite mer om ditt dagliga arbete. Du har uppenbarligen skrivit en bok, vilket är fantastiskt. Men när det gäller IvyBay Consulting, där du hjälper projektledare att lyckas och coachar människor, hur ser ditt dagliga arbete ut?

Kim Wasson:

Det varierar. Jag arbetar fortfarande med kunder och projektledning, och jag arbetar mycket med nystartade företag som försöker ta sig igenom den fas där alla är hjältar och börja arbeta med projekt. Det är mycket av det jag gör just nu. Ibland handlar det om stora företag, och jag coachar många projektledare, både nya projektledare och projektledare med mer erfarenhet.

Det är ett brett område. En del handlar om processer, särskilt för nya projektledare. De känner inte till alla delar ännu. För mer erfarna projektledare är det oftast människosidan som skapar problem. Så är det.

Ben Aston:

Jag är intresserad av den nystartade miljö du beskriver, som många tycker verkar väldigt spännande. Allt kanske går snabbt och är mindre formellt, men vilka typiska utmaningar ser du hos nystartade eller yngre organisationer när det gäller att faktiskt få saker gjorda och levererade?

Kim Wasson:

I början är alla hjältar i ett nystartat företag. De får saker gjorda genom hjältar. Det är svårt att ta sig ur det. Allt går snabbt. Människor känner att de inte har tid för processer och lägger sedan massor av tid på att samordna sig när de har passerat den punkt där det faktiskt är skalbart.

Det största problemet är egentligen att få människor att stanna upp tillräckligt länge för att samordna sig lite. Jag kommer inte in med en enorm mängd processer. Jag kan införa processer och utveckla dem, men det första steget är att få fäste. I ett företag jag arbetar med nu ringde jag en av cheferna, och han sa: ”Jag tyckte verkligen inte om det här med processer när jag fick höra att vi skulle börja med det. Men det här hjälper verkligen, och jag vill göra mer.” Det finns inget bättre än någon som blivit övertygad och hjälper dig framåt.

Ben Aston:

Ja, processer ses så ofta som ett hinder för leverans. Om vi får saker gjorda, arbetar sent på kvällarna och ser framsteg, misstar vi lätt rörelse för framgång utan att förstå hur ineffektivt arbetssättet är. Så ja, att börja med att införa vissa processer kan vara otroligt hjälpsamt.

Kim Wasson:

Ja. Och det är just där personalledningen kommer in. Jag måste övertyga dem om att de kan ta ett andetag och prata om vad de gör i stället för att bara kasta sig in i arbetet.

Ben Aston:

Låt oss prata om hur du coachar projektledare eller personer som leder projekt och kanske känner att leveransteamet inte vill ha deras synpunkter. Vad innebär bra coachning? Hur hjälper du människor att få den där aha-upplevelsen och inse att det kanske finns ett bättre sätt att göra saker på?

Kim Wasson:

Vanligtvis börjar jag med att lägga en grund så att de får några verktyg. Jag tycker att det är lättare, särskilt för mycket processorienterade projektledare, att ha något som känns som en process att arbeta med när de ska hantera människor. Det är ungefär som att spika fast gelé på ett träd – det fortsätter att röra sig. Men man lägger en grund och tar sedan upp de problem som de har i tankarna.

Vi börjar prata om hur vi kan använda verktygen, vad jag har sett och vad de tror kommer att fungera i deras miljö. Vanligtvis räcker det med en eller två gånger för att det faktiskt ska fungera, och det är ganska motiverande. Människor lyssnar eftersom du pratar med dem på ett sätt som de lätt kan ta till sig.

Ben Aston:

Du nämnde verktyg. Vilka slags verktyg pratar du om?

Kim Wasson:

Det finns några som är mina favoriter. Inlärningsstilar är ett av mina absoluta favoritverktyg. Alla tar till sig information på olika sätt, men var och en har ett sätt som är lättast för dem bland fem huvudsakliga alternativ. När du väl vet om telefonsamtal fungerar, om personen bara vill svara på e-post, om du måste rita en bild eller om personen inte kommer att läsa något, kan du anpassa kommunikationen.

Du kan anpassa kommunikationen till varje individ. Vi väljer alla det som är enklast, eftersom vi är upptagna. Om du kommunicerar med någon på det sätt som är mest bekvämt för dem att ta till sig, hamnar du högst upp på deras lista eftersom du är lätt att hantera.

Ben Aston:

Det är bra. Det är ett verktyg vi själva kan använda i våra team som projektledare. För den som lyssnar och tycker att kommunikationen med teamet är svår kan det vara mycket hjälpsamt att förstå vilken kommunikationsstil människor föredrar. En kommunikationsplan kan hjälpa, men det är ännu bättre att förstå hur människor vill kommunicera så att vi kommunicerar på det sätt de vill bli tilltalade på.

Jag brukar också fråga gäster om programvara, programvara för projektledning, och om de nyligen hittat något som varit särskilt användbart, hjälpsamt eller innovativt. Har du upptäckt något som väckt ditt intresse?

Kim Wasson:

Inte så mycket. Videokonferenser är uppenbarligen viktiga. Alla mina år av erfarenhet av videokonferenser har äntligen blivit användbara, eftersom vi nu lär oss alla verktyg för videokonferenser. Jag hittade faktiskt två små kostnadsfria verktyg nyligen.

Det ena heter Menti. Det fungerar som en enkät. När jag är på en konferens tycker jag om att ställa en fråga och låta människor svara utan rädsla, eftersom de skriver in svaret i telefonen. På så sätt kan man få människors åsikter utan att de är rädda för att tala.

Det andra heter Pallette och liknar en anslagstavla med klisterlappar. Alla kan lägga upp saker, kommentera och samarbeta. Det är enkelt och smidigt. I den situation vi befinner oss i nu, när alla arbetar på distans, är det två verktyg som jag verkligen uppskattar.

Ben Aston:

De låter intressanta. Jag gillar att de demokratiserar samtalet. I videokonferenser och i den här distansarbetsvärlden gynnas ofta de som är högljudda och pratsamma. Verktyg som gör samtalet mer jämlikt och ger människor möjlighet att bidra när de inte känner sig bekväma eller säkra på att tala är mycket användbara.

Kim Wasson:

Att få hela teamet med sig och få dem att känna att de är en del av teamet.

Ben Aston:

Kim har också skrivit ett bra inlägg som du kan läsa på thedigitalprojectmanager.com. Det heter Så undviker och överlever du katastrofala projektmisslyckanden. Inlägget beskriver grunderna för att undvika projektmisslyckanden, hantera risker och överleva ett projekt som misslyckas.

I dagens samtal vill jag ta diskussionen ett steg upp och prata om de egenskaper vi behöver som projektledare för att omsätta förebyggande av projektmisslyckanden och processer i praktiken. Det är ett ämne Kim skriver om i sin bok, Den socialt intelligenta projektledaren: mjuka färdigheter som förebygger svåra dagar. Vad fick dig att vilja skriva boken från början?

Kim Wasson:

Jag är väldigt intresserad av människosidan. Jag började som de flesta projektledare med tanken: ”Jag kan göra Gantt-scheman, och om alla bara gjorde sitt jobb skulle allt fungera. Jag borde inte behöva tjata.” Men vi vet alla att om vi inte behövde tjata skulle vi inte ha några jobb. En del av arbetet handlar om att påminna människor om vad de ska göra.

När jag började förstå vad jag gjorde som andra inte gjorde, särskilt genom konsultarbetet, var det detta. Jag började coacha och tyckte verkligen om ämnet. Jag tycker att det har ignorerats inom projektledning, trots att vårt jobb är att få saker gjorda genom människor. Utan människor har vi inget projekt. Jag ville dela med mig av det.

Jag vill att människor ska vara lyckliga. Jag tycker om att arbeta med lyckliga människor. Branschen behöver verkligen detta. Jag började tala om ämnet på en PMI-konferens, och ett förlag hörde av sig. Jag ville gå från teori till praktiska verktyg, eftersom teori i sig inte hjälper dig att få jobbet gjort.

Ben Aston:

Det är det som är så bra med boken. Den är mycket praktisk och fungerar som en praktisk vägledning utan att vara full av teori och dokumentation. Alla har hört talas om emotionell intelligens, men social intelligens är inte lika omtalat. Vad innebär social intelligens för dig, och varför är den viktig för projektledare?

Kim Wasson:

Samma person forskade om båda områdena och en del av forskningen användes för båda. Emotionell intelligens handlar om en-till-en-relationer och det du själv initierar. Social intelligens handlar mer om nätverkande och kontakterna mellan människor. Projektledare behöver emotionell intelligens för att skapa relationer med dem vi arbetar med, men vi behöver social intelligens för att få teamet att fungera. Det handlar om att förstå och hantera kontakterna mellan teammedlemmarna, utöver vårt eget fokus på varje individ.

Ben Aston:

I din bok skriver du att man måste känna sitt team innan man kan motivera dem, och att man måste motivera dem innan man kan leda dem. Hur lär man känna sitt team?

Kim Wasson:

Jag tillbringar tid med dem individuellt. Jag rekommenderar minst en halvtimme varannan vecka med varje person i teamet. Jag försöker ha en timme i veckan och gör det till deras tid. Det är inte ett möte där de lämnar statusrapporter, där du säger att de gör något fel eller där du ger dem nya uppgifter. Det är en tid då de berättar vad de tänker på.

Jag använder ledande frågor och låter dem aldrig komma undan med att säga att de inte har något att prata om, eftersom det aldrig är sant. Det är där jag får information och stärker relationen. Vi bygger förtroende och lär känna varandra. Det finns inget substitut för att tillbringa tid med människorna i teamet.

I vår nuvarande miljö gör jag det först via video, även med personer som inte känner sig bekväma med det. Då får vi en uppfattning om hur vi ser ut och talar, och kan koppla ihop tonfall med ansiktsuttryck. Senare kan man gå över till ljud och ändå förstå vad som händer med dem.

Det handlar också om att de ska kunna lita på att jag inte berättar för andra vad de säger. Om de har problem med någon i teamet går jag inte vidare och säger vem som har klagat. Det är deras tid att berätta vad de vill.

Ben Aston:

Jag gillar idén att skapa kontakt utan en agenda. Jag brukade ha planerade promenader i korridorerna och vara medveten om att skapa spontana kontakter. När vi behöver förstå var ett projekt befinner sig behöver vi både formella och informella insikter. De informella insikterna påverkar hur vi hanterar risker, leder teamet och använder resurserna.

Du nämnde ledande frågor. Vilka frågor brukar du ställa?

Kim Wasson:

Jag frågar hur de mår, hur de tycker att projektet går, vad de tycker om företaget och hur de ser på marknaden. När relationen är etablerad kan jag börja med att fråga vad de gjorde under helgen, eftersom det kan leda till all möjlig intressant information.

Jag använder öppna frågor som inte kan besvaras med ja eller nej. Man kan också fråga hur de känner sig den dagen och varför de känner så. Det kanske inte har något med arbetet att göra, men det bygger fortfarande relation och förtroende och hjälper dig att förstå vad som pågår.

Ben Aston:

När vi känner vårt team och förstår vad som motiverar dem, hur använder vi den kunskapen för att hitta sätt att motivera dem utan att bara erbjuda mer pengar?

Kim Wasson:

Pengar är inte en särskilt bra motivator under lång tid. De kan fungera under en kort period, men effekten försvinner. Vissa människor motiveras av att undervisa. Om du ser någon som hela tiden försöker förmedla ny information kan du ge dem möjlighet att göra det utan att irritera resten av teamet. Ge dem en praktikant, låt dem undersöka något nytt och presentera det för teamet eller låt dem presentera utanför teamet.

Observation ger mycket information. Om någon tillbringar helgerna med äventyrsaktiviteter kanske de uppskattar adrenalin. Om de tillbringar helgerna med familjen kan extra ledig tid vara mer motiverande. Ju bättre du lär känna människor, desto mer kan du rikta dina frågor och möjligheter.

En annan rolig övning är att fråga vem deras hjälte är, verklig eller påhittad, och varför. Om frågan känns obekväm kan man fråga vem de beundrar. Det ger mycket information om vad de värdesätter och vad som motiverar dem.

Ben Aston:

Använder du tester som Myers-Briggs eller Enneagram för att förstå teamet?

Kim Wasson:

Ja, men försiktigt. De kan hjälpa teamet att förstå varandra bättre, men man måste vara noga med att inte placera människor i fack. De är bra som utgångspunkt för samtal och för att hjälpa teamet att lära känna varandra.

Ben Aston:

När vi går vidare till att leda människor och skapa ett högpresterande team, vilka är då hemligheterna?

Kim Wasson:

Det finns många verktyg, men grunden är att alla i teamet är viktiga. Om vi inte behövde dem skulle de inte vara med i teamet. Jag måste lyssna lika mycket på praktikanten som på arkitekten och visa att alla är viktiga.

Teamet behöver också en gemensam identitet och en känsla av att kunna lita på varandra. De ska kunna framföra nya idéer utan att skämmas. Jag bygger förtroende individuellt, men skapar också en miljö där teammedlemmarna kan lita på varandra.

Alla behöver förstå målet och arbeta mot det tillsammans. En gemensam identitet gör stor skillnad eftersom teamet då upplever att de arbetar som en enhet.

Ben Aston:

Projektledning är också en ledarroll. Hur ser du på skillnaden mellan projektledning och projektledarskap, särskilt när projektledare leder personer som är mer seniora än de själva?

Kim Wasson:

Vi kan fråga teamet. Det handlar inte om att vi ska göra allt själva, sätta hela tidsplanen eller identifiera alla risker på egen hand. Jag frågar tidigt: ”Vad oroar du dig för i det här projektet?” Då börjar vi identifiera risker tillsammans.

Alla är bra på något, även praktikanten. Jag försöker förstå vad varje person är bra på och göra det synligt i teamet. Om någon behöver hjälp med en presentation kan jag visa vem som är bäst på det. På så sätt förmedlar jag inte att jag har alla svar, utan att vi tillsammans ska hitta svaren.

Ledarskap handlar inte bara om att tala om för människor vad de ska göra. Det handlar också om att visa hur man ska känna och agera. Vi får aldrig visa panik. Om vi får panik kommer hela teamet att göra det. Vi ska vara lugna på ytan och ge teamet information, riktning och trygghet.

Jag ser mig själv som en del av teamet. Jag har en roll som innebär mycket styrning, men jag är fortfarande en del av teamet.

Ben Aston:

Hur gör man sina prioriteringar till teamets prioriteringar när människor har olika perspektiv på sina roller och egna intressen?

Kim Wasson:

Mycket handlar om att förstå vad som motiverar dem. Om du ger dem något som ligger nära deras personliga prioriteringar får du ofta mycket tillbaka. Jag frågar också vad de arbetar med utöver projektet. Ibland har de fått andra uppgifter som jag inte känner till. Då kan jag justera tidsplanen eller prata med den som gav dem uppgiften.

Ibland är problemet inte annat arbete utan att de saknar något de behöver, att kraven är otydliga eller att de behöver utbildning, mentorskap eller hjälp. Ett enkelt verktyg är att fråga hur säkra de är på en uppskattning på en skala från noll till hundra procent. De kanske inte vill säga att de inte kan göra något, men de kan säga att de bara är 20 procent säkra. Då kan man fråga vad som skulle öka deras trygghet och använda informationen i sin planering.

Ben Aston:

Vilket är ett enkelt första steg för någon som vill utveckla sin sociala intelligens?

Kim Wasson:

När du förstår inlärningsstilarna kan du göra en lista över personerna i teamet och notera när de uppmärksammar dig. Läser de dina e-postmeddelanden? Svarar de i telefon? Behöver de bilder? Det första steget är att förstå hur du ska kommunicera med dem och hur de vill ta till sig information. Du kan observera det ganska snabbt.

Ben Aston:

Det är ett enkelt och bra första steg: lär känna teamet, observera och var ärlig med vad som fungerar och inte fungerar. Som projektledare har vi ett stort ansvar för att se till att vi blir förstådda och att vi själva förstår rätt.

Kim, tack så mycket för att du var med idag. Det har varit fantastiskt att ha dig här.

Kim Wasson:

Tack för att jag fick komma.

Ben Aston:

Jag vill gärna veta vad du som tittar eller lyssnar tycker. Vilka är dina tips och knep för social intelligens? Hur bygger du framgångsrika, högpresterande team? Vilka tekniker använder du för att få teamet engagerat, på rätt spår och att kommunicera effektivt?

Berätta i kommentarerna nedan. Jag vill också gärna höra om dina berättelser om projektmisslyckanden och framgångar. Vad orsakade misslyckandet och varför lyckades projektet?

Om du vill lära dig mer och utvecklas i ditt arbete kan du gå med i vår gemenskap genom DPM-medlemskapet på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Du får tillgång till vårt forum, våra workshops, mallar, frågestunder, kontorstider och mycket mer. Om du tyckte om det du hörde idag kan du prenumerera och hålla kontakten med thedigitalprojectmanager.com. Tack för att du tittade och lyssnade. Ta hand om dig.

Hjälp dina team att prestera bättre med de här verktygen: De 10 enklaste programmen för projektledning