Så börjar du en karriär inom projektledning när generativ AI ersätter ingångsroller

Galen Low: Hur kan blivande projektledare ta sig in i projektledningens värld när det inte finns någon bottenvåning och inga trappor förrän de når andra våningen?

Ben Chan: För dem som försöker ta sig in inom projektledning är det viktigt att börja leta efter och bygga upp dessa färdigheter så snart som möjligt, oavsett var man befinner sig.

Galen Low: Vilka färdigheter och egenskaper skulle en rekryterande chef kunna leta efter mot bakgrund av AI-verktyg som utför alla traditionella uppgifter för projektkoordinatorer?

Ben Chan: Snabb inlärningsförmåga, anpassningsförmåga och förmågan att hantera konflikter. Det är sådant som driver framgång.

Galen Low: Tar AI bokstavligen talat jobb på nybörjarnivå, eller omdefinierar den vad ett jobb på nybörjarnivå är?

Ben Chan: Det är förmodligen det senare. Det kan handla om en omdefinition av exakt hur den rollen ser ut. Man måste börja se nya jobb som ingen tidigare har tänkt på. Nätverka. Prata med människor. I slutändan är det inte AI som anställer dig. Det är människor som gör det.

Galen Low: Välkommen till podden Den digitala projektledaren – programmet som hjälper leveransansvariga att arbeta smartare, leverera snabbare och leda bättre i AI-eran.

Jag heter Galen, och varje vecka går vi igenom strategier från verkligheten, nya verktyg, beprövade ramverk och ibland en och annan krigshistoria från projektens frontlinjer. Oavsett om du leder omfattande transformationsprojekt, hanterar AI-arbetsflöden eller bara försöker hålla kaoset under kontroll har du kommit rätt. Nu sätter vi igång.

I dag pratar vi om vilken påverkan AI har haft på jobb inom projektledning på nybörjarnivå och vad företag samt blivande projektledare kan göra åt saken. Med mig i dag är Benjamin Chan, grundare av CLYMB Consulting och en återhämtande ”projektfixare”. På CLYMB är Ben huvudansvarig coach för framgångsrikt projektledarskap och använder över 15 års erfarenhet av projektåterställning och företagsleveranser.

Han är också en flitigt anlitad huvudtalare, entusiast av grafiska romaner och en av de främsta rösterna inom projektledning på LinkedIn i Kanada och USA. Hans uppdrag? Att ge projektledare det stöd de behöver för att sluta kämpa och i stället börja klättra mot en givande karriär inom projektledning med självförtroende.

Ben, tack för att du är med mig i dag.

Ben Chan: Tack Galen för att jag fick vara med i ditt program.

Galen Low: Det är en ära. Du hade med mig i ditt program. Jag hade så roligt. Och jag tänkte att jag skulle återgälda tjänsten. Sedan gick flera månader och jag ber om ursäkt för det. Jag tror faktiskt att det blev ganska bra, eftersom jag sa till någon – kanske var det i dag – att projektledningens värld aldrig har förändrats så här snabbt, inte på flera decennier, och nu känns det som att något nytt händer varje dag.

Har AI påverkat arbetsmarknaden? Det finns olika roller, och jag tror faktiskt att det här är rätt tid att prata om karriärfrågor, karriärutveckling och särskilt berättelsen om jobb på nybörjarnivå – inte bara inom projektledning utan inom alla typer av kunskapsarbete. Det håller på att förändras.

Ben Chan: Ja, det är intressant, för även om mycket förändras finns det också en hel del som förblir detsamma och känns konsekvent genom projektledningens och projektledarskapets arbetsflöden. Det intressanta är att vi måste analysera hur dessa områden möts, skiljer sig åt och samverkar på dagens nya marknad.

Galen Low: Det är lustigt, för när du säger det tänker jag på hur historien upprepar sig. Jag hade faktiskt en idé om att ha med en historiker i alla mina poddar som kunde säga: under den industriella revolutionen hände det här också, och det gick bra.

Eller så gick det inte bra, och då kan vi lära oss av det. Men jag förstår vad du säger. Det finns vissa grundvalar som vi återvänder till, och sedan kommer alltid störningar. Det är väl det som håller oss på tårna. Du och jag har en viss historik. Vi är LinkedIn-vänner.

Jag vet att vi lätt kan gå ner på detaljnivå. När vi förberedde oss inför detta och satt i väntrummet märkte vi att vi båda gärna gör utvikningar. Men om vi lyckas hålla oss till ämnet är detta den färdplan jag har skissat för våra lyssnare i dag. Till att börja med vill jag ta upp den stora brännande frågan – den existentiellt laddade fråga som alla vill ha svar på om att ta sig in i projektledning år 2025.

Sedan vill jag zooma ut och prata om kanske tre saker. För det första vill jag tala om myterna som på senare tid driver rekryteringstrender inom projektledning. Därefter vill jag gå på djupet med vilka färdigheter rekryterande chefer kan och kanske bör leta efter för att säkra och stödja talangfulla juniora projektledare, kanske i roller på mellannivå.

Slutligen vill jag prata om konsekvenserna av det människor säger om tjänstemannajobb på nybörjarnivå, särskilt inom projektledning. Vad måste förändras nu för att nästa generation projektledare ska få rätt förutsättningar att lyckas?

Ben Chan: Då kör vi. Vi får se vart det leder.

Galen Low: Okej. Fantastiskt. Det stora molnet som hänger över projektledningsområdet i dag är urholkningen av jobb på nybörjarnivå till följd av AI. Som jag ser det går berättelsen ungefär så här: generativ AI och agentbaserad AI har visat sig kapabla att utföra så många av de typiska uppgifterna inom projektkoordinering på nybörjarnivå att sådana jobb inte längre finns.

I praktiken måste talangfulla personer som försöker ta sig in i projektledning ta sig direkt till andra våningen, eftersom första våningen inte längre finns och det inte finns några trappor upp från receptionen. Inga smarta hissar, ingenting. Så min stora fråga är denna: Hur kan blivande projektledare ta sig in i projektledningens värld när det inte finns någon bottenvåning och inga trappor förrän de når andra våningen?

Vilka färdigheter och vilket tankesätt behöver blivande projektledare utveckla för att kunna arbeta på en nivå som traditionellt skulle anses ligga utanför deras kvalifikationer?

Ben Chan: Vi kan kanske granska den nuvarande vägen för många projektledare på nybörjarnivå. De börjar ofta som projektkoordinatorer och gör saker som att föra mötesanteckningar, hjälpa till att flytta runt uppgifter i projektet och kanske arbeta lite med kostnadskontroll. De hjälper till att hålla projektets inköp och andra delar i ordning och föra samman allt.

Men nu ser vi att många av dessa uppgifter hanteras av AI. Man har mötet, avslutar mötet och sedan sammanställs mötesreferatet, åtgärdspunkterna och allt annat snyggt åt en.

Det innebär att jobbet på nybörjarnivå, där någon kunde lära sig bredvid mer erfarna personer, inte längre uppfattas som lika kritiskt. Samtidigt fortsätter kompetensgapet att växa. Projektledare mitt i karriären och seniora projektledare fortsätter framåt, men frågan är hur nya personer ska ta sig in.

De som vill in får inte rätt erfarenhet. Rekryterande chefer tittar på dem och säger att de saknar erfarenhet, men de kan inte få den eftersom AI har skapat ett språng mellan talang och erfarenhet genom att effektivisera arbetet.

Därför tycker jag att de som vill in i projektledning bör börja leta efter och bygga upp dessa färdigheter så tidigt som möjligt, oavsett var de befinner sig. Ärligt talat tycker jag att projektledning i grunden borde vara en del av skolan. Det borde till och med ingå redan i högstadiet.

Hur många av oss pluggar intensivt inför prov eller försöker skriva klart en rapport över natten? Det är helt enkelt dålig projektledning från vår sida. Låt oss vara ärliga.

Galen Low: Jag tror att PMI kallar det att komprimera tidsplanen.

Ben Chan: Ja. Och sedan har man nattarbetet för att försöka få allt klart, och efteråt kraschar man i sängen.

Det är färdigheter som vi inte lär oss särskilt tidigt. Därför tycker jag att man ska bygga upp dem tidigt och förstå hur de hänger ihop. Även att förstå hur man fungerar i ett grupparbete är viktigt. Jag har länge velat prata med eftergymnasiala utbildningar om varför grupparbeten på universitet fungerar så dåligt.

Alla går in i dem. Man har en person som inte gör sin del, medan alla andra känner att de måste bära hela gruppen över mållinjen. Det är utmattande. Alla tänker bara: bra, då fick vi väl något gjort. Och alla är helt slut i slutet. Men det är sådana utvikningar vi pratar om.

Galen Low: Jag gillar verkligen det, för vi har klagat på det, men på vissa sätt är det den bästa träningen vi fick efter gymnasiet. Arbetslivet är som ett grupparbete.

Ben Chan: Vi har inte lärt oss något av det förutom att vi aldrig mer vill arbeta med den gruppmedlemmen i ett grupparbete.

Galen Low: Jag gillar verkligen det du säger om att utveckla färdigheten tidigt och på olika sätt. Vi pratar mycket om volontärerfarenhet. Det är faktiskt inte lätt att hitta volontärarbete som uttryckligen är projektkoordinering.

Men det du säger är väl att sättet att utveckla dessa färdigheter finns inbäddat i andra aktiviteter. Det finns i hur man samarbetar i ett skolarbete och i många volontärroller som inte kallas projektkoordinatorroller, men där man ändå utvecklar färdigheter i att samspela med människor och få saker gjorda.

På så sätt kan man börja bygga sin egen berättelse och säga att man har den här erfarenheten. Då kan man på sätt och vis minska gapet för jobb på nybörjarnivå.

Ben Chan: Jag tror också att det handlar om att ändra sitt perspektiv. Om man vill arbeta inom projektledning behöver man använda ett projektledningsperspektiv på det man gör och sedan översätta det till sitt nästa jobb.

En liknelse jag tycker om är när människor börjar på ett jobb på nybörjarnivå hos McDonald's. Man kanske tänker att man bara serverar hamburgare, att det är minimilön och så vidare. Men om man ändrar sitt sätt att tänka inser man att processerna inte utförs enbart för sakens skull.

Det ligger mycket forskning och teknisk utveckling bakom dem ur ett försörjningskedjeperspektiv och ur ett perspektiv på processleverans. Kanske används metoder från Lean Six Sigma. McDonald's kommer säkert inte att avslöja alla sina hemligheter, men om man går tillbaka ungefär hundra år och säger att man ska servera en hel måltid på mindre än två minuter skulle människor ha kallat en galen.

Galen Low: Ska det vara ett äpple?

Ben Chan: Ja, exakt. Jag måste gå till trädgården, tvätta äpplet och ge det till dig. Det är förmodligen den nyttigaste måltiden du får. Men om man förstår hur alla dessa delar samverkar – att man steker hamburgare vid en specifik tidpunkt och på ett specifikt sätt – kan man förstå hur resultat uppnås.

Ju mer man förstår det strategiska perspektivet, desto mer uppskattar man sin roll i att faktiskt leverera en måltid. Man kan se det som ett minimilönejobb eller som en fantastisk samling områden för processförbättring som hjälper till att leverera resultat till en kund.

Galen Low: Jag gillar verkligen det.

Mitt universitetsjobb, eller egentligen mitt gymnasiejobb, var på ett fotolabb hos Walmart. Jag var ung och stämplade in och ut för att göra mitt jobb. Men när jag tänker tillbaka på det räckte det att vara uppmärksam för att förstå hur stor verksamhet man faktiskt arbetade i.

Fotolabben i Walmart var förlustledare. De tjänade inga pengar utan gick med förlust. Men när kunder väntade på att sina foton skulle framkallas handlade de och spenderade pengar. Vi var en del av en större verksamhet.

Vår enhet fungerade faktiskt ganska annorlunda än resten av butiken och ledningsstrukturen. Kulturen och de olika delarna blev synliga om man var uppmärksam, och man kunde börja väva in det i sin berättelse.

Det är det du säger: använd det perspektivet när du har jobbet, så att du kan zooma ut, se vad som händer, förstå det och sedan tala om det när du intervjuas eller försöker ta dig in i en roll tidigt i karriären.

Man kan lära sig det och uppfatta det även om det inte formellt ingår i ens ansvarsområde.

Ben Chan: Precis. Det finns så mycket att lära sig, beroende på hur brett eller smalt perspektiv man vill ha.

Galen Low: Jag vill återkomma till något du sa tidigare. Du sa att projektkoordinatorrollen delvis handlar om att följa med och lära sig, eftersom man ser mer seniora projektledare arbeta och så småningom utvecklar sin egen stil.

En del av projektkoordinatorns uppgifter, som att anteckna och skicka statusöversikter, är nästan kostnaden för att få sitta med och se projekten genomföras. Man måste göra något; man kan inte bara sitta och titta på mig medan jag betalar dig.

Men om det stämmer är det inte projektkoordinatorns specifika uppgifter som definierar rollen. Personen är i grunden en lärling. Det som behöver göras, men som kanske inte är högsta prioritet för den seniora projektledaren, är sådant som projektkoordinatorn kan hjälpa till med. Det behöver inte vara att ta anteckningar.

Om AI tar över anteckningar och statusrapporter finns det fortfarande delar av jobbet kvar. Det kan vara sådant som en senior projektledare tänker att de önskar att de slapp göra själva. Kanske kan projektkoordinatorn ringa en intressent, förklara något eller hjälpa till att utbilda personer i hur man arbetar med Scrum.

Det kan vara uppgifter på en något högre nivå, men fortfarande en del av jobbet. Projektkoordinatorrollen kanske inte längre handlar om att utföra vissa specifika uppgifter, utan om att göra det som behövs. Man får vara lärling och adept.

Ben Chan: Jag tycker att det är intressant. Om vi fortsätter med de fiktiva liknelserna kan man jämföra det med en riddare och dennes väpnare. Man har trollkarlen och den lilla följeslagaren, eller hoben som följer med på resan.

Det är där en del av svårigheten uppstår, eftersom projektledaren kanske måste delegera mer. Samtidigt måste det finnas en nivå av förtroende och erfarenhet. Men hur litar man på erfarenheten om personen inte har fått någon?

När jag har juniora projektkoordinatorer som vill bli projektledare frågar jag vad de vill arbeta med och vilka färdigheter de vill utveckla. Sedan tittar vi på hur jag levererar och frågar om de kan ta ansvar för vissa delar. Om de får problem kan de säga till, så ser jag hur jag kan hjälpa dem.

De kan inte bara sitta bredvid och följa arbetet hela tiden. De måste vara delaktiga. Därför kan projektkoordinatorrollen behöva omdefinieras, även om det ur ett organisatoriskt perspektiv är svårt att definiera den nu.

Galen Low: Ja, exakt. Jag gillar den här modellen med riddaren och väpnaren. Väpnarrollen har inte försvunnit, men AI-vagnen kanske bär rustningen, lansen och all annan utrustning. Väpnaren behöver inte längre bära allt det.

Det betyder inte att väpnaren inte längre behövs, utan att rollen förändras. Jag tänker också på personer som kommer ut från skolan, oavsett ålder, och på dem som träder in på arbetsmarknaden eller byter till projektledning.

Vi har en tendens att tänka att personer på nybörjarnivå är dumma och att vi måste lära dem allt. Jag tror inte att det någonsin har varit sant, och jag tror definitivt inte att det är sant nu. Det finns många människor med fantastiska idéer och starka färdigheter.

Jag håller med dig om att vi nu har arbetsbeskrivningar i organisationer som inte längre passar. Vi vet inte riktigt vad vi ska efterfråga, särskilt när det gäller färdigheter. Men marknaden är mogen. Människor får höra att jobb på nybörjarnivå inte finns, medan organisationer försöker förstå situationen.

Om du är rekryterande chef kan du hitta all denna talang nu, eftersom människor inte fångas upp av andra organisationer när projektkoordinatorrollen försvinner. Du kan kanske anställa dem i mer seniora roller eller i helt nya roller.

Frågan är vilka färdigheter och egenskaper vi bör leta efter. Det handlar inte längre om att någon har tagit mötesanteckningar tidigare. Vilka egenskaper kan en rekryterande chef leta efter och hur kan man stödja någon i en roll som personen tekniskt sett inte är kvalificerad för, i en miljö där AI-verktyg utför det traditionella projektkoordinatorarbetet?

Ben Chan: Det här leder mig definitivt ner i ett kaninhål, men vi får se vart det tar vägen.

Jag tycker att det har skett några förändringar, särskilt utbildningsmässigt. Personer som kommer ut från skolan vet faktiskt vad en projektledare är. Vissa vill bli projektledare direkt efter skolan.

När jag själv kom ut från skolan för tjugo år sedan var det inte så. Ingen sa att de ville bli projektledare. De ville bli ingenjörer, läkare eller något annat. Projektledare blev man ofta av en slump när man utvecklades i karriären.

Nu finns det människor som säger att de vill bli projektledare direkt efter skolan. Det innebär att de har ett intresse för området och förmodligen lär sig mer om hur projektledning fungerar.

När AI utför många av de grundläggande uppgifterna måste man också vara uppmärksam på hallucinationer. Jag brukar jämföra det med en miniräknare. Det har alltid funnits miniräknare, men man vill fortfarande visa hur man räknat, eftersom det visar logiken bakom svaret.

När vi får svar från AI ser vi inte alltid hur svaret kom fram. Därför måste vi ibland kontrollera och göra de manuella delarna själva. Är svaret rimligt? Varför har deadline flyttats tre månader? Det verkar inte stämma.

Samtidigt utgår jag från min egen erfarenhet som generalist. Jag har lett projekt inom många olika branscher och projekttyper: försörjningskedjor inom finansteknik, olje- och gasindustrin, offentlig sektor, jordbrukskemi och mycket annat.

Projekten har omfattat programvaruleveranser, förbättring av affärsprocesser, finansiell modellering och strategisk planering på ledningsnivå. Det har ibland varit svårt att gå ut på marknaden, eftersom människor frågar vilken bransch jag specialiserar mig på eller vilka typer av projekt jag är expert på.

Mitt svar är ofta: ja. Jag har ingen specifik specialisering, men jag använder grundläggande principer för att hjälpa till att leverera. Om rekryterare tittar på vilka egenskaper som behövs i stället för enbart branscherfarenhet kan vi ha ett djupare samtal om vad som krävs för att skapa framgång.

Det handlar om snabb inlärningsförmåga, anpassningsförmåga, lyssnande, samarbete, konflikthantering samt förmågan att organisera tidsplaner, leveranser och liknande. Det spelar egentligen ingen roll vilken bransch eller projekttyp det gäller.

Det är dock ett ovant sätt att tänka. Många vill ha en programvaruingenjör som projektledare för ett programvaruprojekt eller någon med djup marknadsföringskompetens för att leda ett marknadsföringsprojekt. Jag skulle hävda att om teamet är bra och jag kan lära mig snabbt kan jag hjälpa till att leverera.

Galen Low: Jag undrar om det håller på att förändras för dig med den här generalistpositioneringen. På vissa sätt upplever jag en renässans för generalisten. Om du är djupt specialiserad på kemisk produktion eller olje- och gasindustrin kan man bara använda dig till en sak.

Men organisationer gör många andra saker. Kanske kan de göra ännu mer tack vare AI-arbetsflöden och verktyg. Då blir en generalist faktiskt mer värdefull på en marknad som hela tiden störs och förändras.

Ben Chan: Jag väntar fortfarande på att det ska hända. Det finns människor som ser värdet, men de måste nästan se det i praktiken först. Det är fortfarande svårt för många organisationer att lita på någon som inte är specialist.

Galen Low: Det är nästan som att gardera sig. Vad menar du med att du lär dig snabbt och är analytisk? Vi behöver någon med tre års erfarenhet av exakt detta.

Det är intressant, för vad förväntar vi oss egentligen att människor ska lära sig under tre till fem år? Jag tror att det framför allt handlar om att man under den tiden hinner möta många olika scenarier, göra misstag och lära sig hantera dem.

Men den kritiska förmågan att tänka självständigt är också viktig, särskilt kring hallucinationer och hur vi använder AI-verktyg. Man kan inte bara tänka att svaret är korrekt för att AI gav det.

Att stanna upp och dubbelkontrollera, göra ytterligare efterforskningar och vara den ansvarsfulla människan i loopen är en färdighet. Det är en del av det vi ska lära oss i skolan och på universitetet.

Ben Chan: Samtidigt får man inte tre till fem års erfarenhet förrän man har ett jobb på nybörjarnivå som kan ge en den erfarenheten. Det är en svår situation på marknaden just nu.

Att kunna bedöma AI:s hallucinationer bygger också på en intuitiv känsla. Man kan se något och känna att det verkar fel eftersom man har mött liknande situationer tidigare. Om man är ny och inte vet vad som är rätt eller fel måste man kontrollera allt. Det tar mer tid och påverkar ens arbetsbelastning.

Därför måste organisationer fundera på hur de kan stödja sina anställda så att de lyckas. Många anställs och får sedan höra att de själva måste lista ut hur de ska lyckas, i stället för att få stöd.

Jag tycker om coachning eftersom det hjälper fler projektledare att förstå arbetet utan att behöva göra alla de misstag jag själv gjorde. Man kan ge dem skyddsräcken samtidigt som man låter dem reflektera och bygga upp färdigheter internt, i stället för att bara säga åt dem vad de ska göra.

Det finns en stor möjlighet för organisationer att bygga upp området på nybörjarnivå. Även om personen är väpnaren måste man fråga hur man gör personen till riddare. Man kan inte låta dem bära allt för alltid. Det kanske bygger benstyrka ett tag, men till slut måste de kunna svinga svärdet.

Galen Low: Jag gillar särskilt att stödet är en tvåvägsgata. Det är inte bara: hitta ett magiskt sätt att få tre till fem års erfarenhet, trots att alla jobb kräver det.

Stödet måste byggas in. Ibland vill vi ha sådant från tre till fem års erfarenhet som vi inte riktigt vet hur vi ska lära ut. Även om vi kunde göra det skulle det vara dyrt, och vi vill inte att det ska ske på vår bekostnad.

Det är där coachning blir en bro. Det finns ett bedömningslager där man efter ett tag inte längre behöver dubbelkontrollera allt. Man använder nästan magkänslan. Vi vet ännu inte hur man lär ut magkänsla på arbetsplatsen. Det finns ingen handbok.

En coach med mycket erfarenhet kan bidra med den mellanliggande nivån. Genom att arbeta med en erfaren projektledare utvecklar personen sitt omdöme om vad som kan hända och hur man reagerar.

Ben Chan: Det handlar om att inte bara vara teoretisk. När man sätter ihop en tidsplan kan man lära sig den kritiska vägen, men det svåra är vad man gör när man befinner sig i verkligheten och planen inte fungerar.

Hur komprimerar man tidsplanen? Hur effektiviserar man? Hur använder man kreativ problemlösning? Coachning innebär att arbeta med klienter i deras faktiska situation.

Varje projekt, person och organisation är annorlunda. De har olika politiska miljöer, arbetskulturer, människor och mål. Vissa bryr sig mest om kostnad, medan andra fokuserar på det strategiska slutmålet.

Coachning hjälper dem att utveckla intuition i arbetet och integrera lärandet i hur de tänker och ser på saker. Det handlar inte bara om att gå en utbildning och hoppas att man tillämpar en eller två saker.

Galen Low: Jag tycker att det är intressant, även när man tittar på Project Management Institute och PMBOK. Många har studerat PMBOK och kan orden och begreppen, men har inte utvecklat omdömet kring när och varför man ska använda dem.

Man behöver inte använda alla verktyg i varje projekt. De lär en att använda verktygen i garaget, men ibland behöver man bara skruva i en skruv.

PMP-certifieringen är enligt min mening inte en certifiering på nybörjarnivå. Den bygger på erfarenhet. Därför måste man dokumentera sin erfarenhet när man ansöker. Det är kombinationen av kunskapsområdet, standarderna och erfarenheten som utvecklar omdömet.

Jag tänker ofta att coachning kommer senare i karriären, när det inte längre finns strukturerat lärande eller ens en handbok för nästa roll. Men jag hade inte tänkt på det som något som kan vara tillgängligt tidigt och utgöra en del av utbildningsprocessen.

Det för oss tillbaka till kompetensgapet. Medan mellan- och seniora projektledare fortsätter utvecklas kan den nya generationen inte ens ta sig in i byggnaden. Vi har pratat om utbildning, coachning och stöd. Vilka delar måste finnas på plats för att stödja nästa generation projektledare?

Ben Chan: Organisationerna måste omdefiniera projektkoordinatorrollen och undersöka hur den kan skapa värde. Om alla är riddare och ingen är väpnare kommer riddarna att bli utmattade av att bära allt och samtidigt utkämpa striderna.

Man måste också se vilka möjligheter som finns i nya jobb som ingen tidigare tänkt på. Det har hänt många gånger tidigare. Datorprogrammerare var en ny och obegriplig roll på sjuttio- och åttiotalet. Sedan kom webbutvecklare och många andra roller.

Kanske behövs en GPT-förvaltare – någon som underhåller projektets GPT, ser till att informationen finns på plats och kontrollerar att dokument och svar är korrekta. Jag vet inte, men det kan vara en roll.

Galen Low: Jag gillar det. När ChatGPT kom trodde många att promptingenjör skulle bli det nya jobbet. Sedan blev det snarare en färdighet som alla behöver, inte nödvändigtvis ett eget yrke.

Jag gillar idén om någon som underhåller kunskapen om ett projekt och säkerställer korrekt dokumentation. Före AI var det statusrapporter och mötesanteckningar. Nu handlar det kanske om att se till att verktygen är välinformerade.

Verktygen är också intressenter. Vet de vad som händer och förmedlar de rätt information till de människor de kommunicerar med?

Men om du tog in en projektkoordinator i ett projekt i dag, vad skulle du vilja att personen gjorde? Vad skulle du vilja få bort från ditt bord?

Ben Chan: Allt AI-arbete. Jag skojar. Ärligt talat skulle jag gärna få hjälp med redovisningsdelarna. Kanske av en kostnadskontroller eller projektkoordinator.

Det finns många regler kring vad som är en kostnad, vad som är investering och hur det passar in i den aktuella strukturen. Det handlar inte bara om matematik utan om att förstå vad som gäller för budgetåret.

Jag skulle också vilja ha hjälp att hålla intressenter ansvariga. I vissa projekt finns fler än femtio intressenter som gör olika saker och behöver följas upp.

Ett automatiserat meddelande fungerar inte alltid. En mänsklig kontakt och relationsbyggande, där man frågar vad som händer och om personen behöver stöd, kan bygga de relationella färdigheter som projektledare och projektkoordinatorer behöver.

Galen Low: Jag gillar det eftersom det visar att ekonomisk förståelse är viktig både för den personliga ekonomin och i arbetet. Jag tror att många projektledare använder masskommunikation bara för att de måste.

Men individuella samtal kan ge bättre information. Om projektkoordinatorn kan prata med människor och förstå varför dokumentationen inte är uppdaterad eller varför projektdata är gammal kan man hitta grundorsaken.

Det är också ett bra sätt att lära sig mänskliga färdigheter. Man är inte bara budbäraren utan någon som säger: hur kan jag hjälpa till? Rollen hjälper faktiskt till att lyfta projektet.

Ben Chan: De kan gå till olika riddare och fråga vad som händer, varför de inte är vid frontlinjen och vad som håller dem tillbaka. Det finns olika sätt att skapa värde.

Galen Low: Jag undrar om vi kan blicka lite framåt. Är AI bokstavligen talat på väg att ta jobb på nybörjarnivå, eller omdefinierar den vad ett sådant jobb är? Om det är det senare, vad kan det innebära för karriärmöjligheterna för Gen Z, generation Alpha och framtida kunskapsarbetare?

Ben Chan: Det är förmodligen det senare. Det finns många faktorer, som ekonomiska och politiska faktorer, som ligger utanför vår kontroll men påverkar allt annat.

För personer på nybörjarnivå gäller det att vara kreativa och tänka på vilken roll de kan bidra med som organisationer kan behöva. Det kräver också samtal. Nätverka och prata med människor.

Man kommer att bli frustrerad av rekryteringssystem och AI-filter. Därför måste man skapa kontakt med människor, visa vilket värde man bidrar med och skilja ut sig.

Sitt inte bara bakom skrivbordet och skicka ansökningar. Ta en kaffe med människor, prata med dem och träffa dem på nätet. I slutändan är det inte AI som anställer dig. Det är människor som gör det.

Galen Low: Jag älskar det. Vår generation lärde sig att identifiera jobbtitlar och söka efter dem på jobbsajter. Nu kanske man behöver tänka bredare.

Jag ser ofta i små och stora företag att de behöver input om hur en ny roll ska utformas. De formar ibland roller utifrån samtal och behov som uppstår till följd av ekonomiska faktorer och andra förändringar.

Om människor träffar rätt organisationer kan en roll faktiskt skapas utifrån ett samtal och ett behov. Det är den tvåvägsgata som kan hjälpa begåvade människor att ta sig in i projektledning samtidigt som organisationerna får idéer om vilken roll de behöver.

Ben Chan: Tack Galen.

Galen Low: Det kan vara ett bra ställe att avrunda. Har du någon fråga till mig?

Ben Chan: Hur tycker du att AI påverkar Den digitala projektledaren specifikt?

Galen Low: Det är en intressant fråga. På den digitala sidan finns en mångfacetterad AI-utmaning. Vi använder AI för att skapa värde, leverera projekt och samarbeta. Samtidigt skapas själva produkten ibland tillsammans med AI.

Teammedlemmar använder AI-verktyg för att generera material. Då måste man förstå var materialet kommer ifrån, så att man inte plagierar eller hamnar i problem.

Dessutom bygger vi ibland AI-produkter. Det finns alltså tre nivåer av AI att ta hänsyn till: AI-förbättrade arbetssätt, tillsyn över hur teamet använder AI på ett etiskt och ansvarsfullt sätt samt förståelse för effekterna av det vi bygger.

Det handlar inte längre bara om en webbplats eller en digital marknadsföringskampanj. Det finns fler delar, och projektledare måste tänka mer strategiskt eftersom de är så tätt sammanlänkade med processen att utveckla något komplext.

Ben Chan: Om det där var det medellånga svaret vill jag inte höra det långa.

Galen Low: Det låter som jag när jag följer mitt varumärke. Ben, tack så mycket för att du tog dig tid att vara med i dag. Jag har haft väldigt roligt.

Var kan människor lära sig mer om dig? Och arbetar du med något intressant just nu?

Ben Chan: Man hittar mig på LinkedIn under PM Coach Ben eller mitt vanliga namn, Benjamin Chan. Jag kommer också att tala vid olika PMI-evenemang i USA och Kanada.

Nästa år lanserar jag ett gruppcoachningsprogram som heter Project Apex. Det fokuserar på att ge projektledare grundläggande ledarskapsfärdigheter och hjälpa dem att förstå hur de används.

Programmet innehåller tre månaders coachning där vi diskuterar verkliga situationer och hur deltagarna kan tillämpa lärandet i sina områden. Målet är att flytta fram deras ledarskapsfärdigheter så att de kan leverera tryggt och samtidigt accelerera sin egen karriär.

Galen Low: Jag älskar det. Det är den saknade delen i utbildningspusslet: man försöker få bra betyg och ett jobb, men däremellan – eller under resan – finns coachning.

Det handlar inte bara om att lösa specifika problem, utan om att som grupp dela kunskap och erfarenhet. Det hjälper människor att förstå vad som är möjligt och hur de kan använda omdöme och intuition när olika situationer uppstår i arbetslivet.

Ben Chan: Absolut.

Galen Low: Jag tycker verkligen att det är fantastiskt. Jag lägger till länkar till allt i programanteckningarna. Om du inte redan följer Ben på LinkedIn bör du göra det. Innehållet är utmärkt, med serietidningsteman, memer och mycket som är både underhållande och insiktsfullt.

Fortsätt med det du gör. Jag uppskattar dig och tackar för att du var med.

Ben Chan: Tack så mycket, Galen. Det var roligt att vara här.

Galen Low: Det var allt för dagens avsnitt av podden Den digitala projektledaren. Om du tyckte om samtalet kan du prenumerera där du lyssnar. Om du vill ha ännu fler praktiska insikter, fallstudier och arbetsmallar kan du gå till thedigitalprojectmanager.com.

Tills nästa gång – tack för att du lyssnade.