Ge dina kollegor bättre feedback (med Ryan Schaefer från Viget)

Läs utskriften:

Vi testar att skriva ut våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt hundra procent av tiden.

Ben Aston:

Välkommen till DPM-podden, där vi går bortom teorin för att ge råd som fungerar när man leder bättre digitala projekt. Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och är grundare av The Digital Project Manager.

Så hur hanterar du att ge feedback till personerna i ditt team? Omfamnar du det eftersom du är projektledare och har rätt, eller undviker du det eftersom du är rädd att inte tas på allvar? Kanske får du feedback och tänker att ingen riktigt förstår, eller ens har hört, vad du sa. Men som projektledare ansvarar vi för att skapa framgång, och det är svårt när våra team så ofta verkar vara inne på fel spår.

I dagens poddavsnitt får du därför lära dig några enkla sätt att ge feedback som hjälper ditt team att leverera bättre arbete och hålla projekten på rätt kurs.

I dag har jag sällskap av Ryan Schaefer. Ryan har gått från att designa och bygga webbplatser till att leda utvecklingen av dem, och han arbetar i Washington DC på byrån Viget. Hej, Ryan.

Ryan Schaefer:

Hej Ben. Tack för att jag fick komma.

Ben Aston:

Berätta lite om din roll just nu. Det jag verkligen är nyfiken på är hur du gick från design och utveckling till projektledning. Det är en fråga vi ofta får. Vad gör du just nu? Är det ren projektledning eller arbetar du fortfarande en del praktiskt i detaljerna?

Ryan Schaefer:

Jag skulle säga att det lutar mer åt ren projektledning, men en sak som gjorde övergången enklare var att jag förstod alla tankar och processer bakom design- och utvecklingsarbetet.

Det gör att jag kan prata med våra mycket kompetenta designers och utvecklare på mer jämlika villkor. Jag behöver inte fråga vad förkortningarna betyder eller vilka verktyg de använder.

Min bakgrund på en tidigare PR-byrå hjälpte också till. Där hade jag en dubbel roll med både kundkonton och genomförande. Det förberedde mig på att förmedla saker till en kund och samarbeta med andra teammedlemmar. Därför blev övergången till projektledning ganska naturlig.

Ben Aston:

Men hur gick det till? Vilket var ögonblicket då du tänkte: ”Okej, det är bestämt. Jag ska bli projektledare”?

Ryan Schaefer:

Det handlade delvis om att vilja hantera saker ur ett helikopterperspektiv i stället för att arbeta isolerat. Men det främsta skälet var att jag ville arbeta på en byrå där alla brann för digital utveckling och tänkte framåt. Digital teknik förändrar uppenbart hur vi lever, och jag ville omges av människor som såg det, värdesatte det och var skickliga inom sina respektive områden. Det skulle hjälpa mig att utvecklas professionellt.

Ben Aston:

Berätta lite om vad du gör just nu. Hur ser projektledarrollen ut på Viget?

Ryan Schaefer:

Först och främst heter det Viget. Det får vi höra ofta.

Ben Aston:

Vid-get? Vig-et?

Ryan Schaefer:

Viget, ja.

Ben Aston:

Jag gick till och med in på webbplatsen och klickade på en katt som sa att det uttalas Viget.

Ryan Schaefer:

Ja, det finns en knapp där man kan säga hej. Det är Viget.

Ben Aston:

Så blir det när man har ett roligt namn. Vad betyder det egentligen?

Ryan Schaefer:

”Tillsammans blomstrar vi” på latin.

Ben Aston:

Jaså, förstås.

Ryan Schaefer:

Något sådant.

Ben Aston:

Min mamma skulle skämmas över mig. Mamma, förlåt. Hon är latinlärare. Jag borde kunna sådant.

Ryan Schaefer:

Latin var mitt minst omtyckta ämne i gymnasiet. Vi var tvungna att läsa det. Jag kan inte fatta att vi var tvungna att göra det.

Ben Aston:

Men det har förberett dig väl för alla språk du talar nu, eller hur?

Ryan Schaefer:

Ja, precis. Min roll som projektledare på Viget omfattar många olika saker. Det finns förstås de grundläggande projektledaransvaren, som tidsplan, budget, schemaläggning, bemanning och resursplanering. Vi gör också sådant som är mer specifikt för produktledning. Vi har inga särskilda produktchefer här, så projektledarna ansvarar för användarflöden, funktionsdefinition, kvalitetssäkring och för att verkligen förstå företagen vi arbetar med och produkterna vi bygger.

Ben Aston:

Så det är både projekt- och produktledning?

Ryan Schaefer:

Ja, en blandning av båda. De går hand i hand och det är fördelaktigt att göra dem tillsammans, men de skiljer sig tillräckligt mycket för att det ska vara en trevlig omväxling att växla mellan att arbeta med projektet och att leda projektet.

Ben Aston:

Kan du berätta lite om några projekt du arbetar med just nu?

Ryan Schaefer:

Jag gick nyligen över till heltid i ett enda projekt, vilket aldrig hade hänt mig tidigare. Det handlar om en stor marknadsföringswebbplats och en portal för olika målgrupper som kan logga in, där olika data hämtas för varje målgrupp.

Vi gör i praktiken om hela ekosystemet, uppdaterar designen för allt deras digitala material som riktar sig utåt och arbetar med en färdplan för framtida produkter, kanske en app eller något liknande. Det är mycket omfattande, och jag ser fram emot att verkligen lära känna projektet.

Ben Aston:

Du ska snart hålla ett Lightning Talk på DPM Summit om att leda utvecklingen av en inbyggd app. Kan du ge oss en kortversion av föredraget? Vad upptäcker du om utveckling av inbyggda appar?

Ryan Schaefer:

Föredraget bygger på det jag lärde mig under det största projekt jag har arbetat med här: ett design- och utvecklingsprojekt för en Android-app.

Jag kommer framför allt att prata om skillnaderna mellan att leda utvecklingen av en inbyggd app och en vanlig webbplats, bästa praxis för det arbetet och de tekniska krav som projektledare behöver känna till.

En skillnad är att kostnaden för ett fel är mycket högre i en app eftersom appen kan krascha. Om en webbplats får ett fel kan man oftast bara ladda om sidan. Språken som används för inbyggda appar fungerar också annorlunda än JavaScript för webbappar. Dessutom finns systemkontroller och begränsningar, till exempel offlinebegränsningar. Man måste förstå hur appen fungerar utan internet, hur telefonens menyknappar samverkar med appen och vart de leder användaren.

Ben Aston:

Du har arbetat med både webbappar och inbyggda appar. Många väljer webbappar eftersom de är enklare och snabbare att bygga. Hur ser du på utvecklingen mellan webbappar och inbyggda appar?

Ryan Schaefer:

Vi ser framväxten av tjänster som Squarespace, tillägg i WordPress och Weebly. De gör det möjligt för personer med begränsad teknisk kunskap att snabbt skapa en snygg webbplats. Därför är det svårare att hitta traditionella webbprojekt för marknadsföringssajter. Inbyggda appar har ännu inte öppnats upp på samma sätt, så där finns mycket potential. Dessutom är det lite häftigt att kunna säga att man har en app.

Det finns fortfarande mycket programvara och många produkter som ännu inte har upptäckts. En portal för användare bakom en inloggning kan exempelvis erbjuda mycket mer än det man kan bygga med Squarespace. Möjligheten till anpassning är spännande för designers och utvecklare, och det finns mycket kvar att utforska.

Ben Aston:

Vad finns i din verktygslåda som projektledare? Hur hanterar du produkterna och projekten du arbetar med?

Ryan Schaefer:

Det är viktigt att börja starkt. Jag tycker om att leda fokuserade projektstarter med kunden. Ett visionssamtal är bra för att förstå vad organisationen och produkten gör i dag, vad de vill uppnå och vart de vill ta sig. Jag gillar också workshops om problem, mål och syften samt intervjuer med intressenter.

Det finns mycket som inte går att få fram under säljprocessen, oavsett hur detaljerad den är. När man har förstått allt detta kan man börja snabbare, bygga effektivare och i slutändan leverera en bättre produkt.

Verktygen kan vara många. Airtable är bra, liksom GitHub Projects, ZenHub och Trello. Vi använder olika verktyg beroende på kundernas önskemål och våra egna rekommendationer.

Ben Aston:

Finns det några särskilda projektledningsverktyg som nyligen har gjort ditt liv enklare?

Ryan Schaefer:

Jag har lagt tid på att lära mig kortkommandon på datorn. De sparar kanske bara sekunder, men hundratals gånger om dagen blir det mycket.

Ben Aston:

Vilket är ditt favoritkortkommando?

Ryan Schaefer:

Kommando-Skift-T, som öppnar den senast stängda fliken.

Ben Aston:

Mitt favoritkortkommando är Windows-V i Windows 10, som visar historiken över det man har kopierat och klistrat in.

Ryan Schaefer:

Det nya verktyget jag använder är Notion. Det fungerar som en arbetsyta för anteckningar och samarbete, har offlinestöd, ett rent gränssnitt och kan användas både på webben och i mobilen. Det är också mycket anpassningsbart.

Ben Aston:

Vad tycker du är svårt i ditt arbete?

Ryan Schaefer:

Att inte ha tillräckligt med tid. Men det svåraste är ofta att växla mellan olika sammanhang. Som projektledare arbetar man ofta med flera projekt och har många möten. Man hoppar från ett möte till nästa och måste snabbt plocka fram all information om nästa projekt. Jag försöker hantera det genom att ta noggranna anteckningar, skapa dagordningar för alla möten och avsätta tid i början av dagen för att tänka igenom statusen för varje projekt.

En annan utmaning är att underlätta samarbetet mellan designers och utvecklare. En designer kan skapa en vacker skiss, men det är inte alltid uppenbart hur alla funktioner ska dokumenteras eller hur de ska styras i administrationsgränssnittet. Vi undersöker därför hur Airtable kan användas för att strukturera innehåll och korsreferera de olika delarna i skisserna.

Ben Aston:

Det låter som att Airtable fungerar som en kombination av kalkylblad och databas.

Ryan Schaefer:

Ja. Vi använder främst Figma, men Airtable har en relationsdatabas där det är enkelt att korslänka information. Det är skalbart, lättläst och har ett rent gränssnitt.

Ben Aston:

Låt oss prata om ditt inlägg, som handlar om att ge feedback på ett sätt som gynnar projektet och leder till en bättre produkt.

Ryan Schaefer:

Det finns flera skäl till att vi håller tillbaka. Vi vill inte förolämpa våra kollegor eller kritisera deras arbete. Vi kanske inte heller känner oss tillräckligt säkra när vi ger feedback till ämnesexperter som designers och utvecklare.

Men som projektledare står du nära kunden och har ett fräschare perspektiv än den som har arbetat med detaljerna under lång tid. Du kan simulera slutanvändarens perspektiv. Därför ska du känna dig trygg med att ge feedback utifrån frågor som: Förmedlar detta tydligt vad organisationen gör? Tilltalar det målgruppen? Är det uppenbart att detta är en rullgardinsmeny?

Ben Aston:

Hur vet man att man är tillräckligt insatt för att kunna ge bra feedback?

Ryan Schaefer:

Man vet aldrig helt säkert, och det är okej. Börja med visionssamtal för att förstå hur företaget ser på sig självt och vart det vill ta sig. Prata med ledande intressenter och förstå hur projektet hänger ihop med företagets övergripande mål. När du sedan inleder projektet med de personer som ska arbeta direkt i det, kan du se hur deras arbete kopplas till de högre målen.

Det kräver en stor investering i början, men upptäcktsfasen hjälper till att besvara de viktiga frågorna, effektivisera processen och skapa en bättre slutprodukt.

Ben Aston:

Hur lär du dig områden som kvalitetssäkring eller användarupplevelse när du inte är expert?

Ryan Schaefer:

Prata med så många som möjligt i teamet och var öppen med kunskapsluckorna. Om du kommer från utveckling men inte kan så mycket om användarupplevelse, var inte rädd för att följa en UX-person och se hur de arbetar. Gör också sakerna själv. Det finns mängder av resurser för den som vill lära sig koda eller designa. Jag försöker lägga ungefär fem timmar i veckan på att designa något, hålla kodningskunskaperna vid liv och läsa artiklar.

Ben Aston:

Vilka webbplatser använder du för att hålla dig uppdaterad?

Ryan Schaefer:

Thedigitalprojectmanager.com är bra. A Girl’s Guide to Project Management är också bra. Adweek visar vart det kreativa området är på väg, och W3Schools har resurser för utveckling.

Ben Aston:

Har det någon gång gått fel när du har gett feedback?

Ryan Schaefer:

Det har inte hänt mig ännu. Om du utgår från kundens perspektiv kommer teamet att respektera det. Det handlar mindre om att säga ”jag gillar inte den färgen” och mer om att fråga om färgen stämmer med varumärkesriktlinjerna och om den kommer att fungera för målgruppen. Då får designern möjlighet att förklara sin tanke eller justera arbetet.

Ben Aston:

Hur balanserar man tuff kärlek, konstruktiv feedback och beröm utan att budskapet blir otydligt?

Ryan Schaefer:

Det finns ingen exakt metod. En hög emotionell intelligens hjälper dig att läsa av hur personer reagerar. Det viktigaste är att vara specifik och utgå från objektiva beslut som kopplas till projektets mål. Förmedla också att du tror på personens förmåga att genomföra arbetet. Det är uppmuntrande, oavsett hur personen tar emot kritiken.

Ben Aston:

Vilket första steg skulle du rekommendera till någon som känner att deras röst inte räknas?

Ryan Schaefer:

När du ser något som verkar fel behöver du inte reagera direkt. Ta dig tid att titta på det, skriva anteckningar och fundera på var arbetet missar målet. Kom också med förbättringsförslag. Då hinner du förstå processen och kan argumentera bättre för dina synpunkter. Ju mer grundlig du är, desto mer respekt och öppenhet kommer du sannolikt att få från teamet.

Ben Aston:

Det är väldigt bra råd. I stället för att säga att man inte gillar något kan man förklara varför det känns fel, koppla det till kundens behov och fråga hur personen tänker att lösningen ska fungera. Sedan kan man föreslå alternativa sätt att uppfylla behovet, kanske genom att skissa på en whiteboard.

Ryan, tack så mycket för att du var med oss.

Ryan Schaefer:

Tack så mycket. Det var roligt att vara med.

Ben Aston:

Jag undrar vad du tycker. Har du någon gång försökt ge feedback, och hur togs den emot? Blev teamet irriterat eller uppskattade de att du uppmärksammade något de inte hade tänkt på?

Berätta vad du tycker i kommentarsfältet och gå till thedigitalprojectmanager.com för att gå med i vårt Slack-team. Där pågår intressanta samtal om allt som rör projektleverans.

Om du tyckte om dagens avsnitt kan du prenumerera och ägna några minuter åt att lämna en ärlig recension av DPM-podden på Apple Podcasts. Vi uppskattar verkligen dina betyg och recensioner.

Tack för att du lyssnade, tills nästa gång.