Vi presenterar Kära DPM – Anonyma råd för digitala projektledare (med Robyn Reynolds)
Kom och berätta anonymt om det jobbiga
Vi lovar att inte berätta om du inte gör det. Ställ dina galnaste, dummaste och mest obekväma frågor. Vi backar dig.
Kolla in detta: Varningstecken på att din digitala transformation är på väg att stanna av
Läs transkriberingen:
Vi provar att transkribera våra poddar med hjälp av ett datorprogram. Ha överseende med eventuella stavfel eftersom boten inte är korrekt till 100 procent hela tiden.
Ben Aston:
Tack för att du lyssnar. Jag heter Ben Aston och det här är podden Digital Project Manager. I dag har jag sällskap av min nya bästa vän, Robyn Reynolds. I dag ska vi prata om vårt fantastiska nya DPM-projekt, Kära DPM.
Robyn Reynolds:
Hej allihop. Jag är jätteglad över att vara här. Tack för att du bjöd in mig, Ben. Jag älskar dig. Nya bästa vänner.
Ben Aston:
(skrattar) Vår vänskap har vuxit. Men det pratar vi om om en stund. Robyn, låt oss först prata lite om dig. Du har faktiskt inte skrivit någon artikel för Digital Project Manager tidigare. Vi ska snart lansera ditt första inlägg. Men du har arbetat med det här nya projektet. Berätta lite om dig själv. Du befinner dig i Pacific Northwest, eller hur?
Robyn Reynolds:
Det gör jag. Jag bor i Portland i Oregon. Mer exakt bor jag strax utanför staden, nära Mount Hood National Forest. Jag bor alltså i en ganska typisk miljö för Pacific Northwest. Precis utanför mitt fönster finns enorma cederträd och en forsande glaciärbäck. Det är väldigt trevligt och jag tycker verkligen om det.
Ben Aston:
Regnar det just nu?
Robyn Reynolds:
Det är soligt och klarblå himmel.
Ben Aston:
Otroligt. Det är det hos mig också. Men vanligtvis regnar det, om jag ska vara ärlig.
Robyn Reynolds:
Jag vet inte vad jag ska göra med solen just nu. Det känns konstigt.
Ben Aston:
Jag gick ut i solen tidigare i dag och det kändes faktiskt varmt. Det är en uppfriskande förändring så här års. Berätta lite mer, det låter som att du befinner dig mitt ute i ingenstans som distansprojektledare.
Robyn Reynolds:
Det gör jag. Absolut. Just nu är jag senior projektledare på ett företag som heter Dream 10. Vi är en liten designstudio och fokuserar mycket på produktdesign och UX, så det är väldigt roligt.
Ben Aston:
Häftigt. Hur började du arbeta med dem? Jag är alltid nyfiken, särskilt när det gäller distansprojektledare: hur får de egentligen jobbet när de arbetar på distans? Hur fungerar det?
Robyn Reynolds:
Låt oss börja från början. När man tar examen vet man kanske redan vad man vill göra. I slutet av universitetet visste jag att jag ville arbeta med reklam. Tyvärr fick min man, som då var min pojkvän, ett fantastiskt jobb i Alaska, där jag kommer ifrån. Så vi var tvungna att flytta tillbaka dit. Det var utmanande att flytta tillbaka till min hemstad, men jag började arbeta på en traditionell byrå. Då arbetade vi med en leverantör som hette 14-4, i ett webbprojekt. Tjejen hette Amanda och var producent. Jag ville göra det hon gjorde.
Ben Aston:
Du ville vara henne.
Robyn Reynolds:
Jag var helt fascinerad. Så jag tog mig snabbt tillbaka från Alaska, ner till Portland där jag hade studerat, och arbetade på ett par olika byråer där. För min nuvarande tjänst måste jag faktiskt tacka digitalprojectmanager.com, eftersom det var där jag såg jobbannonsen. Jag tänkte: ja, det här söker jag. Det låter fantastiskt. Och här är vi i dag.
Ben Aston:
Oj. Det är första gången jag hör en sådan framgångshistoria om jobbsektionen.
Robyn Reynolds:
Ja, och jag tror verkligen att mycket av vårt arbete i framtiden kommer att gå mot distansarbete. Jag ville anta utmaningen att skapa distansteam, bygga styrka och på något sätt komma fram till hur man driver en organisation bättre på distans.
Ben Aston:
Hur stort är Dream 10 då?
Robyn Reynolds:
Vi är fortfarande ganska små. Vi är ungefär fyra personer och utökar sedan beroende på projektens behov. Det roliga är att jag också arbetar med många internationella frilansare. Därför kan jag vara inloggad väldigt tidigt på morgonen eller stämma av sent på kvällen, beroende på olika tidszoner.
Ben Aston:
Och när det gäller kunderna du har, vem är det som arbetar på ett kontor någonstans och låtsas driva en stor byrå?
Robyn Reynolds:
Vi är väldigt öppna med att vi arbetar på distans. Det som är annorlunda är att jag inte längre reser i jobbet. När jag tidigare arbetade på Struck reste jag alltid till Salt Lake eller Los Angeles för att träffa kunder. Nu har vi i stället många möten via webbkonferenser, med Zoom Room. Jag har upptäckt att vi är väldigt snabba på att skapa projektplaner. Vi är också mycket bra på att presentera och uppmuntra våra kunder att delta genom Zoom Room, som jag är helt besatt av.
Ben Aston:
Så det vanliga sättet du interagerar med kunderna på är alltså att alla arbetar på distans?
Robyn Reynolds:
Ja.
Ben Aston:
Ingen går alltså på fysiska kundmöten?
Robyn Reynolds:
Nej, inte än. Och vi står verkligen för det. Jag tycker inte att det har varit någon utmaning. När webbkameran är på är man ganska sårbar och synlig för alla. Jag visar ju till och med mitt hem: man kan se vad som finns bakom mig och ibland även mitt barn. Därför tycker jag ändå att det känns väldigt personligt.
Ben Aston:
Ja, fantastiskt. Vad håller dig sysselsatt utanför arbetet? Det finns en sak jag vill fråga dig om. Jag förföljde dig på LinkedIn tidigare.
Robyn Reynolds:
Bra.
Ben Aston:
Jag såg att du är informationsansvarig för Sons of Norway Anchorage.
Robyn Reynolds:
Det måste jag ändra. Min pappa kommer från Norge och jag har en stark norsk bakgrund när det gäller kulturella traditioner. Min pappa drev en norsk föreningslokal där uppe. Norrmännen träffades, hade språkkurser och åt norsk mat. Det hjälpte mig att utveckla mina färdigheter inom e-post, webbpublicering och allt möjligt. Men det gör jag inte längre.
Ben Aston:
Du måste uppdatera det.
Robyn Reynolds:
Det måste jag. Jag blev påkommen.
Ben Aston:
Avslöjad. På LinkedIn ser det ut som om du har gjort det i ungefär tio år.
Robyn Reynolds:
Jag är mycket erfaren, ja.
Ben Aston:
Jag blev imponerad. Okej, om du inte längre arbetar med Sons of Norway i Anchorage var det intressant. Det var en norsk förening i Alaska, men du arbetade med den från Portland, vilket jag tyckte var fascinerande.
Robyn Reynolds:
Nej, jag ber om ursäkt för att göra dig besviken.
Ben Aston:
Vad gör du annars?
Robyn Reynolds:
Jag fyllde nyligen 30 och av någon anledning försöker jag göra mig själv obekväm mycket oftare på fritiden. Det är märkligt, som att göra den här podden till exempel. Jag satte också upp ett glampingtält hemma och lade ut det på Airbnb i somras. Det var väldigt roligt.
Ben Aston:
Trevligt.
Robyn Reynolds:
När jag inte gör konstiga och obekväma saker dricker jag mycket hantverksöl här i Pacific Northwest. Jag träffar gärna vänner och ser förstås massor av Netflix, precis som alla andra.
Ben Aston:
Särskilt eftersom du verkar bo mitt ute i ingenstans, bredvid dina träd och din bäck.
Robyn Reynolds:
Nej.
Ben Aston:
Förutom att du slog upp tältet i trädgården och sålde in din glampingidé till hela Airbnb-världen, vad mer har du gjort för att göra dig själv obekväm?
Robyn Reynolds:
En annan sak jag gjorde för att utmana mig själv var att bestiga Oregons högsta berg, Mount Hood. Det ligger ungefär 30 minuters bilresa från mitt hus. Jag såg på det efter att ha pendlat hem från Portland varje dag i ungefär två år och tänkte: okej, nu kommer jag efter dig. Jag ordnade många träningsvandringar. Min vän Linda och jag gjorde det, och det var förmodligen en av de svåraste men också mest spännande saker jag har gjort.
Ben Aston:
Det är häftigt. Jag googlade berget, därav att jag ignorerade dig en stund. Det är ungefär 3 500 meter högt och hade sitt senaste utbrott 1907, för den som är intresserad.
Robyn Reynolds:
Det är fortfarande aktivt.
Ben Aston:
Rök det?
Robyn Reynolds:
Nej, men man kan känna lukten av svavel i området. Det som verkligen var skrämmande var att vi gjorde det ganska tidigt på säsongen, så det hade snöat mycket. Någon dog faktiskt där uppe samma dag, vilket är väldigt sorgligt. Var försiktiga när ni klättrar, allihop.
Ben Aston:
Var försiktiga. Det är ett riktigt berg med snö på toppen, så det är en stor sak. Låt oss prata om Kära DPM. För tre månader sedan ville Robyn och jag, eftersom vi båda är projektledare, göra det här ordentligt. Det har därför lagts ned mycket planering. Robyn skickade ett meddelande till mig helt utan förvarning och sa att hon tyckte att vi borde skapa en anonym rådgivningsspalt för digitala projektledare. Tre månader senare är den här. Robyn, det här var helt och hållet din idé. Jag hänger mest på. För dem som ännu inte har tittat på den, vad handlar Kära DPM om?
Robyn Reynolds:
Tack för att du ens var öppen för idén, Ben. Jag älskar många olika rådgivningsspalter och poddar, från Savage Love till Dear Sugar och gamla hederliga Dear Abby. Det finns något särskilt och fint i att lära sig av och känna igen sig i andra människors problem. I vår bransch, som DPM:er, har vi en otroligt krävande roll. Vi hanterar ständigt andra människors problem utan att nödvändigtvis fokusera på våra egna. Vi anpassar, underlättar, skickar, redigerar och definierar omfattningar, men ibland ställs vi inför utmaningar där vi behöver kunna vara öppna med andra i gemenskapen och be om råd utan att visa svaghet eller rädsla för ett internt team eller en kund.
Jag ville skapa en gemenskap där vi kan erbjuda råd från en tredje part, hjälpa någon annan och ge ett nytt perspektiv.
Ben Aston:
Vi har publicerat några exempel på frågor som folk kanske vill ställa till oss. På webbplatsen finns en ny sida. Gå till communitysektionen så hittar du Kära DPM. Där finns ett formulär. För att skicka in en fråga behöver du bara fylla i den anonymt. I andra forum och sammanhang skulle det finnas ett bestående register över att du ställt frågan. Det fina här är att du frågar anonymt. Robyn och jag tar emot frågan och besvarar den. Exempelvis: Har du börjat på ett nytt jobb och insett att du gjort ett stort misstag? Arbetar du med en kreativ diva som driver dig till vansinne? Eller får du panikattacker av det ständiga plingandet från Slack-aviseringarna?
Robyn Reynolds:
Det är ganska universella DPM-problem. Kan du inte minnas en tid när du tänkte: det där har faktiskt hänt mig? Scenarierna kan vara kontroversiella.
Ben Aston:
Jag känner igen känslan av att börja på ett nytt jobb och inse att man gjort ett stort misstag. Nästan varje gång jag börjat på ett nytt jobb har jag känt så. Plötsligt möter man nya system, nya processer och nya människor, och tänker: jag hatar det här, det är fruktansvärt.
Robyn Reynolds:
Verkligen. Om man inte känner så på ett nytt jobb kanske man nästan inte har börjat än. Det är ett helt mänskligt ögonblick att gå igenom.
Ben Aston:
På ett av mina första jobb bytte jag från kundansvarig till producent. Jag trodde att rollen skulle vara ungefär densamma, men första dagen fick jag ett projekt och ombads ta fram en uppskattning, en projektplan och en arbetsbeskrivning. Jag frågade om det fanns en projektledare som jag skulle arbeta med. De svarade nej, det var jag som skulle göra det. Då insåg jag att jag aldrig hade skapat en projektplan, gjort en uppskattning eller skrivit en arbetsbeskrivning. Jag hade alltid arbetat med en projektledare som gjorde det åt mig. Det var ett av de ögonblick då jag tänkte: herregud, det här var en riktigt dålig idé. Jag har ingen aning om vad jag gör.
Robyn Reynolds:
Herregud.
Ben Aston:
Som tur var fanns det fantastiska människor på byrån som hjälpte mig. De var mycket stöttande. Jag avslöjade inte helt hur lite jag visste, men jag fick i smyg titta på YouTube-videor om hur man använder Microsoft Project för att skapa projektplaner. I slutet av dagen tänkte jag: det här klarar jag. De här sakerna är egentligen inte särskilt svåra. Efter några dagar var jag igång, men det var definitivt ett av de ögonblick då jag tänkte: vilken dålig idé, vad gör jag här?
Robyn Reynolds:
Jag håller helt med. Ibland måste man låtsas kunna något tills man faktiskt kan det, eller hur?
Ben Aston:
Ja.
Robyn Reynolds:
Man måste förstås vara ödmjuk, men också tänka att man ska lösa det. I grunden har vi som digitala projektledare en kärnförmåga att försöka lösa problem. Färdigheter går att lära sig. Nu är du ju mästare på Microsoft Project.
Ben Aston:
Det roliga med digital projektledning är att den alltid utvecklas. Det finns alltid något nytt. Projekten vi arbetar med förändras hela tiden. Vi arbetar inte med samma saker som för fem år sedan. Förr arbetade jag med bannerkampanjer och mikrowebbplatser i Flash, där kunden kunde lägga en halv miljon pund på en kampanj som varade i en månad. Sådant gör vi inte längre. Nu har vi andra utmaningar, som virtuell verklighet och hur man skapar en användarupplevelse i en virtuell miljö. Det finns alltid en första gång då man måste hitta ett sätt att göra något och sedan förbättra processen. Någon måste visa vägen, skapa en plan och se om planen går att genomföra.
Robyn Reynolds:
Ibland använder jag ordet improviserad. Det kan låta negativt, men ibland vet ingen hur man ska nå slutmålet. Då måste man fortsätta försöka och justera några saker för att komma dit.
Ben Aston:
Berätta om den kreativa diva som drev dig till vansinne.
Robyn Reynolds:
Jag har haft några sådana. Det har varit många stormningar ut från möten och ibland har jag behövt hitta mycket speciella sätt att få tag på människor.
Ben Aston:
Berätta om när du var tvungen att få tag på en kreativ chef som gömde sig på puben.
Robyn Reynolds:
Det har faktiskt hänt. Puben låg i samma byggnad som mitt kontor, så jag kunde fråga var personen var inför mötet och sedan gå ner och hämta honom eller henne. En gång höll jag en retrospektiv som en dryckeslek, och då kom alla till mötet.
Ben Aston:
Tala deras språk.
Robyn Reynolds:
Det fina med distansarbete är att jag inte längre behöver köpa lunch åt folk eller hantera deras utgiftsrapporter. Jag känner mig ganska fri.
Ben Aston:
Berätta om hur det har varit att bli DPM och nu senior projektledare. Hur har din resa sett ut när det gäller stödet du fått och hur du har hanterat din utveckling?
Robyn Reynolds:
Jag känner mig otroligt lyckligt lottad. Jag har en stark grupp vänner som är projektledare, producenter och kundansvariga. Vissa har varit juniora producenter hos mig och utvecklats genom organisationen. Andra har alltid varit mina chefer, och jag tycker så mycket om dem. Jag har hanterat min karriär genom att luta mig mot de relationerna, få perspektiv och höra om deras erfarenheter. Jag tycker fortfarande att ett helt opartiskt perspektiv är mycket viktigt. Ibland tänker jag igenom saker genom att prata med andra om dem. Därför vill jag ge er alla ett sätt att göra det, så att ni kanske slipper gråta på toaletten. Jag kan låna ut ett lyssnande öra, ge er en digital klapp på axeln och hjälpa er att formulera det ni behöver om ni inte har någon att vända er till.
Ben Aston:
Jag brukar gråta på toaletten.
Robyn Reynolds:
Ja.
Ben Aston:
Att prata med andra är alltid hjälpsamt. Jag har också haft tur under min karriär, antingen genom kundansvariga som jag arbetat tillsammans med eller genom andra personer i teamet. Men i vissa situationer har jag känt att jag inte haft någon att prata med. Då blir det väldigt stressigt att hantera situationen ensam, särskilt om man inte vill eskalera den. Ibland behöver man bara höra att man ska fortsätta och att man är på rätt spår, utan att eskalera till verkställande direktören.
Robyn Reynolds:
Ibland har min mentor eller chef sagt att jag överreagerar, och det har också varit uppskattat. Det kan vara skönt att höra att man oroar sig för en dum sak.
Ben Aston:
När fler arbetar på distans, helt eller delvis, är det lätt att överreagera eftersom så mycket kommunikation är skriftlig. Jag går inte längre bara över kontoret. Det finns större risk att misstolka människor och råka överreagera.
Robyn Reynolds:
Slack är en guldgruva för problem. Jag har lärt mig att vissa emoji-symboler är olämpliga. Använd dem inte. (skrattar)
Ben Aston:
Vilka ska jag inte använda?
Robyn Reynolds:
De där tvillingarna? Flickorna som är tvillingar och dansar.
Ben Aston:
Okej, den känner jag inte till.
Robyn Reynolds:
Finns den inte i Kanada?
Ben Aston:
Nej, det tror jag inte.
Robyn Reynolds:
Jag skickar den till dig senare.
Ben Aston:
Tack, då vet jag att jag inte ska använda den.
Robyn Reynolds:
Det är alltid roligt att navigera i sådant.
Ben Aston:
Är du också engagerad i Portland DPM Meetup?
Robyn Reynolds:
Ja, absolut. Jag är löst engagerad i gruppen. Jag driver den inte, men deltar gärna. Jag satt faktiskt i panelen förra tisdagen. Det var en väldigt rolig erfarenhet. Jag fick prata med alla om att fråga en projektledare. Jag tycker om vår projektledargemenskap i Portland. Vi är inte kundansvariga; vi är alla lite utåtriktade introverta. Vi träffas, pratar och går sedan hem. Evenemangen är välorganiserade, det finns dryck och mat och inga rekryterare.
Ben Aston:
Det är roligt att det är så du beskriver träffen. Jag har varit på projektledarträffar i Vancouver och alla går gärna på själva mötet, men nästan ingen följer med på efterföljande drinkar.
Robyn Reynolds:
Verkligen.
Ben Aston:
Jag undrar om det är universellt.
Robyn Reynolds:
Ingen blir någonsin särskilt vild eller galen. Alla har kontroll.
Ben Aston:
Det stämmer också. Vad handlade panelen om?
Robyn Reynolds:
Den hette Fråga en projektledare. Vi var fyra personer. Jag representerade distansarbete. Sedan fanns det en frilansare, någon som gått över till kundservice och en strateg. Vi hade flera olika frågor och diskussionsgrupper som stöd.
Ben Aston:
Om du hör talas om träffar för första gången kan du gå till communitysektionen på thedigitalprojectmanager.com. Där finns inlägg om alla projektledarträffar vi har hittat. Om du har en träff som inte finns med, hör av dig så lägger jag till den. De kan vara en bra källa till råd, information och uppdateringar. Det leder mig till min fråga: vilka verktyg använder du för distansprojektledning?
Robyn Reynolds:
Min verktygslåda har förändrats sedan jag gick från kontorsmiljö till att arbeta helt på distans. Slack används mycket. Man måste välja rätt emoji-symboler, ha rätt kanaler och föra rätt samtal. Jag förlitar mig också på en egen skriftlig lista. Jag arbetar bäst med min prioriteringslista nedskriven. Annars missar jag den.
Ben Aston:
Finns prioriteringslistan på papper?
Robyn Reynolds:
Ja. Jag har anteckningsböcker och sparar dem tills jag är klar med jobbet. Sedan slänger jag alla. Det är egentligen som en dagbok med tråkiga anteckningar.
Ben Aston:
Jag brukade också använda anteckningsböcker. Det fina var att man kunde gå tillbaka och se datumet högst upp på varje sida och veta exakt vad man gjorde den 9 september 2015.
Robyn Reynolds:
Som DPM:er tittar vi alltid på andra verktyg. Jag tycker om att prova olika saker, men få av dem stannar kvar. Slack gör det.
Ben Aston:
Vad använder du för att hantera tidsplaner och projekt mer övergripande?
Robyn Reynolds:
På Dream 10 använder vi Flow. Det är en ganska enkel version av Trello eller en Kanban-tavla. Jag kan tilldela uppgifter och ha olika kanaler och tidsplaner där.
Ben Aston:
Jag har inte hört talas om Flow.
Robyn Reynolds:
Det hade inte jag heller, men nu är jag en evangelist för Flow. Det är enkelt och ibland är det bättre så.
Ben Aston:
Det beror också på projektet. Ibland fungerar samma verktyg inte för ett stort tekniskt webbprojekt och ett strategiskt UX-projekt. Att försöka använda Jira för båda ger inte alltid mening. Vi kan ibland försöka binda oss till en process och en verktygslåda, men sedan kommer ett projekt eller en kund som inte passar in. Därför är det viktigt att vara flexibel och integrera olika system.
Robyn Reynolds:
För flera år sedan gick jag på den första projektledarträffen i Portland. De pratade om att de inte hade någon fast process, och jag fick en riktig aha-upplevelse. Bara för att man arbetar på en viss plats och gör saker på ett visst sätt betyder det inte att varje projekt måste fungera likadant. Man kan anpassa verktygen och arbetssättet efter projektet och teamet.
Ben Aston:
Om man arbetar på en byrå där man gör olika saker är det bra att vara flexibel. Om man däremot alltid gör samma typ av projekt, till exempel en omdesign av en webbplats, kan det vara meningsfullt att standardisera.
Robyn Reynolds:
Absolut.
Ben Aston:
Vi börjar få slut på tid. Gå till communitysektionen och läs mer om Kära DPM. Vi har redan behandlat ämnen som Ska jag stanna eller ska jag gå?, som handlar om att stanna på jobbet eller säga upp sig, samt lite vilsen, kvinnlig chef. Vi har också publicerat en artikel om tidrapporter. Mitt team fyller inte i sina tidrapporter. Vad ska jag göra? Det är ett mycket vanligt problem. Läs svaren på frågorna och skicka gärna in din egen. Vi vill gärna höra dina frågor och kommer troligen att göra fler poddavsnitt om de frågor som kommer in. Om du vill delta i samtalet och inte ingår i vårt Slack-team kan du gå till community-sektionen på thedigitalprojectmanager.com. Där finns en länk för att gå med i vår medlemscommunity. Tack för att du lyssnade.
