Kanban em Ação 2026: Como Funciona + 4 Exemplos
Quer seja um gestor de projetos experiente que procura adotar uma cultura de melhoria contínua, quer esteja à procura de um sistema simples de gestão de tarefas, talvez não precise de procurar mais do que o Kanban e de utilizar quadros Kanban para gerir o seu trabalho.
Se este conceito é novo para si, estes exemplos de Kanban podem servir-lhe de inspiração e ajudá-lo a determinar como os pode integrar na sua prática de gestão de projetos.
Como pessoa visual, considero os quadros Kanban fáceis de consultar e ajudam a trazer uma sensação de organização a muitos projetos complexos.
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O que é o Kanban?
Kanban é uma forma de visualizar projetos ágeis. Os fluxos de trabalho na gestão de projetos Kanban avançam em quadros através de cartões, em tempo real.
Isto permite que os membros da equipa do projeto vejam o progresso de relance, avancem pelas iterações sem problemas e tenham transparência dentro da equipa do projeto.
O processo Kanban, à semelhança da gestão de projetos simplificada, teve origem no processo de produção da Toyota. Este processo de fabrico foi concebido para simplificar a construção de automóveis, permitindo simultaneamente alguma variação entre diferentes modelos e cores.
Como funciona o Kanban?
Um quadro Kanban é constituído por cartões organizados em colunas. Os títulos das colunas indicam algo como por fazer, em curso, concluído e lista de pendências. Os membros da equipa movem os cartões pelo quadro para mostrar o estado das tarefas correspondentes.
Se um projeto está apenas a começar, muitos dos cartões estarão na coluna por fazer e nenhum (ou apenas alguns) estará na coluna concluído. Quanto mais cartões passarem para a coluna concluído, mais avançado estará o projeto.
Se existir um estrangulamento no projeto (como esperar por revisões e aprovações), os cartões podem ficar “presos” na coluna em curso. Este é um sinal visual de que as coisas não estão a avançar como deveriam e de que a equipa do projeto terá de agir para desbloquear a situação.
Embora atualmente a maioria dos quadros Kanban seja digital ou corresponda a quadros Kanban online, no passado não era invulgar as equipas de projeto terem um quadro Kanban físico no escritório e utilizarem notas autocolantes ou cartões de índice para cada tarefa.
Agora, com o trabalho virtual e as equipas distribuídas, é fundamental ter um quadro Kanban digital que todos possam ver e atualizar em tempo real.
4 exemplos de Kanban em ação
Embora ter descrições exatas dos quadros Kanban básicos, das colunas e dos cartões possa ser útil, é melhor ter alguns exemplos de quadros Kanban do mundo real. Foi por isso que reunimos quatro quadros Kanban reais nesta publicação, para que possa aprender com eles!
1. Quadro Kanban de uma equipa de desenvolvimento de software
Neste exemplo de um quadro Kanban utilizado por uma equipa de desenvolvimento de software, verá colunas para a lista de pendências, tarefas prontas para começar, tarefas atualmente em programação, tarefas prontas para testes ou controlo de qualidade, prontas para aprovação e tarefas concluídas.
Isto permite que toda a equipa veja facilmente o fluxo de trabalho visual, o trabalho em curso e o que já foi concluído. A lista de pendências mostra claramente o que falta fazer, quer estejam a planear o trabalho em sprints, quer estejam a utilizar outro método para determinar quando o trabalho está refinado e pronto para começar.
2. Quadro Kanban de uma equipa de desenvolvimento de produtos
As equipas de desenvolvimento de produtos também podem utilizar quadros Kanban para gerir o seu trabalho. Neste exemplo da Mynt, a equipa de produto está a criar cartões Kanban e a organizá-los em colunas que incluem Pendências → Conceção → Em desenvolvimento → Revisão → Testes → Pré-lançamento → Lançado.
Também integraram nos cartões Kanban os responsáveis, as categorias das tarefas, as prioridades e a data de lançamento de cada funcionalidade. Estes cartões podem facilmente ser transformados num modelo, para que, à medida que novos itens de trabalho são adicionados à lista de pendências pelo responsável pelo produto, sejam incluídas as informações corretas de forma consistente.
3. Quadro Kanban de uma equipa de desenvolvimento de sítios Web
Embora existam muitas formas de gerir projetos como projetos de desenvolvimento de websites, que têm etapas de processo claras e um âmbito definido, um quadro Kanban também será adequado para este efeito.
Quer o website esteja a ser desenvolvido utilizando uma metodologia ágil de gestão de projetos, quer o trabalho já tenha sido totalmente definido, configurar um projeto Kanban no início do trabalho não é uma má ideia!
Graças ao apelo visual do sistema Kanban, todos os membros da equipa do projeto poderão ver quem está a trabalhar em quê, o que foi concluído e o que ainda precisa de ser feito.
Como um quadro Kanban é um sistema de extração, os membros da equipa podem consultar a lista de pendências e atribuir trabalho a si próprios quando tiverem capacidade para novas tarefas (é isto que torna o planeamento da capacidade Kanban tão simples).
4. Quadro Kanban pessoal
Um quadro Kanban pessoal é excelente para gestores de projetos ou, na realidade, para qualquer pessoa que esteja a gerir vários projetos e tarefas em simultâneo.
Se for, por exemplo, um gestor de projetos freelancer, utilizar um quadro Kanban pessoal pode ajudá-lo a manter o foco quando alterna entre clientes e ferramentas para freelancers.
Eu utilizo pessoalmente este quadro Kanban para gerir tanto o trabalho para os meus clientes como as tarefas pessoais, garantindo que nada fica esquecido quando estou especialmente ocupado.
Como organizar os seus quadros Kanban
Se estiver preparado para começar a utilizar quadros Kanban para gerir o seu trabalho e criar um fluxo de trabalho mais transparente e visual, pode configurá-lo em poucos passos simples.
1. Determine que ferramentas irá utilizar.
Quando se trata de criar o seu quadro Kanban, independentemente do tipo de projeto que está a gerir, tem várias opções. Pode utilizar facilmente software popular de gestão de projetos, como o Monday, o Asana, o Jira e o ClickUp, para criar quadros Kanban.
Se já estiver a utilizar uma destas ferramentas e tanto você como os membros da sua equipa estiverem familiarizados com o seu funcionamento, mudar de outra vista para um quadro Kanban não deverá representar uma curva de aprendizagem acentuada.
Para equipas que não trabalham virtualmente, também pode considerar ter um quadro Kanban físico no escritório e utilizar notas autocolantes para criar os seus cartões. Este quadro da equipa deve ser instalado no escritório, num local onde todos o possam ver facilmente e atualizá-lo rapidamente.
2. Escolha os títulos das colunas e alinhe-os com a sua equipa
Ao configurar os seus quadros, você e a sua equipa terão de chegar a acordo sobre os títulos adequados para apresentar as etapas do processo de trabalho e o fluxo de trabalho. Estes podem variar consoante as equipas específicas e também o tipo de projeto.
Alguns dos títulos comuns nos exemplos que analisámos incluíam colunas para a lista de pendências, o trabalho em curso, o trabalho que ainda precisa de ser realizado por alguém e o trabalho que foi concluído.
Se o seu fluxo de trabalho Kanban tiver mais algumas etapas, como garantia de qualidade ou testes, também pode ser útil ter colunas que indiquem que uma funcionalidade ou tarefa se encontra nessa fase do trabalho.
Antes de finalizar os títulos das colunas, poderá também querer recolher opiniões dos intervenientes que precisam de se manter informados sobre o trabalho do projeto, para garantir que conseguem obter do seu quadro, de forma eficiente, aquilo de que necessitam.
3. Determine que métricas acompanhar para cada tarefa no quadro Kanban
Tal como acontece com qualquer metodologia de gestão de projetos, alguns dados sobre o fluxo de trabalho e o tempo necessário para concluir as tarefas podem ser úteis não só para si, enquanto gestor de projetos, mas também para a equipa do projeto.
Acompanhar aspetos como a quantidade de trabalho que a equipa conclui ao longo do projeto ou durante um determinado período, o número de ciclos de feedback e até o ritmo a que se aproxima da utilização do orçamento pode ser extremamente útil quando se trabalha na melhoria contínua ou quando se definem o âmbito e o preço de projetos semelhantes adicionais.
Dispor de dados históricos pode ajudar a si e à sua equipa a tornar mais precisas as estimativas de projetos e as previsões. É por isso que deve decidir antecipadamente quais são as métricas mais importantes para o sucesso do seu projeto e quais fornecerão informações que podem ser utilizadas para orientar trabalhos futuros.
4. Comece a utilizar os seus quadros e trabalhe na melhoria contínua
Depois de configurar todos os seus quadros Kanban, está na altura de começar a utilizá-los e a trabalhar no sentido da melhoria contínua, que é fundamental para os princípios do Kanban. Isto significa que todos os membros da equipa devem utilizar os quadros de forma consistente e atualizar o seu progresso em tempo real.
E agora?
Se quiser saber mais sobre como surgiu o Kanban, em que difere do ágil e do Scrum, ou se simplesmente precisar de relembrar o método Kanban antes de começar a criar o seu primeiro quadro, leia primeiro o nosso artigo sobre Kanban (referido acima).
