Como dominar a gestão de recursos na gestão de projetos
A gestão de recursos equivale a ter o combustível certo para colocar no motor. Sem combustível? Sem potência. Ponto final.
Um inquérito realizado pela Wellingtone a profissionais de gestão de projetos revelou que a “má gestão de recursos” era um dos maiores desafios da gestão de projetos. Mobilizar equipas de pessoas é difícil — para todos!
Depois, acrescente as complexidades do mundo digital, onde a tecnologia, as expectativas dos utilizadores e o panorama competitivo estão constantemente a mudar. As equipas estão distribuídas, a rotatividade é elevada e a tecnologia emergente de que necessita pode ainda ser escassa.
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É certo que existem excelentes soluções de software de gestão de recursos que podem ajudá-lo a planear, desenvolver e gerir recursos para os seus projetos. Mas, sem as considerações certas, as diferenças entre uma solução de software de última geração e fazer divisões longas num quadro de ardósia serão insignificantes.
O que faz um gestor de recursos?
Os gestores de projetos têm frequentemente de desempenhar o papel de gestor de recursos, mas isso depende da dimensão da sua empresa.
Numa empresa de grande dimensão, um gestor de recursos pode ocupar uma posição distinta que supervisiona a afetação de recursos (predominantemente pessoas, frequentemente com diferentes níveis e, por vezes, conjuntos de competências distintos) a vários projetos em simultâneo. Os gestores de recursos atuam ao nível da empresa ou organização e procuram identificar os recursos que melhor se adequam a cada projeto. Apoiam a equipa de gestão de projetos e os responsáveis pelas áreas de especialidade para garantir que são tomadas as decisões certas relativamente à atribuição a projetos, de forma a beneficiar a pessoa, a equipa no seu conjunto, a empresa em geral e o cliente.
Ao contrário de um gestor de recursos, um gestor de projetos supervisiona apenas um projeto ou, por vezes, vários projetos em simultâneo. Em suma, enquanto gestor de projetos, o seu projeto é o seu mundo (durante o horário de trabalho!).
É responsável por garantir que o seu projeto é concluído dentro do prazo definido. E preocupa-se com os detalhes: orçamento do projeto, calendarização do projeto, tarefas específicas do projeto e marcos. É provável que também se preocupe com o bem-estar da sua equipa, mas manter-se no caminho crítico é fundamental.
Num mundo ideal, a sua agência ou a empresa em geral teria uma pessoa dedicada a desempenhar essa função de gestão de recursos, mas, caso contrário, considerar alguns aspetos importantes da gestão de recursos pode ajudá-lo a entregar o seu projeto de acordo com o planeado, antecipando obstáculos, envolvendo as pessoas certas quando são necessárias e mantendo a equipa empenhada.
Bom, tendo isto em mente, vamos analisar algumas considerações fundamentais sobre a gestão de recursos para gestores de projetos.
6 técnicas de gestão de recursos na gestão de projetos
Eis seis técnicas fundamentais de gestão de recursos que os gestores de projetos devem conhecer.
1. Tenha um plano de projeto (colaborativo)
Ao longo de um projeto, uma das suas principais responsabilidades enquanto gestor de projetos é garantir que a calendarização do projeto e a disponibilidade das pessoas específicas para realizar essas tarefas estão alinhadas.
Não tem de resolver este problema sozinho: reúna-se com o(s) seu(s) parceiro(s) de outras áreas para discutir a sua estimativa e o plano de projeto geral antes de começar sequer a afetar recursos.
Um plano de projeto bem pensado ajudará a garantir que o seu projeto é claro desde o início relativamente aos níveis e conjuntos de competências individuais necessários, bem como ao momento em que serão necessários. Isto é especialmente importante quando existem projetos concorrentes que disputam o tempo das mesmas pessoas.
2. Reforce o seu planeamento da capacidade
O planeamento da capacidade é o processo que utiliza para calendarizar as horas dos membros da equipa em relação a uma quantidade fixa de trabalho. O exercício contínuo consiste em equilibrar a disponibilidade dos seus colegas com as exigências do projeto e, naturalmente, com o seu orçamento.
Não é possível calcular eficazmente o tempo necessário sem decompor essas tarefas do projeto e compreendê-las, por isso utilize esse plano do projeto para estabelecer uma estrutura para o trabalho no que diz respeito às tarefas e, em seguida, crie o seu plano de recursos.
A sua equipa irá contar consigo (e, idealmente, com os responsáveis pelas respetivas áreas) para clarificar a natureza específica das tarefas, quem irá trabalhar nelas e quando.
Por exemplo, se o seu projeto de publicidade online exigir vários recortes de imagens antes de avançar para uma animação mais avançada, provavelmente deverá atribuir a primeira tarefa a um dos membros mais júnior da equipa de design, antes de esta passar para um animador mais sénior. Isto deve ser planeado com bastante antecedência, para que consiga agendar os recursos certos para o trabalho quando precisar deles.
Depois de atribuir as tarefas, é fundamental monitorizar o progresso para garantir que o projeto se mantém dentro do prazo. Por isso, definam em conjunto a melhor forma de comunicar instruções, prazos e entregáveis, de modo a garantir que todos têm as mesmas expectativas.
Também é importante ter consciência de que um excesso de supervisão (ou de microgestão) pode prejudicar o moral da equipa. Tente encontrar um equilíbrio entre supervisionar o projeto e tornar-se um gestor excessivamente controlador. Uma reunião diária ou semanal e comunicações regulares através do Slack (ou de outra ferramenta de mensagens instantâneas), apoiadas por documentação sólida e instruções de tarefas extremamente claras, farão maravilhas.
3. Compreenda e monitorize a carga de trabalho
Separada do planeamento da capacidade está a carga de trabalho. A gestão da carga de trabalho é o processo de atribuir os períodos de tempo adequados que permitirão a um membro da equipa ter sucesso. Algumas tarefas exigem períodos mais longos de tempo contínuo e sem interrupções. Outras funcionam melhor quando são distribuídas e intercaladas com outras tarefas diversificadas.
Por exemplo, ao planear a capacidade, pode verificar que o seu arquiteto técnico está disponível durante 1 hora por dia nas três semanas seguintes.
- Se começar na segunda-feira, no papel parece que conseguirá concluir essa estratégia de integração até ao final do mês.
- Mas se essa pessoa estiver a alternar de contexto entre um projeto diferente a cada hora, a probabilidade de esse membro da equipa conseguir mudar de tarefa, familiarizar-se novamente com os requisitos do seu projeto e estar no estado mental adequado para realizar trabalho significativo durante essa hora é muito, muito baixa. Pode estar dentro da capacidade disponível, mas a carga de trabalho será demasiado pesada para conseguir ser eficaz.
- Por outro lado, pode ter um membro da equipa disponível para introduzir dados durante vinte dias seguidos, mas, no final desses vinte dias, os seus níveis de envolvimento e produtividade provavelmente não serão muito elevados.
A conclusão é a seguinte: o facto de alguém da sua equipa parecer ter capacidade para concluir a tarefa não significa automaticamente que não ficará sobrecarregado com a sua carga de trabalho.
4. Tenha estratégias para manter as suas pessoas ocupadas
A subutilização também pode prejudicar a produtividade e o moral geral da equipa. O esgotamento profissional é difícil, mas estar aborrecido também. E, como a mão de obra é frequentemente a maior despesa de um projeto, deve ter o cuidado de atribuir a todos os membros da equipa tarefas que potenciem os seus talentos.
Parte desta ideia consiste em ajustar o calendário para que tenham exatamente a quantidade certa de trabalho. Trabalho a mais causa stresse, e trabalho a menos significa ficar sem fazer nada.
Se as pessoas terminarem o trabalho mais depressa do que estava previsto no seu plano de recursos, mantenha uma pequena lista de tarefas com atividades do projeto que as possam manter ocupadas.
Se fizer parte de uma empresa maior, trabalhe com as equipas de gestão e de marketing para verificar se existem iniciativas internas que possam beneficiar o bem comum e impedir que o tédio se instale quando o trabalho atravessar um período de menor atividade.
O resultado será uma equipa mais envolvida, que não estará constantemente à procura de uma saída.
Já ouviu falar de equipas autogeridas? Se está a perguntar-se o que isso pode significar para si, veja isto: Equipas de projeto sem gestores de projeto: explorar o dilema da gestão de projetos (com Julia Ryzhkova, da Railsware)
5. Não negligencie as necessidades de recursos de equipamento
Embora as pessoas sejam o recurso mais importante na gestão de projetos, a gestão dos equipamentos necessários para o projeto também não pode ser ignorada. Lembro-me de uma história que um colega me contou sobre um projeto em que quase se esqueceram de encomendar os servidores a tempo para uma implementação de ERP de grande dimensão.
Mas não têm de ser apenas os equipamentos grandes e óbvios. Por exemplo, ao integrar novos funcionários e prestadores de serviços no seu projeto, poderá ter de fornecer um computador portátil e as licenças adequadas para as suas ferramentas baseadas na nuvem.
Se forem necessários três dias para obter a aprovação de uma subscrição de uma ferramenta por parte da equipa financeira, isso poderá significar três dias em que um membro da equipa fica impedido de concluir a sua tarefa. Esse fator tem de ser tido em conta no seu planeamento de recursos.
Para manter tudo sob controlo no que diz respeito aos equipamentos, processos sólidos de gestão de ativos e de aquisição devem fazer parte dessa análise:
Avalie o que tem
A lista de equipamentos da sua empresa está atualizada? É possível que já tenha no seu inventário aquilo de que precisa. Certifique-se de que reúne uma lista completa, exata e atualizada dos equipamentos a que tem acesso, físicos e baseados na nuvem.
Avalie aquilo de que precisa
Depois de adquirir aquilo de que precisa, existem outros elementos na gestão de recursos de equipamento. Por exemplo, a manutenção é uma tarefa importante da gestão de recursos de equipamento do projeto. Se reparar algo antes de avariar, pode evitar despesas desnecessárias e inesperadas no futuro.
Realocar quando necessário
Por vezes, se um equipamento estiver inativo numa tarefa, pode transferi-lo para uma tarefa diferente para manter a produção em andamento. Nem sempre faz sentido distribuir os recursos de equipamento de forma uniforme pelas tarefas.
Determine como utilizar os seus equipamentos onde o(s) seu(s) projeto(s) mais precisam deles. Esta é uma situação dinâmica que pode beneficiar de uma ferramenta de calendarização de recursos. O software pode ajudar não só na atribuição dos equipamentos agora, mas também a prever quando poderá ser necessário realocá-los no futuro.
6. Domine a gestão do orçamento
O recurso que é surpreendentemente mais ignorado ao planear os recursos do projeto é, na realidade, o dinheiro. Os recursos financeiros são o elemento facilitador que lhe permite ter as pessoas e os equipamentos de que precisa — são o combustível do combustível.
Segundo a FinancesOnline, 28 por cento dos projetos falham devido a estimativas de custos inexatas. Exceder claramente o orçamento prejudicará o resultado final do projeto. No entanto, ficar abaixo do orçamento também nem sempre é benéfico. A direção poderá detetar a discrepância e pensar que a empresa poderia ter utilizado noutro local os fundos atribuídos ao seu projeto. O princípio mais importante na elaboração de orçamentos é a exatidão.
Para os gestores de projetos, isto coloca uma ênfase adicional na gestão de custos. Para manter os custos sob controlo, tem de atribuir os recursos orçamentais adequados. Na realidade, o seu orçamento define os limites para a gestão dos seus outros recursos.
Tarefas de gestão dos recursos orçamentais
A gestão dos recursos orçamentais envolve quatro tarefas principais:
- Planeamento: Identifique os recursos de que irá precisar antes do início do projeto.
- Estimativa: Quantifique os custos necessários para obter os recursos que identificou na fase de planeamento.
- Orçamentação: Atribua um valor financeiro a cada tarefa, enquadre as tarefas numa linha temporal e defina marcos para avaliar a eficiência.
- Controlo: Meça os custos reais do projeto em relação ao orçamento e implemente um plano para controlar quaisquer desvios nos custos.
O alinhamento das finanças com os recursos sustenta o sucesso de um projeto. Se os seus recursos não cumprirem os requisitos necessários, corre o risco de atrasar o seu calendário e aumentar os custos. Se os seus recursos forem demasiado qualificados, os custos podem disparar.
Desafios da atribuição de recursos
Apesar de um planeamento exaustivo dos recursos, podem surgir situações imprevisíveis ao longo de um projeto. Dias de baixa médica, envios atrasados e alterações nas exigências dos clientes são apenas alguns dos imprevistos que podem obrigá-lo a adaptar rapidamente o seu plano de recursos. Quando estas situações ocorrem e os recursos alocados não conseguem satisfazer as necessidades do projeto, estamos perante um desafio de alocação de recursos.
A gestão de recursos utiliza duas técnicas principais para resolver estes desafios: nivelamento de recursos e suavização de recursos. O nivelamento de recursos modifica ou prolonga o cronograma de um projeto para o adaptar à disponibilidade dos recursos. Em contrapartida, quando os prazos não podem ser alterados, a suavização de recursos encontra uma forma de ajustar a disponibilidade dos recursos.
Por exemplo, imagine que outro projeto está a partilhar os recursos humanos de que necessita para uma tarefa. Com a suavização de recursos, pode alterar o cronograma para adiar a tarefa até que os trabalhadores estejam totalmente disponíveis.
Ou pode antecipar outras tarefas que os trabalhadores conseguem concluir agora. Outra opção é contratar mais trabalhadores. Em qualquer dos casos, concluirá o projeto no mesmo período de tempo. Em suma, terá “suavizado” a procura máxima de trabalhadores.
No entanto, se utilizasse o nivelamento de recursos na mesma situação, poderia simplesmente aumentar a duração da tarefa. Nesse caso, os trabalhadores dedicariam menos horas por dia. Ou poderia haver menos trabalhadores a concluir a tarefa. Isto pode ou não acabar por aumentar a duração total do projeto.
Utilizar software para a gestão de recursos
Lembra-se de ter dito no início que uma excelente ferramenta de gestão de recursos não servia de nada sem as devidas considerações relativamente à gestão de recursos? Pois bem, depois de colocar estas considerações em prática, a ferramenta de gestão de recursos adequada pode começar a fazer maravilhas pela forma como dimensiona o portefólio de projetos da sua organização.
Pode também constituir uma enorme vantagem competitiva. Noutro inquérito da Wellingtone, apenas 23 por cento dos inquiridos confirmaram que utilizam uma solução de software de gestão de recursos para a gestão do portefólio de projetos.
Então, como é que ajuda?
O software de gestão de recursos ajuda-o a fazer o planeamento rapidamente e a compreender melhor a disponibilidade e as competências da sua equipa de projeto. Ajuda-o a ir além da pergunta “quem está disponível” para começar a perguntar “quem é a melhor pessoa para o trabalho?”.
Por exemplo, pode juntar um cientista de dados apaixonado pela privacidade dos dados dos pacientes ao projeto de saúde que começará daqui a 10 semanas. Ou pode decidir atribuir 2 designers intermédios com supervisão, em vez de utilizar o seu designer principal, que cobra o triplo. Melhor ainda, pode explorar as competências da sua equipa para verificar se é possível desenvolver uma nova oferta de serviços.
Esta é também uma forma de criar um ambiente mais positivo e produtivo para os trabalhadores: quando a sua equipa sabe que os seus interesses, áreas de desenvolvimento e objetivos estão a ser tidos em conta no trabalho que lhe é atribuído, é mais provável que se envolva e se sinta motivada no seu dia a dia.
A tecnologia também ajuda a criar representações visuais da carga de trabalho. Uma das formas mais úteis de ilustrar as atividades de um projeto é utilizar um gráfico de Gantt. Um gráfico de Gantt é um gráfico de barras que proporciona uma representação visual de todo o projeto, incluindo o âmbito completo e os cronogramas do projeto. Se cobrar com base em tarifas diárias, é uma forma fácil de visualizar os custos no contexto da disponibilidade dos membros da equipa. Também é útil para identificar onde as atividades que estão fora da cadeia crítica podem ser reorganizadas para colocar a pessoa certa no trabalho.
Além disso, estes recursos visuais ajudam os membros da equipa de projeto a prepararem-se para as tarefas e a transitarem entre elas mais facilmente. Também criam um sentimento de união e responsabilidade pessoal — cada trabalhador consegue ver claramente de que forma uma tarefa individual contribui para o plano do projeto.
O que se segue?
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