6 Automações Transformadoras que Todos os Gestores de Projeto Devem Experimentar
Automatizar a Comunicação: Os gestores de projeto podem melhorar a rapidez da comunicação com os clientes, mantendo simultaneamente um toque pessoal, através de respostas automatizadas.
Simplificar as Atualizações: Podem ser utilizados agentes de IA para converter dados técnicos de projetos em atualizações claras, destinadas aos clientes.
Manter os Dados Limpos: A automatização da limpeza de dados pode evitar problemas decorrentes de informações incorretas ou desatualizadas nos CRMs.
Transições Eficientes: Os fluxos de trabalho automatizados podem facilitar transições harmoniosas entre as vendas e as operações, minimizando a introdução manual de dados.
O Discernimento é Importante: A automação é útil para tarefas rotineiras, mas a supervisão humana é essencial para a tomada de decisões finais.
Os gestores de projetos já não ficam à espera que os fornecedores de software criem o fluxo de trabalho de que precisam. Atualmente, muitos gestores de projetos estão a criá-lo por si próprios — ligando APIs, scripts e agentes de IA para eliminar tarefas repetitivas, mantendo simultaneamente uma pessoa firmemente responsável pelas decisões e aprovações finais.
Perguntámos aos líderes de operações que conhecíamos e que estavam profundamente envolvidos no mundo das automatizações de fluxos de trabalho: qual foi a automatização mais revolucionária que integraram no seu fluxo de trabalho?
Eis o que, segundo eles, funciona. E onde traçaram o limite da automatização.
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Automatizar a comunicação com os clientes sem perder o toque pessoal (ou o negócio)
Muitas empresas vivem ou morrem pela rapidez com que respondem a um novo potencial cliente. Mas é irrealista esperar que uma pessoa responda em poucos minutos. É aqui que entra a automatização, criando respostas automaticamente sem nunca enviar nada que não tenha sido revisto.
Todos estes exemplos de automatização das comunicações com os clientes mostram que não é necessária uma ferramenta dispendiosa para tornar a automatização possível. Pode fazer as automatizações funcionar com as ferramentas que já utiliza.
Rascunhos de e-mail prontos a enviar
Jacob Varghese, proprietário da Zion Foodtrucks, descreveu o fluxo que criou para gerir os potenciais clientes recebidos: “Eis como está configurado: uma tarefa agendada é executada no GitHub Actions, pelo que funciona na nuvem, quer o meu computador portátil esteja ligado ou não. Em cada execução, um script Python extrai do Outlook os novos e-mails de potenciais clientes através da API Microsoft Graph, lê o que a pessoa escreveu e envia-o para o Claude. O Claude cria uma resposta adaptada ao contexto do e-mail e às perguntas colocadas, com uma ligação do Calendly para que a pessoa possa marcar uma chamada de imediato. Esse rascunho volta a aparecer no meu Outlook como um rascunho normal, para que eu o leia e envie.”
Acompanhar as mensagens do WhatsApp
Walid Chaya, proprietário de uma agência imobiliária, chegou à mesma conclusão depois de um atraso dispendioso. “Um dia, um cliente contactou-me através do WhatsApp. Vi a mensagem e não me apeteceu responder de imediato. Passaram cerca de duas horas e enviei-lhe uma mensagem. O que esse cliente me disse deixou-me chocado: já tinha encontrado um imóvel. Em duas horas! Adiei a comunicação por impulso e ele já tinha tratado de tudo. Foi então que percebi que a ideia não é responder mais depressa sempre que calha ver a mensagem, porque, bem, sou humano. A ideia é tê-la automatizada.”
Explicou a forma simples como o fez: “Peguei em todas as redes sociais que utilizo, que neste caso são as geridas pela Meta: WhatsApp, Instagram e Facebook. Liguei-as através de uma API e de um LLM e associei tudo a um calendário.”
Um dia, um cliente contactou-me através do WhatsApp. Vi a mensagem e não me apeteceu responder de imediato. Passaram cerca de duas horas e enviei-lhe uma mensagem. O que esse cliente me disse deixou-me chocado: já tinha encontrado um imóvel.
Comunicações organizadas por nível de urgência
Eric Turney, proprietário da The Monterey Company, criou um sistema para detetar oportunidades que surgem fora de uma caixa de entrada típica: “O F5Bot e os Google Alerts enviam por e-mail novas menções e discussões relevantes. Essas oportunidades são adicionadas a uma folha de cálculo do Google partilhada, com o URL da conversa, a categoria do produto, a pergunta do comprador, o nível de urgência e o estado. Depois, o ChatGPT ajuda a resumir a discussão e a preparar um primeiro rascunho. Uma pessoa revê todas as respostas quanto à exatidão, ao tom e à utilidade efetiva de responder.”
Transformar dados dispersos de projetos em atualizações prontas para os clientes
Manter os clientes atualizados sobre o progresso de um projeto significa muitas vezes recolher o estado de meia dúzia de ferramentas e traduzi-lo para algo que pessoas não técnicas consigam realmente ler.
Jeremy Belcher, fundador da Robot Heart Studios, resolveu este problema criando um agente de IA que faz a recolha e a tradução por ele. “O que automatizei: as notas de lançamento completas. Criei um agente de IA (uma competência do Claude) que recolhe o trabalho concluído durante a semana no Linear, verifica-o em relação aos PRs do GitHub integrados, consulta o Slack, o e-mail e as gravações das minhas chamadas. Depois, cria um primeiro rascunho de notas de lançamento destinadas ao cliente, numa linguagem simples, e escreve-o no portal do cliente. Eu inicio o processo, ele cria o rascunho e eu revejo e publico.”
Criei um agente de IA (uma capacidade do Claude) que reúne o trabalho concluído da semana no Linear, verifica-o face aos PRs integrados do GitHub, consulta o Slack, o Email e as gravações das minhas chamadas e, em seguida, redige uma nota de lançamento dirigida ao cliente.
Também nos explicou como liga o seu conjunto de ferramentas: “A API do Linear fornece os dados dos problemas e dos ciclos, o GitHub fornece o histórico de integrações, o Google trata do email, o Slack e os MCPs do Granola fornecem o contexto e um agente Claude, no meio, traduz a linguagem dos programadores para algo que um cliente consegue realmente ler.”
A consistência do resultado é tão importante como o tempo poupado, observou Belcher: “A capacidade está sob controlo de versões, por isso funciona da mesma forma todas as semanas, em vez de eu reinventar o formato todas as sextas-feiras.”
Manter os dados do CRM e das tarefas limpos e autoatualizados
Os dados incorretos prejudicam silenciosamente mais projetos do que a maioria das equipas imagina, e alguns profissionais automatizaram a própria limpeza, em vez de automatizarem apenas os relatórios que dela dependem.
Dados de clientes autoatualizados
Justin DeBron, Diretor-geral da Peak Time Pickleball, ignorou completamente as ferramentas de automatização de arrastar e largar e optou por um pequeno script personalizado que é executado automaticamente: "Ignorei deliberadamente o middleware sem código. Trata-se de um script Python executado como um fluxo de trabalho agendado do GitHub Actions através de um acionador cron. Cada segmento no HubSpot é agora autoatualizado, em vez de ser criado manualmente. A tarefa também deteta problemas nos dados por si só. Na primeira execução sem erros, assinalou 259 contactos sem email e alguns endereços com erros tipográficos para a minha equipa corrigir."
Cada segmento no HubSpot é agora autoatualizado, em vez de ser criado manualmente. A tarefa também deteta problemas nos dados por si só.
Transferências automatizadas entre vendas e operações
Hamza Amir, Fundador da Jabwewed, automatizou a transferência entre as vendas e as operações, para que as tarefas de integração deixassem de depender de alguém se lembrar de as criar: “Criei um fluxo de trabalho no Make.com que é acionado automaticamente quando o estado de um fornecedor é atualizado no HubSpot. Cria uma tarefa de integração estruturada no ClickUp, com campos pré-preenchidos diretamente a partir do registo do HubSpot — nome do fornecedor, categoria, informações de contacto e nível de prioridade — para que nada tenha de ser introduzido manualmente de novo.”
Onde a automatização deve parar e o discernimento deve assumir o controlo
Praticamente todos os profissionais com quem falámos estabeleceram uma linha clara entre o que é automatizado e o que permanece com uma pessoa, por mais competente que a automatização se torne.
Philip Ruffini, CEO da Hire Overseas, explicou-nos que a sua regra é “automatizar a preparação e o trabalho pesado, e deixar a IA tratar dos primeiros 80 por cento. Manter uma pessoa nos últimos 20% e na decisão final propriamente dita. Nunca automatizamos a decisão, apenas tudo o que a antecede.”
Graham Mann, Fundador da SEOTakeoff, apresentou o mesmo princípio em torno daquilo que torna a automatização realmente útil, em vez de apenas impressionante: “A minha regra: automatizar a organização, a síntese e o encaminhamento, mas manter o discernimento, a definição de prioridades e as aprovações com uma pessoa. É geralmente aí que a automatização ajuda os gestores de projetos a trabalhar, em vez de criar um segundo sistema que as pessoas tenham de gerir.”
Para os gestores de projetos, essa é a verdadeira oportunidade: não criar sistemas que funcionem sozinhos de ponta a ponta, mas criar sistemas que lhe entreguem as decisões importantes.
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