5 dicas de controlo do tempo para o ajudar a criar melhores orçamentos
O "tempo de trabalho" parece sempre ser algo simples até me sentar para preencher o meu registo de horas. Passei mesmo 45 minutos a redigir aquele e-mail ou estava perdido nos meus pensamentos, a cantar ao som da Taylor Swift? (Não julgue.)
O registo de horas pode parecer uma tarefa aborrecida, mas também é inegavelmente útil. Pode ajudá-lo a compreender como uma equipa de projeto emprega o seu tempo, perceber quanto tempo será necessário para concluir algo e até ajudá-lo a ser pago (olá, horas faturáveis!). Na gestão de projetos, o tempo e o dinheiro estão tão intimamente ligados como a Taylor Swift e letras de canções incríveis. (A sério, pare de julgar.)
Como registar o tempo de trabalho despendido num projeto?
Existem algumas formas de registar o tempo que os colaboradores despendem nos projetos. O método que utilizo depende da forma como o contrato ou o âmbito do trabalho está redigido e do que precisamos para poder faturar o trabalho.
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- Estimativa aproximada: Utilizo este método para projetos internos ou quando o contrato tem um preço fixo. Quero compreender quantas horas cada pessoa despendeu nas suas tarefas e quanto tempo demorámos a concluir o projeto. Como não vou comunicar o número de horas, não utilizo um sistema de registo de horas nem peço à equipa que registe o seu tempo.
- Registo de horas por pessoa: Utilizo este método quando a faturação é feita à hora. A equipa terá de registar todo o tempo que despende no projeto numa ferramenta de registo de horas, para que eu possa obter relatórios conforme necessário para a faturação. Pode utilizar software de registo de horas para este efeito, bem como software de gestão de recursos que inclua funcionalidades de faturação.
- Registo de horas por tarefa: Em alguns casos, como num projeto ágil em que vários membros da equipa trabalham em funcionalidades específicas de diferentes áreas, posso pedir à equipa que registe o tempo dedicado a uma funcionalidade específica. Isto pode ajudar a determinar se é necessário ajustar os orçamentos para futuros ciclos de trabalho.
Qual é uma boa aplicação para registar as horas de trabalho?
Existem muitas aplicações que podem ser utilizadas para registar o tempo despendido no trabalho de um projeto. Se procura software autónomo de registo de horas, existem várias opções que recomendamos. É frequentemente útil procurar um sistema de registo de horas que possa sincronizar-se com o seu calendário e criar automaticamente registos de tempo em seu nome.
Pode também considerar a utilização de ferramentas de gestão de projetos com registo de horas integrado. Estas funcionalidades permitem-lhe comparar as estimativas de tempo do projeto com dados em tempo real. Ter as informações das tarefas e do registo de horas num único local pode ajudar na elaboração de relatórios, na previsão baseada em dados em tempo real e na elaboração de orçamentos.
5 formas de utilizar o registo de horas na elaboração de orçamentos
1. Criar estimativas análogas
Dispor de dados de projetos e tarefas pode ajudá-lo a criar estimativas para projetos futuros. Por exemplo, se souber que, em média, um designer demora 10 horas a fazer a pesquisa e a criar um painel de inspiração e uma biblioteca de padrões no início da reformulação de um site, poderá estimar 8 horas para um site mais pequeno e 12 horas para um site maior e mais complexo ao preparar a sua proposta inicial para um novo trabalho.
2. Determinar como atribuir recursos
Os dados do registo de horas podem ajudar no planeamento do projeto (e na criação do orçamento do projeto), ajudando-o a determinar como atribuir os seus recursos. Se souber que tem um prazo mais apertado e um orçamento maior, poderá querer atribuir o seu programador mais experiente.
Embora esta pessoa possa faturar a uma taxa horária superior à de um recurso com menos experiência, conseguirá concluir o trabalho de forma mais eficiente. A realização deste tipo de gestão de recursos só é possível com bons dados de registo de horas.
3. Definir referências
O registo de horas pode ajudá-lo a definir referências para o trabalho do projeto, o que pode conduzir a uma elaboração de orçamentos mais precisa. Ter um orçamento de tempo para cada atividade ajudá-lo-á a estimar melhor o tempo necessário para concluir um projeto.
Estas referências também podem estar associadas a funções. Assim, por exemplo, se tiver designers juniores e designers mais experientes na sua equipa, poderá definir referências diferentes para cada função. Poderá ser razoável dizer que os designers juniores normalmente precisam de três dias para conceber uma página de destino, mas que um designer sénior deverá conseguir fazê-lo num dia e meio. Saiba mais sobre como um melhor registo de horas melhora o planeamento de projetos futuros.
Ao criar a estimativa do projeto, não se esqueça de adicionar alguma margem para ter em conta as nuances do projeto, como o tempo para revisões e feedback do cliente, bem como quaisquer outros requisitos que possam ser descobertos depois de o projeto arrancar! Desta forma, a rentabilidade não será afetada caso o novo projeto ultrapasse aquilo que definiu como referência.
4. Gestão do tempo em projetos
Embora o desempenho passado nem sempre seja um bom indicador do desempenho futuro, pode dar-lhe uma ideia bastante clara do que esperar. Acompanhar o tempo dá-lhe dados úteis para poder planear o futuro. Se sabe que a sua equipa nunca conseguiu concluir uma tarefa específica em menos de três dias, certifique-se de planear pelo menos três dias (idealmente quatro ou cinco) quando essa tarefa surgir num novo projeto.
Quando as equipas trabalham em vários projetos, a gestão do tempo é fundamental. É como jogar Tetris. Para concluir todo o trabalho a tempo, deve garantir que cada membro da equipa tem tempo suficiente para concluir as suas tarefas sem pressa nem necessidade de fazer horas extraordinárias constantemente.
A primeira situação pode resultar num trabalho descuidado e a segunda irá provavelmente conduzir a um esgotamento sério. Utilizar dados anteriores de acompanhamento do tempo para ajudar a gerir o tempo nos projetos atuais pode ajudar a evitar que isto aconteça — este é um importante benefício do software de acompanhamento do tempo.
5. Torne o acompanhamento do tempo simples para obter registos de tempo precisos
Quando se trata de acompanhar o tempo, ninguém quer interromper o seu dia de trabalho para “picar o ponto” sempre que muda de tarefa ou de projeto. Por isso, para obter os dados mais precisos e permitir que os membros da sua equipa criem as suas folhas de horas em tempo real, experimente algumas automatizações.
Como já vimos, algumas aplicações de controlo do tempo têm integrações com software popular de gestão de projetos e software de orçamentação de projetos, ou podem ser integradas diretamente no seu navegador Web. Quanto mais simples tornar o acompanhamento do tempo para a sua equipa, maior será a adesão e mais precisos serão os dados que terá, sobretudo se partilharem a ideia de que acompanhar o tempo é prejudicial.
Isto é importante porque, quanto mais vezes por dia as pessoas mudam de aplicação ou alternam entre janelas, mais tempo precisam para concluir o trabalho.
Um artigo da Harvard Business Review sobre este tema afirma: “Descobrimos que, em média, o custo de uma mudança é ligeiramente superior a dois segundos e que o utilizador médio do conjunto de dados alternava entre diferentes aplicações e sites quase 1.200 vezes por dia. Isto significa que as pessoas nestas funções passavam pouco menos de quatro horas por semana a reorientar-se depois de mudarem para uma nova aplicação. Ao longo de um ano, isso equivale a cinco semanas de trabalho, ou 9% do seu tempo anual de trabalho.”
Encontre aqui mais boas práticas para o acompanhamento do tempo.
E agora?
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