2 Formas Como o Registo de Tempo Melhora o Planeamento de Projetos Futuros
Quando se trata de gerir o trabalho dos clientes, o registo do tempo tornou-se uma ferramenta padrão na gestão do orçamento. Os benefícios vão muito além disso, desde fornecer informações sobre o calendário do projeto e os riscos relacionados com a gestão de recursos até melhorar o planeamento do projeto.
Implementar o registo do tempo numa organização pode parecer assustador e pode desencadear uma série de emoções entre os colaboradores, mas quando paramos para compreender por que razão é necessário e quais são os benefícios tanto a curto como a longo prazo, conseguimos perceber o valor face ao esforço e à energia despendidos.
Vejamos por que razão vale a pena registar o tempo e como um registo mais eficaz pode fornecer informações mais relevantes para o planeamento de futuros projetos.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Por que razão registar o tempo?
O registo do tempo pode apoiar a forma como gere os seus projetos e as suas equipas atuais. À medida que conduz um projeto, avalia a sua previsão (estimativa do projeto) face à realidade (tempo registado) para verificar se está a seguir a trajetória inicialmente prevista.
Ao registar o tempo ao longo do projeto através de software de registo do tempo, terá dados para acompanhar o progresso do projeto e avaliar se está a aproximar-se dos seus objetivos e marcos ou se existe o risco de exceder o orçamento. Se ocorrer um excesso, isso não afeta apenas o orçamento e os custos do projeto, mas também o calendário em questão, uma vez que é necessário mais tempo de trabalho do que o planeado para concluir o projeto.
Isto também pode ter um impacto em cadeia noutros projetos se um recurso for partilhado e um excesso atrasar o trabalho do outro projeto (e do projeto seguinte, e do seguinte…). Ao perceber a trajetória numa fase inicial, torna-se possível mitigar os riscos mais cedo no processo, o que pode potencialmente reduzir o impacto no conjunto mais amplo de projetos.
Para além destes benefícios a curto prazo, o registo do tempo do projeto também pode fornecer dados valiosos para futuros planos de projeto.
Como o registo do tempo beneficia o planeamento de futuros projetos
1. Permite que os dados reais do projeto orientem as previsões para obter estimativas de tempo e planeamentos orçamentais precisos
Os projetos são definidos e estimados com base em vários pressupostos, e o registo do tempo permite testar e ajustar esses pressupostos do projeto para trabalhos futuros. Este é um excelente exemplo de como o registo do tempo para a gestão de riscos funciona na prática, proporcionando a visibilidade necessária para intervir antes de os excessos se tornarem problemas críticos. Podemos pensar que uma entrega demora x horas a concluir, mas será isso verdade?
O registo fornece dados reais e acionáveis sobre o tempo, garantindo que os projetos não são subestimados no que diz respeito à criação de calendários de recursos, à estimativa de custos e à garantia de que a afetação de recursos é eficiente (ou seja, que as pessoas não têm uma afetação excessiva).
2. Fornece informações mais precisas sobre a disponibilidade da equipa para trabalhos futuros
Muitas vezes, sobrestimamos o volume de trabalho de projeto que um recurso é capaz de realizar, porque subestimamos o volume de trabalho/comunicação interna. A liderança pode assumir que a taxa de utilização (a percentagem do tempo de um colaborador dedicada ao trabalho de projeto) será próxima dos 100%. Isto não tem em conta aspetos como uma reunião semanal da equipa, e-mails internos sobre benefícios, comunicações internas, entre outros, e pode ter impactos negativos na produtividade dos colaboradores.
Ao registar o tempo numa aplicação de registo do tempo (ou de qualquer outra forma), obtemos informações mais precisas sobre a taxa de utilização de cada pessoa e, por conseguinte, podemos fazer melhores pressupostos sobre a utilização prevista para trabalhos futuros.
Normalmente, devemos procurar atingir uma utilização entre 70-80% no trabalho de projeto. Isto pode variar consoante a função ou caso alguém também esteja a trabalhar em projetos internos, mas um limite de 80% é uma boa abordagem ao prever os recursos. Isto também proporciona alguma margem para riscos inesperados, como a ausência imprevista de um membro essencial da equipa do projeto.
E é aqui que pode mudar as opiniões da sua equipa, especialmente se esta considerar que o registo do tempo é prejudicial: mostre-lhe como está a utilizar o registo do tempo e como este realmente a beneficia. Ao ter em conta tudo o que os membros da equipa fazem, pode ajudar a garantir que têm uma carga de trabalho razoável.
Como registar o tempo nos seus projetos
O registo do tempo pode parecer assustador quando é necessário fazê-lo pela primeira vez. Até que nível de detalhe deve registar o tempo exato despendido? Até que nível de detalhe deve especificar aquilo em relação ao qual está a registar o tempo?
Tudo o que faz para um projeto deve ser acompanhado. Uma boa pergunta a fazer a si próprio é: “isto teria de acontecer se este projeto não existisse?” Se não, então deve ser associado ao projeto.
Isto vai além de contabilizar apenas o tempo despendido na realização do trabalho necessário para concluir os entregáveis. Inclui também reuniões internas para definir a estratégia do projeto, comunicações/revisões internas, reuniões com clientes, etc.
Ao não contabilizar estas áreas mais ambíguas, corre o risco de subestimar o tempo necessário para concluir um projeto, o que não só coloca esse projeto em risco, como pode também ter um impacto mais amplo e progressivo no seu conjunto de trabalhos.
Quando se trata do nível de detalhe do acompanhamento, parte desse nível pode depender das necessidades de relatórios de tempo da organização/do cliente.
Uma boa regra geral é acompanhar ao nível da tarefa individual ou do esforço de trabalho. Por vezes, pode tratar-se do entregável como um todo; noutras, pode ser uma ronda de um entregável. Pode parecer trabalhoso acompanhar até esse nível, mas também lhe proporciona uma visão extraordinária de onde o tempo da equipa está a ser investido — uma visão que poderá utilizar mais tarde para realizar uma auditoria ao tempo e ajustar os seus processos em conformidade.
Por exemplo, se acompanhar ao nível do entregável e verificar que está constantemente a registar mais horas faturáveis do que as inicialmente estimadas, não terá uma visão suficientemente clara do motivo. Ao acompanhar um nível abaixo, poderá perceber que estão a ser despendidas demasiadas horas de trabalho na ronda final de feedback, o que pode dever-se a requisitos ambíguos no início do trabalho ou à inclusão tardia de demasiados intervenientes por parte do cliente.
Tal como as estimativas nunca serão 100% precisas, o tempo registado também não será exato ao minuto. Normalmente, vemos registos de tempo arredondados nas ferramentas de registo de horas, por exemplo, a cada 15 minutos, para equilibrar o tempo despendido no registo com a realidade de pessoas imperfeitas.
Alguém pode planear passar a tarde a trabalhar num determinado entregável, mas um colega envia-lhe uma mensagem com uma pergunta sobre outro projeto e, por isso, dedica alguns minutos a responder-lhe; depois, outro cliente envia-lhe um e-mail com uma necessidade urgente e a pessoa muda de tarefa durante uma hora, etc.
É por isso que o registo diário (ou a adição de informação às folhas de horas ou folhas de cálculo no final de períodos de trabalho importantes) é tão útil. Quando chegamos ao final da semana, é praticamente impossível recordar quanto tempo foi dedicado a cada tarefa específica e o nível de precisão dos seus registos de tempo diminui acentuadamente.
O que se segue?
Ao começar a acompanhar o tempo e reforçar as melhores práticas de acompanhamento do tempo, os benefícios estender-se-ão muito para além dos projetos atuais.
Desde melhores estimativas orçamentais até um planeamento de capacidade mais realista, haverá um ciclo contínuo em que os dados dos projetos atuais informarão o planeamento de projetos futuros, permitindo à sua equipa gerir a carga de trabalho de forma mais realista e preparar os seus projetos para o sucesso.
Consulte a nossa lista das melhores ferramentas de planeamento de projetos.
