Gerir Orçamentos e Rentabilidade de Projetos (Com Tomislav Car, da Infinum)

Leia a transcrição:

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Ben Aston:

Bem-vindo ao podcast do DPM, onde vamos além da teoria para apresentar dicas e truques que funcionam na liderança de melhores projetos digitais. Obrigado por nos acompanhar. Sou Ben Aston, fundador do The Digital Project Manager. Pergunto-me: os seus projetos estão dentro do orçamento e sabe se estão dentro do orçamento? São rentáveis? Sabe qual é a rentabilidade e tem a certeza de que são rentáveis? Pergunto-me se faria diferença na forma como planeia, define prioridades e executa os seus projetos se soubesse exatamente qual era a situação.

Continue a ouvir este podcast, patrocinado pela Productive, para perceber como pode gerir uma agência mais rentável e manter os seus projetos dentro do orçamento. Hoje estou acompanhado por Tom Car. É um empresário de 30 anos e o mais interessante é que nunca teve um emprego convencional. É CEO da Infinum, uma agência independente de design e desenvolvimento de software, e da Productive, uma ferramenta para gerir uma agência rentável. Olá, Tom.

Tom Car:

Olá.

Ben Aston:

Comecemos então por este facto curioso de nunca ter tido um emprego convencional. Como conseguiu chegar tão longe na vida sem ter trabalhado normalmente, ou pelo menos sem ter tido um emprego tradicional?

Tom Car:

É uma piada. É assim que costumo dizer: nunca tive um emprego verdadeiro porque, quando terminei o ensino secundário, tinha cerca de 18 anos e comecei o meu próprio negócio com um sócio. Sempre trabalhei por conta própria. Sempre geri empresas, por isso nunca trabalhei realmente para outra pessoa. É essa a forma como o digo: nunca tive verdadeiramente um emprego.

Ben Aston:

Muito bem. Começou a Infinum quando estava na universidade?

Tom Car:

Sim. Terminámos o ensino secundário e éramos basicamente miúdos que programavam, mas queríamos fazer mais do que isso. Queríamos criar uma empresa. Ao mesmo tempo, estávamos a começar a universidade, mas tínhamos algumas boas ideias e oportunidades e simplesmente fundámos a empresa. Durante os primeiros cinco ou seis anos fomos apenas nós os dois. Geríamos o negócio em part-time enquanto estudávamos informática.

Os primeiros seis anos correram bem. Imagine: é um estudante universitário, mas também está a ganhar algum dinheiro extra com um negócio. De certa forma, foi o dinheiro mais fácil que alguma vez ganhei. Depois tornou-se muito mais difícil: era preciso contratar colaboradores, fazer crescer o negócio e tratar de todas essas outras questões. No início éramos sobretudo nós os dois a trabalhar na casa do Matej, o meu sócio, na cozinha. Nos Estados Unidos fala-se sempre de empresas iniciadas numa garagem ou numa cozinha. Depois começámos a crescer e a contratar pessoas. Atualmente, a Infinum tem mais de 200 pessoas.

Ben Aston:

Portanto, a Infinum é a mesma empresa que fundou enquanto estava na universidade?

Tom Car:

Sim, exatamente a mesma empresa.

Ben Aston:

E essas 200 pessoas estão distribuídas pela Croácia e pelos Estados Unidos?

Tom Car:

Sim. A maioria dos nossos clientes está nos Estados Unidos e a maior parte da nossa equipa está na Croácia, mas hoje estamos cada vez mais distribuídos. Já não estamos apenas na Croácia: estamos por toda a Europa e nos Estados Unidos. De uma forma geral, com tudo o que é digital atualmente, as pessoas podem trabalhar a partir de qualquer lugar, e é assim que trabalhamos.

Ben Aston:

Fale-me então da transição de uma pequena empresa de duas pessoas para uma organização com 200 pessoas. Quais são alguns dos desafios que enfrenta agora e como se comparam com os desafios de quando tinha uma empresa com 10 ou 20 pessoas?

Tom Car:

A principal diferença é que, quando somos pequenos, por exemplo cinco pessoas, estamos muito envolvidos em todos os projetos e em tudo o que fazemos pelos clientes. Se formos programadores ou designers, provavelmente estamos a realizar o trabalho faturável que entregamos aos clientes. À medida que o tempo passa e queremos fazer crescer a empresa, transitamos para a gestão: gestão de projetos, gestão da equipa ou uma combinação das duas. Depois começamos a desenhar a nossa própria empresa. Existem vários marcos. Normalmente, por volta das 10 pessoas, é necessário fazer algumas alterações, reorganizar e encontrar uma nova forma de trabalhar. Com cerca de 30 pessoas surge outro marco.

Sentimos que, por volta das 80 pessoas, tínhamos de mudar, criar algum tipo de hierarquia e definir processos. Isso sustentou-nos durante algum tempo. Ainda hoje, com 200 pessoas, estamos organizados de forma bastante semelhante ao que acontecia quando éramos 80, embora tudo dependa da estrutura da empresa. As principais mudanças são que tudo cresce e as pessoas já não se conhecem tão bem. Por isso, é necessário trabalhar na comunicação interna da empresa e formalizar um pouco mais muitas das práticas. Mas, se formos bons nisso, ainda conseguimos manter a mesma cultura com que começámos, mesmo tendo 200 pessoas.

Ben Aston:

À medida que passou por esse processo, onde encontrou inspiração e com quem aprendeu enquanto evoluía de gerir uma empresa de duas pessoas para uma de 200?

Tom Car:

Acho que encontro a maior parte da inspiração no Twitter. Uso o Twitter há muito tempo e, ao longo dos anos, criei uma lista muito selecionada de pessoas, empresas e marcas que sigo. Quando abro o feed, nunca é aborrecido. É sempre algo como: “É exatamente isto que quero saber.” É uma mistura de tudo. Algumas pessoas vêm do mundo das agências, outras de empresas de produto ou de startups. Também sigo marcas e outros tipos de contas. Diria que me inspiro em diferentes tipos de empresas tecnológicas.

Ben Aston:

Existe alguma coisa em que esteja a trabalhar este ano, para a agência ou para si, que esteja a tentar melhorar especificamente?

Tom Car:

Na minha vida, que está muito interligada com o negócio, tenho-me interessado bastante por produtividade, sobretudo pela produtividade pessoal. Emails, tarefas e tudo isso são importantes para mim. Tenho de organizar bem estas coisas porque fico muito ansioso quando tenho mais de 20 emails na caixa de entrada. Esse é um dos temas pelos quais estou mais apaixonado.

Ben Aston:

Qual é o seu sistema?

Tom Car:

É uma combinação de coisas. Para todas as tarefas de trabalho, utilizamos a Productive, o que remove esse ruído da minha caixa de entrada. A Productive tem a sua própria caixa de entrada e funciona também como um sistema de caixa de entrada vazia. De uma forma geral, aplico na minha caixa de email o sistema dos quatro D, se o conhecer. Quando recebemos um email, devemos apagá-lo, delegá-lo, fazer o que é necessário imediatamente ou adiá-lo. O quarto D é “defer”, ou seja, adiar.

Sou muito rigoroso com isso. Às vezes mantemos emails na caixa de entrada durante semanas, pensando: “Preciso de tempo para responder.” Mas, muitas vezes, não precisamos de assim tanto tempo; precisamos apenas de tomar uma decisão. O meu objetivo pessoal para o próximo ano é melhorar, ser mais rápido e delegar mais tarefas. Já deleguei muitas coisas a outras pessoas e sinto-me muito mais feliz por isso.

Ben Aston:

Tem a sua própria ferramenta, a Productive, uma ferramenta completa de gestão de fluxos de trabalho. Como surgiu? São uma agência, não principalmente uma empresa de produtos. Como chegaram à conclusão de que as ferramentas existentes não faziam o que queriam e que deviam criar a vossa própria ferramenta?

Tom Car:

A primeira versão da Productive era apenas uma ferramenta interna que criámos para nós próprios. Já existiam ferramentas de registo de tempo e a primeira versão era essencialmente isso. Penso que a criámos porque queríamos experimentar: construir rapidamente uma ferramenta de controlo de tempo, como um projeto de fim de semana, e começar a utilizá-la. Depois de algum tempo, éramos uma empresa pequena e tínhamos a sensação de que os projetos não estavam a correr muito bem. Comecei a fazer cálculos no Excel, juntando os nossos custos, horas, custo por hora da equipa e o valor que faturávamos. Quando o preço era fixo, era ainda mais difícil perceber o que estava a acontecer.

Até que pensei: “Vamos criar um sistema à volta disto. Quero gerir isto corretamente e ter uma visão geral do que está a acontecer em cada projeto em qualquer momento.” Foi assim que construímos a Productive. Na primeira versão, registava-se o tempo e a ferramenta dizia se o projeto era rentável e em que medida. Num projeto de preço fixo, começamos com 100% de rentabilidade se ainda não registámos horas, porque ainda não trabalhámos. Depois esse valor vai descendo até chegar a zero. Se ultrapassarmos o limite de rentabilidade, começamos a perder dinheiro. Todos os gráficos ficam vermelhos.

Quando implementámos isto pela primeira vez, introduzimos alguns meses de dados anteriores e tudo estava vermelho. Percebemos que tudo o que fazíamos era pouco rentável ou não era rentável de todo. Depois começámos a mudar as coisas simplesmente por observar os dados e os gráficos. Isso mantém-nos no caminho certo e faz com que gerimos melhor o trabalho.

Ben Aston:

A Productive evoluiu de uma ferramenta de controlo de tempo, estimativa e reconciliação para uma ferramenta completa de gestão de fluxos de trabalho. Como aconteceu essa evolução?

Tom Car:

Começámos a acrescentar funcionalidades e a pensar na direção que queríamos seguir. Como trabalhamos no mundo das agências, conhecemos muitas empresas e mostrámos-lhes a ferramenta. Diziam que era excelente, mas acrescentavam sempre: “Também uso outra ferramenta para isto e outra para aquilo.” Todos queriam ter tudo num único lugar. Não se trata apenas de não ter de pagar cinco ferramentas; o problema principal é que os dados ficam em silos separados. A única forma de os ligar é através do Excel.

As pessoas exportavam tudo, faziam análises e, se se esquecessem de o fazer ou não tivessem tempo, ficavam sem informação. Pensámos então em transformar a Productive no único lugar onde as empresas pudessem obter a rentabilidade que nós tínhamos conseguido, juntamente com todas as outras funcionalidades que utilizavam em diferentes ferramentas. Assim nasceu a visão tudo-em-um da Productive: ajudar a gerir tudo o que uma agência precisa — gestão de projetos, faturação, controlo de tempo, rentabilidade e CRM, com todos os clientes num só lugar.

Ben Aston:

Que tipo de agências gosta mais da ferramenta? Qual é a dimensão ou o tipo de agência que mais beneficia dela?

Tom Car:

De uma forma geral, as agências têm entre 10 e 100 pessoas. Existem maiores e menores, mas esse é o intervalo habitual e também corresponde ao nosso tipo de clientes. As necessidades variam. As agências pequenas concentram-se mais nas tarefas do dia a dia e na gestão de todos os pequenos detalhes. As maiores estão mais focadas em relatórios, previsões e métricas. Querem ver números e perceber o que vai acontecer no futuro.

Os nossos melhores clientes são agências que nos procuram porque querem trabalhar na empresa, e não apenas dentro dela. Querem melhorá-la, crescer e tornar a sua vida mais simples. Têm objetivos concretos e a ferramenta funciona muito bem para elas.

Ben Aston:

O que está previsto para a Productive? Já é uma ferramenta bastante completa. Inclui faturação? Qual é o próximo passo do produto?

Tom Car:

A faturação já está incluída. Pode utilizar a faturação autónoma que disponibilizamos ou integrar a Productive com outras ferramentas. Pode usar-nos para criar faturas e depois exportá-las para uma ferramenta de contabilidade à sua escolha. Temos integrações com QuickBooks e Xero, por exemplo, e o contabilista pode utilizar esses dados para tratar da parte fiscal.

O nosso principal foco nos próximos dois trimestres é oferecer mais flexibilidade. Uma das funcionalidades que estamos a introduzir são os campos personalizados. A maioria das funcionalidades da Productive foi concebida da forma que imaginámos, mas recebemos muitos pedidos, como “Posso adicionar este campo a um orçamento?” ou “Posso acrescentar este tipo de campo a um projeto?” Não queremos sobrecarregar a experiência base com inúmeras funcionalidades, por isso queremos torná-la flexível. Os campos personalizados já estão disponíveis em versão beta e permitem também criar relatórios personalizados.

A previsão é outro tema importante para os próximos meses. Atualmente pode ver o passado e perceber quão rentável é ou foi. Queremos que as pessoas saibam quão rentáveis serão no futuro. Se planear o projeto e as pessoas na Productive, poderá saber exatamente quanto dinheiro terá quando o projeto terminar dentro de quatro meses.

Ben Aston:

Isto relaciona-se com a inteligência artificial e o futuro da gestão de projetos. A Gartner afirmou que 80% do trabalho dos gestores de projeto será obsoleto em breve, porque poderá ser realizado por inteligência artificial. À medida que as ferramentas se tornam mais inteligentes, como vê a evolução do papel do gestor de projeto? E qual é o vosso plano para integrar mais inteligência artificial?

Tom Car:

Não acredito nessa afirmação da Gartner. Faz parte do modelo de negócio deles fazer grandes declarações, como dizer que os gestores de projeto serão substituídos por computadores. Qualquer pessoa que tenha feito gestão de projetos durante pelo menos uma semana sabe que isso é praticamente impossível num futuro próximo. Os computadores teriam de se tornar muito mais inteligentes.

A parte do trabalho do gestor de projeto que pode ser substituída — e que estamos ativamente a tentar substituir — é o processamento de números e a gestão de folhas de cálculo. Isso é positivo, porque permite aos gestores de projeto fazer aquilo que realmente fazem: comunicar. A inteligência artificial não consegue substituir um bom gestor de projeto que toma decisões, fala com o cliente e comunica com a equipa de produção.

Estamos a trabalhar para eliminar o processamento de números e talvez até os alertas manuais. Na Productive existem alertas de orçamento: pode configurar um aviso para quando algo ultrapassar determinado limite. Todo esse trabalho repetitivo serve apenas para permitir que se faça o que realmente importa: criar algo para um cliente, desenvolver uma campanha criativa ou realizar o trabalho necessário.

Ben Aston:

Falemos da rentabilidade das agências. A Productive nasceu precisamente desse desafio. Depois de perceberem que os projetos estavam a ultrapassar o orçamento, como mediram a rentabilidade?

Tom Car:

A rentabilidade é normalmente calculada assim: temos a receita, temos os custos e o que sobra é o lucro. O problema é que, normalmente, só sabemos a rentabilidade no final do mês, do trimestre ou do ano. Contactamos o contabilista, que prepara uma demonstração de resultados, e vemos quanto dinheiro ganhámos.

Nós alterámos isso. Num projeto de preço fixo, começamos com uma quantia determinada e esse é o valor disponível. Depois é necessário decidir qual a margem pretendida. Nas agências, uma margem habitual situa-se entre 20% e 35%, ou entre 20% e 40% quando o desempenho é muito bom. Se conseguir manter-se nesse valor, está numa situação saudável. À medida que o dinheiro é consumido, sabe em qualquer momento o que está a acontecer e pode tomar medidas: realizar mais trabalho, falar com o cliente ou explicar-lhe a situação.

O principal problema deste tipo de trabalho é que é muito impreciso. O cliente pergunta quanto vai custar algo e alguém apresenta rapidamente um número. Se investisse numa estimativa detalhada para cada cliente, provavelmente não teria tempo para realizar o restante trabalho. É um jogo em que se tenta obter a melhor pontuação possível.

Ben Aston:

A Productive ajuda a calcular o custo por pessoa ou por recurso, incluindo salários e despesas gerais?

Tom Car:

Sim. Uma das coisas que nos distingue é o módulo de custos gerais. Tudo o que não está diretamente relacionado com salários — edifícios, computadores, automóveis, viagens de negócios, jantares e outras despesas — é considerado custo geral. Até as pessoas que não são faturáveis entram nessa categoria. Na minha empresa, eu sou um custo geral. As pessoas de vendas também, porque o seu tempo não é diretamente faturado aos clientes.

O objetivo é distribuir esses custos gerais por todas as pessoas que trabalham efetivamente em tarefas faturáveis, aumentando a sua taxa base. A Productive faz isso automaticamente. Introduz os custos das instalações e a ferramenta também acompanha as horas internas, como vendas, recursos humanos e administração. Ao considerar todas essas horas, consegue calcular métricas de rentabilidade muito mais precisas.

Ben Aston:

Além da rentabilidade, que outros indicadores considera importantes para avaliar a saúde da agência?

Tom Car:

A utilização é importante. É a percentagem de tempo dedicado ao trabalho dos clientes em comparação com todo o restante trabalho. Se for demasiado baixa, não está a faturar o suficiente. Se for demasiado alta, não está a investir na equipa. As pessoas ficam apenas a trabalhar para os clientes, sem pesquisar, aprender ou melhorar.

Ben Aston:

Tem um objetivo de utilização para a equipa?

Tom Car:

Um bom valor de utilização situa-se entre 75% e 80% para a empresa como um todo. Algumas pessoas podem estar a 100% durante certos períodos, mas noutros meses podem estar a trabalhar em tarefas internas, a fazer investigação ou a escrever um artigo para o blogue. Ainda mais importante é a utilização futura, que chamamos disponibilidade. Pode ter uma boa utilização hoje, mas é necessário saber o que acontecerá dentro de três meses.

Já tivemos situações em que um cliente cancelou um projeto e ficámos com cinco ou dez pessoas sem trabalho. É necessário encontrar rapidamente uma solução porque os salários continuam a ter de ser pagos. Não considero uma boa estratégia despedir pessoas nessas situações, pois é difícil encontrar bons profissionais. Se conseguir prever a situação, pode vender novos projetos ou contratar com base nessa previsão. A Productive ajuda precisamente através da funcionalidade de planeamento.

Ben Aston:

Falemos de gestão de orçamentos e rentabilidade dos projetos. Quando perceberam que estavam a ultrapassar o orçamento, quais eram as principais causas? Estimativas incorretas, trabalho adicional interno ou aumento do âmbito por parte do cliente?

Tom Car:

O aumento do âmbito é normalmente uma das principais causas. Ser gestor de projeto é difícil porque temos um cliente que nos paga e queremos deixá-lo satisfeito. A forma mais fácil de o fazer é dizer sim a tudo. As pessoas gostam de dizer sim e não gostam de dizer não. Por isso, o aumento do âmbito foi uma das principais razões pelas quais ultrapassávamos o orçamento.

Por outro lado, se souber quanto orçamento ainda tem, pode gerir melhor essa situação ou conversar com o cliente. Pode dizer-lhe: “Esta é a nossa situação e este é o valor que já gastámos.” Os clientes normalmente compreendem. Também é importante aprender com projetos anteriores. Quando analisa trabalhos passados, começa a identificar padrões: determinado tipo de cliente, determinada estrutura de estimativa ou determinada causa para ultrapassar o orçamento.

Ben Aston:

Qual é o seu conselho para os gestores de projeto evitarem o aumento do âmbito?

Tom Car:

O primeiro passo é definir um bom âmbito no início, embora isso seja difícil. Normalmente, as agências apresentam rapidamente uma estimativa, o cliente aceita e o trabalho começa com muito pouca informação. Durante a fase comercial não é possível investir demasiado tempo, mas o meu conselho é fazer outra ronda depois de o cliente dizer que sim. Invista mais tempo, reveja tudo e faça uma definição de âmbito melhor. Depois peça novamente a aprovação do cliente. Terá uma definição muito mais detalhada do que a primeira e isso ajudará semanas ou meses mais tarde, tanto com o orçamento como com todo o projeto.

Ben Aston:

Sou um grande defensor de uma estimativa aproximada no início, para perceber se o cliente pode pagar o projeto, seguida de uma estimativa orçamental mais detalhada e, finalmente, de uma estimativa baseada na declaração de trabalho. Esta última é muito mais pormenorizada e permite considerar requisitos e funcionalidades que não tinham sido pensados na fase inicial.

Tom Car:

Exatamente. À medida que o tempo passa, aprendemos mais e refinamos o trabalho. Não investimos todo o tempo no início; investimos também ao longo do processo, em conjunto com o cliente. É um processo com participação dos dois lados.

Ben Aston:

Tom, muito obrigado por se juntar a nós. Foi ótimo tê-lo connosco.

Tom Car:

Sem problema. Obrigado.

Ben Aston:

E o que pensa? Como mantém os seus projetos dentro do orçamento e qual é a rentabilidade dos seus projetos? Já experimentou a Productive? Se sim, diga-nos o que pensa, deixe um comentário e visite thedigitalprojectmanager.com para aderir à nossa equipa no Slack. Encontrará conversas interessantes sobre entrega de projetos e rentabilidade. Junte-se a nós. Se gostou do podcast de hoje, subscreva-o e reserve alguns minutos para deixar uma avaliação honesta. Diga-nos que nos adora ou explique por que razão não gosta de nós. Agradecemos muito. Até à próxima, obrigado por nos ouvir.