BPM vs Fluxo de Trabalho: 5 Diferenças e Semelhanças Principais

É uma prática de melhoria contínua utilizada para elevar os resultados, serviços ou processos dos projetos. Os fluxos de trabalho de gestão de processos empresariais fazem parte das iniciativas de transformação digital em que muitas organizações investem.

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O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é o conjunto de tarefas que compõem o fluxo sequencial de atividades nas operações empresariais. Os fluxos de trabalho são diferentes dos processos, pois são orientados para tarefas e dão prioridade à automatização de tarefas específicas no âmbito de um processo. 

Os fluxos de trabalho estão presentes nos sistemas operacionais, onde os gestores de projetos podem acompanhar o estado das tarefas, incluindo o progresso, comentários, aprovações ou outras informações. O acompanhamento de tarefas e as comunicações bidirecionais nas ferramentas de fluxos de trabalho são uma grande ajuda em situações como a integração de novos colaboradores. Os gestores de projetos também trabalham frequentemente para otimizar os fluxos de trabalho, de modo a ajudar a eliminar estrangulamentos ou atrasos nos projetos.

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BPM vs Fluxo de trabalho: diferenças e semelhanças

Embora a gestão de processos empresariais e os fluxos de trabalho se apoiem mutuamente num sistema, é importante compreender os seus papéis e funcionalidades distintos. Este conhecimento pode melhorar significativamente o desempenho dos projetos e a eficiência dos fluxos de trabalho e o desempenho empresarial.

Eis um resumo da gestão de processos empresariais em comparação com os fluxos de trabalho, e de como diferem e se assemelham em algumas áreas fundamentais.

Diferenças

1. Âmbito: A BPM é uma abordagem holística que abrange todos os processos da organização. Por outro lado, os fluxos de trabalho estão limitados a processos específicos dentro da organização.
2. Objetivo: A BPM procura melhorar o desempenho e a eficiência gerais da empresa, enquanto um fluxo de trabalho procura automatizar tarefas específicas.
3. Responsabilidade: Normalmente, a responsabilidade pela implementação e gestão da BPM cabe à direção de topo de uma organização. Em contrapartida, os fluxos de trabalho são geridos pelos responsáveis pelos processos ou pelos gestores.
4. Ferramentas: A BPM utiliza ferramentas de software (como a Onspring; consulte aqui os preços da Onspring) que proporcionam uma visão geral dos processos da sua organização. Os fluxos de trabalho, por sua vez, utilizam ferramentas de automatização que ajudam a simplificar tarefas específicas.
5. KPIs: Os KPIs da BPM são geralmente abrangentes e incluem métricas como o ROI e a satisfação do cliente. Por outro lado, os KPIs dos fluxos de trabalho são específicos da tarefa em questão (por exemplo, o tempo de conclusão da tarefa).

Semelhanças

1. Melhorar a eficiência: Tanto as plataformas de BPM como as ferramentas de fluxo de trabalho têm como objetivo melhorar a eficiência numa organização. Conseguem-no através da otimização dos processos e das tarefas, respetivamente.
2. Sequenciação de tarefas: Tanto o BPM como os fluxos de trabalho envolvem sequências de tarefas. Enquanto o BPM analisa a sequência de todas as tarefas organizacionais, os fluxos de trabalho concentram-se nas funções de um processo específico.
3. Supervisão humana: Apesar da utilização da automatização dos fluxos de trabalho, tanto o BPM como os fluxos de trabalho exigem supervisão humana. Este toque pessoal garante que os processos e as tarefas decorrem sem problemas e que quaisquer problemas que surjam podem ser resolvidos o mais rapidamente possível.
4. Integrar para apoiar a centralização: O software de BPM e o software de fluxo de trabalho de processos podem integrar-se, em diferentes graus, com os seus sistemas e ferramentas existentes para apoiar a centralização dos processos e das tarefas.
5. Mensurável: Tanto o BPM como os fluxos de trabalho são mensuráveis através de métricas específicas. Utilizando processos empresariais e os fluxos de trabalho que os suportam, as organizações podem acompanhar o seu desempenho e melhorar os processos sempre que necessário. 

Leia mais: Automatização de fluxos de trabalho vs. software de gestão de projetos: qual é a diferença?

Benefícios da utilização de BPM e fluxos de trabalho

O BPM e os fluxos de trabalho oferecem muitas vantagens à sua empresa:

• Maior produtividade e eficiência: O BPM e os fluxos de trabalho oferecem oportunidades de automatização, especialmente quando estão envolvidas ferramentas de software (esta é uma das principais vantagens do software de BPM). Isto pode ajudar a reduzir o esforço manual e os estrangulamentos. A representação dos seus fluxos de trabalho também pode ajudar a reduzir etapas desnecessárias e a garantir que a ordem das operações faz sentido.
• Maior responsabilização e supervisão: O BPM e os fluxos de trabalho ajudam a definir funções e responsabilidades. Quando cada membro da equipa sabe exatamente pelo que é responsável, pode assumir a responsabilidade pelo seu trabalho. Isto também ajuda a reduzir situações do tipo "Pensei que era fulano de tal que estava a tratar disso."
• Maior qualidade e consistência: O BPM e os fluxos de trabalho ajudam a garantir que as tarefas são realizadas sempre da mesma forma. O trabalho e os resultados serão mais consistentes, de maior qualidade e mais fáceis de rever e aprovar. Também pode incluir etapas de revisão nos seus fluxos de trabalho para reduzir os erros.
• Maior flexibilidade e adaptabilidade: Assim que tiver fluxos de trabalho ou BPM implementados e conseguir ver como os seus processos funcionam na realidade, será muito mais fácil ajustá-los à medida que as suas necessidades ou objetivos mudam, ou à medida que a sua organização cresce. Também podem servir de estrutura para implementar mudanças na sua organização.

Quando utilizar BPM e quando utilizar fluxos de trabalho

Os sistemas de BPM ajudam as organizações a melhorar o seu desempenho e eficiência globais. Também são úteis para lidar com processos complexos que envolvem vários departamentos.

Por outro lado, os fluxos de trabalho destinam-se a automatizar tarefas específicas e repetitivas dentro de um processo. São fundamentais quando as tarefas simples não envolvem vários departamentos.

Casos de utilização de BPM:

• Melhoria de processos complexos entre departamentos
• Melhoria da jornada do cliente para aumentar a satisfação
• Portefólios de gestão de projetos e gestão de recursos
• Otimização da cadeia de abastecimento

Casos de utilização de fluxos de trabalho:

• Melhoria dos processos de integração de novos colaboradores
• Sistema de tickets de apoio ao cliente
• Colaboração e aprovações de conteúdos
• Tarefas de gestão de projetos otimizadas

Embora o BPM e os fluxos de trabalho tenham finalidades diferentes, não se excluem mutuamente. Muitas vezes, funcionam melhor quando utilizados em conjunto, sendo o fluxo de trabalho o elemento de suporte de uma estratégia de BPM mais abrangente. 

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