Uma lista de reprodução para liderar transições de equipas de projeto: a Grande Demissão de 2022
Antes de 2020, expressões como «distanciamento social» não tinham realmente muito significado ou contexto. A pandemia não só acrescentou expressões como «distanciamento social» ao nosso léxico, como também estamos a assistir ao surgimento de novas expressões, como «a grande demissão de 2022». Quer as organizações estejam a passar por uma reestruturação empresarial, quer as pessoas estejam voluntariamente a decidir procurar melhores oportunidades, as pessoas estão a deixar os seus atuais empregadores e equipas.
Além de aumentar o nosso vocabulário, a pandemia também obrigou muitos de nós a sermos criativos para nos mantermos ocupados enquanto estávamos em quarentena. Para além de vermos séries na Netflix sem parar, jogarmos todos os jogos de tabuleiro em que conseguíssemos pôr as mãos e explorarmos a nossa vizinhança, talvez também se tenha voltado para a música e para aplicações como o Spotify. Sendo a música a banda sonora das nossas vidas, é perfeitamente adequado que possa ajudar-nos a atravessar mudanças e transições nas equipas.
Enquanto líder de projetos, tanto em grandes empresas como em empresas emergentes, há mais de 15 anos que faço parte de equipas e lidero equipas durante transições de pessoal. As transições podem ser difíceis tanto para as equipas como para os líderes, e ter algo como a música para acalmar a alma pode ser extremamente útil. Acompanhe a minha lista de reprodução inspirada numa transição para ajudar a si e à sua equipa durante uma transição.
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Se está no ritmo e gostaria de descarregar a lista de reprodução, ela está disponível aqui no Spotify.
Vento de Mudança - A «Grande Demissão de 2022»
O futuro está no ar
«Vento de Mudança», dos Scorpions
Consegue senti-lo em todo o lado
A soprar com o vento da mudança
As pessoas não foram feitas para ficar paradas. O movimento e a transição fazem parte da vida. Tal como os Scorpions disseram, está em todo o lado e é tão frequente como o vento que sopra. As pessoas podem mudar de funções e transitar de uma equipa ou organização por diversos motivos.
No entanto, as tendências e os dados recentes indicam que as pessoas estão a mudar de rumo em números superiores aos registados antes de 2020. De acordo com a Gartner, «É provável que a rotatividade voluntária anual dos trabalhadores nos Estados Unidos aumente quase 20% este ano, passando de uma média anual pré-pandemia de 31,9 milhões de trabalhadores que se demitiram dos seus empregos para 37,4 milhões de demissões em 2022» (Gartner).
À primeira vista, um aumento de 20% na rotatividade voluntária pode parecer uma preocupação maior para os profissionais de recursos humanos e para os planos de recrutamento e retenção de uma organização. No entanto, as pessoas que deixam uma organização podem ser as pessoas que fazem parte do seu projeto.
Enquanto gestor de projeto, isto deve ser motivo de grande preocupação, tendo em conta a tendência de que esta situação continue em 2022 e ao longo de 2023. Tem de garantir que dispõe de recursos e pessoas suficientes para o seu projeto.
O que acontece se um membro da sua equipa de projeto sair durante um projeto? Isto não só terá impacto na moral e na dinâmica da equipa, como também afetará áreas como o âmbito do projeto, a alocação de recursos, o envolvimento das partes interessadas, a comunicação e o risco. Pode ser necessário que um gestor de projeto não só guie a equipa durante as mudanças na dinâmica da equipa, mas também analise e planeie o impacto eventual no projeto.
Vamos analisar mais detalhadamente algumas das áreas de um projeto que podem ser afetadas por alguém que decide fazer parte da grande demissão, bem como aquilo que um gestor de projeto pode fazer para ajudar a sua equipa durante esta transição.
É Difícil Terminar: O Impacto na Moral da Equipa
Pensa em tudo aquilo por que passámos
«É Difícil Terminar», de Neil Sedaka
E é difícil terminar
As pessoas podem deixar a sua equipa de projeto por diversos motivos. No início da minha carreira, fiz parte de uma organização empresarial que passou por uma reestruturação corporativa muito grande (e pública). Foram tomadas decisões e muitas dessas decisões acabaram por levar à saída involuntária de membros das equipas de projeto da empresa (por outras palavras: houve despedimentos). Foi triste e assustador ver tantos colegas talentosos deixarem a organização.
Em alternativa, fiz parte de muitas equipas de projeto (tanto como membro da equipa como gestor de projeto) em que um membro da equipa decidiu partir em busca de uma nova oportunidade entusiasmante. Poderia ser uma oportunidade para progredir na carreira, iniciar um novo negócio ou por motivos pessoais. Nestes casos, é ótimo ver os colegas de equipa seguirem em frente e avançarem em direção aos seus desejos e objetivos.
No entanto, quer um membro da equipa saia involuntária ou voluntariamente, haverá um impacto na moral e na dinâmica da equipa. Os restantes membros da equipa de projeto podem experienciar um leque de emoções, incluindo tristeza, medo, felicidade, inveja, desespero e ansiedade.
Enquanto gestor de projeto, pode desempenhar muitos papéis durante um projeto. Poderá ser necessário agir como conselheiro e, ocasionalmente, como um ombro amigo. Se os membros da equipa sentirem tristeza quando alguém sai, o moral será afetado e isso poderá afetar a produtividade da equipa. Como Neil Sedaka disse na sua canção, terminar uma relação pode certamente ser difícil, especialmente se a equipa se tiver unido bem e se tiverem formado relações profissionais e pessoais fortes.
Se é um membro do projeto que está a verificar um moral baixo na equipa depois da saída de um membro, é importante recordar e tranquilizar a sua equipa de que as mudanças são normais e não são algo negativo. As transições e a mobilidade são naturais e todos passarão por isso em algum momento da sua carreira.
Se o membro da sua equipa que saiu era apreciado e amigo das pessoas da equipa, incentive os seus membros a manterem o contacto com essa pessoa e a utilizarem aplicações como o LinkedIn para comunicarem. O facto de esse membro ter saído não significa que tenha desaparecido da face da Terra! As relações podem ser mantidas (embora possam ser diferentes daqui para a frente).
Do mesmo modo, também pode ser positivo dar à sua equipa tempo e espaço para assimilar o que aconteceu durante um período de transição. Por vezes, perder um membro querido de uma equipa de projeto pode parecer uma morte na família.
Permita que os membros da sua equipa sintam uma variedade de emoções e mostre-se disponível presencialmente ou virtualmente se precisarem de apoio ou de alguém com quem falar. Seja genuíno e envolva-se com a sua equipa para prestar qualquer apoio ou cuidado de que possam necessitar, caso o processo de transição seja difícil.
Por último, também é boa ideia recordar à sua equipa que continuam a ser uma equipa. A saída de um membro não significa que a equipa deixe de existir. Experimente uma atividade como pedir à equipa que identifique um ponto forte da equipa ou algo que faça bem. Uma atividade deste tipo poderá ajudar a recentrar a equipa naquilo que é positivo. Lembre-se — não existe “eu” na equipa!
Tratar dos Negócios: Impacto no Âmbito
E eu vou tratar dos negócios (todos os dias)
‘Tratar dos Negócios’ dos Bachman-Turner Overdrive
Tratar dos negócios (de todas as formas)
Durante a fase de planeamento ou preparação de um projeto, o gestor de projeto e a sua equipa teriam analisado todo o trabalho do projeto que precisa de ser concluído (o âmbito do projeto). Assim, foram desenvolvidos cronogramas, orçamentos e planos de recursos com base no âmbito do projeto.
Durante a fase de planeamento do projeto, podem ter sido feitas suposições de que todos os recursos (incluindo as pessoas envolvidas no projeto) estariam disponíveis quando fossem necessários durante o projeto e ao longo de toda a sua duração. Tal como sugere a clássica canção canadiana ‘Tratar dos Negócios’, pressupõe-se que a equipa do projeto conseguirá concluir o projeto durante a sua duração e tratar dos negócios.
O que acontece se essa suposição deixar de ser válida depois da saída de um membro da equipa? O âmbito do projeto pode ser concluído pelos restantes membros da equipa? Estas são perguntas muito pertinentes que exigirão que toda a equipa do projeto reveja a declaração de âmbito (WBS, épicos e histórias) e determine se esta pode ser concluída pela equipa restante. Isto deve ser feito antes de serem realizadas comunicações (e possivelmente apresentado um pedido de alteração do âmbito) a quaisquer partes interessadas, como o patrocinador.
Para ajudar uma equipa na sua análise, existem algumas opções disponíveis para redistribuir as atribuições de trabalho relativas ao âmbito restante. Podem ser aplicados métodos de alocação de recursos, como o nivelamento e a regularização de recursos, antes de solicitar uma alteração ao âmbito do projeto.
Do mesmo modo, antes de o seu membro da equipa sair, deve ser desenvolvido algum tipo de plano de transição que descreva quaisquer tarefas e atividades em que estava a trabalhar e o aspeto que poderá ter um plano de transferência. Como parte deste plano de transição, também devem ser identificadas quaisquer competências, informações e conhecimentos necessários para concluir o trabalho.
Se a equipa chegar à conclusão de que não consegue concluir o âmbito restante com os recursos disponíveis, o gestor de projeto deverá então envolver o patrocinador do projeto (e outras partes interessadas necessárias) para solicitar que o âmbito seja reduzido, o cronograma seja prolongado ou o orçamento seja aumentado para contratar outro membro da equipa que ajude a concluir o âmbito. Lembre-se — o âmbito faz parte da restrição tripla.
Uma alteração ao âmbito para acomodar uma capacidade reduzida da equipa pode afetar o orçamento e/ou o cronograma do projeto e deve ser cuidadosamente ponderada. O processo para solicitar uma alteração devido a uma transição na equipa deve ser incluído no plano de gestão de alterações do projeto.
Com Uma Pequena Ajuda dos Meus Amigos: Impacto nos Recursos
‘Oh, consigo safar-me com uma pequena ajuda dos meus amigos’
‘Com Uma Pequena Ajuda dos Meus Amigos’, dos Beatles
As equipas muito unidas serão afetadas pela saída de um membro. Se a equipa se tiver unido bem e se tiverem formado relações, os membros da equipa podem ter recebido ‘uma pequena ajuda dos seus amigos’ para ajudar a concluir o trabalho no projeto.
Quando um membro da equipa sai, isso terá, naturalmente, impacto no plano de recursos do projeto. Como mencionado, pode ter-se assumido que toda a equipa do projeto permaneceria junta durante a totalidade do projeto. O que acontece quando alguém sai?
Ter a mentalidade certa é muito importante neste caso. Um gestor de projetos deve lembrar-se de que não saiu apenas um «recurso» da equipa, mas uma pessoa. Abordar a gestão de recursos do projeto com a mentalidade de que o membro que saiu pode simplesmente ser substituído parece frio e insensível (para não mencionar que é simplesmente cruel). Não é possível substituir uma pessoa, mas é possível preencher a função que essa pessoa deixou.
Analisar a função que ficou disponível na equipa pode ser uma mentalidade mais positiva a adotar. Que trabalho, competências e experiências constituem agora uma lacuna na equipa do projeto? Essa lacuna pode ser colmatada pelos membros atuais da equipa? Se não, o gestor de projetos tem capacidade para solicitar apoio ao patrocinador e a outras partes interessadas importantes para colmatar essa lacuna (o que pode incluir orçamento para contratar um novo membro para a equipa)?
Adotar esta mentalidade também pode ajudar a criar uma cultura de respeito e cuidado dentro da equipa. Se a equipa acreditar que não é apenas um «recurso» que pode ser substituído a qualquer momento, os seus membros sentir-se-ão mais valorizados, respeitados e empenhados em fazer parte da equipa. Lembre-se de que liderar um projeto com empatia é uma competência tão importante para um gestor de projetos como ser capaz de planear e executar.
Ouvi Dizer: Impacto nas Partes Interessadas e nas Comunicações
As pessoas dizem: acredita em metade do que vês, filho
‘Ouvi Dizer’ de Marvin Gaye
E em nada do que ouves
Quando um membro sai de uma equipa de projeto, é sem dúvida uma novidade para algumas das suas partes interessadas. Pode ser algo positivo ou negativo, dependendo das circunstâncias da saída. Com a grande onda de demissões em curso, será necessário comunicar às partes interessadas as mudanças e transições dentro da sua equipa.
As partes interessadas podem ouvir falar da saída de um membro da equipa e começar a pensar: «Hmm... Será que a cultura da equipa é má? Porque terá essa pessoa saído?» Se não for abordada diretamente, uma informação como a saída de um membro da equipa pode dar origem a boatos e tornar-se uma distração indesejada para a equipa do projeto.
Se não quiser que a desinformação se espalhe por ouvir dizer, é melhor partilhar diretamente com as partes interessadas as notícias sobre quaisquer transições dentro da equipa do projeto. Como parte do plano de comunicação e de envolvimento das partes interessadas do projeto, ferramentas como um relatório de estado do projeto podem ser utilizadas como meio para atualizar as partes interessadas sobre alterações na equipa.
Se as partes interessadas tiverem preocupações sobre a forma como a transição está a ser gerida e sentirem que existe muita incerteza, também pode ser útil partilhar um documento como o plano de transição. Tal como acontece com a equipa do projeto, dê às partes interessadas a oportunidade de fazer perguntas e partilhar quaisquer preocupações que possam ter. À semelhança da equipa do projeto, as partes interessadas também podem sentir-se ansiosas. É melhor permitir-lhes partilhar as suas preocupações, lembrando-lhes simultaneamente o compromisso da equipa do projeto que permanece.
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Repete depois de mim. É melhor prevenir do que remediar
«Take On Me» dos A-ha
Ninguém quer que um membro da equipa do projeto saia. No entanto, tendo em conta a tendência para as demissões, provavelmente não seria boa ideia pensar que isso nunca acontecerá durante o seu projeto. Um inquérito realizado pela McKinsey & Company em julho de 2022 indica que 40% dos trabalhadores estão a pensar deixar o emprego atual nos próximos 3 meses.
40%! Não é uma percentagem insignificante. Mesmo que os membros da sua equipa não saiam efetivamente, continua a ser um risco para o qual deve haver planeamento. Ao contrário do êxito musical dos anos 80 «Take on Me», é melhor prevenir do que remediar. Arriscar não planear um risco que pode muito provavelmente acontecer não é uma boa ideia.
Inclua esta possibilidade no plano de gestão de riscos do projeto e, se necessário, estabeleça um plano de contingência para o caso de o risco se concretizar. Que medidas pode a sua equipa tomar para reduzir o impacto do risco caso este aconteça? Algumas ideias incluem:
- Planear sessões de transferência de conhecimento para garantir que o conhecimento não é detido apenas por uma pessoa
- Ter uma boa documentação do projeto para o caso de alguém sair e ser necessário integrar um novo membro na equipa
- Se possível, deixar alguma margem nas atividades do projeto/tarefas, para o caso de um membro da equipa sair e ser necessário tempo para replanear
Embora possa não conseguir evitar o risco de um membro da equipa sair, como sempre, deverá ter um plano para essa eventualidade, de modo a garantir que a equipa do projeto está preparada caso isso aconteça.
Mudanças: Tupac tinha razão
É assim que é (Mudanças). As coisas nunca voltarão a ser iguais
‘Mudanças’ de Tupac Shakur
Sim, irão ocorrer mudanças e transições. E, tal como Tupac indicou na sua canção “Mudanças”, as coisas não serão iguais na equipa do projeto. Quando ocorrem mudanças e existe um período de transição, a dinâmica da equipa será afetada e, possivelmente, o mesmo acontecerá com o âmbito, os recursos, o envolvimento das partes interessadas, a comunicação e os riscos de um projeto.
Se a sua equipa estiver atualmente a atravessar uma transição como parte da Grande Demissão, procurará no líder do projeto não apenas os próximos passos táticos, mas também apoio e liderança. As transições podem ser difíceis, mas, ao abordá-las com uma mentalidade e uma atitude positivas, a equipa do projeto avançará.
Se você ou a sua equipa de projeto estiverem a atravessar uma transição, partilhe à vontade quaisquer dicas ou truques que tenham funcionado consigo através do Twitter ou do LinkedIn.
