Processo de Priorização de Recursos do Projeto: 5 Passos Fundamentais

Este processo também é conhecido como planeamento da capacidade, gestão da carga de trabalho ou otimização de recursos. O objetivo é garantir um resultado de qualidade, utilizando os recursos disponíveis da forma mais eficiente e económica possível, com base no nível de prioridade.

Quando dispõe de recursos limitados, o planeamento da capacidade e a priorização ajudam a maximizar a produtividade e a evitar o esgotamento. Ao atribuir mais pessoas, dinheiro ou equipamento a projetos urgentes ou de alto risco e menos a atividades menos críticas, pode garantir que as necessidades imediatas são satisfeitas primeiro e tirar o melhor partido do tempo, das competências, do equipamento e do orçamento.

A sua empresa poderá ter alguém numa função de gestão de recursos (ou seja, um gestor de recursos) com quem os gestores de projeto trabalham para resolver conflitos e definir prioridades. Essa pessoa também é útil para prever os recursos desde o início e fornecer uma visão abrangente de todos os projetos, ajudando a evitar restrições de recursos.

Como priorizar os recursos

A otimização e a priorização de recursos ajudam a sua equipa a decidir quais os projetos e iniciativas que requerem mais atenção e quem deve trabalhar em cada tarefa. Eis os passos que deverá seguir para concluir este processo:

1. Rever o estado atual do projeto: Recolha atualizações dos membros da equipa sobre o progresso do projeto e identifique estrangulamentos do projeto ou tarefas que estejam a causar atrasos.
2. Enumerar tarefas e recursos: Anote todas as tarefas de cada projeto, incluindo prazos e dependências. Em seguida, crie uma lista dos recursos disponíveis: membros da equipa, ferramentas, orçamento e tempo.
3. Classificar as tarefas por urgência e impacto: Determine quais são as tarefas mais urgentes com base nos prazos e avalie o impacto de cada tarefa no sucesso do projeto.
4. Associar recursos a tarefas de alta prioridade: Identifique o recurso mais eficaz para as tarefas de alta prioridade e redistribua recursos de tarefas de menor prioridade para tarefas mais críticas.
5. Utilizar a priorização visual: Crie um gráfico, uma lista num quadro branco ou uma folha de cálculo para organizar as prioridades e, em seguida, atribua cores às tarefas (por exemplo, vermelho para alta prioridade, amarelo para média e verde para baixa).
6. Comunicar as prioridades à equipa: Realize uma reunião para explicar as alterações nas prioridades e nas atribuições de recursos e recolha feedback para garantir que não são esquecidas tarefas ou recursos importantes.
7. Monitorizar e ajustar conforme necessário: Realize verificações regulares para acompanhar manualmente o progresso e redistribua os recursos caso as necessidades do projeto se alterem ou à medida que as tarefas forem concluídas.

O exemplo abaixo demonstra como pode repriorizar manualmente os recursos para se concentrar em prazos urgentes, garantir que as outras tarefas continuam a ser concluídas e evitar pôr em risco o sucesso do projeto.

Exemplo

A sua agência digital está a gerir dois projetos em curso:

1. Lançamento da plataforma de comércio eletrónico: É necessário carregar o conteúdo final na plataforma e concluir a otimização para SEO.
2. Campanha nas redes sociais: Uma campanha de promoção da nova plataforma tem uma data de lançamento iminente, mas os elementos visuais e o texto dos anúncios ainda precisam de ser concluídos.

 

Eis os passos que pode seguir:

1. Elencar as tarefas:
   • Plataforma de comércio eletrónico: Finalizar o carregamento do conteúdo e a otimização para SEO.
   • Campanha nas redes sociais: Criar os elementos visuais, escrever o texto dos anúncios e agendar as publicações.
2. Classificar as tarefas por prioridade:
   • A campanha nas redes sociais é urgente, uma vez que está diretamente relacionada com a data de lançamento da plataforma.
   • As tarefas de SEO da plataforma são essenciais, mas podem ser finalizadas após o lançamento da campanha.
3. Realocar recursos:
   • Realocar o redator de conteúdos das tarefas da plataforma de comércio eletrónico para concluir o texto dos anúncios da campanha nas redes sociais.
   • Atribuir o designer gráfico exclusivamente aos elementos visuais das redes sociais durante os próximos dois dias.
4. Criar uma matriz de priorização simples:
   • Numa folha de cálculo ou ferramenta de acompanhamento de tarefas, assinale as tarefas da campanha nas redes sociais como de alta prioridade.
   • Passe as tarefas de SEO para prioridade média e trate delas após o lançamento da campanha.
5. Comunicar com a equipa:
   • Realize uma reunião de equipa para explicar a mudança temporária de foco.
   • Obtenha o acordo de todos os membros da equipa relativamente às novas prioridades e alinhe os respetivos horários em conformidade.
6. Monitorizar o progresso:
   • Verifique diariamente se os elementos visuais e o texto da campanha estão a ser concluídos atempadamente.
   • Quando a campanha estiver pronta para o lançamento, realoque os recursos para concluir as tarefas de SEO antes de a colocar no ar (e volte a realocá-los para quaisquer outros projetos relevantes em curso, caso tenha retirado membros da equipa de outros projetos). Meça o seu progresso e comunique-o ao cliente (a melhor forma de o fazer é utilizar software de relatórios de SEO para clientes).

Ferramentas para a priorização de recursos

As ferramentas adequadas de gestão de projetos e o software de gestão e planeamento de recursos podem ajudar significativamente na priorização de recursos. Proporcionam estrutura e permitem que todos os membros da equipa e partes interessadas tenham visibilidade sobre as limitações de capacidade, os conflitos de priorização dos projetos e a sobrecarga de recursos.

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Ferramentas de gestão de projetos

Isto inclui ferramentas como Jira, Asana, Trello e monday.com. 

O que fazem: 

• Criar vistas para as prioridades de recursos ao nível de um projeto ou de um membro da equipa
• Adicionar campos personalizados ou etiquetas para ajudar a organizar tarefas de maior prioridade
• Ver os caminhos críticos dos projetos para ajudar a dar prioridade aos projetos e tarefas certos

Software de planeamento de recursos

Isto inclui ferramentas como Float, Wrike, Smartsheet e Resource Guru. 

O que fazem:

• Alocar e realocar todos os tipos de recursos de forma eficiente, com funcionalidades como arrastar e largar ou alertas automáticos quando os recursos ultrapassam a capacidade.
• Personalizar a capacidade e os fluxos de trabalho para diferentes tipos de recursos ao nível da empresa
• Ajudar a prever projetos em curso e futuros, para que existam menos conflitos com os recursos
• Permitir que vários utilizadores trabalhem em simultâneo, para que todos os gestores de projetos ou de recursos estejam informados quando os prazos são ajustados
• Integrar-se com as suas ferramentas de gestão de projetos existentes para ajudar na priorização e na análise e combinação de métricas e dados para a tomada de decisões
• Oferecer modelos de planeamento de recursos que podem poupar-lhe tempo, proporcionando um ponto de partida para o seu plano que pode ajustar e utilizar

Melhores práticas para dar prioridade aos recursos

Eis as minhas sugestões para a priorização de recursos.

Vá além dos recursos humanos

Os recursos nem sempre significam apenas pessoas. Ao identificar os recursos disponíveis, enumere todos os recursos disponíveis, incluindo:

• Tempo: Quanto tempo é necessário para atividades individuais, para todo o projeto e para concluir tarefas específicas?
• Orçamento: Está limitado pelo financiamento disponível para atividades específicas? Pode cobrar mais para envolver mais pessoas na atividade prioritária?
• Pessoas: A sua equipa tem o conjunto de competências necessário? Pode mobilizar pessoas de outros projetos para satisfazer uma necessidade crítica noutro projeto?
• Ferramentas: Uma ferramenta pode ajudar a executar as atividades de forma mais eficiente ou apoiar os membros da equipa na conclusão das suas tarefas?

Utilize a priorização visual

Crie uma matriz de priorização, um gráfico, uma lista num quadro branco ou uma folha de cálculo para organizar as prioridades e utilize um código de cores nas tarefas (por exemplo, vermelho para prioridade alta, amarelo para média e verde para baixa). As ferramentas de gestão de projetos permitem normalmente atribuir prioridades através de etiquetas com códigos de cores em cada cartão de tarefa.

Mapeie os seus recursos

Enumere todos os recursos disponíveis, incluindo membros da equipa, software, ferramentas e orçamentos. Em seguida, associe as tarefas aos recursos, comparando as necessidades com a disponibilidade na mesma folha de cálculo. Avalie de que forma cada tarefa está alinhada com os objetivos estratégicos e as necessidades imediatas e dê prioridade às tarefas que proporcionam um elevado retorno do esforço.

Tenha em conta as limitações de tempo

Utilize um calendário ou uma cronologia do projeto para indicar os prazos de cada tarefa e destaque os prazos urgentes ou fixos utilizando um sistema de códigos de cores. O planeamento inverso, ou através de um calendário de trabalho retroativo, é frequentemente ignorado, mas esta é uma excelente técnica tradicional de gestão de projetos. Trabalhe a partir do prazo até ao presente, identificando, à medida que avança, problemas como a sobreposição de recursos ou a sobrecarga de um recurso.

Otimize a eficiência dos custos

Não deve começar a mudar as coisas de lugar sem considerar os custos. Em muitos casos, o seu orçamento do projeto foi elaborado tendo em conta os riscos e uma margem de segurança, pelo que provavelmente terá bastante margem de manobra ao redefinir prioridades. 

Por outro lado, se tiver um orçamento limitado, poderá precisar de obter mais financiamento do cliente ou de obter a aprovação dos decisores internos para ultrapassar o orçamento sem transferir esses custos adicionais para o cliente.

Calcule os custos das várias opções (por exemplo, tempo, ferramentas e mão de obra) para cada tarefa e, em seguida, escolha a opção mais eficiente que cumpra os padrões de qualidade e o orçamento disponível.

Desafios comuns

É provável que se depare com conflitos nos projetos, prazos sobrepostos e escassez de recursos. Se não der prioridade adequada aos seus recursos, corre o risco de sofrer atrasos, ultrapassar os orçamentos e sobrecarregar excessivamente a equipa.

1. Comprometer recursos em excesso

O trabalho de baixa qualidade e os prazos não cumpridos devido a recursos esgotados e sobrecarregados geram uma baixa motivação da equipa e elevadas taxas de rotatividade. Estas expectativas ambiciosas são frequentemente impostas aos recursos devido à falta de previsões adequadas e de visibilidade sobre a afetação de recursos. 

Dicas para evitar isto:

• Utilize ferramentas de gestão de projetos para visualizar, numa única vista, os caminhos críticos e os níveis de prioridade dos projetos ou programas.
• Defina limites claros de capacidade e expectativas realistas ao planear os recursos a curto e a longo prazo.
• Margem de segurança, margem de segurança, margem de segurança! A margem de segurança na gestão de projetos é um segredo que não é assim tão secreto. Inclua-a sempre. Nunca diga a ninguém qual é a margem de segurança de que dispõe, para poder sair por cima mais vezes do que não.

2. Não reavaliar regularmente

Assim que entrar num ritmo e adotar uma mentalidade de execução no seu projeto, lembre-se de ter em conta as alterações ao âmbito do projeto ou aos objetivos. Avalie continuamente o que deve ser prioritário para a equipa, de modo a evitar prioridades desalinhadas, tarefas sensíveis ao tempo não concluídas e esforços desperdiçados.

Dicas para evitar isto:

• Agende reuniões regulares de acompanhamento.
• Utilize elementos visuais que a equipa possa consultar e usar para se manter no caminho certo quando as prioridades mudarem.

3. Ignorar os comentários da equipa

Os membros da equipa estão na melhor posição para partilhar as suas opiniões. Ouvir essas opiniões permite-lhe, a si e à sua empresa, identificar padrões relativamente ao que precisa de mudar para melhorar o processo e a satisfação da equipa e do cliente.

Dicas para evitar isto:

• Promova uma comunicação aberta e incentive os membros da equipa a partilharem preocupações e sugestões sobre a carga de trabalho. Dê feedback à sua equipa sobre a forma como os contributos desta influenciaram os ajustes aos recursos, para que sinta que foi ouvida.
• Utilize inquéritos anónimos ou reuniões de equipa para recolher opiniões honestas sobre a atribuição de tarefas.
• Atue prontamente com base nas opiniões, redistribuindo tarefas ou acrescentando recursos às áreas críticas.

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