Os 11 principais desafios da gestão de projetos: como ultrapassá-los

Ao longo deste artigo, verá referências a um inquérito recente, realizado em 2020, no qual foi perguntado aos participantes qual era, na altura, o seu maior desafio. Nem todos os desafios aqui abordados foram incluídos nesse inquérito.

1. Conflitos dentro da equipa do projeto

Os conflitos dentro da equipa do projeto podem ser motivados, como referiram alguns participantes no nosso inquérito, por ambientes tóxicos ou personalidades incompatíveis, bem como pela falta de responsabilização dentro da equipa do projeto, o que também desencoraja a colaboração e o trabalho em equipa.

Quando as equipas enfrentam problemas de comunicação deficiente ou falhas de comunicação e não colaboram ao nível adequado, isso pode resultar no fracasso do projeto.

De acordo com a Harvard Business Review, 39% dos conflitos são causados por diferenças na comunicação e 22% são causados por expectativas pouco claras.

A comunicação eficaz e a definição de expectativas são duas áreas fundamentais pelas quais os gestores de projetos são responsáveis, o que significa que podem reduzir o risco de ocorrência de conflitos (bem como utilizar táticas de resolução de conflitos quando estes surgem).

Como ultrapassá-lo

• Obtenha formação específica em liderança de projetos e técnicas de resolução de conflitos, que pode fornecer ferramentas para abordar conflitos e outros cenários menos ideais. 
• Estabeleça uma hierarquia clara, objetivos de projeto SMART e objetivos do projeto, bem como um sistema de responsabilização. Marque reuniões de acompanhamento regulares com os membros da equipa e responsabilize-os pelo cumprimento dos prazos e dos padrões de qualidade.
• Implemente táticas comprovadas para aumentar a segurança psicológica. Isto garante que os membros da equipa se sintam ouvidos e respeitados, ajudando a reduzir os conflitos.

2. Disponibilidade limitada de recursos

Os gestores de projetos têm dificuldade em atribuir recursos aos seus projetos, especialmente quando os projetos decorrem em simultâneo e as equipas estão divididas entre prioridades concorrentes.

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poru/beachbabe74 numa discussão
emgestão de projetos

Embora parte deste problema possa ser resolvida através de uma fase adequada de planeamento do projeto, também se resume ao orçamento do projeto. Os projetos com orçamentos mais reduzidos têm frequentemente menos recursos dedicados, apesar de poderem ter um âmbito de trabalho que exige mais recursos.

Como ultrapassá-lo

• Familiarize-se com as principais táticas de gestão de recursos, como o nivelamento de recursos e a suavização de recursos. Ambas podem ajudar a equilibrar as cargas de recursos entre os membros da equipa, mas utilize a suavização de recursos quando tiver um prazo rígido que não possa ser alterado. 
• Melhore as suas capacidades de previsão de recursos. Quanto mais cedo souber de que recursos vai precisar, mais cedo poderá reservá-los, garantindo que dispõe de todas as pessoas necessárias. 
• Utilize software de gestão de recursos. Esta é a forma mais fácil de alterar atribuições, acompanhar a capacidade e a carga de trabalho da equipa e estimar de que recursos realmente precisa.

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3. Falta de formação ou de competências de gestão de projetos

Os gestores de projetos são frequentemente colocados nesta função sem qualquer formação formal (embora isso tenda a acontecer mais tarde) ou sem as competências de gestão de projetos, as competências técnicas ou o conjunto de competências interpessoais que os preparariam para o sucesso.

Vários participantes no nosso inquérito referiram a falta de confiança como o seu maior desafio e, em particular, três respostas mencionaram o facto de serem novos na gestão de projetos. Um dos participantes referiu que estava a “ter dificuldades em expandir [as suas] competências, passando da gestão básica para a gestão de projetos de pequena escala.”

Como ultrapassar este desafio

• Pratique a flexibilidade, independentemente do tipo ou da escala do projeto digital que está a gerir. Adapte-se rapidamente às situações e aprenda com os seus erros. 
• Reserve tempo para a aprendizagem pessoal e para a formação em gestão de projetos. Participe em grupos comunitários e estabeleça contactos com os seus pares. A nossa comunidade no Slack (incluída na subscrição DPM) é um ótimo lugar para participar na conversa.
• Faça o nosso curso Domínio da gestão de projetos digitais, agora disponível através da subscrição DPM. O curso aborda todo o ciclo de vida do projeto, bem como metodologias fundamentais, como a gestão ágil de projetos e o modelo em cascata, além de táticas para entregar projetos bem-sucedidos.

4. Falta de processos claros

Muitos participantes no nosso inquérito referiram que o seu maior desafio na gestão de projetos estava relacionado com os processos, quer fossem processos específicos do projeto ou processos da empresa. Várias respostas indicaram que a sua organização não tinha fluxos de trabalho definidos e que cabia aos gestores de projetos criá-los e implementá-los.

Outros estavam frustrados com a falta de cumprimento dos processos estabelecidos por parte de outras pessoas.

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poru/wookiedaywalker da discussão
emprojectmanagement

Como ultrapassar este desafio

• Utilize modelos ao criar documentos de processos. Isto permitir-lhe-á poupar tempo e evitar confusões, uma vez que pode simplesmente editar um documento de processo existente em vez de criar um de raiz. Pode criar modelos a partir dos seus documentos existentes ou utilizar um dos muitos modelos gratuitos e pagos disponíveis, que podem servir como ponto de partida. 
• Faça uma análise da causa-raiz. Antes de avançar para as soluções, considere utilizar a análise da causa-raiz para compreender por que motivo os processos estão a ser ignorados ou não estão a funcionar. Isto pode revelar lacunas na formação, responsabilidades pouco claras ou ferramentas que não suportam o fluxo de trabalho.
• Crie um comité de gestão da mudança para implementar novos processos e alterações aos processos existentes. Inclua membros da equipa de diferentes departamentos, para que todos possam dar a sua opinião e apoiar o novo processo.

5. Manter-se dentro do âmbito

Vários participantes afirmaram que o âmbito era o seu maior desafio: especificamente, manter-se dentro do âmbito do projeto, evitar o alargamento descontrolado do âmbito e gerir alterações de última hora ao âmbito. O alargamento descontrolado do âmbito surge sobretudo por parte dos clientes (“Eu só esperava…” “Mais uma ideia…”), mas também pode vir de membros da equipa que querem realmente impressionar. 

Uma das respostas referiu o efeito em cascata que as alterações ao âmbito provocam e a consequente gestão das partes interessadas que ocorre quando as alterações ao âmbito também exigem alterações ao calendário ou ao orçamento do projeto.

Como ultrapassar este desafio

• Consulte novamente a declaração de trabalho e/ou a declaração do âmbito do projeto. Se um cliente pedir algo que não esteja definido em nenhum desses documentos, encaminhe-o novamente para o documento para que o consulte. 
• Implemente um processo de pedidos de alteração. Se, por exemplo, um cliente quiser uma funcionalidade que não tenha sido inicialmente incluída no âmbito, preencha um pedido de alteração que descreva as implicações que a criação dessa funcionalidade terá no orçamento, no calendário e nos recursos do projeto. O cliente pode analisar o pedido de alteração e decidir não avançar, mas, se o fizer, poderá então ajustar o calendário ou o orçamento do projeto conforme adequado.

6. Falta de visibilidade sobre o progresso

Os gestores de projeto queixam-se frequentemente de não terem conhecimento de atrasos no projeto ou de problemas até ser demasiado tarde, bem como de não terem visibilidade sobre a quantidade de trabalho concluído em relação ao orçamento e ao tempo despendidos. 

Além disso, sem uma solução de elaboração de relatórios adequada, o processo de recolha desta informação consome imenso tempo: 

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por da discussão
emprojectmanagement

Como ultrapassar este desafio

• Utilize software de gestão de projetos. Permite-lhe criar painéis para acompanhar métricas como o orçamento utilizado, a capacidade de cada recurso e a percentagem de uma tarefa ou marco que está concluída. Também lhe permitirá ver em que outros projetos os membros da sua equipa estão a trabalhar, para que possa avaliar prioridades e ajustar o necessário. 
• Calcule o valor agregado. Esta é uma métrica que atribui um valor monetário ao progresso do seu projeto, permitindo-lhe comparar diretamente o tempo despendido com o orçamento utilizado. 
• Faça regularmente o ponto da situação com os membros da sua equipa. Realize reuniões individuais regulares para obter uma visão completa da carga de trabalho, dos bloqueios ou desafios que enfrentam e de como poderá apoiá-los melhor. 

7. Gerir pessoas que não respondem diretamente perante si

Os gestores de projeto não são frequentemente os gestores diretos dos membros da equipa que trabalham nos seus projetos.

Não têm necessariamente autoridade sobre o horário, as horas de trabalho, o processo que seguem ou a forma como trabalham. Isto pode gerar conflitos entre o gestor de projeto e a equipa, entre gestores de projeto e outros gestores ou entre diferentes membros da equipa. 

Como ultrapassar este desafio

• Crie uma boa relação com os membros da sua equipa, para que sintam que podem falar consigo sobre preocupações relacionadas com a carga de trabalho. Conhecer alguém enquanto pessoa facilitará a realização de conversas difíceis com essa pessoa. 
• Agende reuniões regulares (semanais, quinzenais, etc.) com todos os gestores (de projeto ou não) para discutir prioridades e potenciais conflitos de recursos e garantir o alinhamento, para que os membros da equipa não recebam informações diferentes de pessoas diferentes, o que pode causar frustração e confusão. 
• Coloque perguntas abertas aos membros da equipa sobre as suas cargas de trabalho ou preferências e evite perguntas tendenciosas ou condescendentes.

8. Prioridades concorrentes

As organizações têm muitos projetos em curso e os recursos necessários para esses projetos podem ser escassos, como referido acima. Os membros da equipa estão frequentemente sobrecarregados, o que pode diminuir o moral e a motivação. Além disso, os próprios gestores de projeto estão muitas vezes sobrecarregados entre vários projetos com diferentes níveis de prioridade.

Esta descrição resume bastante bem a situação: 

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por da discussão
emprojectmanagement

Como ultrapassar este desafio

• Implemente software de gestão de tarefas e aplicações de gestão de projetos ou ferramentas. Estas podem ajudá-lo a acompanhar aquilo em que os membros da sua equipa estão a trabalhar, bem como os outros projetos e tarefas que lhes estão atribuídos. 
• Crie uma matriz de priorização e categorize as tarefas de acordo com o seu grau de importância ou urgência, eliminando tudo o que seja simultaneamente pouco importante e não urgente. 
• Aprenda a delegar. Embora os gestores de projetos sejam responsáveis por garantir que o trabalho é concluído, não têm necessariamente de ser eles a realizá-lo. Envolva a equipa na definição de estratégias de gestão de riscos ou de planos de contingência.

9. Obter estimativas precisas

Estimar o tempo que uma tarefa irá demorar e, consequentemente, o orçamento que irá consumir é sempre um desafio, tanto para os gestores de projetos como para os membros da equipa.

Os gestores de projetos não são as pessoas que realizam o trabalho e os membros da equipa podem hesitar em comprometer-se com um período específico, sobretudo se não tiverem toda a informação, o que por vezes acontece.

Como ultrapassar esta situação

• Utilize técnicas de estimativa, como a estimativa por analogia, a estimativa paramétrica ou a estimativa de três pontos. A estimativa por analogia utiliza dados de projetos anteriores, enquanto a estimativa paramétrica recolhe variáveis específicas de projetos semelhantes e aplica-as aos parâmetros do projeto atual. A estimativa de três pontos calcula a média do cenário mais favorável, do cenário mais desfavorável e do cenário mais provável.
• Utilize o nosso modelo de estimativa de projeto (disponível através da subscrição DPM). Aceda ao nosso modelo e à nossa lista de verificação para garantir que apresenta aos clientes a estimativa mais precisa possível. 

10. Falta de comunicação

Quando os membros da equipa não comunicam entre si ou as partes interessadas do projeto não fornecem as informações ou aprovações necessárias para manter o projeto em andamento, aumenta a probabilidade de o projeto falhar.

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poru/wookiedaywalker da discussãosem valor
emgestão de projetos

Como ultrapassar esta situação

• Crie um plano de comunicação claro. Este define a forma como a equipa do projeto, o gestor de projetos e as partes interessadas irão trocar informações ao longo do projeto. Inclua os canais que irá utilizar e a frequência da comunicação, bem como a frequência das reuniões de acompanhamento (presenciais ou por telefone). 
• Realize uma reunião inicial do projeto adequada, bem como uma reunião prévia entre si e o cliente. Isto ajudará a criar uma boa relação, para que possam comunicar eficazmente durante o resto do projeto, e definirá as expectativas relativamente ao nível e à frequência da comunicação ao longo do projeto. 

11. Equipas a trabalhar em silos

Quando os membros da equipa trabalham nos seus próprios mundos e não existem ciclos de feedback, a qualidade do trabalho é prejudicada, o trabalho é duplicado e não é claro quem é responsável por cada tarefa.

Em última análise, isto causa muita frustração entre a equipa do projeto e as partes interessadas, reduzindo o moral e a motivação e afastando a equipa do trabalho. 

Como ultrapassar esta situação

• Implemente um quadro RACI. Este clarifica quem é responsável, quem responde pelos resultados, quem deve ser consultado e quem deve ser informado relativamente a determinadas tarefas e entregáveis do projeto. Preencha o quadro estrategicamente para reduzir os silos e garantir que os membros da equipa no papel de “consultados” são as pessoas certas para dar feedback.
• Estabeleça um ciclo de feedback. Isto inclui obter feedback sobre o próprio trabalho, mas os gestores de projetos devem também pedir sempre feedback sobre os processos, os obstáculos e a evolução do projeto como um todo. Quanto mais melhorar os processos e encontrar formas de eliminar os silos, mais melhorarão o moral e a qualidade do trabalho.

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