O que é um Documento de Iniciação do Projeto & Modelo para criar um
Um documento de iniciação do projeto (PID) impede que os projetos saiam do rumo quando o âmbito muda, as partes interessadas discordam ou as equipas perdem de vista as prioridades. Já vi projetos bem planeados desmoronarem sem documentação clara e o software de gestão de projetos adequado para acompanhar decisões, responsabilidades e entregáveis.
Neste guia, aprenderá a criar um PID que alinha as equipas desde o início, reduz a confusão e lhe proporciona uma estrutura fiável para gerir o âmbito, a comunicação, os riscos e as aprovações desde o arranque até à entrega.
O que é um documento de iniciação do projeto?
Um documento de iniciação do projeto é um documento essencial que define o âmbito do projeto, os marcos do projeto e os critérios de sucesso do projeto. Também estabelece o contexto do projeto e funciona como um documento de base, igualmente importante enquanto guia interno e para as partes interessadas externas.
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Normalmente, o gestor de projeto cria um PID durante a fase de iniciação do projeto do ciclo de vida do projeto, para definir o tom, o contexto, as expectativas e as restrições do trabalho.
Porque é importante um documento de iniciação do projeto?
Um documento de iniciação do projeto é importante porque ajuda a orientar a equipa para um início de projeto bem-sucedido sem criar demasiado trabalho adicional no início.
Além de pôr tudo em marcha no início do projeto, o PID continua a ser um documento vivo que a equipa pode consultar ao longo do ciclo de vida do projeto. Funciona como uma salvaguarda caso haja uma alteração nos recursos ou novos membros se juntem à equipa, permitindo-lhes ficar rapidamente a par do trabalho.
O que incluir num documento de iniciação do projeto
Um documento de iniciação do projeto deve incluir o seguinte:
- Informações básicas sobre o projeto (por exemplo, cliente, nome do projeto)
- Definição do projeto
- Contexto do projeto
- Critérios de sucesso
- Orçamento do projeto
- Calendário do projeto
- Âmbito, incluindo o que está e não está incluído
- Requisitos do projeto
- Entregáveis
- Controlos do projeto
- Pressupostos e restrições
- Fases de alto nível do projeto
- Funções e responsabilidades das partes interessadas
- Riscos, pressupostos e dependências
O seu PID é frequentemente a melhor estimativa possível, com base na declaração de trabalho ou na estimativa elaborada pela equipa. Ainda há muitas coisas por decidir. Qualquer plano que elabore poderá não resultar tal como foi previsto.
Modelo de documento de iniciação do projeto
Eis um modelo simples de início de projeto que pode descarregar e adaptar aos seus projetos ou iniciativas. Inclui todas as secções mencionadas acima. Incluímos também um exemplo preenchido (mais informações abaixo) para que possa ver exatamente o que incluir em cada secção.
Exemplo e amostra de um documento de início do projeto
Eis um exemplo do aspeto que poderá ter um documento de início do projeto concluído. Este exemplo preenchido está disponível com o modelo mencionado acima, para facilitar a aplicação deste formato aos seus próprios projetos.
Como criar um documento de início do projeto: 7 passos
Eis como criar um documento de início do projeto que contenha as informações mais importantes do projeto para a sua equipa e as partes interessadas.
1. Defina o contexto
Comece por fornecer informações sobre alguns dos fatores empresariais que impulsionam o projeto (se não souber, pergunte ao seu gestor de conta).
- Porque é que o cliente está a avançar com este projeto?
- Qual é o problema a resolver?
- Em que consiste o projeto?
- Existem apenas fatores técnicos a impulsionar o projeto ou o seu objetivo está enraizado na estratégia organizacional?
- Quais são os objetivos empresariais?
- Como define — e mede — o cliente o sucesso? Que métricas utiliza?
Apresente a visão estratégica, os objetivos, os objetivos do projeto e, idealmente, uma declaração de missão de alto nível. Isto alinha a equipa quanto à abordagem ao projeto, para que possa manter estes objetivos em mente durante toda a execução.
Ter este contexto também ajuda a equipa a definir trabalho adicional e possíveis melhorias do projeto (por exemplo, não seria ótimo se conseguíssemos fazer...?)
2. Defina os parâmetros do projeto
No documento de início do projeto, seja transparente quanto às restrições do projeto, incluindo informações como:
- Qual é o orçamento deste projeto?
- Como está dividido o orçamento por fase do projeto ou por entrega?
- Qual é o calendário previsto?
- Como imagina a colaboração com o cliente?
- Qual é o primeiro objetivo que a equipa deverá alcançar?
Em última análise, a equipa ganha e perde em conjunto. É altamente improvável entregar um projeto bem-sucedido se cada membro da equipa do projeto fizer as coisas à sua maneira. Formar uma equipa de especialistas, em vez de um conjunto de indivíduos, contribui muito para estabelecer o espírito de camaradagem e incentivar a colaboração desde o início.
3. Defina os detalhes
Em seguida, defina os detalhes do projeto numa declaração do âmbito do projeto, para que a sua equipa compreenda o que precisa de entregar para que este projeto seja bem-sucedido.
Por exemplo:
- O que está incluído e excluído do âmbito?
- Já estão definidos alguns requisitos iniciais do projeto?
Uma parte crucial desta secção são os resultados a entregar. Uma vez que estes são normalmente definidos numa fase inicial do contrato, a equipa precisa de compreender quais são as expectativas relativamente a esses resultados. Isto inclui possíveis pressupostos e restrições, como o número de revisões a considerar.
4. Definir a estrutura de decomposição do projeto e o plano de recursos
É importante que a equipa tenha claro como executar os resultados do projeto. Isto implica dividir o trabalho em partes mais pequenas e identificar quem faz o quê.
Eis um exemplo de uma decomposição de alto nível do projeto:
Apresente à equipa o plano preliminar e a estrutura de decomposição do trabalho, para que possam contribuir. Isto ajudará a destacar dependências e a envolver a equipa no desenvolvimento do plano do projeto, proporcionando-lhes uma compreensão do contexto do projeto e da sua responsabilidade pelos resultados do projeto.
As decomposições de projetos podem variar quanto ao nível de detalhe utilizado para mapear as várias atividades de cada fase. Também podem estar associadas a datas específicas e alinhadas com o planeamento de recursos.
5. Definir quem é quem
Um aspeto importante do documento de início do projeto é a estrutura da equipa do projeto (tanto interna como externa.)
- Quem está a trabalhar na equipa?
- Quem pode aprovar os elementos antes de estes serem enviados ao cliente?
- Quem, do lado do cliente, precisa de ser consultado antes da aprovação final?
Estabelecer estes canais de comunicação ajudará a evitar mal-entendidos mais tarde. Um quadro RACI é uma excelente ferramenta para documentar isto. Indica quem é/precisa de ser:
- Responsável pela execução: Quem realiza o trabalho?
- Responsável pela decisão: Quem toma as decisões?
- Consultado: Quem precisa de ser consultado antes de avançar?
- Informado: Quem precisa de se manter a par?
A melhor forma de desenvolver um quadro RACI é listar os resultados ou atividades do projeto e associá-los às funções do projeto, tanto dos membros da equipa interna como externa. Depois, atribua o estado RACI. Certifique-se de que apenas uma pessoa é responsável pela decisão relativa a cada resultado do projeto.
Definir as funções e responsabilidades da equipa é uma excelente forma de estabelecer expectativas para a comunicação e a governação do projeto. Reduz o risco de ouvir: “Pensei que isso estava a seu cargo” ou “Devia ter revisto isso antes de ser enviado ao cliente.”
Equipa interna
A equipa interna pode incluir o gestor de projeto, o gestor de conta, outros membros da equipa e a liderança sénior, caso tenham de aprovar os resultados.
Equipa externa
As grandes questões que precisamos de colocar ao cliente são:
- Quem sabe o que devemos fazer e porquê?
- Quem é responsável pela aprovação do briefing?
- Quem é responsável pela decisão ou pela aprovação dos resultados do projeto?
- Existe algum comité de direção que devamos consultar?
- Quem ficará incomodado se não o envolvermos?
O gráfico RACI é uma excelente forma de compreender como funcionam as coisas numa agência e de se familiarizar com os fluxos de trabalho internos. Acompanhe o RACI com um plano de comunicação que descreva como irá colaborar entre as várias funções da equipa.
6. Identifique riscos, pressupostos, problemas e dependências
Inclua uma visão geral dos riscos e restrições conhecidos como parte do PID. Os projetos podem ser complexos por diferentes motivos e é útil refletir sobre eles, antecipar os riscos e problemas do projeto e desenvolver estratégias de mitigação.
Alguns exemplos são:
- Prazos demasiado curtos ou demasiado longos
- Restrições orçamentais
- Incógnitas técnicas
- Conjunto complexo de partes interessadas
- Pontos únicos de falha
7. Partilhe o seu documento de início do projeto
Certifique-se de que partilha o seu documento de início do projeto com toda a equipa. Peça ao cliente que o aprove formalmente, para validar os pressupostos e os papéis e responsabilidades.
Também é útil consultá-lo ao longo do ciclo de vida do projeto, para que a equipa não perca o rumo. Este documento é especialmente útil quando novas partes interessadas no projeto se envolvem ou quando o resultado a entregar ou o fluxo de trabalho de aprovação de documentos se revela mais complexo do que o previsto.
Para saber mais, consulte a nossa aula magistral 😉:
Documento de início do projeto vs. plano do projeto
O documento de início do projeto aborda o “quê” e o “porquê” de um projeto (ou seja, os objetivos do projeto e o caso de negócio), enquanto o plano do projeto desenvolve o termo de abertura do projeto para definir como irá gerir o projeto, incluindo a gestão de riscos, o planeamento do projeto, as comunicações, etc.
Desenvolve o plano de gestão do projeto depois de já ter obtido o apoio do patrocinador do projeto para realizar o projeto (uma etapa que ocorre durante a fase de início do projeto).
PIDs vs. outros tipos de documentação de início do projeto
Um caso de negócio inclui uma avaliação financeira completa do projeto, incluindo uma análise de custo-benefício, uma avaliação do mercado e uma análise da concorrência.
Embora normalmente incorpore uma justificação de negócio para o seu projeto como parte do documento de início do projeto, também pode preparar um caso de negócio autónomo para projetos especialmente complexos.
Um documento de início do projeto também difere da agenda da reunião de lançamento do projeto, que é muito mais tática. Para além de recapitular os pontos principais do PID relativos ao âmbito do projeto e aos objetivos de negócio, também destaca os temas de discussão que gostaria de abordar com as partes interessadas durante a fase de planeamento do projeto.
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