O Que É o Kanban: Uma Definição Simples Para Gestores de Projetos
O Kanban ajuda as equipas a gerirem o trabalho de forma mais visual e contínua, tornando mais fácil acompanhar o fluxo de trabalho, o estado das tarefas e as restrições à entrega em tempo real. De seguida, explicamos como funciona o Kanban, como estão estruturados os quadros Kanban e quando esta abordagem de gestão de projetos funciona melhor.
O que é o Kanban
O Kanban é um método visual de gestão do fluxo de trabalho que ajuda as equipas a ver o trabalho em curso, a limitar a quantidade de trabalho que assumem de cada vez e a fazer avançar as tarefas de forma mais fluida ao longo de um processo.
Na prática, o Kanban funciona normalmente através de um quadro com colunas como Por fazer, Em curso, Em revisão e Concluído. Cada tarefa é representada por um cartão, e a equipa move os cartões pelo quadro à medida que o trabalho avança. Um exemplo de um quadro Kanban que mostra como as equipas visualizam as tarefas:
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O valor do Kanban não reside apenas no facto de tornar o trabalho visível. Ajuda as equipas a identificar estrangulamentos, reduzir a multitarefa e tomar melhores decisões sobre o que iniciar, pausar ou concluir a seguir.
A gestão de projetos Kanban teve origem no sistema de produção da Toyota, onde sinais visuais ajudavam as equipas a gerir a produção com base na procura real. Atualmente, as equipas de projeto utilizam a mesma ideia para gerir trabalho de desenvolvimento de software, campanhas de marketing, produção de conteúdos, fluxos operacionais e outros tipos de trabalho contínuo, mas estes são apenas alguns exemplos da utilização do Kanban.
O que é um quadro Kanban?
Um quadro Kanban é um sistema visual para acompanhar o trabalho à medida que este percorre diferentes fases de um fluxo de trabalho. As equipas utilizam quadros Kanban para ver que trabalho está à espera, o que está a ser executado, onde existem estrangulamentos e o que já foi concluído.
Um quadro Kanban típico inclui colunas como:
| Coluna | Objetivo |
|---|---|
| Lista de pendências | Trabalho identificado, mas ainda não iniciado |
| Pronto | Tarefas preparadas para execução |
| Em curso | Trabalho atualmente a ser concluído |
| Em revisão | Tarefas à espera de aprovação, testes ou comentários |
| Concluído | Trabalho concluído |
Os gestores de projeto utilizam quadros Kanban para visualizar o trabalho em curso, acompanhar o estado das tarefas e identificar estrangulamentos no seu projeto antes de estes atrasarem a entrega. Ao mostrar como o trabalho avança por cada fase de um fluxo de trabalho, os quadros Kanban ajudam as equipas a gerir prioridades e a manter um fluxo de trabalho constante.
Os quadros Kanban também melhoram a visibilidade e a colaboração ao tornar visíveis em toda a equipa a responsabilidade pelas tarefas, os bloqueios e o estado do projeto. Por exemplo, se as tarefas começarem a acumular-se numa coluna de “Em revisão”, as equipas podem identificar rapidamente a limitação e reequilibrar as cargas de trabalho antes de os prazos serem ultrapassados.
Embora os quadros Kanban tenham existido originalmente como quadros brancos físicos com notas autocolantes, muitas equipas utilizam agora quadros Kanban virtuais para gerir fluxos de trabalho entre equipas remotas e multifuncionais em tempo real.
Kanban versus Scrum
O Kanban e o Scrum são metodologias ágeis de gestão de projetos amplamente utilizadas, mas estruturam o trabalho de forma diferente.
| Kanban | Scrum |
| Utiliza uma gestão contínua do fluxo de trabalho | Utiliza sprints de duração fixa |
| O trabalho é selecionado com base na capacidade da equipa | O trabalho é assumido no início de um sprint |
| As prioridades podem mudar continuamente | As alterações ao âmbito são geralmente evitadas durante os sprints ativos |
| Centra-se na eficiência do fluxo e na redução de estrangulamentos | Centra-se na previsibilidade dos sprints e na cadência de entrega |
| Acompanha métricas do fluxo de trabalho, como o débito | Acompanha métricas dos sprints, como a velocidade |
| Funciona bem para trabalho operacional e em evolução contínua | Funciona bem para trabalho estruturado de entrega de produtos |
As principais diferenças entre Kanban e Scrum prendem-se com a forma como as equipas gerem o fluxo de trabalho, o planeamento, o trabalho em curso e a cadência de entrega. As equipas utilizam frequentemente o Kanban para trabalho operacional contínuo e o Scrum para ambientes de desenvolvimento de produtos mais estruturados.
Explicação dos principais princípios do Kanban
Compreender os principais princípios do Kanban é essencial para alcançar uma implementação bem-sucedida. Vejamos agora alguns destes princípios fundamentais.
1. Visualizar o fluxo de trabalho
Visualizar o trabalho através de um fluxo de trabalho visual permite às equipas ver, em tempo real, o estado das tarefas, os responsáveis, os impedimentos e a distribuição da carga de trabalho através de um quadro Kanban. Por exemplo, se demasiadas tarefas se acumularem em “Revisão”, a equipa pode identificar rapidamente um estrangulamento no processo de aprovação antes de este atrasar a entrega. Os quadros eficazes tornam imediatamente visível o trabalho bloqueado, em vez de ocultarem os atrasos em reuniões de acompanhamento do estado.
2. Limitar o trabalho em curso (WIP)
Os limites de trabalho em curso (WIP) restringem o número de tarefas que podem estar a ser executadas ativamente ao mesmo tempo, reduzindo a multitarefa e melhorando a estabilidade do fluxo de trabalho. Uma equipa pode limitar a coluna “Em curso” a cinco tarefas, para que o trabalho seja concluído antes de serem iniciadas novas tarefas. Sem limites de WIP, os quadros Kanban tornam-se frequentemente listas de tarefas sobrecarregadas, em vez de verdadeiros sistemas de gestão do fluxo.
3. Gerir o fluxo e o tempo de ciclo
Gerir o fluxo significa acompanhar a eficiência com que o trabalho atravessa o sistema, em vez de se concentrar apenas na quantidade de trabalho iniciada. As equipas acompanham frequentemente métricas como o tempo de ciclo e o débito para identificar atrasos, reequilibrar cargas de trabalho e melhorar a previsibilidade da entrega ao longo do tempo.
4. Tornar explícitas as políticas do processo
As políticas explícitas definem a forma como o trabalho avança ao longo do fluxo de trabalho, incluindo os requisitos relativos à atribuição das tarefas, às aprovações, à priorização de tarefas ou aos critérios de conclusão. Por exemplo, uma equipa pode exigir que todas as tarefas que entram em “Revisão” incluam verificações de qualidade documentadas antes de se poder iniciar a aprovação.
5. Melhorar continuamente
O Kanban incentiva as equipas a melhorar os fluxos de trabalho de forma incremental, revendo regularmente os estrangulamentos, os padrões de entrega, o trabalho bloqueado e a capacidade da equipa. Em vez de reformularem os processos de uma só vez, as equipas implementam pequenas melhorias operacionais ao longo do tempo, com base em dados reais do fluxo de trabalho.
Tipos de projetos mais adequados ao Kanban
O Kanban funciona melhor na gestão de fluxos de trabalho de equipa contínuos, em que as prioridades, os pedidos recebidos ou os prazos de entrega mudam frequentemente. Uma vez que o trabalho avança continuamente pelo sistema, em vez de decorrer em sprints fixos, o Kanban é especialmente eficaz em ambientes operacionais, baseados em serviços e de ritmo acelerado.
| Tipo de projeto | Por que motivo o Kanban funciona bem |
|---|---|
| Manutenção de software e DevOps | As equipas gerem correções de erros, implementações, atualizações e pedidos de suporte contínuos, com prioridades variáveis |
| Marketing e produção de conteúdos | O trabalho criativo passa continuamente por etapas como elaboração, revisão, aprovação e publicação |
| Suporte informático e ao cliente | As equipas tratam pedidos recebidos, incidentes e solicitações de serviço com base na procura em tempo real |
| Operações e melhoria de processos | Os fluxos de trabalho envolvem frequentemente otimização contínua, aprovações e coordenação entre várias áreas |
| Equipas de produto e design | As equipas podem gerir visualmente trabalho iterativo, ciclos de feedback e prioridades em evolução |
O Kanban é frequentemente menos eficaz para projetos que exigem uma entrega rigorosamente baseada em fases, um planeamento com âmbito fixo ou uma execução de sprints altamente sincronizada. Nesses ambientes, as equipas podem preferir Scrum, modelo em cascata ou outra metodologia de gestão de projetos que proporcione um planeamento mais estruturado e um maior controlo dos marcos.
Uma importante contrapartida é que o Kanban oferece flexibilidade, mas as equipas continuam a precisar de uma forte disciplina no fluxo de trabalho. Sem regras claras de responsabilidade, limites de WIP e priorização, os quadros podem rapidamente ficar sobrecarregados e perder o seu valor enquanto sistemas de gestão do fluxo de trabalho.
Vantagens do Kanban
O Kanban oferece inúmeras vantagens aos gestores de projetos. Vejamos algumas das vantagens que proporciona:
- Maior visibilidade do fluxo de trabalho: O Kanban ajuda as equipas a ver o estado das tarefas, as responsabilidades, os bloqueios e a distribuição da carga de trabalho em tempo real, através de um fluxo de trabalho visual partilhado, em vez de dependerem de reuniões de acompanhamento para obter atualizações.
- Fluxos de trabalho de projeto mais simplificados: Ao visualizarem a forma como o trabalho avança por cada etapa da entrega, as equipas podem identificar mais cedo os estrangulamentos, reduzir atrasos e melhorar o fluxo geral do trabalho entre projetos.
- Menos multitarefa: Os limites de Trabalho em curso (WIP) ajudam as equipas a concentrarem-se em concluir o trabalho antes de iniciarem novas tarefas, o que melhora a consistência das entregas e reduz a sobrecarga do fluxo de trabalho.
- Maior flexibilidade: Enquanto metodologia de gestão de projetos, o Kanban permite que as equipas ajustem continuamente as prioridades à medida que surgem novos pedidos, feedback ou necessidades operacionais, sem terem de esperar por um novo ciclo de sprint.
- Adesão mais fácil: As equipas podem aplicar o Kanban aos processos existentes sem reestruturarem completamente a forma como já trabalham, tornando-o especialmente eficaz para trabalho operacional contínuo e fluxos de trabalho de equipa em evolução.
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