O Que É o Ciclo de Vida de um Projeto: Explicadas as 5 Fases

O PMI (Instituto de Gestão de Projetos) definiu estes cinco grupos de processos de gestão de projetos, ou fases de gestão de projetos, que se unem para formar o ciclo de vida do projeto.

1. Iniciação do Projeto
2. Planeamento do Projeto
3. Execução do Projeto
4. Monitorização e Controlo do Projeto
5. Encerramento do Projeto

O PMI pegou no que é, na realidade, senso comum e chamou-lhe ciclo de vida do projeto. Este é o padrão de facto para a entrega de projetos, que pode encontrar na 7.ª edição, com 370 páginas, do Corpo de Conhecimento de Gestão de Projetos (PMBOK) do PMI. (Vale a pena referir que o ciclo de vida dos projetos que seguem metodologias ágeis, como o Scrum, pode ser diferente.)

É uma leitura muito longa e, para ser honesto, extremamente aborrecida, por isso apresento aqui uma síntese de cada etapa de gestão de projetos, que contém todas as conclusões importantes.

As 5 Fases Do Ciclo De Vida Do Projeto

De seguida, analiso cada uma das fases do ciclo de vida e explico o que acontece em cada uma das 5 fases da gestão de projetos.

1. Fase de Iniciação do Projeto

A iniciação é a primeira fase do ciclo de vida do projeto e envolve realizar uma reunião de lançamento do projeto com a sua equipa e com o cliente, obtendo o compromisso de todos para iniciar o projeto.

Reúne todas as informações disponíveis para definir o âmbito do projeto, os custos e os recursos. O objetivo da fase de iniciação é pegar no resumo inicial (por vezes) pouco definido de um projeto e compreender o que este precisa de fazer e alcançar para ser bem-sucedido.

Normalmente, isso exige identificar as partes interessadas no projeto e garantir que todas partilham a mesma perceção sobre o que é o projeto e sobre o caso de negócio específico — o problema que o projeto procura resolver. 

É durante esta fase de iniciação do projeto que também decide se a concretização do caso de negócio é viável. Enquanto gestor de projeto, terá de realizar uma investigação adequada de prova de conceito para determinar os objetivos do projeto e, em seguida, propor uma solução para os alcançar.

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Principais Etapas Durante a Iniciação do Projeto

• Elabore um termo de abertura do projeto: Qual é a visão, o objetivo e a finalidade deste projeto?
• Identifique o âmbito de alto nível e os resultados a entregar: Qual é o produto ou serviço que precisa de ser fornecido?
• Realize um estudo de viabilidade: Qual é o problema principal e quais são as suas possíveis soluções?
• Faça uma estimativa aproximada do custo de alto nível e crie um caso de negócio: Quais são os custos e os benefícios da solução?
• Identifique as partes interessadas: Quem são as pessoas afetadas por este projeto, de que forma são afetadas e quais são as suas necessidades?

Nas metodologias PRINCE2 ou PMI, o que foi referido acima é normalmente resumido num Documento de Iniciação do Projeto (PID), mas, numa agência, é geralmente registado numa declaração de trabalho (SoW) inicial.

2. Fase de Planeamento do Projeto

Depois de receber aprovação para avançar na fase de iniciação, pode começar o planeamento do projeto, normalmente utilizando uma ferramenta de gráficos de Gantt ou uma ferramenta de planeamento de projetos.

A fase de planeamento é aquela em que define todo o trabalho a realizar e cria o roteiro que seguirá durante o restante do projeto. Irá determinar como vai executar o projeto e responder a estas perguntas:

• O que vamos fazer exatamente?
• Como vamos fazê-lo?
• Quando vamos fazê-lo?
• Como saberemos quando terminámos?

Durante esta etapa da gestão de projetos, tem de decidir como irá, juntamente com a sua equipa, alcançar os objetivos do projeto. Vale a pena avaliar esses objetivos segundo três critérios: são possíveis, apaixonantes e abrangentes?

• Possível: Procure alcançar algo que seja realizável. Pergunte a si próprio: esta solução é compatível com o orçamento? A minha equipa tem capacidade para fazer isto? Temos tempo suficiente? Definir objetivos irrealistas irá conduzi-lo ao fracasso.
• Apaixonante: Os projetos são exigentes, por isso, precisa de uma equipa emocionalmente envolvida no projeto. Pergunte a si próprio: a sua equipa pode sentir-se apaixonada por este projeto? É algo que os pode unir para colaborarem e alcançarem o mesmo objetivo? Embora seja função deles fazerem o que lhes diz, ninguém quer investir em algo que não considera valioso.
• Abrangente: Tem isto potencial para se tornar num sucesso revolucionário? É uma solução completa para o problema que lhe foi apresentado ou é apenas uma solução provisória? Tem potencial para ser melhorado, desenvolvido e tornar-se numa forma permanente de trabalhar?

Gosto desta perspetiva dos três P para os objetivos, mas talvez também conheça o princípio de definir objetivos CLEAR: colaborativos, limitados, emocionais, apreciáveis e aperfeiçoáveis.

A fase de planeamento resulta num plano de projeto que descreve as atividades, tarefas, dependências, prazos e custos do projeto. É também prudente desenvolver um plano para os recursos, a qualidade, os riscos, os critérios de aceitação, a comunicação e as aquisições.

Principais Etapas do Planeamento do Projeto

• Criar um plano de gestão do projeto: Identificar as fases, atividades, restrições e o cronograma do projeto, e criar uma linha temporal do projeto com uma estrutura analítica do projeto (WBS) e um gráfico de Gantt.
• Criar um plano financeiro: Criar um orçamento do projeto e uma estimativa de custos, bem como um plano para distribuir o orçamento pelos recursos e departamentos
• Criar um plano de recursos: Formar uma excelente equipa e recrutar e agendar os recursos necessários para o projeto no seu software de gestão de recursos
• Criar um plano de qualidade: Definir os objetivos e as métricas de qualidade
• Criar um plano de riscos: Identificar os possíveis riscos, pressupostos, problemas e dependências; atribuir um responsável; e desenvolver um plano de mitigação sobre a forma de os evitar ou ultrapassar
• Criar um plano de aceitação: Definir os critérios que determinam o que é considerado ‘concluído’ e ‘entregue’
• Criar um plano de comunicação: Enumerar as partes interessadas e planear a frequência da comunicação na sua ferramenta de comunicação do projeto
• Criar um plano de aquisições: Identificar os fornecedores terceiros necessários e acordar os termos

3. Fase de execução do projeto

Esta é a parte do ciclo de vida do projeto em que finalmente pode executar o seu excelente plano de projeto. Integra os seus recursos, informa-os, estabelece as regras básicas e apresenta-os uns aos outros. Depois disso, todos começam a realizar o trabalho identificado no plano. É muito fácil (em teoria).

Enquanto gestor de projeto, passa de falar sobre um projeto e criar documentação para obter autorização para avançar com a fase de execução. Agora, lidera a equipa e gere-a para garantir a entrega. Passará o seu tempo em sessões informativas, reuniões e revisões, mantendo o projeto no caminho certo à medida que este avança pelas restantes fases do ciclo do projeto.

Principais etapas da execução do projeto

• Liderança da equipa: Definir uma visão de sucesso e capacitar a equipa para a concretizar
• Criar tarefas: Definir claramente o que precisa de ser feito e os critérios para cada tarefa do projeto
• Informação sobre as tarefas: Garantir que a equipa sabe claramente o que tem de fazer e quando o tem de fazer
• Gestão do cliente: Trabalhar com o cliente para garantir que os entregáveis são aceitáveis
• Comunicação: Garantir que informa e atualiza as pessoas certas, no momento certo e através do canal adequado

4. Fase de monitorização e controlo do projeto

Esta etapa da gestão de projetos envolve a elaboração de relatórios sobre o desempenho, a monitorização e o controlo do projeto. (O nosso roteiro para relatórios de estado do projeto orienta-o ao longo de todo o processo de elaboração de relatórios, que a maioria das ferramentas de software permite automatizar, em certa medida.)

Isso significa garantir que o projeto está a decorrer de acordo com o plano e, caso não esteja, controlá-lo através da definição de soluções para o colocar novamente no caminho certo. Irá monitorizar e controlar o projeto de alguma forma ao longo de todas as fases do ciclo de vida do projeto.

Em primeiro lugar, isso significa recolher os dados (normalmente provenientes de folhas de horas e relatórios no seu software de gestão de projetos) para acompanhar eficazmente o progresso em comparação com o plano original.

Em segundo lugar, irá pegar nos dados e compará-los com o progresso geral do projeto, a conclusão de marcos e tarefas, os gastos do orçamento e o tempo atribuído no plano original. Ao comparar os valores reais com o plano, poderá determinar se está ou não a alcançar os objetivos relativos ao calendário, aos custos, à qualidade e às métricas de sucesso ou aos indicadores-chave de desempenho (KPIs).

E quando perceber que as coisas não estão exatamente a correr conforme o planeado (raramente estão), terá de descobrir como mudar de direção para ainda conseguir entregar algo que satisfaça o cliente e cumprir as restrições orçamentais, de calendário e de qualidade. 

dica profissional

According to the theory of triple constraints, this usually that means reducing the scope of the project!

Principais etapas para monitorizar e controlar o projeto

• Gestão de custos e tempo: Rever as folhas de horas e as despesas para registar, controlar e acompanhar o orçamento, o calendário e as tarefas do projeto
• Gestão da qualidade: Rever os resultados do projeto e garantir que cumprem os critérios de aceitação definidos
• Gestão de riscos: Monitorizar, controlar, gerir e mitigar potenciais riscos e problemas
• Gestão da aceitação: Realizar testes de aceitação pelos utilizadores e criar um sistema de revisão para garantir que todos os resultados satisfazem as necessidades do cliente
• Gestão da mudança: Quando o projeto não corre conforme o planeado, gerir o processo de alterações aceitáveis para garantir que o cliente fica satisfeito com as mudanças necessárias

5. Fase de encerramento do projeto

Na fase de encerramento do ciclo de vida do projeto, o seu projeto está essencialmente concluído e o seu trabalho como gestor de projeto chega ao fim. Mas o projeto ainda não terminou. 

Durante esta etapa de redução gradual do projeto e encerramento, realize uma reunião de revisão pós-projeto ou uma análise pós-mortem para discutir os pontos fortes e fracos do projeto e da equipa, o que correu mal ou não correu tão bem e como melhorar em projetos futuros.

Esta pode ser uma das etapas mais gratificantes da gestão de projetos, pois é uma excelente oportunidade para reconhecer e valorizar os membros valiosos da equipa e celebrar os sucessos.

Principais etapas para o encerramento do projeto

• Análise do desempenho do projeto: Esta é uma avaliação da forma como o projeto foi gerido e da precisão das estimativas iniciais de custos e benefícios. Existiram riscos imprevistos? Que problemas surgiram e com que eficácia foram resolvidos? O plano do projeto foi alterado? Como?
• Análise da equipa: Todos fizeram aquilo que lhes foi atribuído? Estavam motivados e empenhados? Mantiveram-se minuciosos e responsáveis? A comunicação dentro da equipa do projeto foi saudável e construtiva?
• Encerramento do projeto: Concluir as tarefas necessárias para levar o projeto a um fim oficial. Isto inclui encerrar os acordos com fornecedores, assinar os contratos e entregar toda a documentação necessária do projeto.
• Revisão pós-implementação: Registar uma análise formal dos sucessos e insucessos, das lições aprendidas resultantes e de sugestões para o futuro. No final de cada projeto bem-sucedido, irá aprender que existe sempre margem para melhorar.

Porque é importante o ciclo de vida do projeto?

Embora o ciclo de gestão de projetos possa não parecer assim tão interessante, é importante porque é aquilo que nós, enquanto gestores de projeto, lideramos e facilitamos.

As etapas envolvidas em qualquer projeto são geralmente as mesmas: definir os objetivos de um projeto, criar um plano de projeto para alcançar esses objetivos e, depois, fazer com que as coisas aconteçam para os concretizar.

Diferentes gestores de projeto ou agências podem utilizar termos ligeiramente diferentes para descrever as fases do ciclo de vida do projeto, mas, fundamentalmente, são praticamente iguais.

O ciclo de vida do projeto fornece aos gestores de projeto etapas a seguir ao longo dos projetos. Define por onde começar e qual o passo seguinte em cada fase do projeto. Por mais caóticas que as coisas fiquem, terá uma estrutura fiável à qual voltar para se reorganizar. 

Quando o ciclo de vida do projeto se torna complexo

O ciclo de vida do projeto na gestão de projetos é simples, certo? Não, claro que não! Tanto os projetos simples como os complexos envolvem muitas variáveis e uma grande área cinzenta.

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