O Que Deve Ser Abordado Numa Reunião de Arranque de Projeto?

Veja este vídeo para uma breve visão geral:

Client Kickoff Meeting Agenda | How To Set the Stage for Success

O que deve ser abordado na reunião de arranque do projeto com o cliente?

Como mencionámos em artigos anteriores sobre reuniões de arranque de projetos, é frequentemente útil realizar uma reunião de arranque prévia com o cliente antes da reunião de arranque propriamente dita. Esta reunião funciona melhor entre o gestor de projeto e o responsável do cliente, a sós, e pode ser tão simples como tomar um café ou almoçar juntos.

O objetivo desta primeira reunião é obter algumas informações específicas do cliente sem um painel de participantes que possam ter opiniões divergentes ou uma ideia menos concreta sobre aquilo de que trata realmente o novo projeto. É também uma excelente oportunidade para começar a construir uma relação com o cliente.

Embora cada reunião com um cliente exija a sua própria agenda específica, tente abordar estes princípios básicos de gestão de projetos. Criámos esta agenda de exemplo para uma reunião de arranque prévia com o cliente, com uma estimativa aproximada dos tempos, para que possa enquadrá-la numa reunião de 60 min:

1. Apresentações – alguma conversa descontraída para criar um ambiente agradável (5 min)
2. Revisão das equipas do projeto – quem é responsável por quê? (3 min)
3. Processo de aprovação – o processo e as pessoas responsáveis pela aprovação dos resultados a entregar (3 min)
4. Revisão da Declaração de Trabalho – o que vamos fazer, quando, como e o que iremos produzir? (20 min)
5. Debate sobre RAID (Riscos, Pressupostos, Problemas e Dependências) e gestão da mudança – qual é a atitude e a abordagem do cliente à gestão do risco e da mudança? (3 min)
6. Relatórios – como iremos acompanhar e comunicar o progresso do projeto e a quem? (3 min)
7. Colaboração – que ferramentas iremos utilizar para trabalhar em conjunto? (3 min)
8. Recursos – do que precisamos para começar? (5 min)
9. Agenda da reunião de arranque – o que iremos discutir na reunião de arranque com o cliente? (5 min)
10. Outros assuntos – há mais alguma coisa que precisemos de discutir? (5 min)

Apresentações – alguma conversa descontraída para criar um ambiente agradável (5 min)

Desde que o seu cliente não tenha trazido toda a equipa do projeto, esta é uma oportunidade para terem uma conversa mais pessoal, para que possa gerir o projeto melhor e com menos surpresas desagradáveis.

É boa ideia começar com uma pergunta simples para quebrar o gelo — pergunte como está a correr a semana ou o que têm planeado para o fim de semana. O objetivo é conhecer o cliente fora do contexto do projeto e desenvolver, ao longo do tempo, uma relação e um nível de confiança que vos ajudem a ultrapassar os altos e baixos do projeto.

Revisão da equipa do projeto – quem é responsável por quê? (3 min)

Na reunião de arranque “real”, haverá oportunidade para rever com toda a equipa do projeto os papéis e as responsabilidades. Assim, o objetivo de discutir aqui a equipa do projeto é tentar obter e partilhar algumas informações sobre a dinâmica da equipa.

Está a tentar obter uma perspetiva dos bastidores sobre quem estará envolvido no projeto e em que medida. Quer saber qual é a melhor forma de interagir com essas pessoas para que ajudem a fazer avançar o projeto. É muito útil compreender quem poderão ser os aliados ou apoiantes do projeto e quem terá maior probabilidade de causar problemas.

É também uma oportunidade para apresentar os recursos que reservou para o projeto, para que o cliente tenha confiança na equipa que estará presente na reunião de arranque com o cliente.  Ao dar-lhe uma visão dos bastidores da sua equipa, espera-se que o cliente retribua e lhe dê informações sobre as personalidades que poderão influenciar o projeto, positiva ou negativamente.

Processo de aprovação – o processo e as pessoas responsáveis pela aprovação dos resultados a entregar? (3 min)

Depois de percorrer o «quem é quem» das equipas do projeto e de identificar a equipa, a transição para a governação e para quem terá de aprovar o quê durante o projeto é simples. É importante esclarecer, com base na SoW, o que foi assumido relativamente à aprovação do cronograma e aos ciclos de revisão.

Está a tentar perceber, junto do cliente, se o processo que assumiu na sua SoW vai funcionar. O cronograma é suficientemente longo? Estão previstos ciclos de revisão suficientes na SoW? É difícil agendar reuniões ou obter aprovações por parte de alguns membros da equipa? Estarão de férias durante o projeto?

Revisão da SoW – o que vamos fazer, quando, como e o que vamos produzir?

De todos os pontos da agenda, este é provavelmente o mais importante para alinhar expectativas, pelo que vale a pena dedicar-lhe uma parte significativa do tempo. É necessário chegar à reunião de arranque «real» depois de ter discutido este assunto em detalhe, para que todos estejam alinhados relativamente às expectativas.

Esta é uma oportunidade para analisar com o cliente o seu rascunho da SoW ao nível mais detalhado e, sim, isso significa explicar como o projeto será executado, que atividades podem ser concluídas e em que medida (dentro do orçamento e do cronograma propostos), bem como quais serão os entregáveis. É importante destacar os ciclos de revisão, as dependências e os pressupostos, para que estejam alinhados relativamente ao que o projeto irá efetivamente entregar.

Se deixar a discussão sobre a SoW para a reunião de arranque «real» com o cliente, a situação pode tornar-se desagradável – a dinâmica de uma grande equipa do cliente a trocar opiniões sobre o que deve ou não fazer parte do âmbito nunca é agradável. As discussões sobre o âmbito do projeto devem ser reservadas para reuniões pequenas com o cliente, onde seja possível conversar sem transformar a reunião num debate em mesa-redonda.

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Discutir RAID (Riscos, Pressupostos, Problemas, Dependências) e a gestão da mudança – qual é a atitude e a abordagem do cliente relativamente à gestão do risco e da mudança? (3 min)

Como parte da conclusão da discussão sobre a SoW, vale a pena falar com o cliente sobre a sua preferência para lidar com riscos e problemas, bem como sobre a sua abertura à mudança. Se possível, antes da reunião, prepare um registo de riscos ou um registo RAID e analise-o no âmbito da discussão. Defina expectativas para todo o ciclo de vida do projeto, deixando claro que será transparente na identificação e resposta colaborativa a riscos e problemas.

Será útil perceber junto do cliente qual é a margem disponível no orçamento. Uma forma útil de abordar a questão é perguntar ao cliente se existe orçamento adicional para ajustar o projeto caso surjam novas oportunidades – como ciclos adicionais de desenvolvimento do design, desenvolvimento de funcionalidades ou testes com utilizadores.

Lembre-se também de falar sobre a utilização da contingência e de alinhar expectativas relativamente à finalidade da contingência e à forma como pode ser utilizada; trata-se de um orçamento para riscos e problemas ou para acomodar pequenas alterações à medida que o projeto avança? Recomende uma abordagem para a forma como, na sua opinião, esta deve ser utilizada, de modo a clarificar o que fará quando surgir no projeto algo que não estava previsto.

Ouça aqui o nosso episódio do podcast sobre registos RAID.

Relatórios – como vamos acompanhar e comunicar o progresso do projeto e a quem? (3 min)

O acompanhamento do progresso do projeto exigirá um relatório de estado que mostre a evolução do projeto relativamente ao orçamento, ao cronograma, às tarefas específicas e aos marcos. Tal como acontece com a preparação necessária para demonstrar como planeia gerir o risco, também é útil preparar um relatório de estado (o que pode ser facilmente feito com software de relatórios para clientes) que possa partilhar com o cliente, para garantir que o formato e o nível de detalhe são adequados às suas necessidades.

Definir corretamente o formato e os detalhes do relatório de estado pode ser importante, porque este está normalmente associado à faturação. É necessário garantir que o cliente recebe o nível adequado de detalhe contínuo, para que não atrase o pagamento das faturas. Para ajudar nesse processo, acompanhe o orçamento no seu relatório de estado, incluindo o valor da próxima fatura e a data em que será faturada.

Defina a lista de distribuição do relatório de estado, para que todas as pessoas que precisam de estar a par se mantenham atualizadas sobre o que está a acontecer no projeto. É sempre preferível distribuir o relatório a um público mais abrangente do que o estritamente necessário, para que, caso algo não corra conforme planeado, ninguém possa afirmar que desconhecia a situação.

Colaboração – que ferramentas vamos utilizar para trabalhar em conjunto? (3 min)

A maioria dos gestores de projetos e das equipas terá definido o seu conjunto de ferramentas de colaboração predefinido. Mas, quer seja o Basecamp ou o Jira, o Trello ou o Businessmap (anteriormente Kanbanize), elabore um plano com a sua equipa sobre como vão facilitar o trabalho em equipa, para que possa partilhar com o cliente um plano sobre as ferramentas que vão utilizar e como as vão utilizar.

Depois, confirme com o cliente se está satisfeito com o conjunto de ferramentas selecionado e se consegue utilizar essa plataforma para partilhar ficheiros, informações e atualizações de estado, bem como para ter conversas sobre o projeto.

Recursos – de que precisamos para começar? (5 min)

Há sempre ‘coisas’ necessárias antes de os projetos poderem começar devidamente. Faça uma lista de tudo aquilo que precisa de se lembrar de pedir ao cliente, por ordem de prioridade, para que este possa tratar primeiro dos itens mais críticos.

• Dados de acesso – CMS, ferramentas de análise, redes sociais, bibliotecas de imagens
• Marca – logótipos, tipos de letra, guias de estilo, modelos
• Repositório – ficheiros do site, bases de dados
• VPN – para aceder à intranet do cliente
• Faturação – a quem devem ser enviados? Quem os aprova?

Agenda do arranque – o que vamos discutir no arranque do projeto com o cliente? (5 min)

Esta é uma oportunidade para rever a agenda da reunião de arranque ‘real’. Para que a reunião de arranque do projeto seja útil, o cliente terá de fazer algum trabalho de preparação. No mínimo, terá de lhe pedir que prepare os antecedentes do projeto e um briefing do projeto para partilhar durante a reunião de arranque.

Considero muito útil pedir ao cliente que faça isto, em vez de tentar transmitir de forma deficiente aquilo que entende ser o briefing. Inevitavelmente, vai esquecer-se de algo importante e ofender alguém na sala — mas, se pedir ao cliente para o fazer, tudo correrá pelo melhor!

Outros assuntos – há mais alguma coisa que precisamos de discutir? (5 min)

Encerre a conversa com alguns próximos passos claramente definidos e dê ao cliente a oportunidade de levantar qualquer assunto que queira abordar. Muitas vezes, basta perguntar: ‘Há mais alguma coisa que devamos saber?’ para incentivar os clientes a partilhar informações que não tinham mencionado anteriormente e que é importante conhecer.

Por fim, certifique-se de que termina com uma nota positiva. Retome a conversa descontraída que iniciou – é uma oportunidade para criar alguma empatia e conhecê-los melhor; descubra do que gostam fora do trabalho, o que estão a ver na Netflix ou que desporto praticam. Dedique algum tempo a conhecê-los enquanto pessoas, para ter algo sobre que falar da próxima vez que entrarem em contacto.

Lembre-se de partilhar as boas notícias

Não guarde para si todo o conhecimento que adquiriu. Depois da reunião com o cliente, regresse à sua equipa e atualize-a sobre a vossa conversa, para que esteja devidamente preparada para a reunião de arranque.

Agora que já abordámos aquilo que deve ser tratado numa reunião de arranque prévia com o cliente, avancemos para uma agenda para a reunião oficial de arranque do projeto com o cliente.

O que deve ser abordado numa reunião de arranque do projeto?

Cada projeto é único, mas é útil abordar os aspetos básicos da agenda da reunião de arranque do projeto, para colocar a equipa e o cliente em sintonia. Criámos esta agenda de exemplo para uma reunião de arranque de projeto com o cliente, com uma ideia aproximada da duração de cada ponto, para que possa enquadrá-la numa reunião de 1,5 horas:

1. Apresentações – quem está a trabalhar no projeto e qual é a sua função? (15 min)
2. Antecedentes do projeto – de que forma este briefing se enquadra na estratégia mais abrangente e noutros projetos? (10 min)
3. Briefing do projeto – qual é o problema de negócio e a necessidade do cliente? (30 min)
4. Sucesso – como saberemos se fomos bem-sucedidos e o que correu mal anteriormente? (10 min)
5. Gestão do projeto – rever o cronograma, os resultados a entregar, os riscos, as funções, os relatórios, a estimativa e a gestão da mudança (10 min)
6. Outros assuntos – o que não discutimos e deveríamos ter discutido? (10 min)
7. Próximos passos – quais são os próximos passos para manter o projeto em andamento? (5 min)

Apresentações: quem está a trabalhar no projeto e qual é a sua função? (15 min)

Naturalmente, no início de uma reunião de arranque do projeto, todos começarão por se apresentar e trocar cartões de visita. É provável que, numa reunião com muitos intervenientes do projeto e uma grande equipa da agência, nem todos tenham oportunidade de falar com todos os outros antes de a reunião começar.

Em vez de simplesmente percorrer a sala e pedir a cada pessoa que diga o seu nome e cargo, vale a pena dedicar um pouco mais de tempo às apresentações, para garantir que todos têm uma noção clara dos papéis e responsabilidades, bem como do foco que terão no projeto. Saber apenas o nome e o cargo de alguém é bastante inútil!

Idealmente, terá contactado o cliente antecipadamente para obter informações sobre os participantes na reunião de arranque, mas, à medida que compreende os papéis das pessoas, é também importante esclarecer a governação do projeto e o processo de aprovação.

Depois de as pessoas explicarem os seus papéis, certifique-se de que encerra a discussão clarificando quem é o único ponto de contacto, quem assume a responsabilidade por cada entrega, quem precisa de aprovar cada entrega e que outros intervenientes estarão envolvidos no processo.

Um resultado desta conversa, ou até algo elaborado em tempo real num quadro branco, é uma RACI (Responsável, Responsabilizado, Consultado, Informado) para as entregas e para a equipa. A RACI ajudará a reduzir qualquer incerteza relativamente às responsabilidades e a destacar as fases do projeto que exigirão uma coordenação significativa por parte da gestão do projeto.

Contexto do projeto – de que forma se enquadra este resumo na estratégia mais ampla e nos outros projetos? (10 min)

Esta parte da reunião de arranque deve ser conduzida pelo cliente — terá de lhe fornecer um resumo antes da reunião para que se possa preparar. É uma oportunidade para obter algum contexto sobre o projeto, identificar temas relacionados com o sucesso, compreender possíveis desafios decorrentes da sobreposição entre projetos e descobrir potenciais projetos futuros.

Deverá abordar:

• Qual é o vosso plano estratégico geral para o negócio?
• De que forma os objetivos do projeto estão alinhados com esse plano estratégico?
• Que projetos precederam este e quais deverão suceder-lhe?
• Que outros projetos serão afetados por este projeto?

Resumo do projeto – qual é o problema de negócio e a necessidade do cliente? (30 min)

Mais uma vez, o resumo do projeto deve ser conduzido pelo cliente e terá de lhe fornecer um resumo para que se possa preparar antes da reunião. É uma oportunidade para partilhar dados específicos do projeto, proporcionando-nos uma compreensão e uma perspetiva mais aprofundadas sobre o seu negócio e sobre o problema específico que nos contratou para ajudar a resolver.

Esta é uma excelente oportunidade para questionar os clientes sobre a relação deste tema com a necessidade do cliente — muitas vezes, os clientes não têm isso em conta no seu planeamento. Deverá pedir-lhes que abordem tudo o que considerem útil para compreender:

• Pesquisa sobre os clientes, informações e inquéritos
• Análise e dados
• Marca
• Pilha tecnológica

Se não tiver a certeza por onde começar, recomendamos que consulte o nosso artigo sobre perguntas de descoberta a colocar aos seus clientes antes de um projeto.

Sucesso – como saberemos se fomos bem-sucedidos e o que falhou anteriormente? (10 min)

Para que um projeto seja bem-sucedido, é necessário compreender o que significa sucesso — não é igual em todos os projetos, mesmo quando se trata do mesmo cliente. Entregar um projeto dentro dos limites de prazo, orçamento e âmbito é apenas o início — é necessário saber o que significa sucesso para todos os principais intervenientes num projeto.

Isso começa por compreender a estratégia subjacente do cliente e a importância estratégica do projeto. Para além de simplesmente criar uma nova aplicação ou um sítio Web, porque quer o cliente que façamos isto; o que espera alcançar? E o que fez de errado a agência ou o fornecedor anterior? Quais são os KPIs? Certifique-se de que são SMART — Específicos, Mensuráveis, Acionáveis, Relevantes e Temporais — para que possamos avaliá-los, demonstrar o sucesso e quantificar o valor.

Gestão do projeto – rever o cronograma, as entregas, os papéis, os relatórios e a gestão da mudança (10 min)

Há sempre aspetos que vale a pena abordar no início do projeto, antes de este ter realmente começado, e que podem depois ser registados num relatório de contacto.

• Rever o cronograma – apresentar um plano de projeto de alto nível, com as principais fases e marcos, para garantir que todas as partes interessadas e os patrocinadores do projeto estão alinhados quanto à sequência das atividades e que quaisquer dependências que possam afetar o cronograma do projeto estão claramente identificadas.
• Rever os resultados a entregar – já deverá ter discutido o SoW com o cliente e chegado a um entendimento comum sobre as atividades, os resultados a entregar, os objetivos comuns e quaisquer pressupostos, mas, na reunião com o grupo mais abrangente de partes interessadas, vale a pena resumir os resultados a entregar e os marcos para garantir que ninguém está à espera de algo diferente.
• Rever os papéis & responsabilidades – estabelecer o contacto diário e identificar com quem se deve comunicar relativamente a determinados aspetos ou resultados a entregar.
• Rever a governação do projeto do cliente – compreender quem estará envolvido no processo de validação e aprovação, bem como quanto tempo será necessário para obter a aprovação dos resultados a entregar, uma vez que isto poderá afetar o cronograma.
• Rever o plano de comunicação – discutir como irá gerir os relatórios do estado do projeto para acompanhar a utilização do orçamento e o impacto na faturação, bem como a frequência com que comunica o estado do projeto. Vale a pena ter um relatório de estado de exemplo à mão.
• Discutir a gestão de riscos, problemas e alterações – compreender a atitude do cliente perante o risco e discutir a sua abordagem para o gerir de forma colaborativa.

Outros assuntos – o que não discutimos e deveríamos ter discutido? (10 min)

Vale a pena terminar a conversa dando ao cliente a oportunidade de levantar qualquer assunto que queira abordar.

Seguinte – quais são os próximos passos para manter o projeto em andamento? (5 min)

Certifique-se de que termina a reunião com os próximos passos claramente definidos, recapitulando exatamente o que o cliente terá de fazer para manter o projeto em andamento, bem como o que irá fazer para garantir o cumprimento dos marcos do projeto. Não se esqueça de enviar um e-mail de acompanhamento após a reunião inicial para garantir que os próximos passos e as ações a realizar estão claros.

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Não se esqueça de ler as dicas de Sarah Sime sobre o que fazer antes, durante e depois da reunião inicial interna e saiba aqui como liderar melhor a reunião.